Rozdział 3 - Relacje finansowe między wyznaczonymi operatorami - Regulamin Porozumienia dotyczącego pocztowych usług płatniczych, Regulamin poczty listowej i Regulamin dotyczący paczek pocztowych. Berno.2008.11.11.

Monitor Polski

M.P.2015.46

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 stycznia 2010 r.

Rozdział  3

Relacje finansowe między wyznaczonymi operatorami

Artykuł RP 2401

Zasady rozliczeń

1. Wszelkie operacje obciążania konta lub przekazywania na konto, związane z wykonywaniem pocztowych zleceń płatniczych, należy odnotowywać na pisanych dokumentach rozliczeniowych.

2. Każdy dokument pisany związany z wykonaniem pocztowego zlecenia płatniczego, zwrotem kwoty oraz rozliczeniem, powinien posiadać identyfikator pocztowego zlecenia płatniczego.

3. Każdy wyznaczony operator sporządza wykaz pocztowych zleceń płatniczych wypłaconych adresatowi lub wpłaconych na jego konto:

3.1 korzystając z dziennych raportów wypłaconych przekazów pocztowych (MP 6) oraz przelewów pocztowych wpłaconych na konto (VP 6) odnośnych rachunków okresowych (PP 1, PPM oraz PPV);

3.2 śledząc ruch na koncie zbiorczym lub transakcje na koncie lustrzanym wykazów nadanych pocztowych zleceń płatniczych, zwróconych oraz wypłaconych.

4. W zasadzie rachunki dotyczące kwot lub odpłatności, sporządza się miesięcznie. Wyznaczeni operatorzy mogą ustalić krótsze okresy sporządzania rachunków w ich porozumieniu o usłudze.

Artykuł RP 2402

Wykazy dzienne sporządzane automatycznie przez system

1. W celu dobrego zarządzania płynnością pocztowych usług płatniczych oraz prawidłowych relacji finansowych z innymi wyznaczonymi operatorami system użytkowany przez wyznaczonego operatora generuje automatycznie wykazy dzienne dla każdej dwustronnej relacji przekazów (MP 4, MP 5, MP 6 oraz MP 7) oraz przelewów (MP 8 oraz VP 8), nadanych, zwróconych, wypłaconych, przekazach na konto adresata oraz odebranych według różnych parametrów. Zbiorcze wykazy dzienne (MP 8 oraz VP 8) sporządzane przez wyznaczonego operatora są również generowane w ten sam sposób. Wszystkie te wykazy są dostępne codziennie w postaci drukowanej lub przenośnej.

2. Kwotę pocztowych zleceń płatniczych, nadanych lub zwróconych, wyraża się w walucie kraju nadania oraz w walucie nadania. Kwotę pocztowych zleceń płatniczych, wypłaconych lub przekazanych na konto adresata wyraża się w walucie nadania oraz w walucie wypłaty. Kwotę odpłatności wyraża się w DTS. Inne sposoby wyrażania odpłatności można uzgodnić w drodze porozumienia dwustronnego.

Artykuł RP 2403

Sporządzanie wykazów zbiorczych pocztowych zleceń płatniczych

1. Wykazy zbiorcze pocztowych zleceń płatniczych wypłaconych lub przekazanych na konto adresata, względnie MP 104 oraz VP 104, oraz, w razie konieczności odsyłka dzienna VP 105, są generowane przez system lub sporządzane ręcznie przez wyznaczonych operatorów wypłacających względnie operatorów nadania.

2. Wykazy MP 104 sporządza się w porządku chronologicznym według parametrów następujących: rodzaj usługi, miesiąc i rok nadania, urząd nadania, numer przekazu.

3. Wykazy VP 104 sporządza się w porządku chronologicznym według parametrów następujących: ośrodek czeków pocztowych przeznaczenia, numer konta, nazwisko, imię oraz adres adresata, numer konta nadawcy.

Artykuł RP 2404

Sporządzanie okresowych rachunków za pocztowe zlecenia płatnicze

1. Rachunki okresowe za pocztowe zlecenia płatnicze sporządza się na szczególnych dostarczonych formularzach służbowych, PPM oraz PPV, lub bezpośrednio na formularzu PP 1 pod koniec okresu rozliczeniowego oraz zależnie od zasad przyjętych w porozumieniu o usłudze przez wyznaczonego operatora wypłacającego. Formularze te są generowane automatycznie przez system użytkowany przez wyznaczonego operatora wypłacającego z wyjątkiem poprawek do rachunków poprzednich, które należy wprowadzać ręcznie lub całkowicie sporządzać ręcznie na podstawie wykazów zbiorczych MP 104 względnie VP 104 oraz odsyłek dziennych VP 105.

2. Rachunki okresowe zawierają zestawienie wypłaconych pocztowych zleceń płatniczych oraz zależnie od danego przypadku poprawki do rachunków poprzednich włącznie z kwotami wypłaconymi z tytułu roszczeń oraz odsetek za opóźnioną zapłatę. W rachunkach przestrzega się:

2.1 porządku chronologicznego miesięcy nadania;

2.2 porządku alfabetycznego lub numerycznego punktu dostępu do usługi nadania oraz dla każdego punktu porządku numerycznego;

2.3 chronologicznego porządku przelewów.

3. Rachunki okresowe za pocztowe zlecenia płatnicze, przesyłane drogą elektroniczną oraz pocztowe zlecenia płatnicze przesyłane pocztą listową, są przesyłane przez wyznaczonego operatora wypłacającego wyznaczonemu operatorowi nadania jak najszybszą drogą, najpóźniej w tydzień, względnie w miesiąc od końca okresu rozliczeniowego. Przekazy w poczcie listowej, dokumenty dowodowe (pokwitowane przekazy lub kopie numeryczne, uważane według prawa krajowego za autentyczne), w tym samym porządku jak w wykazie zbiorczym MP 104, dołącza się do wymienionego wykazu. Dla potrzeb kontroli jakości o każdym opóźnieniu przesyłki usługi należy powiadamiać wyznaczonego operatora nadania, wskazując powody opóźnienia.

4. Wyznaczony operator nadania reguluje rachunki za pocztowe zlecenia płatnicze w ciągu miesiąca za zlecenia płatnicze przesyłane drogą elektroniczną oraz w ciągu dwóch miesięcy za zlecenia płatnicze przesyłane pocztą listową, chyba że w ramach porozumienia o usłudze prowadzi się rozliczenia na podstawie rachunku ogólnego.

5. W przypadku braku operacji oraz innego porozumienia o usłudze rachunek okresowy z saldem zerowym przesyła się wyznaczonemu operatorowi nadania, o ile zainteresowani wyznaczeni operatorzy nie uzgodnili inaczej.

6. Różnice dotyczące kwoty łącznej pocztowych zleceń płatniczych, stwierdzone przez wyznaczonego operatora nadania w rachunkach okresowych, zalicza się ponownie w rachunku okresowym. Różnic nie bierze się pod uwagę, jeżeli kwota nie przekracza 3 SDR (DTS).

Artykuł RP 2405

Sporządzanie okresowych rachunków odpłatności

1. Okresowe rachunki odpłatności są generowane automatycznie przez system użytkowany przez wyznaczonego operatora wypłacającego lub sporządzane ręcznie przez tegoż operatora na formularzu PP 2 na podstawie rachunku okresowego zleceń PP 1.

2. Odpłatność wyraża się w zasadzie w SDR (DTS) oraz przelicza na walutę wypłaty pocztowych zleceń płatniczych według przeciętnego rocznego kursu SDR (DTS), publikowanego przez Biuro Międzynarodowe Związku. Wyznaczeni operatorzy mogą uzgodnić inną walutę odpłatności w drodze porozumienia o usłudze.

Artykuł RP 2406

Sporządzania rachunków ogólnych

1. Z zastrzeżeniem zgodności sporządzenia rachunku generalnego z prawem krajowym wyznaczonego operatora rachunki okresowe zalicza się według okresów w rachunku ogólnym wyznaczonego operatora wypłacającego.

2. Rachunek ogólny przesyła się wyznaczonemu operatorowi nadania jak najszybszą drogą w ciągu dwóch tygodni od końca okresu, którego rachunek ten dotyczy. W rachunku określa się saldo.

3. Wyznaczeni operatorzy każdego z krajów objętych porozumieniem sporządzają rachunki ogólne.

4. Rachunek ogólny powinien zostać uregulowany przez wyznaczonego operatora nadania w ciągu sześciu tygodni po upływie miesiąca, którego rachunek ten dotyczy.

Artykuł RP 2407

Rachunek ogólny pocztowych zleceń płatniczych

1. Rachunek ogólny pocztowych zleceń płatniczych wyznaczony operator wypłacający sporządza na formularzu PP 3.

2. W rachunku ogólnym pocztowych zleceń płatniczych uwzględnia się zaliczki.

3. W rachunku wskazuje się saldo pocztowych zleceń płatniczych stanowiące należność wierzyciela. Saldo wyraża się w zasadzie w walucie kraju wierzyciela.

Artykuł RP 2408

Sporządzanie ogólnych rachunków odpłatności

1. Rachunek ogólny odpłatności sporządza się na formularzu PP 4.

2. W rachunku wskazuje się odpłatności stanowiące należność wierzyciela. Saldo wyraża się w zasadzie w walucie kraju wierzyciela.

Artykuł RP 2409

Zaliczka

1. Wyznaczony operator wypłacający może zażądać automatycznego przekazania zaliczki niezwłocznie po uregulowaniu.

2. Wyznaczony operator nadania ma obowiązek zaakceptować prośbę o automatyczne przekazanie zaliczki:

2.1 gdy nierównowaga wymiany przekracza kwotę 6000 SDR (DTS) miesięcznie;

2.2 gdy wyznaczony operator wypłacający nie jest nadawcą;

2.3 gdy ustanowiono nową relację wymiany między wyznaczonymi operatorami oraz gdy warunki zaliczki są spełnione.

3. Kwota zaliczki ustalana jest w porozumieniu o usłudze i może być rozłożona w czasie.

3.1 W przypadku nierównowagi wymiany oraz po potrąceniu kwoty zwolnienia 6000 SDR (DTS) kwotę zaliczki oblicza się na podstawie przeciętnej kwoty z trzech ostatnich rachunków okresowych (PP 1, PPM oraz PPV). W przypadku pocztowych zleceń płatniczych przesyłanych drogą elektroniczną podstawą obliczeń mogą być również dzienne wykazy przekazów/przelewów nadanych (MP 4 oraz VP 4), zwróconych (MP 5 oraz VP 5), wypłaconych/przekazanych na konto (MP 6 oraz VP 6) oraz odebranych (MP 7 oraz VP 7).

3.2 Gdy wyznaczony operator wypłacający nie jest nadawcą, można ustalić w konwencji usługi kwotę zwolnienia niższą od 6000 SDR (DTS).

4. W przypadku ustalenia nowej relacji wymiany kwotę przeciętną rachunku okresowego ustala się dla pierwszego okresu i następnie oblicza według przeciętnych kwot okresów poprzednich.

5. W przypadku, gdy nie zapłacono zaliczki, wyznaczony operator wypłacający ma prawo doliczać odsetki za opóźnienie według stawki zgodnie z:

5.1 swoim prawem krajowym;

5.2 stawką uzgodnioną w porozumieniu o usłudze wyznaczonych operatorów;

5.3 krajowym zwyczajem handlowym wyznaczonego operatora wypłacającego.

6. W przypadku, gdy nie zapłacono zaliczki, oraz jeżeli konwencja usługi na to zezwala, wyznaczony operator wypłacający może poza tym zawiesić usługę.

7. Gdy kwota łączna przelewów z tytułu zaliczki jest wyższa od kwoty należnej wyznaczonemu operatorowi wypłacającemu za dany okres, różnice zalicza się w jednym z kolejnych rachunków.

Artykuł RP 2410

Procedury dotyczące kont zbiorczych oraz zaliczek

1. Dzienne wykazy zbiorcze (MP 8 oraz VP 8) generowane przez system wyznaczonego operatora są centralizowane przez niego niezwłocznie po zamknięciu pocztowej usługi płatniczej dla użytkowników.

2. Pieniądze użytkowników są przekazywane na konto zbiorcze wyznaczonego operatora nadania najpóźniej w jeden dzień po nadaniu odnośnych pocztowych zleceń płatniczych.

3. Zgodnie z zasadą roztropności obowiązującą w zarządzaniu pieniędzmi stron trzecich wyznaczeni operatorzy porównują codziennie dzienne wykazy zbiorcze (MP 8 oraz VP 8) generowane przez system oraz zmiany kwot należności na ich kontach zbiorczych.

Artykuł RP 2411

Depozyt zabezpieczenia

1. W przypadku nieprzeprowadzenia lub nieprawidłowego przeprowadzenia rozliczeń między wyznaczonymi operatorami wyznaczony operator, który nie spełnił swej powinności, ma obowiązek dostarczyć na żądanie wyznaczonemu operatorowi wierzycielowi depozyt zabezpieczenia.

2. Kwotę depozytu zabezpieczenia ustala się między wyznaczonymi operatorami zależnie od salda kwot należnych w chwili, gdy zażądano zabezpieczenia.

Artykuł RP 2501

Rozliczenia scentralizowane

1. Wyznaczeni operatorzy w zasadzie są uczestnikami scentralizowanego systemu rozliczeń należności oraz wzajemnych zobowiązań wynikających z wykonania pocztowych zleceń płatniczych oraz ze wzajemnych odpłatności.

2. Wielostronne rozliczenia wyznaczonych operatorów prowadzi się poprzez scentralizowaną izbę rozrachunkową lub poprzez jeden lub kilka banków rozliczeniowych zgodnie z powszechnymi okresami rozliczeń.

3. Izba rozrachunkowa oblicza salda pocztowych zleceń płatniczych według każdego operatora na podstawie formularzy PP 1 (lub PPM lub PPV) nadesłanych przez wyznaczonych operatorów wypłacających.

4. Izba rozrachunkowa oblicza salda odpłatności według każdego wyznaczonego operatora ma podstawie formularzy PP 2 nadesłanych przez wyznaczonych operatorów wypłacających.

5. Każdy wyznaczony operator dłużnik reguluje saldo pocztowych zleceń płatniczych oraz odpłatności ustalone przez scentralizowaną izbę rozrachunkową, bankowi lub bankom rozliczającym zgodnie z Regulaminem izby rozrachunkowej.

6. Data rozliczenia określona jest w Regulaminie izby rozrachunkowej, aby płatności należne wszystkim wyznaczonym operatorom wierzycielom były przekazywane jednocześnie niezależnie od banku rozliczającego.

7. Przyjmując rozliczenia poprzez scentralizowaną izbę rozrachunkową, wyznaczeni operatorzy przestrzegają zasad następujących:

7.1 zarządzania ryzykiem przez izbę rozrachunkową;

7.2 uruchomienia procedur dopuszczania, zawieszania oraz wykluczania wyznaczonych operatorów;

7.3 zaleceń w zakresie zwalczania prania pieniędzy, opracowanych przez Radę Eksploatacji Pocztowej oraz Radę Administracyjną;

7.4 jasnego podziału odpowiedzialności między scentralizowaną izbą rozrachunkową a wyznaczonymi operatorami;

7.5 poufności danych;

7.6 ochrony danych;

7.7 bezpieczeństwa transmisji danych (Internet);

7.8 prostoty scentralizowanego systemu rozliczeniowego;

7.9 możliwości dostępu finansowego do scentralizowanego systemu rozliczeniowego dla wyznaczonych operatorów;

7.10 uruchomienia procedury regulowania rachunków spornych.

Artykuł RP 2502

Rozliczenia dwustronne

1. Wyznaczeni operatorzy mogą podjąć decyzję o dwustronnym regulowaniu rachunków.

2. Tryb regulowania

2.1 W ramach porozumienia dwustronnego oraz z zastrzeżeniem przestrzegania prawa krajowego wyznaczonego operatora wypłacającego rozliczenia reguluje się na podstawie rachunków generalnych PP 3 oraz P 4. W innych przypadkach zapłatę reguluje się na podstawie rachunków okresowych PP 1 oraz PP 2 lub poprzez konto łącznikowe.

2.2 Koszty ponoszone w związku ze świadczeniem pocztowych usług płatniczych w kraju wyznaczonego operatora nadania, w kraju trzecim lub z tytułu konta łącznikowego (z wyjątkiem opłaty za prowadzenie konta) ponosi wyznaczony operator nadania.

2.3 Koszty ponoszone w kraju wyznaczonego operatora wypłacającego oraz koszty potrącane przez konto łącznikowe ponosi wyznaczony operator wypłacający.

3. Rozliczenia na podstawie rachunku ogólnego lub rachunku miesięcznego lub okresowego

3.1 Wyznaczony operator dłużnik reguluje zapłatę w ciągu miesiąca od końca miesiąca, którego rachunek dotyczy, w przypadku rozliczeń rachunkiem okresowym, względnie w ciągu sześciu tygodni w przypadku rozliczeń rachunkiem ogólnym.

3.2 W przypadku różnicy zdań między wyznaczonymi operatorami odnośnie płatnej kwoty, można opóźnić tylko uregulowanie spornej części; wyznaczony operator nadania powinien w terminie rozliczeniowym powiadomić wyznaczonego operatora wypłacającego o powodach zakwestionowania kwoty.

3.3 Jeżeli zapłata nie zostanie przekazana w terminie, do należnej kwoty dolicza się odsetki. Zastosowana stawka zależy od przepisów krajowych, lub, jeżeli takie nie istnieją, od zwyczaju handlowego w kraju wyznaczonego operatora lub od umów pomiędzy wyznaczonymi operatorami.

4. Konta łącznikowe

4.1 W ramach relacji dwustronnych wyznaczeni operatorzy mogą otwierać wzajemnie konta łącznikowe zamiast kont zbiorczych dla zaliczek. Jeżeli operatorzy nie posiadają instytucji czeków pocztowych, konto łącznikowe można otworzyć w innej instytucji finansowej.

4.2 Każdy wyznaczony operator nadania utrzymuje dostateczną należność na koncie łącznikowym, otwartym w jego imieniu u wyznaczonego operatora wypłacającego, umożliwiające obciążenie kwotami należnymi temu ostatniemu. Wyznaczeni operatorzy powiadamiają się dwustronnie o sposobie uzyskiwania informacji o zobowiązaniach i należnościach.

4.3 Wyznaczony operator wierzyciel może o każdej porze zażądać zapłaty należnych kwot; może ustalić, kiedy zapłata powinna zostać przekazana, biorąc pod uwagę termin przelewu.

4.4 Jeżeli stwierdzi się nieuregulowaną wierzytelność na koncie łącznikowym, wyznaczony operator wierzyciel może doliczyć odsetki za opóźnienie zgodnie ze zwyczajem handlowym wyznaczonego operatora lub instytucji finansowej prowadzącej konto. Zasady obliczania oraz fakturowania tych odsetek uzgadnia się w drodze porozumienia dwustronnego.

4.5 Na koncie łącznikowym zalicza się kwoty przekazywane celem stworzenia należności oraz kwoty pocztowych zleceń płatniczych, których nie można było wypłacić adresatowi ani przekazać na jego konto.