§ 5. - Sposób oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2011.288.1692

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 grudnia 2011 r.

§  5.

1. Dokument nieelektroniczny utrwalony w formie pisma oznacza się w następujący sposób:

1) na każdej stronie umieszcza się:

a) na środku, jako pierwszy element w nagłówku strony, klauzulę tajności,

b) numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokument wykonano w jednym egzemplarzu, napis "egz. pojedynczy",

c) sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej, symbol oznaczenia klauzuli tajności, numer, pod którym ten dokument został zarejestrowany, i rok, w którym dokonano rejestracji, a także, w zależności od potrzeb, inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wykonania dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej lub też jego przynależność do określonej sprawy,

d) numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

e) na środku, jako ostatni element w stopce strony, klauzulę tajności;

2) na pierwszej stronie umieszcza się również:

a) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu,

c) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, imię i nazwisko lub nazwę stanowiska adresata; w przypadku wielu adresatów dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, dopuszcza się możliwość umieszczenia jedynie adnotacji "adresaci według rozdzielnika";

3) na ostatniej stronie pod treścią umieszcza się również:

a) liczbę załączników,

b) liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary,

c) klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane, oraz liczbę stron każdego załącznika lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary,

d) w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis "tylko adresat" - jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, lub napis "do zwrotu" - jeżeli załączniki mają zostać zwrócone nadawcy,

e) stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę uprawnioną do jego podpisania,

f) liczbę wykonanych egzemplarzy,

g) adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu albo adnotację "adresaci według rozdzielnika",

h) dyspozycję "ad acta" w przypadku egzemplarza pozostającego w aktach nadawcy,

i) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące wykonawcę.

2. W przypadku dokumentu, o którym mowa w ust. 1, o klauzuli "zastrzeżone" dopuszcza się odstąpienie od umieszczania oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 3 lit. f-i.