Rozdział 2 - Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej - Sposób postępowania z aktami spraw sądowo-administracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2019.1004
Akt obowiązujący Wersja od: 29 maja 2019 r.
Rozdział 2
Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej
Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej
§ 3.
1.
Na akta sprawy w postaci elektronicznej składają się:1)
dokumenty elektroniczne otrzymane przez sąd,2)
dokumenty elektroniczne wytwarzane przez sąd,3)
dokumenty przekształcone z postaci papierowej do postaci elektronicznej- wraz z metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730).
2.
Metadane, w rozumieniu ust. 1, przechowuje się wraz z dokumentami, których one dotyczą.3.
Dokumenty, o których mowa w ust. 1, wraz z ich metadanymi, przetwarzane są z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego sądu, spełniającego wymogi określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.§ 4.
1.
Dokument w postaci papierowej, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci elektronicznej, przekształca się do postaci elektronicznej poprzez sporządzenie jego uwierzytelnionej kopii.2.
Po przekształceniu dokument w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego stanowiącego uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu teleinformatycznego sądu.3.
Jeżeli dokonanie pełnego przekształcenia dokumentu w postaci papierowej do postaci elektronicznej jest niemożliwe ze względów technicznych albo niezasadne ze względu na koszty przekształcenia, związane w szczególności z objętością lub stanem zachowania dokumentu, w aktach sprawy w postaci elektronicznej przechowuje się podstawowe dane pozwalające na identyfikację dokumentu, dane istotne dla sprawy oraz możliwe do przekształcenia fragmenty dokumentu.4.
W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w aktach sprawy w postaci elektronicznej zamieszcza się również informacje o sposobie i miejscu przechowywania dokumentu w postaci papierowej, nieprzekształconego do postaci elektronicznej.5.
Przekształcanie dokumentów następuje z uwzględnieniem minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.