§ 3. - Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2019.246 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 8 lutego 2019 r.

§  3. 

1. Wykaz akt jest konstruowany z zestawu klas w kolejnych rzędach podziału dziesiętnego. Każdy rząd podziału składa się z co najmniej dwóch, a maksymalnie z dziesięciu klas.

2. Podział, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzony aż do utworzenia klasy końcowej, w ramach której rejestruje się sprawy albo grupuje się dokumentację bez wymogu jej rejestracji.

3. Klasy końcowe oznacza się symbolem określającym kategorię archiwalną.

4. Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła klasyfikacyjnego. Hasło klasyfikacyjne może zostać uszczegółowione przez określenie typu dokumentacji przyporządkowanej do tej klasy.

5. Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym jest konstruowany z zestawu cyfr arabskich zapisanych w następujący sposób:

1) dla klas pierwszego rzędu jako symbol jednocyfrowy od cyfry "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu jako symbol dwucyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu jako symbol trzycyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu jako symbol czterocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "0000" do "9999";

5) dla klas piątego rzędu jako symbol pięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "00000" do "99999";

6) dla klas szóstego rzędu jako symbol sześciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "000000" do "999999";

7) dla klas siódmego rzędu jako symbol siedmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "0000000" do "9999999";

8) dla klas ósmego rzędu jako symbol ośmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "00000000" do "99999999";

9) dla klas dziewiątego rzędu jako symbol dziewięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "000000000" do "999999999";

10) dla klas dziesiątego rzędu jako symbol dziesięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od "0000000000" do "9999999999".

6. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz organu lub jednostki organizacyjnej.

7. Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, a klasa niższego rzędu zawsze powinna wynikać z klasy wyższego rzędu.

8. W wykazie akt:

1) pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zarządzaniem, sprawami kadrowymi, administrowaniem środkami rzeczowymi oraz finansami;

2) piąta i następne klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zagadnieniami merytorycznymi, do których realizacji organ lub jednostka organizacyjna zostały utworzone.

9. Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od "0" do "3" wraz ze wzorem budowy wykazu akt określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to ze stosowanego sposobu budowy wykazu akt, dopuszcza się inny układ klas niż określony w ust. 8 i 9.