Zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.
M.P.2014.708 t.j.
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 26
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 30 marca 2010 r.
w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji
Zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji
Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
- zwanych dalej "spisem i protokołem";
Zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
Zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
WZÓR
WZÓR
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Warszawa, dnia ............................
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY
NR ..............1)
Lp. | Znak jednostki archiwalnej | Tytuł jednostki archiwalnej | Daty skrajne | Kategoria archiwalna | Liczba stron | Miejsce przechowywania w archiwum | Nr i data protokołu zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
.......................................................................
(podpis kierownika jednostki organizacyjnej)
Zdał: .................................................. Przyjął: .......................................................
(podpis osoby zdającej) (podpis dyrektora archiwum lub
upoważnionej osoby)
______
1) Numer nadaje archiwum.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
WZÓR
WZÓR
Lp. | Data sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego | Data przyjęcia spisu zdawczo-odbiorczego | Nazwa jednostki organizacyjnej przekazującej spisy | Data wytworzenia dokumentacji | Liczba jednostek archiwalnych | Rozliczenie jednostek archiwalnych | Uwagi | |||
wg spisu zdawczo-odbiorczego | przyjętych | zniszczono | przekazano | pozostało | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
ZAŁĄCZNIK Nr 3
WZÓR
WZÓR
(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)
.................................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolami "B" i "BE", przeznaczonej do zniszczenia
Lp. | Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego | Symbol z wykazu akt CBA | Tytuł jednostki archiwalnej | Daty skrajne | Liczba tomów/ liczba metrów bieżących | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
UWAGA:
Kierownik jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana, odpowiada za zachowanie dokumentacji niezbędnej do prac bieżących w jednostce organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.
Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających brakowaniu, z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego, daty wytworzenia, liczby stron, stanowi załącznik do spisu dokumentacji niearchiwalnej.
ZAŁĄCZNIK Nr 4
WZÓR
WZÓR
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji)
1) ...........................................................................................................................................
2) ...........................................................................................................................................
3) ............................................................................................................................................
4) ...........................................................................................................................................
5) ...........................................................................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości .................. m.b. i stwierdziła, że:
* stanowi ona dokumentację niearchiwalną, której terminy przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt upłynęły,
* nie zawiera akt niezbędnych do prac bieżących oraz dla celów kontrolnych lub w sprawach będących lub mogących być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego w ..................................................................................................................................................
(nazwy jednostek organizacyjnych, których akta są brakowane)
Przewodniczący Komisji .........................................
(podpis)
Członkowie Komisji .................................................
(podpisy)
...................................................
...................................................
...................................................
Załączniki:
............ kart spisu
(liczba)
........... pozycji spisu
(liczba)
ZAŁĄCZNIK Nr 5
WZÓR
WZÓR
(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)
.................................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "Bc", przeznaczonej do zniszczenia
Lp. | Symbol z wykazu akt CBA | Tytuł jednostki archiwalnej | Daty skrajne | Liczba metrów bieżących | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
UWAGA:
Kierownik jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana, odpowiada za zachowanie dokumentacji niezbędnej do prac bieżących w jednostce organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.
Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających brakowaniu, z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego, daty wytworzenia, liczby stron, stanowi załącznik do spisu dokumentacji niearchiwalnej.
ZAŁĄCZNIK Nr 6
WZÓR
WZÓR
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji)
1) ...........................................................................................................................................
2) ...........................................................................................................................................
3) ............................................................................................................................................
4) ...........................................................................................................................................
5) ...........................................................................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości ................... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych CBA.
Przewodniczący Komisji .........................................
(podpis)
Członkowie Komisji .................................................
(podpisy)
...................................................
...................................................
...................................................
Załączniki:
............ kart spisu
(liczba)
............ pozycji spisu
(liczba)
ZAŁĄCZNIK Nr 7
WZÓR
WZÓR
(pieczęć nagłówkowa dyrektora archiwum)
Egz. nr ...............
Warszawa, dnia ............................
ZEZWOLENIE nr .......
na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia
Wyrażam zgodę na przekazanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
z lat ............................ zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia z dnia ........................... znak .................................. w ilości około .........................
(słownie: ............................................................................................................................) m.b.,
z wyjątkiem pozycji .....................................................................................................................
.........................................................
(pieczątka imienna i podpis
osoby wydającej zezwolenie)
ZAŁĄCZNIK Nr 8
WZÓR
WZÓR
"ZATWIERDZAM"
(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)
.................................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
PROTOKÓŁ
zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji
Komisja w składzie: (imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)
1) ...........................................................................................................................................
2) ...........................................................................................................................................
3) ............................................................................................................................................
dokonała w dniu ............................. r. zniszczenia niżej wymienionych komunikatów oraz materiałów z obserwacji (np. fotografii, nagrań filmowych):
Lp. | Rodzaj nośnika danych/nazwa dokumentu | Pojemność nośnika | Nr ewidencyjny | Nr egzemplarza | Uwagi/sposób zniszczenia (rozmagnesowanie, zniszczenie fizyczne) |
Przewodniczący Komisji .........................................
(podpis)
Członkowie Komisji .................................................
(podpisy)
...................................................
...................................................
ZAŁĄCZNIK Nr 9
WZÓR
WZÓR
Część A - Zasady sporządzania wydruku spisu zdawczo-odbiorczego odpowiadającego treści spisu zdawczo-odbiorczego w postaci dokumentu elektronicznego
1. Strona tytułowa
Na stronie tytułowej umieszcza się:
1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne;
2) miejscowość i datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego;
3) tytuł: "Spis zdawczo-odbiorczy";
4) nazwę jednostki organizacyjnej, która wytworzyła materiały archiwalne;
5) nazwę archiwum, do którego materiały archiwalne są przekazywane;
6) liczbę pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;
7) liczbę stron spisu zdawczo-odbiorczego;
8) datę i podpis przekazującego;
9) datę i podpis odbierającego.
2. Kolejne strony spisu zdawczo-odbiorczego
Na kolejnych stronach spisu zdawczo-odbiorczego umieszcza się następujące elementy:
1) w nagłówku każdej strony:
a) "Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych "nazwa jednostki" ", gdzie "nazwa jednostki" oznacza nazwę jednostki organizacyjnej, która wytworzyła materiały archiwalne,
b) datę wydruku spisu zdawczo-odbiorczego;
2) w stopce każdej strony: numer strony spisu zdawczo-odbiorczego;
3) w treści każdej strony:
a) Lp.
Objaśnienie: liczba porządkowa w spisie zdawczo-odbiorczym, kolejna liczba naturalna, począwszy od 1,
b) Znak jednostki archiwalnej
Objaśnienie: symbol klasyfikacyjny z wykazu akt CBA,
c) Tytuł jednostki archiwalnej
Objaśnienie: hasło klasyfikacyjne z wykazu akt CBA,
d) Daty skrajne
- podelement: od
Objaśnienie: rok początkowy materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce,
- podelement: do
Objaśnienie: rok końcowy materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce
Uwaga: W przypadku gdy dokumentacja w przekazywanej teczce dotyczy jednego roku, należy wpisać ten sam rok w obu kolumnach,
e) Liczba stron
Objaśnienie: liczba stron w teczce,
f) Uwagi
Objaśnienie: dodatkowe informacje o dokumentacji w przekazywanej teczce. Miejsce na wpisanie informacji, które mogą być istotne dla pełniejszego określenia przekazywanej jednostki archiwalnej, a nieuwzględnionych w pozostałych elementach spisu zdawczo-odbiorczego.
Przykładowy wzór pierwszej strony spisu zdawczo-odbiorczego
Egz. nr ........
..........................................
(pieczęć CBA)
Warszawa, dnia .........................
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY Nr ..............
materiałów archiwalnych .............................................................................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
przekazanych do archiwum państwowego w ...............................................................................
........................................................ ............................................................
(data i podpis odbierającego) (data i podpis dyrektora archiwum lub
upoważnionego funkcjonariusza)
Przykładowy wzór kolejnych stron spisu zdawczo-odbiorczego
......................................................................
(data wydruku spisu zdawczo-odbiorczego)
Lp. | Znak jednostki archiwalnej | Tytuł jednostki archiwalnej | Daty skrajne od - do | Stron | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Część B - Zasady sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego w postaci dokumentu elektronicznego
1) spis zdawczo-odbiorczy zawiera informacje odnoszące się do całego spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w części A ust. 1 pkt 1-6;
2) spis zdawczo-odbiorczy zawiera dane dla każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w części A ust. 2 pkt 3 lit. a-e oraz może zawierać dane wymienione w części A ust. 2 pkt 3 lit. f.
ZAŁĄCZNIK Nr 10
WZÓR
WZÓR
Lp. | Nr spisu zdawczo-odbiorczego | Data sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego | Nazwa archiwum państwowego, do którego przekazano materiały archiwalne | Nazwa wytwórcy/rodzaj przekazywanych materiałów archiwalnych | Daty skrajne dokumentacji | Liczba przekazanych jednostek archiwalnych | Sygnatura materiałów archiwalnych nadana po przekazaniu | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »