Art. 3. - Zmiana ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz zmiana niektórych innych ustaw.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2002.241.2074

Akt obowiązujący

Wersja od: 21 sierpnia 2004 r.

Art.  3.

W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 16:

a) w ust. 2a dodaje się zdanie drugie w brzmieniu:

"Archiwa państwowe mogą również prowadzić działalność usługową polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.",

b) w ust. 2b:

– w zdaniu wstępnym po wyrazach "usług archiwalnych" dodaje się wyrazy "i usług dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania",

– pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) wyszukiwania materiałów archiwalnych i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania oraz prowadzenia kwerend;",

– w pkt 2 skreśla się wyrazy "i fotokopiowania",

– po pkt 3 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje pkt 4 w brzmieniu:

"4) przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania oraz sporządzania jej odpisów i kopii.",

c) w ust. 2c:

– pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) wykonywaniem usług archiwalnych i usług dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (wyszukiwania i kopiowania);",

– w pkt 2 i 3 po wyrazie "archiwalnych" dodaje się wyrazy "i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania";

2) w art. 21 w ust. 1 w pkt 6 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje pkt 7 i 8 w brzmieniu:

"7) opiniowanie wniosków o wydanie zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;

8) prowadzenie ewidencji zezwoleń, o których mowa w pkt 7.";

3) w art. 28 po pkt 7 dodaje się pkt 8 w brzmieniu:

"8) wykonywanie zadań określonych w ustawie lub w odrębnych przepisach.";

4) po rozdziale 4 dodaje się rozdziały 4a i 4b w brzmieniu:

"Rozdział 4a

Działalność gospodarcza w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania

Art. 51a. 1. Działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją", mogą wykonywać przedsiębiorcy, na podstawie zezwolenia, o którym mowa w art. 51b.

2. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być prowadzona także przez:

1) archiwa państwowe;

2) Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

3. Przedsiębiorca może prowadzić działalność, o której mowa w ust. 1, wyłącznie w formie spółki kapitałowej, której kapitał zakładowy jest nie niższy od określonego w art. 154 § 1 lub art. 308 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Art. 51b. Zezwolenie na podjęcie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji, zwane dalej "zezwoleniem", jest wydawane przez wojewodę właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej zezwoleniem, po uzyskaniu pozytywnej opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Art. 51c. 1. Zezwolenie jest wydawane na pisemny wniosek przedsiębiorcy, zawierający:

1) oznaczenie przedsiębiorcy, jego siedziby i adresu;

2) numer w rejestrze przedsiębiorców;

3) określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta zezwoleniem, i daty jej rozpoczęcia.

2. Do wniosku należy dołączyć:

1) aktualny odpis z właściwego rejestru;

2) odpis zaświadczenia o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON;

3) urzędowo poświadczony odpis umowy (statutu) spółki;

4) listę członków zarządu spółki kapitałowej oraz prokurentów przedsiębiorcy wraz z numerami PESEL nadanymi tym osobom w systemie ewidencji ludności, a w przypadku gdy funkcje te sprawują cudzoziemcy - wraz z informacją o dacie i miejscu urodzenia, imionach rodziców, nazwisku rodowym matki, miejscu zamieszkania i ewentualnym miejscu zameldowania na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, numerze paszportu oraz numerze wizy albo karty pobytu;

5) zaświadczenie o niekaralności członków zarządów spółek kapitałowych za przestępstwa przeciwko dokumentom i mieniu;

6) regulamin świadczenia usług, których dotyczy wniosek o wydanie zezwolenia;

7) plan techniczno-organizacyjny prowadzenia planowanej działalności objętej zezwoleniem;

8) zaświadczenie właściwego organu podatkowego, że przedsiębiorca nie zalega z wpłatami należności budżetowych, oraz zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z opłacaniem składek;

9) zaświadczenie z rejestru dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego, że dany przedsiębiorca nie figuruje w tym rejestrze.

Art. 51d. 1. Zezwolenie wydaje się przedsiębiorcy spełniającemu warunki prowadzenia działalności gospodarczej określonej w art. 51a, jeżeli posiada on odpowiednią do rozmiarów planowanej działalności bazę organizacyjno-techniczną, a członkowie jego zarządu nie byli karani za przestępstwa przeciwko dokumentom i mieniu.

2. Przed podjęciem decyzji w sprawie wydania zezwolenia wojewoda wzywa przedsiębiorcę do uzupełnienia, w wyznaczonym terminie, brakującej dokumentacji poświadczającej, że spełnia warunki określone w ust. 1, wymagane do wykonywania działalności gospodarczej objętej zezwoleniem, a także brakujących dokumentów i danych, o których mowa w art. 51c.

Art. 51e. Zezwolenia wydaje się na czas oznaczony, nie krótszy niż 10 lat.

Art. 51f. W zezwoleniu określa się:

1) uprawnionego przedsiębiorcę oraz jego siedzibę i adres;

2) zakres działalności objętej zezwoleniem;

3) miejsce, w którym będzie wykonywana działalność objęta zezwoleniem;

4) termin rozpoczęcia działalności;

5) okres ważności zezwolenia.

Art. 51g. 1. O wydaniu zezwolenia wojewoda zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie 1 miesiąca od dnia, kiedy decyzja stała się ostateczna, podając dane, o których mowa w ust. 4 pkt 1-4.

2. Na podstawie informacji uzyskanych od wojewodów i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję wydanych zezwoleń, zwaną dalej "ewidencją".

3. Ewidencja jest jawna.

4. Do ewidencji wpisuje się:

1) firmę przedsiębiorcy;

2) siedzibę i adres przedsiębiorcy;

3) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności;

4) informacje o cofnięciu i wygaśnięciu zezwolenia, o ograniczeniu jego zakresu lub miejscu wykonywania działalności oraz o rezygnacji z wykonywania działalności objętej zezwoleniem;

5) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości;

6) oznaczenie wojewody, który wydał zezwolenie;

7) informacje, o których mowa w ust. 6.

5. Wojewoda zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zmianie danych wymienionych w ust. 4 pkt 1-4 w terminie 1 miesiąca od dnia powzięcia o nich wiadomości.

6. Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

Art. 51h. Wojewoda odmawia wydania zezwolenia, jeżeli:

1) przedsiębiorca nie spełnia warunków wykonywania działalności objętej zezwoleniem, określonych w art. 51d ust. 1;

2) wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej zezwoleniem;

3) przedsiębiorca nie usunął, w wyznaczonym przez organ wydający zezwolenie terminie, stanu faktycznego lub prawnego niezgodnego z przepisami prawa regulującymi działalność gospodarczą objętą zezwoleniem;

4) wykonywanie działalności objętej zezwoleniem naruszałoby umowy międzynarodowe, których Rzeczpospolita Polska jest stroną.

Art. 51i. 1. Wojewoda cofa zezwolenie, jeżeli:

1) wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej zezwoleniem;

2) działalność objęta zezwoleniem wykonywana jest w sposób sprzeczny z przepisami ustawy lub udzielonym zezwoleniem;

3) przedsiębiorca przestał spełniać warunki określone przepisami prawa, wymagane do prowadzenia działalności gospodarczej określonej w zezwoleniu;

4) przedsiębiorca nie usunął stanu faktycznego lub prawnego niezgodnego z przepisami prawa regulującymi działalność gospodarczą objętą zezwoleniem, w terminie wyznaczonym przez wojewodę.

2. Wojewoda może cofnąć zezwolenie lub ograniczyć zakres lub miejsce działalności, jeżeli:

1) przedsiębiorca posiadający zezwolenie nie rozpoczął działalności w oznaczonym w zezwoleniu terminie lub zaprzestał wykonywania działalności gospodarczej, na którą uzyskał zezwolenie;

2) ogłoszono likwidację lub upadłość przedsiębiorcy posiadającego zezwolenie.

3. Decyzja o cofnięciu zezwolenia albo ograniczeniu zakresu lub miejsca prowadzenia działalności następuje po uprzednim wezwaniu przedsiębiorcy posiadającego zezwolenie do usunięcia przyczyn uzasadniających wydanie takiej decyzji, z wyłączeniem przypadków niecierpiących zwłoki, związanych z likwidacją lub upadłością przedsiębiorcy.

Art. 51j. Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać wojewodzie wszelkie zmiany danych, o których mowa w art. 51c ust. 1 i 2, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Art. 51k. Uprawnienia wynikające z zezwolenia udzielonego spółce przejmowanej albo którejkolwiek ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki nie przechodzą na spółkę przejmującą albo nowo zawiązaną.

Art. 51l. 1. Kontrolę działalności gospodarczej w zakresie objętym zezwoleniem przeprowadza wojewoda.

2. Do przeprowadzania kontroli działalności gospodarczej objętej zezwoleniem wojewoda może upoważniać inny organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną wyspecjalizowaną w kontroli danego rodzaju działalności, zawierając z takim organem lub jednostką organizacyjną porozumienie określające zasady przeprowadzania kontroli, w tym zasady jej finansowania.

Art. 51ł. Do wykonywania działalności objętej zezwoleniem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2.

Art. 51m. 1. Jeżeli w związku z działalnością objętą zezwoleniem są wykonywane czynności polegające na gromadzeniu, ewidencji, opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji oraz na wydawaniu z niej odpisów i kopii, przedsiębiorca jest obowiązany zatrudniać przy tych czynnościach osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje wykształcenia uznanego za specjalistyczne w rozumieniu ust. 1 oraz dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki zawodowej, z uwzględnieniem w szczególności przydatności poszczególnych rodzajów wykształcenia do wykonywanych czynności, a także sposobu dokumentowania posiadania praktyki zawodowej, w tym rodzaje dokumentów.

Art. 51n. 1. Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, warunki, w jakich dokumentacja może być przechowywana, z uwzględnieniem w szczególności jej ochrony przed wilgocią, zmianami temperatury oraz szkodliwym oddziaływaniem światła.

Art. 51o. 1. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, maksymalną wysokość opłat pobieranych przez podmioty, o których mowa w art. 51a ust. 1 i 2, za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji, uwzględniając ponoszone przez te podmioty koszty związane z przechowywaniem dokumentacji i sporządzaniem jej odpisów lub kopii, w szczególności:

1) koszty wyszukania dokumentów;

2) koszty przygotowania dokumentów do skopiowania lub sporządzenia odpisu;

3) koszty sporządzenia odpisu lub kopii;

4) koszty zapewnienia dokumentacji odpowiednich warunków przechowywania.

2. Przepisy wydane na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 1 stosuje się także do innych podmiotów niż wymienione w art. 51a ust. 1 i 2 przechowujących dokumentację.

Art. 51p. W sprawach wydania, odmowy wydania lub cofnięcia zezwolenia oraz kontroli działalności gospodarczej w zakresie objętym zezwoleniem, nieuregulowanych w ustawie, stosuje się przepisy ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 101, poz. 1178, z 2000 r. Nr 86, poz. 958 i Nr 114, poz. 1193, z 2001 r. Nr 49, poz. 509, Nr 67, poz. 679, Nr 102, poz. 1115 i Nr 147, poz. 1643 oraz z 2002 r. Nr 1, poz. 2, Nr 115, poz. 995 i Nr 130, poz. 1112).

Art. 51r. 1. W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.

2. Przechowawca, o którym mowa w ust. 1, powinien przed przejęciem dokumentacji uzyskać zezwolenie.

3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu - archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy nastąpi:

1) cofnięcie, ograniczenie zakresu lub wygaśnięcie zezwolenia;

2) wydanie prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy wykonywania działalności objętej zezwoleniem,

5. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy zrezygnuje on z wykonywania działalności objętej zezwoleniem.

6. W przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy środki, o których mowa w ust. 1, stanowią daninę publiczną w rozumieniu art. 204 § 1 pkt 3 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 24 października 1934 r. - Prawo upadłościowe (Dz. U. z 1991 r. Nr 118, poz. 512, z późn. zm.⁴⁾).

7. Środki finansowe na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji stanowią należność archiwum państwowego, które przejęło dokumentację w trybie określonym w ust. 3. Do środków tych stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, z późn. zm.⁵⁾) oraz przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968, Nr 113, poz. 984, Nr 127, poz. 1090, Nr 141, poz. 1178, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387, Nr 199, poz. 1672, Nr 200, poz. 1679 i Nr 216, poz. 1824). Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te pokrywane są z budżetu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Art. 51s. W przypadkach, o których mowa w art. 51r ust. 1 i 3-5, wraz z dokumentacją przekazywana jest pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania.

Art. 51t. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania w trybie określonym w art. 51r ust. 1 lub 3-5 powinna być przed przekazaniem uporządkowana zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2.

Rozdział 4b

Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy

"Art. 51u. 1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - dla dokumentacji osobowej;

2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

2. Określony w ust. 1 obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2.

3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

4. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 3, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

5. Przepisy art. 51r ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio, przy czym środki finansowe na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji stanowią należność archiwum państwowego, o którym mowa w ust. 3.

6. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2.

Art. 51w. Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u ust. 3 i 5, należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej zaświadczeń, wypisów, wyciągów i reprodukcji; archiwum może wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.".