Dziennik Ustaw

Dz.U.2019.1004

| Akt obowiązujący
Wersja od: 29 maja 2019 r.

ROZPORZĄDZENIE
PREZYDENTA RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ
z dnia 27 maja 2019 r.
w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowo-administracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym

Na podstawie art. 12a § 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r. poz. 1302, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.  Rozporządzenie określa:
1) sposób tworzenia i przetwarzania akt spraw sądowo-administracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwanych dalej "aktami spraw";
2) warunki i tryb przechowywania akt spraw;
3) warunki i tryb przekazywania akt spraw do właściwych archiwów państwowych;
4) warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania.
§  2. 
1.  Tworzenie akt sprawy następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału.
2.  Wyboru pomiędzy postacią elektroniczną a papierową tworzenia akt danej sprawy dokonuje przewodniczący wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 11 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2107 oraz z 2019 r. poz. 125 i 914). W przypadku utworzenia akt danej sprawy w postaci elektronicznej nie jest możliwe dokonanie zmiany sposobu ich tworzenia na postać papierową.

Rozdział  2

Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej

§  3. 
1.  Na akta sprawy w postaci elektronicznej składają się:
1) dokumenty elektroniczne otrzymane przez sąd,
2) dokumenty elektroniczne wytwarzane przez sąd,
3) dokumenty przekształcone z postaci papierowej do postaci elektronicznej

- wraz z metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730).

2.  Metadane, w rozumieniu ust. 1, przechowuje się wraz z dokumentami, których one dotyczą.
3.  Dokumenty, o których mowa w ust. 1, wraz z ich metadanymi, przetwarzane są z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego sądu, spełniającego wymogi określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
§  4. 
1.  Dokument w postaci papierowej, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci elektronicznej, przekształca się do postaci elektronicznej poprzez sporządzenie jego uwierzytelnionej kopii.
2.  Po przekształceniu dokument w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego stanowiącego uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu teleinformatycznego sądu.
3.  Jeżeli dokonanie pełnego przekształcenia dokumentu w postaci papierowej do postaci elektronicznej jest niemożliwe ze względów technicznych albo niezasadne ze względu na koszty przekształcenia, związane w szczególności z objętością lub stanem zachowania dokumentu, w aktach sprawy w postaci elektronicznej przechowuje się podstawowe dane pozwalające na identyfikację dokumentu, dane istotne dla sprawy oraz możliwe do przekształcenia fragmenty dokumentu.
4.  W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w aktach sprawy w postaci elektronicznej zamieszcza się również informacje o sposobie i miejscu przechowywania dokumentu w postaci papierowej, nieprzekształconego do postaci elektronicznej.
5.  Przekształcanie dokumentów następuje z uwzględnieniem minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział  3

Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci papierowej

§  5. 
1.  Akta sprawy w postaci papierowej umieszcza się w oddzielnych okładkach, oznaczonych co najmniej sygnaturą sprawy oraz symbolem sprawy.
2.  Karty akt sprawy w postaci papierowej numeruje się i łączy za pomocą środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentu.
§  6.  Dokument elektroniczny, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci papierowej, przekształca się do postaci papierowej poprzez sporządzenie uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu, zawierającego w szczególności:
1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym sądu;
2) datę wykonania wydruku;
3) podpis upoważnionego pracownika sądu dokonującego wydruku.

Rozdział  4

Warunki i tryb przechowywania akt spraw oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

§  7.  Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią A, zwane dalej "aktami spraw kategorii A", i akta niestanowiące takich materiałów, oznaczane kategorią B, zwane dalej "aktami spraw kategorii B".
§  8. 
1.  Do akt spraw kategorii A zalicza się:
1) akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie;
2) akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub ze względu na występujące w sprawie osoby;
3) akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji;
4) akta spraw, w których sąd skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;
5) akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego budzącego poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowo-administracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie wywołało rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych;
6) akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2-5, z każdego roku i z każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd, przewidzianych w wykazie symboli spraw sądowo-administracyjnych.
2.  Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1:
1) pkt 2-5 - dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy albo posiedzenia lub sędzia sprawozdawca;
2) pkt 6 - dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 18 ust. 1.
3.  Do kategorii A zalicza się również księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze.
4.  Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B. Do zaliczenia akt spraw do kategorii B przepis ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.
5.  Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia akt spraw do kategorii archiwalnych, z uwzględnieniem ust. 1.
§  9. 
1.  Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze mogą być prowadzone w postaci elektronicznej, w systemie teleinformatycznym sądu.
2.  Repertoria i skorowidze prowadzone w postaci elektronicznej, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.
3.  Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub skorowidzem i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub skorowidz, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.
4.  Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub skorowidza są:
1) identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub skorowidza, który umożliwia jego identyfikację;
2) twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub skorowidza, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;
3) tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub skorowidzowi, a w przypadku zmiany - ujawniająca jej dokonanie;
4) data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub skorowidz;
5) format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub skorowidza;
6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub skorowidz;
7) typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub skorowidza (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;
8) relacja - określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub skorowidza z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
9) grupowanie - wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub skorowidza do zbioru dokumentów;
10) kwalifikacja - kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub skorowidz;
11) język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
12) opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium lub skorowidza;
13) uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium lub skorowidzem.
§  10. 
1.  Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze przechowuje się w sądzie przez okres 30 lat.
2.  Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie:
1) przez 10 lat - gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku;
2) przez 5 lat - gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.
3.  Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowo-administracyjnych zaliczone do kategorii B przechowuje się przez okres 10 lat.
§  11. 
1.  Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczone są od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie.
2.  Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności sądowych wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt spraw liczony jest od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
3.  Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowo-administracyjnych stanowiących repertoria i skorowidze liczony jest od dnia 1 stycznia roku następującego po ich zamknięciu.
§  12. 
1.  Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje się w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.
2.  Funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw w postaci elektronicznej spełnia system teleinformatyczny sądu, o którym mowa w § 3 ust. 3.
§  13.  Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
§  14.  Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.
§  15. 
1.  Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego albo do zniszczenia wydaje prezes sądu.
2.  Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, nie mogą być przekazane archiwom państwowym albo do zniszczenia.
§  16.  Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
§  17.  W zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowo-administracyjnych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przechowywania, przekazywania do archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw.

Rozdział  5

Warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania

§  18. 
1.  Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia.
2.  Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.
3.  Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.
4.  Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia prezesowi sądu do zatwierdzenia.
5.  Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.
§  19.  Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział  6

Przepis końcowy

§  20.  Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 31 maja 2019 r. 1
1 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowo-administracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz. U. poz. 505), które utraci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 183, z 2015 r. poz. 1311, z 2016 r. poz. 1579, z 2018 r. poz. 696 i 1544 oraz z 2019 r. poz. 60, 848 i 934).