Umowa między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Sekretariatem Poszerzonego Porozumienia Częściowego Rady Europy w sprawie szlaków kulturowych dotycząca 12. Dorocznego Forum Doradczego Szlaków Kulturowych Rady Europy. Bruksela.2022.11.29.
M.P.2023.225
Akt obowiązującyUMOWA
między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Sekretariatem Poszerzonego Porozumienia Częściowego Rady Europy w sprawie szlaków kulturowych dotycząca 12. Dorocznego Forum Doradczego Szlaków Kulturowych Rady Europy,
podpisana w Brukseli dnia 29 listopada 2022 r.
12. Doroczne Forum Doradcze Szlaków Kulturowych Rady Europy (zwane dalej "Forum") odbędzie się w Łodzi w dniach od 20 do 22 września 2023 roku.
Współorganizacja Forum będzie polegać na ścisłej współpracy Sekretariatu EPA z Rządem Rzeczypospolitej Polskiej, reprezentowanym przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego Rzeczypospolitej Polskiej, zwanym dalej "Gospodarzem".
Przedmiotem niniejszej umowy między Gospodarzem a Sekretariatem EPA (zwanymi dalej "Stronami") jest określenie zakresu, warunków i odpowiedzialności każdej ze Stron dotyczących przygotowania, koordynacji i zarządzania Forum.
ORGANIZACJA, UDOGODNIENIA I OBSŁUGA
Strony postanawiają ustanowić "Komitet Sterujący", w skład którego wejdą, w równej liczbie, przedstawiciele Sekretariatu EPA oraz koordynatorzy z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego Rzeczypospolitej Polskiej.
Zadaniem Komitetu Sterującego będzie przygotowanie programu wydarzeń, które będą się odbywać podczas Forum programu "Szlaki Kulturowe".
Gospodarz informuje, że powołał zespół projektowy do koordynacji, po stronie polskiej, wszystkich działań związanych z organizacją Forum w Łodzi. Do obsługi Forum Gospodarz powinien zapewnić odpowiednie zasoby ludzkie, odpowiadające tym oddelegowanym przez Sekretariat EPA.
Będzie obejmował następujące elementy:
Sekretariat EPA zapewni przygotowanie, w ścisłej współpracy z Gospodarzem: programu Forum, listy prelegentów, dokumentu koncepcyjnego, biogramów prelegentów, programu spotkań towarzyszących.
Wstępny program zostanie przygotowany do 15 lutego 2023 roku. Będzie zawierał tematy sesji tematycznych oraz propozycje nazwisk głównych prelegentów, które zostaną omówione przez Biuro EPA na spotkaniu w marcu 2023 roku.
Kolejna wersja programu zostanie przedstawiona na posiedzeniu Rady Zarządzającej EPA w maju 2023 roku.
Ostateczna wersja programu zostanie przygotowana do 31 lipca 2023 roku.
Dokument koncepcyjny będzie gotowy do 30 czerwca 2023 roku.
Program spotkań towarzyszących będzie gotowy do 31 lipca 2023 roku.
Proponowanym tematem Forum jest "Dziedzictwo poprzemysłowe w przestrzeni miejskiej". Zostanie on omówiony przez Biuro EPA na spotkaniu w marcu 2023 roku. Następnie zostanie zatwierdzony ostateczny temat Forum.
Sekretariat EPA przygotuje, w ścisłej współpracy z Gospodarzem:
Zaproszenia zostaną podpisane wspólnie przez Gospodarza i Sekretariat EPA. Zaproszenia zostaną rozesłane przez Sekretariat EPA nie później niż do 30 czerwca 2023 roku.
Sekretariat EPA będzie koordynować przygotowanie i realizację Forum wraz z wyznaczonymi przedstawicielami Gospodarza.
Sekretariat EPA zapewni obecność 5 swoich przedstawicieli podczas trwania Forum.
Sekretariat EPA pokryje koszty podróży i zakwaterowania do 10 głównych prelegentów, wyszczególnionych w programie Forum. Wszyscy pozostali prelegenci oraz wszyscy uczestnicy pokryją koszty podróży i zakwaterowania we własnym zakresie.
Materiały:
Intemet/strona internetowa:
Media i prasa:
Sekretariat EPA, na żądanie Gospodarza, prześle wszystkie materiały informacyjne na temat Forum (w formacie PDF), do przetłumaczenia na język narodowy i wydrukowania na miejscu.
Będzie obejmował następujące elementy:
Gospodarz zapewni, w ścisłej współpracy z Sekretariatem EPA:
Gospodarz, ściśle współpracując z Sekretariatem EPA:
Gospodarz:
Gospodarz, ściśle współpracując z Sekretariatem EPA:
A.
SALE KONFERENCYJNE I OBSŁUGA MEDIALNA
SALE KONFERENCYJNE I OBSŁUGA MEDIALNA
Strony potwierdzają, że EC1 Łódź - Miasto Kultury spełnia warunki konieczne do organizacji Forum.
Gospodarz udostępni:
-jedną salę na spotkania towarzyszące mieszczącą co najmniej 100 osób oraz dwie sale mieszczące co najmniej 50 osób, wszystkie z komputerem podłączonym do projektora;
B.
CATERING
CATERING
Przy zamawianiu wyżywienia na Forum należy uwzględnić informacje o alergiach, nietolerancjach pokarmowych oraz preferencjach żywieniowych zebrane w formularzu rejestracyjnym.
C.
TŁUMACZENIA
TŁUMACZENIA
Kontakt z tłumaczami nawiąże Gospodarz. Wszystkie materiały przygotowane na Forum (prezentacje, przemówienia i dokumenty) zostaną wcześniej przekazane przez Sekretariat EPA tłumaczom w celu ich optymalnego przygotowania się. Sekretariat EPA może stworzyć wspólną platformę internetową, na której tłumacze mogą gromadzić materiały.
D.
ZAKWATEROWANIE I PRZEJAZDY
ZAKWATEROWANIE I PRZEJAZDY
Gospodarz zablokuje około 400 pokoi hotelowych w hotelach położonych nie dalej niż 5 kilometrów od miejsca Forum. Na wszystkie noclegi podczas Forum powinny być oferowane pokoje w hotelach różnych kategorii.
Gospodarz zapewni zorganizowanie przejazdu z i na lotnisko lub dworzec dla wszystkich przedstawicieli Sekretariatu EPA i gości VIP (do 55 osób). Kontakt z uczestnikami w sprawie godzin przyjazdu i wyjazdu odbywa się bezpośrednio poprzez formularz rejestracyjny.
Transport na wszystkie imprezy towarzyszące organizuje Gospodarz.
W przypadku, gdy jakiekolwiek wydarzenie Forum (kolacja otwarcia lub pożegnalna, inne) będzie odbywało się w innym miejscu niż główne miejsce Forum i wymagało przejazdu, Gospodarz zapewni transport dla wszystkich uczestników.
DODATKOWE WYMAGANIA
Wszelkie dodatkowe wymagania, które nie zostały przewidziane w niniejszej umowie, będą omawiane przez obie Strony w celu znalezienia odpowiedniego rozwiązania.
ROZSTRZYGANIE SPORÓW
Wszelkie spory dotyczące interpretacji lub stosowania niniejszej Umowy, o ile Strony nie postanowią inaczej, będą rozstrzygane w drodze negocjacji.
POPRAWKI
Wszelkie poprawki do niniejszej Umowy będą dokonywane za obopólną zgodą Stron w drodze pisemnego porozumienia.
PRZYWILEJE I IMMUNITETY
Żadne postanowienie niniejszej Umowy ani z niej wynikające nie będzie uważane za rezygnację z przywilejów i immunitetów Rady Europy.
OKRES OBOWIĄZYWANIA
Umowa niniejsza wchodzi w życie z dniem podpisania i pozostaje w mocy do czasu całkowitego wypełnienia przez Strony wszystkich zobowiązań określonych w jej postanowieniach. Zakończenie obowiązywania Umowy nastąpi w drodze wymiany listów, w których obie Strony potwierdzać będą, że wszelkie zobowiązania wynikające z Umowy, w tym finansowe, zostały wykonane. Za datę zakończenia obowiązywania niniejszej Umowy będzie uważać się datę otrzymania listu drugiej Strony.
Podpisano w Brukseli dnia 29 listopada 2022 roku w dwóch oryginalnych egzemplarzach, każdy w językach polskim i angielskim, przy czym oba teksty są jednakowo autentyczne. W przypadku rozbieżności między obydwoma tekstami, tekst w języku angielskim będzie rozstrzygający.
Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »