Rozdział 4 - Niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce - Szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2006.112.765

Akt utracił moc

Wersja od: 29 czerwca 2006 r.

Rozdział  4

Niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce

§  14. 

1. W celu realizacji zadania, o którym mowa w art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy, audytor wewnętrzny opracowuje program zadania, uwzględniając w szczególności:

1) cele zadania;

2) zadania jednostki w obszarze objętym zadaniem;

3) wyniki analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem;

4) wyniki analizy systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem;

5) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli;

6) wnioski i spostrzeżenia wynikające z przeprowadzonych czynności doradczych;

7) wyniki badań analitycznych określonych problemów;

8) opinie naukowe i specjalistyczne;

9) doświadczenie zawodowe audytorów wewnętrznych i ich kwalifikacje;

10) dostępność dowodów;

11) potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu;

12) datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania.

2. W procesie analizy ryzyka, o której mowa w ust. 1 pkt 3, audytor wewnętrzny powinien zidentyfikować i oszacować ryzyka związane z obszarem działalności jednostki objętym zadaniem. Cele zadania przyjęte w programie zadania powinny odzwierciedlać wyniki analizy ryzyka.

§  15. 

1. W programie zadania zamieszcza się w szczególności:

1) oznaczenie zadania, ze wskazaniem jego tematu;

2) cele zadania;

3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

4) wskazówki metodyczne, w tym:

a) planowane techniki przeprowadzania zadania,

b) problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,

c) rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania;

5) założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania.

2. Techniki, o których mowa w ust. 1 pkt 4 lit. a, mogą obejmować w szczególności:

1) zapoznawanie się z dokumentami;

2) uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników jednostki;

3) obserwację wykonywania zadań przez pracowników jednostki;

4) przeprowadzanie oględzin;

5) rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń;

6) sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła;

7) porównanie określonych zbiorów danych;

8) graficzną analizę procesów;

9) rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobieraniu próbek losowych oraz stosowaniu testów.

3. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może dokonywać zmian w programie zadania w trakcie jego przeprowadzania. Zmiany programu powinny być udokumentowane.

4. W przypadku utworzenia w jednostce komórki audytu wewnętrznego, program zadania oraz jego zmiany zatwierdza audytor wewnętrzny koordynujący działalność tej komórki lub inny wyznaczony przez niego audytor wewnętrzny.

§  16. 

1. Przystępując do realizacji zadania, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą z udziałem audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu oraz kierownika komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, lub wyznaczonego przez niego pracownika.

2. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania.

3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania.

§  17. 

1. W trakcie realizacji zadania audytor wewnętrzny może odbywać narady z kierownikiem lub pracownikami komórki, w której jest przeprowadzane zadanie.

2. W naradzie z pracownikami komórki, o której mowa w ust. 1, może uczestniczyć kierownik tej komórki.

§ 18. Pracownicy komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, mają prawo z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu wewnętrznego. Audytor wewnętrzny włącza oświadczenia do akt bieżących.

§  19. 

1. Po zakończeniu zadania, w celu przedstawienia jego wstępnych wyników, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki, w której jest przeprowadzane zadanie.

2. W naradzie zamykającej mogą uczestniczyć także osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, wskazani przez kierownika pracownicy komórki oraz audytor wewnętrzny koordynujący działalność komórki audytu wewnętrznego.

§  20. 

1. Z przeprowadzenia narad, o których mowa w § 16-17 i 19, audytor wewnętrzny sporządza protokoły, które zawierają w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narad.

2. Protokoły, o których mowa w ust. 1, podpisuje prowadzący naradę audytor wewnętrzny oraz kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana.

3. W razie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 1, przez kierownika komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.

4. W przypadku określonym w ust. 3, kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 1.

§  21. 

1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, zwane dalej "sprawozdaniem", w którym przedstawia, w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie przeprowadzania zadania.

2. Sprawozdanie zawiera w szczególności:

1) oznaczenie zadania;

2) datę jego sporządzenia;

3) nazwę i adres komórki, w której przeprowadzane było zadanie;

4) imię i nazwisko audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego;

5) cele zadania;

6) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

7) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania;

8) termin, w którym przeprowadzono zadanie;

9) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem;

10) ustalenia stanu faktycznego;

11) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień;

12) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenia usprawnień;

13) opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem;

14) podpisy audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu.

§  22. 

1. Sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania.

2. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego komórki.

3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, może zgłosić na piśmie, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania.

4. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności części albo całości dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń - zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania.

5. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, w części albo w całości, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie, kierownikowi komórki.

6. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia, o których mowa w ust. 3, oraz kopię stanowiska, o którym mowa w ust. 5, audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących.

§  23. 

1. Audytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w § 22 ust. 3, przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania. Przepis § 22 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

2. Kierownik komórki, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, może zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania.

§ 24. Kierownik jednostki, w której było przeprowadzane zadanie, podejmując na podstawie sprawozdania działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazuje termin ich realizacji oraz informuje o tym audytora wewnętrznego.

§  25. 

1. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń, o których mowa w § 24.

2. Dokonując oceny, o której mowa w ust. 1, audytor wewnętrzny powinien w szczególności uwzględnić ocenę ryzyka występującego w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem audytowym.

3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej.

4. Notatkę informacyjną, o której mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie.