§ 15. - Sposób oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2011.288.1692

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 grudnia 2011 r.

§  15.

1. Na dokumencie nieelektronicznym wytworzonym w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się:

1) w przypadku kopii - na pierwszej stronie sygnaturę, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c;

2) w pozostałych przypadkach - odpowiednio oznaczenia, o których mowa w § 5;

3) na wszystkich stronach:

a) w przypadku kopiowania napis "Wydruk", "Kopia", "Odpis", "Wyciąg" albo "Wypis",

b) w przypadku tłumaczenia napis "Tłumaczenie z języka (nazwa języka)" oraz podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tłumaczenia;

4) na ostatniej stronie w przypadku kopiowania dodatkowo potwierdzenie zgodności z oryginałem zawierające:

a) napis "Za zgodność",

b) odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokument,

c) podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokonano kopiowania, albo osobę przez niego upoważnioną.

2. Wytworzenie dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu nieelektronicznego odnotowuje się na ostatniej stronie dokumentu kopiowanego lub tłumaczonego przez umieszczenie informacji o:

1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokument;

2) liczbie egzemplarzy dokumentu wytworzonego;

3) dacie wytworzenia dokumentu;

4) numerze, pod jakim wytworzony dokument został zarejestrowany.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3, umieszcza się przed wytworzeniem dokumentu w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim został on zarejestrowany, umieszcza się po wytworzeniu.

4. W przypadku kopiowania lub tłumaczenia dokumentu elektronicznego informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1-4, umieszcza się w jego metryce.

5. W metryce dokumentu elektronicznego wytworzonego w wyniku kopiowania lub tłumaczenia umieszcza się:

1) informacje, o których mowa w § 6;

2) odpowiednio informację: "Odwzorowanie cyfrowe", "Kopia", "Odpis", "Wyciąg", "Wypis" albo "Tłumaczenie z języka (nazwa języka)";

3) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą kopiowania albo tłumaczenia.

6. W przypadku dokumentu o klauzuli "zastrzeżone" dopuszcza się odstąpienie od umieszczenia oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, ust. 2 i 4 oraz ust. 5 pkt 2 i 3.

7. W przypadku wytwarzania dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych albo archiwach wyodrębnionych nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 2, z tym że do materiałów archiwalnych dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo umieszcza się informację o wytworzeniu dokumentów w wyniku kopiowania lub tłumaczenia, z uwzględnieniem informacji, o których mowa w ust. 2.