Tytuł 3 - PLIKI ROBOCZE DO CELÓW ANALIZY - Konwencja w sprawie ustanowienia Europejskiego Urzędu Policji (Konwencja o Europolu). Bruksela.1995.07.26.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2005.29.243

Akt utracił moc

Wersja od: 18 kwietnia 2007 r.

TYTUŁ  III

PLIKI ROBOCZE DO CELÓW ANALIZY

Artykuł  10 ¹⁴

Gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych osobowych

1. O ile jest to niezbędne do osiągnięcia celu ustanowionego w art. 2 ust. 1, Europol, poza danymi o charakterze nieosobowym, może przechowywać, zmieniać i wykorzystywać w innych plikach dane dotyczące przestępstw objętych kompetencją Europolu, łącznie z danymi dotyczącymi przestępstw powiązanych, określonych w art. 2 ust. 3 akapit drugi, które przeznaczone są do szczególnych analiz i dotyczą:

(1) osób określonych w artykule 8 ustęp 1;

(2) osób, które mogą być wezwane do złożenia zeznań w dochodzeniach w związku z rozpatrywanymi przestępstwami lub w dalszym postępowaniu karnym;

(3) osób, które stały się ofiarami jednego z przedmiotowych przestępstw lub w odniesieniu do których pewne fakty dają podstawy, by uważać, iż mogą one stać się ofiarami takiego przestępstwa;

(4) umów i współpracowników, oraz

(5) osób, które mogą dostarczyć informacji na temat przedmiotowych przestępstw.

Gromadzenie, przechowywanie i przetwarzanie danych wymienionych w artykule 6 zdanie pierwsze Konwencji Rady Europy z dnia 28 stycznia 1981 r. o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych jest zabronione, o ile nie jest to konieczne ściśle do celów danych plików i jeżeli takie dane są uzupełnieniem innych danych osobowych, już do tych akt wprowadzonych. Zabrania się selekcjonowania określonej grupy osób wyłącznie na podstawie danych wymienionych w artykule 6 zdanie pierwsze Konwencji Rady Europy z dnia 28 stycznia 1981 r., z naruszeniem wyżej wymienionych postanowień w odniesieniu do celu.

Rada, stanowiąc jednomyślnie, przyjmuje przepisy wykonawcze dotyczące plików z informacjami przygotowywanych przez Zarząd, które zawierają dodatkowe szczegóły informacji, odnośnie do kategorii danych osobowych, określonych w niniejszym artykule i postanowień dotyczących bezpieczeństwa danych i wewnętrznego nadzoru nad ich wykorzystaniem.

2. Pliki takie są tworzone w celach analizy, określanej jako kompletowanie, przetwarzanie lub wykorzystanie danych, mające na celu pomoc w dochodzeniu karnym. Każdy projekt analizy pociąga za sobą utworzenie grupy ds. analizy stowarzyszającej ściśle następujących uczestników, stosownie do zadań określonych w artykule 3 ustępy 1 i 2 oraz artykule 5 ustęp 3:

(1) analityków i innych urzędników Europolu wyznaczonych przez dyrekcję Europolu;

(2) oficerów łącznikowych i/lub ekspertów Państw Członkowskich dostarczających informacje lub zainteresowanych analizą w rozumieniu ustępu 6.

Jedynie analitycy są uprawnieni do wprowadzania i zmiany danych w określonym pliku; wszyscy uczestnicy mogą wyszukiwać dane w pliku.

3. Na wniosek Europolu lub z własnej inicjatywy, jednostki narodowe, z zastrzeżeniem artykułu 4 ustęp 5, przekazują Europolowi wszystkie informacje, jakie mogą być niezbędne do wykonywania zadań na mocy artykułu 3 ustęp 1 punkt 2. Państwa Członkowskie przekazują takie dane tylko w przypadku, gdy prawo krajowe dopuszcza ich przetwarzanie do celów zapobiegania, analizowania i zwalczania przestępstw.

W zależności od stopnia wrażliwości dane przekazywane przez jednostkę narodową mogą być kierowane do grup ds. analiz bezpośrednio i za pomocą wszelkich właściwych środków za pośrednictwem odpowiednich oficerów łącznikowych lub bez ich pośrednictwa.

4. Jeżeli dodatkowo do danych określonych w ustępie 3 zasadne będzie posiadanie przez Europol innych informacji do wykonywania zadań na mocy artykułu 3 ustęp 1 punkt 2, Europol może zwrócić się z wnioskiem do:

(1) Wspólnot Europejskich i instytucji prawa publicznego, ustanowionych na mocy Traktatów ustanawiających Wspólnoty;

(2) innych instytucji prawa publicznego, ustanowionych w ramach Unii Europejskiej;

(3) podmiotów powołanych na podstawie umów między dwoma lub więcej Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej;

(4) państw trzecich;

(5) organizacji międzynarodowych i podległych im instytucji prawa publicznego;

(6) innych instytucji prawa publicznego, powołanych na podstawie umów między dwoma lub więcej państwami; oraz

(7) Międzynarodowej Organizacji Policji Kryminalnej,

o przesyłanie odnośnych informacji za pośrednictwem właściwych środków. Europol może również, na tych samych warunkach i z wykorzystaniem tych samych środków, przyjmować informacje dostarczone przez te różne podmioty z ich własnej inicjatywy. Rada, stanowiąc jednomyślnie i po konsultacji z Zarządem, opracowuje zasady, jakich będzie musiał przestrzegać w tym względzie Europol.

5. W zakresie, w jakim Europol jest uprawniony na mocy aktu prawnego Unii Europejskiej lub aktu prawa międzynarodowego do uzyskania komputerowego dostępu do danych z innych systemów informacyjnych, Europol może wyszukiwać dane osobowe takimi sposobami, o ile jest to konieczne do wykonywania jego zadań na mocy art. 3 ust. 1 pkt 2. Obowiązujące przepisy Unii Europejskiej lub międzynarodowego aktu prawnego regulują wykorzystanie tych danych przez Europol.

6. Jeżeli analiza ma ogólny i strategiczny charakter, wszystkie Państwa Członkowskie, za pośrednictwem oficerów łącznikowych i/lub ekspertów, są zapoznawane z wszystkimi ustaleniami w szczególności poprzez przekazywanie sprawozdań sporządzanych przez Europol.

Jeżeli analiza odnosi się do szczególnych przypadków, które nie dotyczą wszystkich Państw Członkowskich oraz ma bezpośredni cel operacyjny, biorą w niej udział przedstawiciele następujących Państw Członkowskich:

(1) Państw Członkowskich, które były źródłem informacji skutkującej decyzją utworzenia zbioru akt do analizy, lub takich, które są bezpośrednio zainteresowane tą informacją, oraz Państw Członkowskich zaproszonych następnie przez grupę ds. analizy do udziału w analizie, ponieważ informacje ich również zaczęły dotyczyć;

(2) Państw Członkowskich, które po zapoznaniu się z systemem indeksu stwierdzą, że muszą zostać poinformowane i potwierdzą taką potrzebę na warunkach ustanowionych w ustępie 7.

7. Potrzebę poinformowania mogą zgłaszać upoważnieni oficerowie łącznikowi. Każde Państwo Członkowskie wyznacza i upoważnia ograniczoną liczbę takich oficerów łącznikowych, a następnie przesyła ich wykaz Zarządowi.

Oficer łącznikowy zgłasza potrzebę poinformowania, określoną w ustępie 6, za pośrednictwem uzasadnionego pisemnie stanowiska zatwierdzonego przez zwierzchnika, któremu podlega w swoim Państwie Członkowskim, przekazanego następnie wszystkim uczestnikom analizy. W ten sposób zostaje on automatycznie włączony w toczące się prace nad analizą.

W przypadku sprzeciwu grupy ds. analizy, automatyczne włączenie jest odroczone do momentu zakończenia procedury pojednawczej, która może obejmować trzy następujące etapy:

(1) uczestnicy analizy dążą do zawarcia porozumienia z oficerem łącznikowym zgłaszającym potrzebę poinformowania; na ten cel mają nie więcej niż osiem dni;

(2) w przypadku braku takiego porozumienia, szefowie zainteresowanej jednostki narodowej oraz dyrekcja Europolu zbierają się w ciągu trzech dni;

3) jeśli brak porozumienia utrzymuje się, przedstawiciele zainteresowanych stron zasiadający w Zarządzie zbierają się w ciągu ośmiu dni. Jeżeli zainteresowane Państwo Członkowskie nie rezygnuje z żądania poinformowania, decyzja o automatycznym włączeniu tego Państwa Członkowskiego jest podejmowana w drodze konsensusu.

8. Państwo Członkowskie przekazujące określoną informację do Europolu decyduje o stopniu jej poufności. Decyzje o rozpowszechnianiu lub wykorzystaniu operacyjnym udostępnionych danych są podejmowane przez Państwo Członkowskie, które udostępniło dane Europolowi. Jeżeli nie można stwierdzić które Państwo Członkowskie udostępniło dane Europolowi, decyzję o rozpowszechnianiu lub wykorzystaniu operacyjnym danych podejmują uczestnicy analizy. Państwo Członkowskie lub wezwany ekspert włączający się w prace nad analizą nie może w szczególności rozpowszechniać ani wykorzystywać danych bez uprzedniej zgody Państw Członkowskich, które uczestniczyły w pracach od samego początku. Państwo Członkowskie włączające się w prace nad analizą nie może, w szczególności, rozpowszechniać ani wykorzystywać danych bez uprzedniej zgody Państw Członkowskich, które uczestniczyły w pracach od samego początku.

9. Europol ma prawo zaprosić ekspertów państw trzecich lub instytucji trzecich w rozumieniu ust. 4 do włączenia się do działań grupy analityków, o ile:

1) między Europolem a państwem trzecim lub instytucją trzecią obowiązuje umowa zawierająca odpowiednie postanowienia dotyczące wymiany informacji, w tym przekazywania danych osobowych, jak i poufności wymienianych informacji;

2) włączenie się ekspertów państwa trzeciego lub instytucji trzeciej leży w interesie Państw Członkowskich;

3) państwo trzecie lub instytucja trzecia jest bezpośrednio zainteresowana analizą; i

4) wszyscy uczestnicy w rozumieniu ust. 2 zgadzają się na udział ekspertów państwa trzeciego lub instytucji trzeciej.

Włączenie się ekspertów państwa trzeciego lub instytucji trzeciej do grupy analityków jest przedmiotem uzgodnienia między Europolem a państwem trzecim lub instytucją trzecią. Zasady regulujące tego rodzaju uzgodnienia określane są przez Zarząd większością dwóch trzecich głosów jego członków.

Szczegóły uzgodnień pomiędzy Europolem a państwem trzecim lub instytucją trzecią przedkładane są wspólnemu organowi nadzorczemu, o którym mowa w art. 24, który może przekazać Zarządowi wszelkie uwagi, które uważa za konieczne.

Artykuł  11

System indeksu

1. Europol tworzy system indeksu dla informacji gromadzonych w plikach, określonych w artykule 10 ustęp 1.

2. Do korzystania z systemu indeksu uprawnieni są Dyrektor, zastępcy Dyrektora i należycie umocowani urzędnicy Europolu oraz oficerowie łącznikowi. System indeksu jest zorganizowany w taki sposób, aby oficer łącznikowy, który korzysta z systemu i jego danych, wiedział, że pliki, określone w artykule 6 ustęp 1 punkt 2 i artykule 10 ustęp 1, zawierają dane dotyczące oddelegowującego go Państwa Członkowskiego.

Dostęp oficerów łącznikowych jest określony w taki sposób, aby można było ustalić, czy określona informacja jest przechowywana, aby jednak nie można było ustalić powiązań lub dalszych wniosków dotyczących treści plików.

3. Szczegółową procedurę ukształtowania systemu indeksu określa Zarząd, stanowiąc jednomyślnie.

Artykuł  12 ¹⁵

Polecenie otwarcia pliku z danymi

1. Dla każdego komputerowego pliku, zawierającego dane osobowe, zarządzanego przez Europol do celów wykonywania jego zadań, określonych w art. 10, Europol ustala następujące elementy polecenia otwarcia pliku:

1) nazwę pliku;

2) przeznaczenie pliku;

3) grupy osób, których dane są gromadzone;

4) charakter gromadzonych danych oraz jakichkolwiek innych danych wymienionych w art. 6 zdanie pierwsze Konwencji Rady Europy z dnia 28 stycznia 1981 roku, które są bezwzględnie konieczne;

5) rodzaj danych osobowych wykorzystywanych do otwarcia pliku;

6) źródło danych lub wprowadzającego dane, które mają być gromadzone;

7) warunki, na jakich dane osobowe zgromadzone w pliku mogą być przekazywane, do jakich odbiorców i zgodnie z jaką procedurą;

8) terminy badania i czas przechowywania;

9) sposób ustanowienia systemu logowania się dla celu audytu.

2. Zarząd oraz wspólny organ nadzorczy, przewidziany w art. 24 są niezwłocznie informowane przez Dyrektora Europolu o poleceniu otwarcia pliku z danymi i otrzymują odpowiednią dokumentację.

Wspólny organ nadzorczy może przekazać Zarządowi wszelkie uwagi, które uzna za konieczne. Dyrektor Europolu może wystąpić do wspólnego organu nadzorczego z wnioskiem o uczynienie tego w określonym terminie.

3. Zarząd może w każdej chwili polecić Dyrektorowi Europolu zmianę polecenia otwarcia lub zamknięcie pliku. Zarząd decyduje, w odniesieniu do jakich danych taka zmiana lub zamknięcie będzie skuteczne.

4. Plik z danymi nie może być przechowywany dłużej niż przez okres trzech lat. Przed upływem tego okresu Europol sprawdza jednak, czy wskazane jest dalsze przechowywanie pliku. W przypadku, gdy dalsze przechowywanie pliku jest niezbędne, Dyrektor Europolu może polecić jego prowadzenie przez okres kolejnych trzech lat. W takim przypadku należy postępować zgodnie z ust. 1-3.

¹⁴ Art. 10 zmieniony przez art. 1 pkt 6 i pkt 24 Protokołu z dnia 27 listopada 2003 r. (Dz.U.08.176.1089) zmieniającego nin. Konwencję z dniem 18 kwietnia 2007 r.

¹⁵ Art. 12 zmieniony przez art. 1 pkt 7 Protokołu z dnia 27 listopada 2003 r. (Dz.U.08.176.1089) zmieniającego nin. Konwencję z dniem 18 kwietnia 2007 r.