Rozdział 11 - Biurowość. - Regulamin ogólny wewnętrznego urzędowania sądów apelacyjnych, okręgowych i grodzkich.

Dziennik Ustaw

Dz.U.1928.104.934

Akt utracił moc

Wersja od: 16 stycznia 1932 r.

Rozdział  XI.

Biurowość.

A.

Zasady ogólne.

§ 219. Otrzymane w sekretarjacie pisma dołącza się do właściwych akt lub zeszytów, względnie zakłada się na skutek tych pism nowe akta, i wciąga, się do właściwego repertorjum (rejestru, dziennika) i skorowidza.

Nowych akt nie zakłada się, jeżeli pismo po załatwieniu ma być zwrócone.

§ 220. Na każdem nadchdzącem piśmie kierownik sądu, przewodniczący wydziału lub właściwy sędzia wydaje krótką dekretację co do sposobu załatwienia, o ile załatwienie nie leży wyłącznie w kompetencji sekretarza.

§ 221. Wszelkie pisma, które odnoszą się do tej samej sprawy, liczy się razem w porządku chronologicznym. Tworzą one akta.

§ 222. Każde akta winny być umieszczone w oddzielnej okładce, oznaczonej sygnaturą stosownie do odpowiedniego repertorjum (rejestru, dziennika).

Okładki poszczególnych kategoryj spraw odróżniają się kolorem.

§ 223. Z pism, obejmujących zarządzenia ogólne, nie dotyczących poszczególnych spraw, ułożonych chronologicznie, tworzy się zeszyty.

§ 224. Sygnatura akt składa się z cyfrowego oznaczenia wydziału (oddziału ewent. także sekcji), oznaczenia zapomocą odpowiedniej litery kategorji, do której sprawa należy, oznaczenia kolejnego numeru sprawy według repertorjum (rejestru, dziennika) i roku założenia akt.

§ 225. Jedna okładka w sprawach cywilnych i karnych oraz dyscyplinarnych służy w ciągu całego toku postępowania we wszystkich instancjach, z wyjątkiem Sądu Najwyższego; wzór okładki załącza się.

§ 226. Zakończenie postępowania w instancji zaznacza się wszyciem do akt karty kolorowej według załączonego wzoru, na której sekretarz wypisuje u góry ilość kart, zawierających się w aktach tej instancji.

§ 227. Na tejże karcie kolorowej mieści się pismo sądu niższego do wyższego i odwrotnie, oznajmiające o celu lub przyczynie przesłania akt. W nawiasie oznacza się te karty akt, na których są wymienieni pełnomocnicy i obrońcy.

Nie należy korzystać z pomienionej karty kolorowej, gdy akta przesyła się z żądaniem udzielenia pomocy sądowej.

§ 228. Na tejże karcie kolorowej biuro podawczo-wykonawcze sądu przyjmującego kładzie prezentatę wejścia.

§ 229. Po ukończeniu postępowania w wyższej instancji akta zwraca się pierwszej instancji. Z Sądu Najwyższego akta zwracane są za pośrednictwem instancji odwoławczej.

W wyższej instancji pozostawia się tylko odpis wyroku bądź innego orzeczenia, którem postępowanie zakończono, co jednak nie dotyczy Sądu Najwyższego.

§ 230. Powyższy sposób utrzymywania akt (§§ 225 - 229) może być, w miarę możności, odpowiednio stosowany w sprawach administracyjnych rozstrzyganych instancyjnie.

§ 231. Każde akta winny być zeszyte, a karty w aktach policzbowane.

Dołączone do akt poszczególne pisma należy sygnować.

§ 232. Wydawane na podstawie akt wypisy, zaświadczenia, odpisy i t. p. należy oznaczać odpowiednią sygnaturą oraz datą wydania.

W nagłówkach pism wysyłanych do urzędów należy podawać przedmiot sprawy, t. j. streszczenie pisma, zwłaszcza w pismach, dotyczących spraw objętych poprzedniem pismem.

W odpowiedzi na pisma podawać należy datę i sygnaturę tych pism.

§ 233. Akta układa się w szafach według kategoryj spraw i za numerami kolejnemi sygnatury rocznikami.

W ten sam sposób układa się w związanych teczkach pozostawione w instancjach wyższych odpisy wyroków i innych orzeczeń.

Teczka może zawierać nie więcej niż dwieście odpisów.

Na grzbiecie teczki należy wypisać rok i krańcowe numery spraw, z których odpisy teczka zawiera.

W sprawach, zwróconych przez Sąd Najwyższy z orzeczeniem, odpis tego orzeczenia, nadesłany przez Sąd Najwyższy, dołącza się do odpisu odnośnego orzeczenia sądu odwoławczego.

§ 234. Do akt i zeszytów doszywa się na pierwszem miejscu kartę przeglądową, na której zapisuje się kolejno wszystkie pisma do akt dołączone oraz niezbędne zapiski, stosownie do wymagań przepisów postępowania sądowego i przepisów regulaminowych.

§ 235. Jeżeli zawartość akt dojdzie do dwustu kart, należy założyć tom następny, zaznaczając to na okładkach.

Numerację kart w następnych tomach prowadzi się dalszym ciągiem.

Na okładce każdego tomu wypisane będą wszystkie sygnatury.

§ 236. O wysłaniu akt do innego sądu lub urzędu sekretarz czyni odpowiednią notatkę w odnośnem repertorjum (rejestrze, dzienniku).

Dla innych wypadków wysyłania lub udzielania akt, w miarę potrzeby, należy założyć księgi kontroli akt według załączonego wzoru.

§ 237. Przy przesyłaniu akt sądowych i ważniejszych dokumentów pocztą należy je nadawać jako przesyłki polecone.

§ 238. O wydaniu z akt dokumentów, wypisów, odpisów, zaświadczeń i tym podobnych pism należy zaznaczyć z wymienieniem daty i pokwitowania w odpowiedniem miejscu akt, a w razie niemożności-na karcie przeglądowej.

§ 239. Księgi biurowe, repertorja, rejestry, raptularze, skorowidze i t. p., ustanowione przepisami ustawowemi lub regulaminowemi, prowadzone są według wzorów, ustalonych lub zatwierdzonych przez Ministra Sprawiedliwości.

Kierownik sądu może, w miarę potrzeby, wprowadzić dodatkowe pomocnicze księgi i skorowidze.

§ 240. Na aktach, doręczanych sędziom lub urzędnikom do przygotowania lub sporządzenia orzeczeń, protokułów i innych pism, wyciska się stempel według załączonego wzoru, w którym zaznacza się datę doręczenia i zwrotu aktu.

§ 241. Księgi biurowe prowadzone są rocznie z numeracją od początku roku, o ile niema innych w poszczególnych wypadkach zarządzeń.

§ 242. Do czynności często powtarzających się używa się drukowanych formularzy, ustanowionych przez Ministra Sprawiedliwości.

Kierownik sądu również może wprowadzić potrzebne w danym okręgu sądowym drukowane formularze po zaaprobowaniu ich tekstu przez Ministra Sprawiedliwości.

§ 243. 1 Akty, ulegające ogłoszeniu w najbliższym numerze Dziennika Urzędowego Ministerstwa Sprawiedliwości, winny być przesyłane redakcji z takiem obliczeniem czasu, aby przynajmniej na trzy dni przed ukazaniem się Dziennika były w redakcji, akty zaś objętości powyżej pięciu stron pisma maszynowego tudzież zawierające tabele lub wykazy - co najmniej na pięć dni przed tym terminem.

B.

Biurowość w sprawach administracji sądowej.

§ 244. Sekretarjat prezydjalny prowadzi całą biurowość w sprawach administracji sądowej oraz akta w tym zakresie pod nazwą akt prezydjalnych.

§ 245. Do spraw prezydjalnych należą również te sprawy, które, nie wchodząc ściśle do zakresu administracji sądowej, przekazane są kierownikom sądów.

§ 246. Akta prezydjalne winny być podzielone na grupy i działy według treści którą obejmują, oraz oznaczone odpowiedniemi sygnaturami.

Każdy dział mieści się w osobnym zeszycie lub teczce z kartą przeglądową.

§ 247. Zamiast zeszytów należy używać teczek, jeżeli pisma w nich umieszczone mają być po załatwieniu zwrócone lub innej władzy przesłane.

Można również w innych wypadkach dla pewnych działów spraw używać zamiast zeszytów teczek, jeżeli w ten sposób osiąga się łatwiejszy sposób korzystania z zawartych w danym dziale pism.

§ 248. W sprawach indywidualnych, dotyczących poszczególnych osób lub wyłączonych z grup przedmiotów, zakłada się osobne akta.

O wyłączeniu należy zaznaczyć na karcie przeglądowej odnośnej grupy lub działu.

Do tych spraw należą w szczególności akta osobowe tudzież akta, obejmujące przebieg postępowania co do inwestycyj nadzwyczajnych.

§ 249. Akta, zeszyty i teczki, zawierające pisma tajne, przechowuje kierownik sądu w zamknięciu.

§ 250. Sekretarjat prezydjalny sądu przechowuje akta osobowe sędziów, urzędników i niższych funkcjonarjuszów sądowych.

Nadto sekretarjaty te przechowują akta osobowe innych osób, o ile tego wymagają przepisy prawa.

§ 251. Akta osobowe prowadzi się z uwzględnieniem przepisów, dotyczących wykazów stanu służby.

§ 252. Akta osobowe przechowuje sekretarjat grupami według rodzajów służby (§ 257) i sądów w porządku alfabetycznym nazwisk.

Sądy grodzkie w okręgu każdego sądu okręgowego stanowią jedną grupę.

§ 253. Okólniki, pisma okólne i inne zarządzenia, jeżeli nie są ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Sprawiedliwości, składa się do odnośnych grup i działów.

Jeżeli pismo takie dotyczy kilku grup, należy odpowiednie wyciągi dołączyć do wszystkich grup ze wzmianką o miejscu przechowania oryginału.

O zarządzeniach, ogłoszonych w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Sprawiedliwości, czyni się wzmiankę na odnośnych kartach przeglądowych z podaniem w krótkich słowach treści i numeru Dziennika.

§ 254. W sekretarjacie prezydjalnym prowadzi się dziennik prezydjalny według załączonego wzoru, do którego wciąga się wszelkie pisma nadchodzące do kierownika sądu lub sekretarjatu prezydjalnego.

Na każdem piśmie oprócz sygnatury zaznacza się numer, pod którym wciągnięto je do dziennika.

Na pismach, które nie mają prezentaty biura podawczo-wykonawczego, prezentatę kładzie sekretarz albo, co do pism tajnych, kierownik sądu.

§ 255. Wysłanie pisma, załatwiającego pismo otrzymane, notuje się w dzienniku prezydjalnym w odnośnej rubryce, zaznaczając datę pisma załatwiającego. Datą tą jest dzień podpisania pisma wysyłanego.

W razie wysłania pisma, które nie jest załatwieniem pisma otrzymanego, do rubryki 3 wpisuje się wzmiankę "z urzędu".

§ 256. Sekretarjat prowadzi ogólny skorowidz rzeczowy, ułożony alfabetycznie według przedmiotu spraw; wzór załącza się.

Skorowidz może służyć na kilka lat.

W sądach o niewielkim ruchu tego rodzaju spraw prowadzenie skorowidza nie jest obowiązkowe.

§ 257. Dla akt osobowych prowadzi się oddzielnie zeszyt kontrolny według stanowisk służbowych: a) dla sędziów (sygnatura lit. Ps.); b) dla asesorów i aplikantów (sygnatura lit. Pa.); c) dla urzędników (sygnatura lit. Pu.); d) dla niższych funkcjonarjuszów (sygnatura lit. Pn.); e) dla innych (sygnatura lit. Pi.). Wzór zeszytu kontrolnego załącza się.

Pomienione zeszyty mogą być łączone, wszakże repertorjów dla spraw sędziów, asesorów i aplikantów nie należy łączyć z pozostałemi.

Do zeszytów kontrolnych prowadzi się jeden ogólny lub kilka skorowidzów alfabetycznych według załączonego wzoru. Skorowidz może być także kartkowy.

§ 258. Zeszyt kontrolny dla akt osobowych zakłada się na kilka lat, przytem numerację prowadzi się jednym ciągiem, nie odnawiając jej co rok.

Po ukończeniu zeszytu zakłada się następny z nową numeracją od początku.

Do nowych zeszytów należy zaprowadzić nowy skorowidz.

§ 259. Ponadto w sekretarjacie prezydjalnym prowadzi się, w miarę potrzeby, niezbędne rejestry, wykazy, kontrole i t. p., jako to:

rejestr egzaminów (wzór),

rejestr legalizacyj podpisów (wzór),

wykazy udzielonych zwolnień od zajęć i urlopów (wzór), oprócz wypoczynkowych,

zeszyty list obecności, o ile będą wprowadzone,

wykazy pełnomocnictw generalnych,

kontrolę wizytacyj,

wykaz osób, mających zajęcia uboczne, według stanowisk służbowych (wzór),

kontrolę udzielonych kart pomocy lekarskiej,

listy adwokatów, notarjuszów i obrońców,

skorowidz alfabetyczny adresów osób, należących do sądu,

kontrolę wystawionych legitymacyj służbowych wraz ze skorowidzem alfabetycznym (wzory).

§ 260. W sekretarjacie prezydjalnym prowadzi się rachunek druków, formularzy, materjałów pisarskich, utrzymywanych na składzie, zamawianych i wydawanych.

C.

Biurowość w sprawach dyscyplinarnych.

§ 261. Prowadzenie i przechowanie akt w sprawach dyscyplinarnych należy do biura prezydjalnego.

§ 262. W każdej sprawie dyscyplinarnej zakłada się oddzielne akta.

§ 263. Sprawy dyscyplinarne wciąga się kolejno do repertorjów, prowadzonych według załączonego wzoru przez sekretarza wyznaczonego przez prezesa sądu.

§ 264. Do każdego reportorjum prowadzi się skorowidz alfabetyczny.

Repertorja i skorowidze mogą służyć na kilka lat, wszakże numeracja rozpoczyna się na nowo z początkiem każdego roku.

§ 265. Akta w sprawach dyscyplinarnych należą do tajnych.

Piecza nad temi aktami powierzona będzie sekretarzowi, który winien przechowywać je w zamknięciu.

§ 266. Przeglądanie akt w sprawach dyscyplinarnych dostępne jest tylko obwinionemu i jego obrońcy, w granicach służących im uprawnień, oraz dla władzy nadzorczej. Nie wyłącza to udzielenia akt uzasadnionego szczególnemi przepisami.

Nadto w toku postępowania akta doręczane są celem wykonania czynności, związanych z postępowaniem, przewodniczącemu sądu dyscyplinarnego oraz członkom tegoż sądu, tudzież osobom, powołanym do przeprowadzenia poszczególnych czynności procesowych.

§ 267. Repertorja prowadzone są według kategoryj służbowych: dla sędziów (repertorjum lit. Sd.); dla prokuratorów (repertorjum lit. Pd.); dla asesorów i aplikantów (repertorjum lit. Ad.); dla urzędników (repertorjum lit. Ud.); dla notarjuszów (repertorjum lit. Nd.) i dla innych (repertorjum lit. Id.).

§ 268. Wszelkie pisma w toku postępowania dyscyplinarnego, dotyczące tegoż postępowania, doręcza się obwinionemu sędziemu lub prokuratorowi w zamkniętych kopertach z napisem "tajne", albo przez bezpośrednią jego władzę nadzorczą, do której pisma te również przesyła się w kopertach zamkniętych z tymże napisem.

§ 269. Obwiniony obowiązany jest z odbioru pisma pokwitować i pokwitowanie oddać wręczającej władzy nadzorczej, a gdy doręczenie odbyło się bez udziału tej władzy - przesłać pokwitowanie tegoż dnia według właściwości.

§ 270. W aktach dyscyplinarnych winna być wszyta osobna karta do notowania kosztów postępowania. Na karcie tej sekretarz zapisuje kolejno każdą pozycję kosztów.

§ 271. Odpis wyroku, skazującego na upomnienie, uniewinniającego, tudzież uchwały umarzającej postępowanie dołącza się tylko do akt osobowych, lecz nie zamieszcza, się o tem wzmianki w wykazie stanu służby.

§ 272. Prezes sądu apelacyjnego, po otrzymaniu odpisu wyroku wydanego przeciwko sędziemu okręgowemu lub grodzkiemu (art. 168 § 1), zamieszcza o tem wzmiankę w odpisie wykazu stanu służby, poczem dosłowną treść wzmianki przesyła Ministrowi Sprawiedliwości i właściwemu prezesowi sądu okręgowego, nadto prezesowi tego sądu przesyła odpis wyroku dla akt osobowych.

§ 273. W razie wznowienia postępowania (art. 169, 170), nowych akt się nie zakłada, lecz kontynuuje się poprzednio założone.

§ 274. Sprawozdania ze stanu spraw dyscyplinarnych prezes sądu corocznie w styczniu składa Ministrowi Sprawiedliwości z wykazaniem stanu na 31 grudnia roku ubiegłego według załączonego wzoru.

D.

Biurowość w innych sprawach.

§ 275. W biurowości w sprawach innych, poza sprawami administracyjnemi i dyscyplinarnemi, stosować należy, oprócz ogólnych zasad wyłuszczonych w §§ 219 - 243, również wydane w tych sprawach przepisy szczególne.

§ 276. W sprawach rachunkowo - budżetowych obowiązują przepisy specjalne.

¹ § 243 zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 31 grudnia 1931 r. w sprawie zmiany przepisów, przewidujących zamieszczanie ogłoszeń w oddzielnym dodatku do Dziennika Urzędowego Ministra Sprawiedliwości "Ruch Służbowy" (Dz.U.32.3.21) z dniem 16 stycznia 1932 r.