Rozdział 4 - Dokumentowanie czynności kontrolnych. Protokół kontroli - Postępowanie kontrolne.
Monitor Polski
M.P.2011.87.913
Akt utracił moc Wersja od: 3 września 2011 r.
Rozdział 4
Dokumentowanie czynności kontrolnych. Protokół kontroli
Dokumentowanie czynności kontrolnych. Protokół kontroli
§ 19.
1.
Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych w sposób określony w niniejszym rozdziale, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli.2.
Akta kontroli obejmują w szczególności materiały dowodowe i inne dokumenty wymienione w niniejszym rozdziale.3.
Na początku każdego tomu akt zamieszcza się wykaz materiałów zawartych w danym tomie, wymieniając ich nazwy i cechy identyfikujące (numery, daty) oraz wskazując odpowiednie strony akt.4.
Kontroler numeruje zapisane strony akt kontroli.§ 20.
1.
Kontroler udostępnia akta kontroli z zachowaniem przepisów o tajemnicy kontrolerskiej i innych tajemnicach ustawowo chronionych.2.
Udostępniając akta kontroli kierownikowi jednostki kontrolowanej, kontroler musi uwzględnić cel kontroli.§ 21.
1.
Kontroler sporządza niezbędne odpisy dokumentów lub odpowiednie z nich wyciągi, a także zestawienia i obliczenia dokonywane na podstawie dokumentów.2.
Żądanie od kierownika jednostki kontrolowanej wydania polecenia sporządzenia odpisów, wyciągów, zestawień lub obliczeń przez podległych mu pracowników może nastąpić tylko w przypadkach uzasadnionych potrzebami kontroli.3.
Jeżeli zachodzi potrzeba włączenia do akt kontroli określonego dokumentu lub jego części, kontroler włącza odpis, potwierdzony w sposób określony w art. 37 ust. 2 ustawy.§ 22.
1.
Kontroler, zabezpieczając materiały dowodowe w sposób określony w art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy, wystawia pokwitowanie według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia i pozostawia je w jednostce kontrolowanej; kopię pokwitowania włącza do akt kontroli.2.
W razie odmowy zwolnienia materiałów dowodowych spod zabezpieczenia (art. 36 ust. 2 ustawy) kontroler przedstawia wniosek wraz ze swoim stanowiskiem dyrektorowi właściwej jednostki kontrolnej.3.
Kontroler zwraca zabezpieczone materiały dowodowe po otrzymaniu pokwitowania, które włącza do akt kontroli.§ 23.
W razie zasięgania przez kontrolera informacji lub uzyskiwania wyjaśnień na podstawie art. 29 pkt 2 lit. f ustawy informacje lub wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie.§ 24.
1.
Kontroler sporządza protokół pobrania rzeczy według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia.2.
Jeżeli osoba uczestnicząca w pobraniu rzeczy odmawia podpisania protokołu lub nie może go podpisać, kontroler zamieszcza w protokole odpowiednią wzmiankę i opisuje podane przez osobę uczestniczącą w pobraniu rzeczy przyczyny odmowy lub niemożności podpisania.§ 25.
1.
Kontroler sporządza protokół oględzin według wzoru określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia.2.
Przepis § 24 ust. 2 stosuje się odpowiednio.3.
Załączniki do protokołu oględzin wymienione w art. 39 ust. 4 pkt 2 ustawy powinny być zabezpieczone w sposób uniemożliwiający zastąpienie ich innymi.§ 26.
1.
Kontroler sporządza protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień według wzoru określonego w załączniku nr 5 do zarządzenia lub ustnego oświadczenia według wzoru określonego w załączniku nr 6 do zarządzenia.2.
Wyjaśnienia i oświadczenia mogą też być złożone na piśmie. Kontroler odmawia ich przyjęcia, jeżeli nie zostały podpisane.§ 27.
1.
Kontroler wysyła wezwanie do osobistego stawienia się w charakterze świadka według wzoru określonego w załączniku nr 7 do zarządzenia.2.
Kontroler wydaje postanowienie o nałożeniu kary pieniężnej na świadka za niestawienie się bez uzasadnionej przyczyny na wezwanie według wzoru określonego w załączniku nr 8 do zarządzenia.3.
Kontroler wydaje postanowienie o uchyleniu postanowienia o nałożeniu kary pieniężnej, o którym mowa w ust. 2, według wzoru określonego w załączniku nr 9 do zarządzenia.4.
Kontroler sporządza protokół przesłuchania świadka według wzoru określonego w załączniku nr 10 do zarządzenia.§ 28.
Dyrektor właściwej jednostki kontrolnej wydaje postanowienie o powołaniu biegłego według wzoru określonego w załączniku nr 11 do zarządzenia.§ 29.
1.
Kontroler wydaje postanowienie o powołaniu specjalisty w danej dziedzinie wiedzy lub praktyki do udziału w czynnościach badawczych według wzoru określonego w załączniku nr 12 do zarządzenia.2.
Sporządzone przez kontrolera dokumenty, utrwalające przebieg czynności dokonanych przy udziale specjalisty, podpisują kontroler i specjalista.§ 30.
Kontroler utrwala w notatce służbowej inne czynności podjęte w toku kontroli, a także zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń lub przebiegu kontroli.§ 31.
1.
Przekazanie przez kontrolera kierownikowi jednostki kontrolowanej informacji o stwierdzeniu bezpośredniego niebezpieczeństwa dla życia lub zdrowia ludzkiego albo niepowetowanej szkody w mieniu następuje zależnie od okoliczności ustnie lub pisemnie.2.
W razie złożenia informacji, o której mowa w ust. 1, w formie ustnej kontroler utrwala ten fakt w notatce służbowej.3.
Informacja przekazana na piśmie oraz notatka służbowa, o której mowa w ust. 2, powinny zawierać w szczególności:1)
opis stwierdzonego stanu grożącego życiu lub zdrowiu ludzkiemu albo mieniu;2)
dokładny czas przekazania informacji kierownikowi jednostki kontrolowanej lub innej właściwej osobie.4.
Kontroler powinien uzyskać i dołączyć do akt kontroli pisemne potwierdzenie przekazania kierownikowi jednostki kontrolowanej informacji, o której mowa w ust. 1.5.
Przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio w przypadkach, o których mowa w art. 51 ust. 3 i 4 ustawy.§ 32.
1.
Z przebiegu zwołanej przez kontrolera w toku kontroli narady z pracownikami jednostki kontrolowanej sporządza się protokół, który powinien zawierać w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narady.2.
Protokół sporządza pracownik właściwej jednostki kontrolnej, a podpisują go prowadzący naradę kontroler i protokolant; protokół załącza się do akt kontroli.§ 33.
1.
Dokonane w postępowaniu kontrolnym ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty.2.
Protokół kontroli powinien zawierać:1)
oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, imię i nazwisko kierownika oraz oznaczenie i adres jednostki nadrzędnej nad kontrolowaną, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;2)
imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera, nazwę właściwej jednostki kontrolnej delegującej kontrolera oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;3)
datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej;4)
określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;5)
opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń zawarte w aktach kontroli, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;6)
wzmiankę o przekazaniu informacji, o których mowa w art. 51 ustawy, oraz wzmiankę o podjętych w związku z tym działaniach zapobiegających i ich skutkach do czasu zakończenia kontroli;7)
wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole oraz o prawie odmowy podpisania protokołu, a także o prawie złożenia wyjaśnień, o których mowa w art. 59 ustawy;8)
wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;9)
omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;10)
wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej;11)
adnotację o dokonaniu wpisu do księgi ewidencji kontroli, jeżeli taka księga jest prowadzona przez jednostkę kontrolowaną;12)
podpisy kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej oraz miejsce i datę podpisania protokołu;13)
parafy kontrolera na każdej stronie protokołu;3.
W przypadku gdy protokół zawiera informacje objęte tajemnicą ustawowo chronioną, zaopatruje się go w odpowiednią klauzulę.4.
Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach.5.
Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej.