Rozdział 4 - Sekretariaty. - Regulamin czynności sądów wojewódzkich i powiatowych w sprawach cywilnych i karnych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.1953.44.216

Akt utracił moc

Wersja od: 5 października 1953 r.

Rozdział  IV.

Sekretariaty.

§  31.

1. Każdy wydział sądu posiada osobny sekretariat i prowadzi odrębne księgi. Ponadto w sądach wojewódzkich oraz w podzielonych na wydziały sądach powiatowych są sekretariaty prezydialne.

2. Kierownik sekretariatu prezydialnego oprócz czynności z zakresu administracji sprawuje również stałą kontrolę pracy sekretariatów wydziałów sądowych. Ma on obowiązek składania kierownikowi sądu w oznaczonych terminach ustnych sprawozdań z wyników tej kontroli.

§ 32. Do obowiązków kierownika sekretariatu sprawującego kontrolę (§ 31) należy:

1) stała kontrola pracy sekretariatów wszystkich wydziałów oraz biura podawczego i biura przepisywania, o ile biura takie zostały utworzone;

2) zgłaszanie kierownikowi sądu wniosków co do przesunięć w obsadzie personalnej poszczególnych sekretariatów celem zapewnienia równomierności obciążeń bądź udzielenia doraźnej pomocy;

3) czuwanie nad wykonaniem przez sekretariaty ogólnych zarządzeń kierownika sądu i przewodniczącego wydziału;

4) przydzielanie woźnych do poszczególnych sekretariatów i biura podawczego, do pełnienia służby w salach rozpraw oraz wyznaczanie w miarę potrzeby ich dyżurów;

5) czuwanie nad prawidłowym zaopatrzeniem wydziałów sądu w księgi, druki, maszyny i materiały piśmienne oraz nad racjonalnym ich używaniem;

6) poświadczanie ilości kart w księgach i repertoriach;

7) czuwanie nad terminowością przedstawiania i prawidłowością periodycznych sprawozdań i zestawień statystycznych przedstawianych przez wydziały kierownikowi sądu bądź za jego pośrednictwem organom wyższym;

8) czuwanie, aby kierownicy i pracownicy sekretariatów zaznajamiali się z obowiązującymi regulaminami i okólnikami dotyczącymi działów ich pracy.

§ 33. W sądach powiatowych nie podzielonych na wydziały obowiązki wymienione w § 32 spełnia kierownik sekretariatu.

§ 34. Sekretariat wykonuje zarządzenia przewodniczącego wydziału oraz sędziów; o wykonaniu czyni się w aktach wzmiankę zaopatrzoną datą i podpisem pracownika, który zarządzenie wykonał.

§ 35. Ilekroć w przepisach regulaminowych przekazano pewne czynności sekretariatowi, należy rozumieć, że należą one do samodzielnego zakresu działania sekretariatu i będą wykonywane bez osobnego polecenia przewodniczącego. Pisma w zakresie tych czynności podpisuje wówczas kierownik sekretariatu wydziału.

§ 36. Kierownik sekretariatu wydziału jest odpowiedzialny za całość pracy sekretariatu, w szczególności za należyte i terminowe wykonywanie czynności sekretariatu.

§ 37. Obowiązkiem kierownika sekretariatu wydziału i kierownika sekretariatu sądu powiatowego nie podzielonego na wydziały jest w szczególności:

1) przyjmowanie nadchodzących do wydziału pism i przedstawianie ich wraz z aktami przewodniczącemu wydziału lub sędziom oraz przedstawianie przewodniczącemu pism i akt, w których z powodu upływu terminu należy wydać orzeczenie bądź zarządzenie, a w przypadku nieumieszczenia w orzeczeniu decyzji co do dowodów rzeczowych - niezwłoczne przedstawianie akt sędziemu dla wydania dodatkowego orzeczenia;

2) wydawanie wypisów, zaświadczeń i innych dokumentów, uwierzytelnianie odpisów, nie wyłączając wydawania i uwierzytelniania dokumentów na podstawie akt przesłanych do składnicy (archiwum);

3) wyłączne przyjmowanie interesantów i udzielanie ustnych informacji zgłaszającym się, a także informacji pisemnych oraz udzielanie osobom do tego uprawnionym zezwolenia na przeglądanie pod swoją kontrolą akt;

4) podpisywanie wezwań, a nadto wszystkich zawiadomień, do których dokonania obowiązany jest sąd, oraz pism, o ile przewodniczący (sędzia) nie zastrzegł sobie podpisu;

5) sporządzanie i podpisywanie pism o udzielenie informacji dotyczących uczestnika sprawy (oskarżonego) lub osoby poddanej opiece, o nadesłanie danych z ksiąg stanu cywilnego, o ustalenie adresu, o nadesłanie akt do przejrzenia, o wyznaczenie adwokata dla strony, dla której sąd ustanowił adwokata, oraz pism do osób trzecich o dostarczenie dokumentów lub przedmiotów, wreszcie pism dotyczących dokonania obwieszczeń i należności za nie;

6) sprawdzanie odpowiednio wcześnie przed terminem posiedzenia, czy w sprawach wyznaczonych na posiedzenie zostały doręczone wezwania i zawiadomienia, a w przypadku braku doręczenia bądź stwierdzenia, że adresat nie otrzymał przesyłki, że oskarżony nie będzie na rozprawę dostawiony itp., lub w przypadku nadesłania przez którąkolwiek z osób wezwanych zawiadomienia, że na rozprawę się nie stawi, przedstawianie akt sprawy przewodniczącemu posiedzenia (sędziemu) celem wydania natychmiastowych dodatkowych zarządzeń, które by zapobiegały odroczeniu posiedzenia;

7) wzywanie skazanych do odbycia kary, zapłaty grzywny, kosztów sądowych, sporządzanie pism w sprawie egzekucji należności państwa;

8) zwracanie na zarządzenie przewodniczącego (sędziego) pism podlegających opłacie stałej wniesionych bez opłat przez adwokatów oraz pism, które nie zostały w terminie zakreślonym uzupełnione lub opłacone;

9) sporządzanie notatek urzędowych, a nadto spisywanie bez udziału sędziego protokołów, jeżeli ustawa nie nakazuje, aby czynność, z której przebiegu sporządza się protokół, wykonał sędzia; przewodniczący, któremu sekretariat bezpośrednio podlega, może zarządzić, aby niektóre lub pewnego rodzaju protokoły, spisywane przez sekretarza bez udziału sędziego, sporządzono dopiero po uprzednim porozumieniu się z nim;

10) przekazywanie akt do składnicy (archiwum);

11) sporządzanie projektów periodycznych sprawozdań i zestawień statystycznych z pracy wydziału.

§ 38. W toku postępowania wolno wydać stronie złożony przez nią przedmiot lub dokument tylko na zarządzenie przewodniczącego. Przewodniczący może uzależnić zezwolenie na wydanie dokumentu od złożenia do akt odpisu.

§  39.

1. Jeżeli przewodniczący wydziału upoważnił kierownika sekretariatu do podpisywania pewnej kategorii pism dotyczących czynności nie należących do własnego zakresu działania kierownika sekretariatu, wówczas kierownik ten w treści swego pisma tej kategorii powołuje się na zarządzenie przewodniczącego.

2. Dotyczy to w szczególności nieskomplikowanych pism i zawiadomień, np. pism o usunięcie braków formalnych, o uiszczenie opłat, o pozostawieniu sprawy bez biegu do czasu złożenia zaliczki, żądania od opiekuna i kuratora sprawozdań lub rachunków, wezwań do odbioru dowodów rzeczowych, zawiadomień o odwołaniu listów gończych itp.

§ 40. Kierownik sekretariatu przygotowuje sędziom projekty pism i postanowień dotyczących: przyznania należności świadkom, biegłym i tłumaczom, przymusowego sprowadzenia osoby wezwanej na posiedzenie lub skazanego do odbycia kary, ustalenia kosztów sądowych i zwrotu zaliczki lub jej reszty, umorzenia i zawieszenia postępowania, pozostawienia sprawy bez biegu, wyznaczenia obrońcy z urzędu oraz odrzucenia lub nieprzyjęcia spóźnionego sprzeciwu lub środka odwoławczego.

§  41.

1. Kierownik sekretariatu wydziału przechowuje urzędową pieczęć sądu.

2. Pieczęć wyciska się na pismach mających stanowić dowód lub mogących być dla strony podstawą do podjęcia jakiejkolwiek czynności prawnej oraz w korespondencji z władzami zagranicznymi i w innych przypadkach przewidzianych szczególnymi przepisami.

3. W szczególności urzędową pieczęć sądu wyciska kierownik sekretariatu wydziału na uwierzytelnionych wypisach, odpisach wyroków, postanowień, protokołów tudzież innych dokumentów znajdujących się w aktach, na zaświadczeniach wydawanych z akt i ksiąg, na odpisach postanowień o aresztowaniu i przymusowym dostawieniu, wreszcie z polecenia przewodniczącego na innych ważnych pismach.

§  42.

1. Kierownik sekretariatu wydziału rozdziela pracę między urzędników sekretariatu, uwzględniając ich kwalifikacje i przestrzegając, aby obciążenie pracowników sekretariatu było równomierne, oraz nadzoruje wykonanie prac sekretariatu.

2. Do podpisywania zawiadomień dla stron i wezwań może kierownik sekretariatu wydziału upoważnić poszczególnych pracowników wydziału.

§ 43. W sądach, w których istnieje podział sekretariatów na sekcje, kierownik sekretariatu za zgodą przewodniczącego może przekazać kierownikowi sekcji czynności wymienione w §§ 37, 40 i 42.

§ 44. Sekretariat wydziału prowadzi księgi biurowe, których obowiązek i sposób prowadzenia oraz wzory określają osobne przepisy.