Rozdział 3 - Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej - Zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Monitor Polski

M.P.2014.708 t.j.

Akt utracił moc

Wersja od: 25 sierpnia 2014 r.

Rozdział  3

Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

§  9.

1. Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w:

1) spisie zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) odpowiadających jej inwentarzach.

2. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum i stanowi materiał archiwalny.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 5 ust. 2, informacje o wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach prowadzonych w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację.

§  10.

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 1 i 2, rozpoczyna się w pierwszym dniu roboczym po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania. Brakowanie wykonuje się w archiwum.

2. (uchylony).

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych wykonuje się w archiwum po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy.

4. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem "Bc" podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych, w których dokumentacja jest przechowywana, bezpośrednio po stwierdzeniu utraty przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla CBA.

5. O zamiarze podjęcia czynności brakowania, o której mowa w ust. 1, archiwum powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Wraz z powiadomieniem archiwum przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 5, nie zajmie stanowiska w terminie 14 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, uznaje się, że nie zachodzą przesłanki wymienione w § 11, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

§  11.

1. Nie podlega brakowaniu dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania minął, jeżeli jest niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, a zwłaszcza konieczna do zachowania dla celów kontrolnych i dowodowych w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

2. W przypadku zaistnienia przesłanek wymienionych w ust. 1 kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

§  12.

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się, z zastrzeżeniem § 18, przez:

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) wykonanie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:

a) oznaczonej symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem "Bc" oraz protokołu oceny tej dokumentacji

- zwanych dalej "spisem i protokołem";

3) zatwierdzenie odpowiednio przez:

a) Szefa CBA - spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a,

b) kierownika jednostki organizacyjnej - spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 5 i 6 do zarządzenia.

§  13.

1. Czynności brakowania dokonuje powołana w tym celu komisja.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą:

1) wyznaczeni przez dyrektora archiwum funkcjonariusze archiwum w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 1 i 3;

2) co najmniej jeden, wyznaczony przez dyrektora archiwum lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza, funkcjonariusz archiwum oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana, w przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 4.

3. Komisję, o której mowa w ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana.

§  14.

1. W przypadku brakowania dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 4, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności praktycznej dla CBA, każdy z członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.

2. Dyrektor archiwum lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana.

§  15.

1. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu podlegające zatwierdzeniu. Jeden egzemplarz spisu i protokołu jest przechowywany w jednostce organizacyjnej dokonującej brakowania dokumentacji niearchiwalnej, natomiast drugi jest przekazywany do archiwum.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum spis i protokół, o których mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

§  16.

1. Zezwolenie na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwane dalej "zezwoleniem", na podstawie zatwierdzonego spisu i protokołu wydaje dyrektor archiwum lub upoważniony przez niego funkcjonariusz.

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej niszczącej dokumentację niearchiwalną, drugi w archiwum, a trzeci jest przeznaczony dla instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną.

§  16a.

1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 10 ust. 4, informacje o wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach prowadzonych w jednostce organizacyjnej dokonującej brakowania.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, dokonuje się za zgodą dyrektora archiwum CBA, jeżeli ewidencje te zostały przekazane na stan ewidencyjny archiwum CBA.

§  17.

1. Bezpośredni nadzór nad zniszczeniem lub przekazaniem do zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej sprawuje przewodniczący komisji, o której mowa w § 13 ust. 1.

2. Wybrakowaną dokumentację niearchiwalną przekazuje do zniszczenia właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka organizacyjna CBA.

3. Zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić w obecności wszystkich członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 1, lub co najmniej w obecności jej przewodniczącego.

4. Jednostka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie archiwum o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie później niż w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

5. Dopuszczalne jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej bezpośrednio w jednostce organizacyjnej, która dokonała wybrakowania tej dokumentacji. Przepisy ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

§  18.

1. Komunikaty oraz materiały z obserwacji spełniające warunki określone w art. 14 ust. 8 ustawy o CBA podlegają niezwłocznie protokolarnemu, komisyjnemu zniszczeniu. Zniszczenia tych materiałów dokonuje się z pominięciem czynności, o których mowa w § 12. Zniszczenie komunikatów oraz materiałów z obserwacji zarządza Szef CBA na podstawie pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Ze zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji sporządza się protokół zniszczenia, który podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch egzemplarzach, według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do zarządzenia, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi włącza się do akt sprawy przekazywanych do archiwum.

4. Komisyjne niszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum.