Oddział 1 - Przepisy ogólne - Kasy rejestrujące.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2021.1625 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 16 marca 2023 r.

Oddział  1

Przepisy ogólne

§  3.  [Ewidencjonowanie sprzedaży]

1. Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

2. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

3. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) 3  dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;

7) 4  protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

4. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);

2) 5  krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

§ 4. [Ewidencjonowanie sprzedaży w przypadku czynności zwolnionych od podatku] Podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną od podatku.

§  5.  [Przekazanie kasy lub zobowiązanie do prowadzenia ewidencji w przypadku zlecenia sprzedaży innemu podmiotowi]]

1. Podatnik, który ma obowiązek prowadzenia ewidencji, zlecając wykonywanie sprzedaży innemu podmiotowi, przekazuje kasę powierzoną lub zobowiązuje go do prowadzenia ewidencji sprzedaży na swoją rzecz lub w swoim imieniu przy użyciu kasy własnej tego podmiotu.

2. W przypadku gdy inny podmiot jest obowiązany również do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, ewidencjonuje przy użyciu kasy własnej na potrzeby obliczenia osiąganej przez siebie wartości sprzedaży i wysokości podatku całą wartość sprzedaży własnej i prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników.

3. Przekazanie innemu podmiotowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie innego podmiotu do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu nabytej przez ten podmiot kasy własnej, następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej.

§  6.  [Zasady prowadzenia ewidencji]

1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) 6  wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;

2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;

3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);

5) przypisują oznaczenia literowe od "A" do "G" do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób:

a) literze "A" - jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,

b) literze "B" - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,

c) literze "C" - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,

d) literze "D" - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,

e) literze "E" - jest przypisane zwolnienie od podatku,

f) literze "F" i "G" - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;

6) przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku, o których mowa w pkt 5;

7) przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp;

8) 7  umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt pokazywanych na nim danych;

9) zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej - ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży;

10) przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu.

2. Podatnicy używający kas rozliczających więcej niż jedną transakcję równocześnie, zamykają wszystkie rozpoczęte w ciągu danej doby transakcje przed wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

3. Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

4. Osoba, o której mowa w ust. 3, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.

5. Informacja o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, są sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby, o której mowa w ust. 3.

6. Wzór informacji o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§  7.  [Kategorie kas]

1. Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają następujących kas:

1) kasy ogólne - przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych;

2) kasy o zastosowaniu specjalnym - których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i spełniają szczególne wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas związane ze szczególnymi formami obrotu lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy:

a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,

c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego,

d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

2. Podatnik może używać kasę, która łączy różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla danej kategorii kas.

3. W przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas.

4. Podatnicy, w zakresie świadczonych przez nich usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, używają kas, które uzyskały potwierdzenie, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, dla kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, z tym że jeżeli w potwierdzeniu wskazano, że dana kasa jest przeznaczona do współpracy z taksometrami określonego typu, podatnik jest obowiązany spełnić te warunki.

5. Jeżeli na podstawie odrębnych przepisów podatnicy świadczący usługi przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami nie są obowiązani do rozliczania się według wskazań taksometru, używają kas wyposażonych również w funkcję związaną ze stosowaniem cen umownych indywidualnie negocjowanych.

§  8.  [Sposób wystawienia i treść paragonu fiskalnego]

1. Paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

2. Do oznaczania skrótów nazw walut stosuje się oznaczenia skrótów nazw walut stosowane przez Narodowy Bank Polski.

§  9.  [Kontrola poprawności pracy kasy]

1. Podatnicy używający kas:

1) dokonują sprawdzenia poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku;

2) niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis każdą nieprawidłowość w pracy kasy;

3) udostępniają kasy do kontroli stanu nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów;

4) poddają kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu wykonywanemu przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis, w terminach określonych w § 54;

5) wpisują do książki kasy oraz nanoszą na obudowę kasy numer ewidencyjny, który dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i nie może być przypisany innym urządzeniom;

6) prowadzą i przechowują książkę kasy oraz przechowują programy, o których mowa w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas, przez okres używania kasy oraz udostępniają je na żądanie właściwych organów; w przypadku kas stacjonarnych książkę kasy, a także programy, przechowuje się w miejscu używania kasy;

7) dokonują wpisów do książki kasy przewidzianych do wykonania przez podatnika oraz umożliwiają dokonanie wpisów do książki kasy podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis;

8) powiadamiają niezwłocznie naczelnika urzędu skarbowego o utracie książki kasy;

9) występują niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki kasy w przypadku jej utraty.

2. Podatnik używający kasy korzysta wyłącznie z usług podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis.

3. Podatnik używający kasy może dokonać zmiany podmiotu prowadzącego serwis. O dokonanej zmianie podatnik, w terminie 5 dni od dnia jej dokonania, jest obowiązany powiadomić podmiot prowadzący serwis główny. Do dokonania przez podatnika zmiany nie jest wymagana zgoda podmiotu prowadzącego serwis główny.

4. Podatnik dokonując zmiany, o której mowa w ust. 3, jest obowiązany do wyboru podmiotu prowadzącego serwis, który na dzień dokonywania tej zmiany widnieje w wykazie serwisantów, o którym mowa w § 50.

§  10.  [Utrata kasy]

1. W przypadku utraty kasy podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku utraty kasy w wyniku kradzieży podatnik dołącza do powiadomienia potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania.

2. Termin określony w ust. 1 jest liczony zgodnie z przepisami art. 12 § 1 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

3. W przypadku odzyskania utraconej kasy podatnik:

1) niezwłocznie powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz

2) poddaje kasę, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, przy czym ponowne rozpoczęcie prowadzenia ewidencji może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu tego przeglądu.

§  11.  [Wymiana pamięci fiskalnej kasy]

1. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w wyniku jej zapełnienia lub w wyniku jej uszkodzenia, wymiana ta jest wykonywana wyłącznie przez podmiot prowadzący serwis główny.

2. W przypadku określonym w ust. 1, książka kasy nie podlega wymianie.

§  12.  ⁸ [Wystawianie paragonów fiskalnych, faktur i innych dokumentów w przypadku kas bez drukarek oraz urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów i usług w trybie bezobsługowym]

1. W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kasy, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f, gdy kasa nie zawiera drukarki kasy, podatnik:

1) nie wystawia paragonu fiskalnego, paragonu fiskalnego anulowanego, faktury i faktury anulowanej w postaci papierowej oraz zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych dla kas;

2) nie wystawia:

a) raportów fiskalnych dobowych,

b) raportów fiskalnych okresowych,

c) raportu fiskalnego rozliczeniowego,

d) łącznych raportów fiskalnych okresowych,

e) łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego,

f) raportów fiskalnych zdarzeń,

g) raportu fiskalnego fiskalizacji,

h) dokumentów niefiskalnych

- w postaci papierowej oraz bezpośrednio po wykonaniu przesyła raporty fiskalne okresowe, raport fiskalny rozliczeniowy, łączne raporty fiskalne okresowe, łączny raport fiskalny rozliczeniowy i raporty fiskalne zdarzeń do komputerowych systemów ogólnodostępnych i dokonuje ich zapisu lub wydruku w tych systemach, a raporty fiskalne dobowe, raport fiskalny fiskalizacji i dokumenty niefiskalne może przesłać do tych systemów i dokonać ich zapisu lub wydruku w tych systemach.

2. W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f, gdy kasa zawiera drukarkę kasy, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego, paragonu fiskalnego anulowanego, faktury i faktury anulowanej w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

³ § 3 ust. 3 pkt 6 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia z dnia 3 marca 2023 r. (Dz.U.2023.490) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 16 marca 2023 r.

⁴ § 3 ust. 3 pkt 7 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia z dnia 3 marca 2023 r. (Dz.U.2023.490) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 16 marca 2023 r.

⁵ § 3 ust. 4 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia z dnia 3 marca 2023 r. (Dz.U.2023.490) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 16 marca 2023 r.

⁶ § 6 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia z dnia 3 marca 2023 r. (Dz.U.2023.490) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 16 marca 2023 r.

⁷ § 6 ust. 1 pkt 8 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. b rozporządzenia z dnia 3 marca 2023 r. (Dz.U.2023.490) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 16 marca 2023 r.

⁸ § 12 zmieniony przez § 1 pkt 4 rozporządzenia z dnia 3 marca 2023 r. (Dz.U.2023.490) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 16 marca 2023 r.