Art. 1. - Umowa między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Sekretariatem Poszerzonego Porozumienia Częściowego Rady Europy w sprawie szlaków kulturowych dotycząca 12. Dorocznego Forum Doradczego Szlaków Kulturowych Rady Europy. Bruksela.2022.11.29.

Monitor Polski

M.P.2023.225

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 listopada 2022 r.

Artykuł  1

ORGANIZACJA, UDOGODNIENIA I OBSŁUGA

Strony postanawiają ustanowić "Komitet Sterujący", w skład którego wejdą, w równej liczbie, przedstawiciele Sekretariatu EPA oraz koordynatorzy z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego Rzeczypospolitej Polskiej.

Zadaniem Komitetu Sterującego będzie przygotowanie programu wydarzeń, które będą się odbywać podczas Forum programu "Szlaki Kulturowe".

Gospodarz informuje, że powołał zespół projektowy do koordynacji, po stronie polskiej, wszystkich działań związanych z organizacją Forum w Łodzi. Do obsługi Forum Gospodarz powinien zapewnić odpowiednie zasoby ludzkie, odpowiadające tym oddelegowanym przez Sekretariat EPA.

1. WKŁAD SEKRETARIATU EPA

Będzie obejmował następujące elementy:

1) PROGRAM

Sekretariat EPA zapewni przygotowanie, w ścisłej współpracy z Gospodarzem: programu Forum, listy prelegentów, dokumentu koncepcyjnego, biogramów prelegentów, programu spotkań towarzyszących.

Wstępny program zostanie przygotowany do 15 lutego 2023 roku. Będzie zawierał tematy sesji tematycznych oraz propozycje nazwisk głównych prelegentów, które zostaną omówione przez Biuro EPA na spotkaniu w marcu 2023 roku.

Kolejna wersja programu zostanie przedstawiona na posiedzeniu Rady Zarządzającej EPA w maju 2023 roku.

Ostateczna wersja programu zostanie przygotowana do 31 lipca 2023 roku.

Dokument koncepcyjny będzie gotowy do 30 czerwca 2023 roku.

Program spotkań towarzyszących będzie gotowy do 31 lipca 2023 roku.

Proponowanym tematem Forum jest "Dziedzictwo poprzemysłowe w przestrzeni miejskiej". Zostanie on omówiony przez Biuro EPA na spotkaniu w marcu 2023 roku. Następnie zostanie zatwierdzony ostateczny temat Forum.

2) ZAPROSZENIA

Sekretariat EPA przygotuje, w ścisłej współpracy z Gospodarzem:

- projekt zaproszenia;

- listę gości (dostępną online) obejmującą przedstawicieli państw członkowskich EPA, obserwatorów EPA, certyfikowanych szlaków kulturowych, sieci ubiegających się o certyfikat, ekspertów programu, członków sieci uniwersyteckich oraz przedstawicieli organizacji międzynarodowych;

- formularz rejestracyjny online dla uczestników Forum. Sekretariat EPA będzie przekazywał Gospodarzowi listę zarejestrowanych uczestników, raz w tygodniu w ustalonym przez Strony dniu. Wraz ze zbliżaniem się terminu zakończenia rejestracji lista może być przekazywana częściej.

Zaproszenia zostaną podpisane wspólnie przez Gospodarza i Sekretariat EPA. Zaproszenia zostaną rozesłane przez Sekretariat EPA nie później niż do 30 czerwca 2023 roku.

3) UCZESTNICTWO

Sekretariat EPA będzie koordynować przygotowanie i realizację Forum wraz z wyznaczonymi przedstawicielami Gospodarza.

Sekretariat EPA zapewni obecność 5 swoich przedstawicieli podczas trwania Forum.

Sekretariat EPA pokryje koszty podróży i zakwaterowania do 10 głównych prelegentów, wyszczególnionych w programie Forum. Wszyscy pozostali prelegenci oraz wszyscy uczestnicy pokryją koszty podróży i zakwaterowania we własnym zakresie.

4) INFORMACJA

Materiały:

- Sekretariat EPA przekaże do 400 długopisów, notatników i folderów z programami, które zostaną umieszczone w torbie Forum;

- Sekretariat EPA prześle ogólne roll-upy lub materiały wideo do wyświetlenia oraz publikacje organizacji, jak również wybrane roll-upy lub materiały wideo do wyświetlenia na temat szlaków kulturowych.

Intemet/strona internetowa:

- Witryna internetowa Rady Europy zapewni widoczność wydarzenia dzięki dedykowanej stronie internetowej zawierającej projekt programu, dokument koncepcyjny, informacje praktyczne oraz formularz rejestracyjny;

- Strona internetowa EPA będzie regularnie przekazywać informacje na temat Forum, w tym poprzez media społecznościowe EPA.

Media i prasa:

- Widoczność będzie również zapewniona przez Radę Europy podczas wydarzenia przez komunikaty prasowe, wywiady, publikowanie wiadomości.

Sekretariat EPA, na żądanie Gospodarza, prześle wszystkie materiały informacyjne na temat Forum (w formacie PDF), do przetłumaczenia na język narodowy i wydrukowania na miejscu.

2. WKŁAD GOSPODARZA

Będzie obejmował następujące elementy:

1) PROGRAM

Gospodarz zapewni, w ścisłej współpracy z Sekretariatem EPA:

- przeprowadzenie, najpóźniej 6 miesięcy przed Forum, wizyty przygotowawczej, w celu omówienia logistyki, programu i wydarzeń Forum, w ramach której pokryje koszty podróży oraz zakwaterowania (2 noclegi) dla maksymalnie 2 przedstawicieli Sekretariatu EPA; '

- przekazanie do 1 marca 2023 roku informacji zwrotnej na temat propozycji wstępnego programu, którą Sekretariat EPA powinien przedłożyć nie później niż do 15 lutego 2023 roku,

- przygotowanie, w uzgodnieniu z Sekretariatem EPA, programu kulturalnego Forum, biorąc pod uwagę również program spotkań towarzyszących. Tam, gdzie to możliwe, program kulturalny powinien wiązać się z tematyką szlaków kulturowych Rady Europy przebiegających przez kraj Gospodarza;

- umożliwienie kontaktu z tłumaczami (aby dostarczyć im przed Forum całą dokumentację wytworzoną w związku z Forum w celu ich odpowiedniego przygotowania się).

2) ZAPROSZENIA

Gospodarz, ściśle współpracując z Sekretariatem EPA:

- zapozna się z propozycją zaproszenia, która zostanie przekazana przez Sekretariat EPA nie później niż do 10 marca 2023 roku, i zgłosi ewentualne zmiany do niej do 31 marca 2023 roku;

- przekaże podpisane zaproszenia (lub dostarczy do Sekretariatu EPA w formacie elektronicznym podpisy osób podpisujących je w imieniu Gospodarza) oraz logo instytucji w formacie cyfrowym (w wysokiej rozdzielczości) nie później niż do 31 maja 2023 roku; - uzgodni nie później niż do 31 marca 2023 roku, jakie informacje mają zostać zebrane za pośrednictwem internetowego formularza rejestracyjnego, przygotowane i gromadzone przez Sekretariat EPA, w szczególności dotyczące spotkań towarzyszących, preferencji żywieniowych, transferu i zakwaterowania;

- przekaże Sekretariatowi EPA, adres poczty elektronicznej, na który będzie przesyłany do wiadomości każdy e-mail z wysyłanym zaproszeniem. Na ten sam adres uczestnicy będą mogli kierować zapytania w kwestiach logistycznych.

3) UCZESTNICTWO

Gospodarz:

- pokryje koszty podróży (z i do Strasburga lub Luksemburga) oraz zakwaterowania maksymalnie 5 przedstawicieli Sekretariatu EPA (do 5 noclegów). Organizacja podróży będzie musiała być dokonana w ścisłej współpracy z Sekretariatem EPA;

- zablokuje około 400 pokoi hotelowych, w hotelach różnych kategorii położonych nie dalej niż 5 kilometrów do miejsca Forum, które zostaną zaproponowane uczestnikom. Zarejestrowani uczestnicy są odpowiedzialni za dokonanie swojej rezerwacji noclegów w hotelu i jej opłacenie;

- przygotuje ulotkę z praktycznymi informacjami zawierającą: informacje o wymaganiach wizowych, rekomendacje dotyczące dojazdu do miejsca Forum oraz informacje o hotelach;

- wprowadzi specjalne rozwiązania dla gości VIP (transfer z i na lotnisko lub dworzec, rezerwacja miejsc podczas sesji, lunchów i kolacji, dedykowana pomoc lokalnego personelu).

4) INFORMACJA

Gospodarz, ściśle współpracując z Sekretariatem EPA:

- będzie regularnie informować o wydarzeniu poprzez oficjalne kanały na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym. Komunikaty te mogą być ponownie wykorzystane przez Sekretariat EPA;

- przekaże Sekretariatowi EPA 10 zdjęć przedstawiających miejsce Forum (w tym informacje dotyczące praw autorskich), w wysokiej rozdzielczości, w formacie poziomym, w celu promowania wydarzenia w wiadomościach zamieszczanych na stronie internetowej;

- przed Forum przekaże prasie krajowej i lokalnej informacje o tym wydarzeniu oraz zorganizuje w dniu otwarcia Forum wspólną konferencję prasową z udziałem władz krajowych wysokiego szczebla (na szczeblu ministerialnym) i przedstawicieli Rady Europy;

- przygotuje komunikat prasowy, który będzie dystrybuowany przed Forum;

- zapewni fotografa i kamerzystę do relacjonowania wydarzenia, a po jego zakończeniu udostępni on-line uczestnikom Forum zdjęcia z wydarzenia;

- w razie potrzeby, przetłumaczy na język narodowy i wydrukuje materiały dotyczące szlaków kulturowych Rady Europy (minimum 100 egzemplarzy broszury i 100 egzemplarzy ulotki);

- przygotuje co najmniej 3 roll-upy lub materiały wideo do wyświetlenia, poświęcone wydarzeniu, z logo Rady Europy i Gospodarza, które należy umieścić przed główną salą konferencyjną i innymi miejscami;

- zapewni co najmniej 2 ekrany plazmowe lub podobne do wyświetlania spotów promocyjnych w miejscu przerw kawowych;

- przygotuje co najmniej jeden duży plakat lub materiał wideo do wyświetlenia dotyczący wydarzenia w głównej sali konferencyjnej;

- zleci zaprojektowanie i wyprodukowanie torby dla uczestników Forum, w której zostaną umieszczone materiały informacyjne dotyczące Forum. Toreb powinno być tyle, ilu uczestników Forum. Torba powinna być zaopatrzona w logo szlaków kulturowych Rady Europy i wskazane jest, aby została wyprodukowana w Europie, przy wykorzystaniu zrównoważonych surowców;

- zapewni do 400 smyczy i identyfikatorów dla każdego uczestnika Forum. Identyfikatory powinny nosić logo Rady Europy i Gospodarza.

5) LOGISTYKA