Rozdział 2 - Dowody i operacje kasowe. - Udokumentowanie operacji kasowych, przechowywanie gotówki oraz obowiązki kasjerów w jednostkach gospodarki uspołecznionej.
Monitor Polski
M.P.1963.68.340
Akt utracił moc Wersja od: 18 września 1963 r.
II.
Dowody i operacje kasowe.
Dowody i operacje kasowe.
§ 3.
Wpływy gotówki do kasy przedsiębiorstwa powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami kasowymi, tj. przychodowymi kwitami kasowymi albo odmiennymi dokumentami (np. bilety, paragony, czeki kas rejestracyjnych itp.).§ 4.
1.
Przychodowe kwity kasowe wystawia pracownik działu finansowego (likwidatury) przez kalkę w 2 egzemplarzach na formularzach powszechnego użytku "Dowód wpłaty – KP" (wzór nr 1 stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia). Drugi egzemplarz przychodowego kwitu kasowego powinien stanowić pokwitowanie dla wpłacającego, doręczone mu na dowód wpłaty gotówki.2.
Przychodowe kwity kasowe podpisywane są przez kierownika przedsiębiorstwa i głównego księgowego lub przez osoby przez nich upoważnione przed ich zrealizowaniem oraz przez kasjera przyjmującego gotówkę. Dokumenty dołączone do przychodowych kwitów kasowych kasuje się pieczątka z napisem "Otrzymano" z podaniem daty otrzymania gotówki do kasy.§ 5.
Zasady przyjmowania gotówki w przedsiębiorstwach komunikacyjnych, widowiskowych itp. na podstawie odmiennych dokumentów (§ 3) aniżeli przychodowe kwity kasowe ustalają właściwi ministrowie w porozumieniu z Ministrem Finansów, a w odniesieniu do przedsiębiorstw organizacji spółdzielczych – zarządy właściwych centralnych związków spółdzielczych w porozumieniu z Ministrem Finansów.§ 6.
1.
Wypłata gotówki z kasy przedsiębiorstwa następuje na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, a mianowicie: 1)
ostemplowanych przez bank dowodów wpłat własnych, 2)
faktur (rachunków), 3)
list płac, 4)
dowodów wewnętrznych wystawionych w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia, 5)
innych dowodów przewidzianych przepisami wydanymi przez właściwych ministrów w porozumieniu z Ministrem Finansów.2.
Na dowodach kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki należy przed dokonaniem wypłaty zamieścić klauzulę następującej treści: 1)
"Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia .................... podpis ....................", 2)
"Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia .................... podpis ....................", 3)
"Zatwierdzono do wypłaty ze środków obrotowych (na inwestycje, na remonty kapitalne) zł .......... gr .......... (słownie złotych ....................) dnia .................... podpis ....................".3.
Zamieszczenie klauzuli może następować w formie odcisku pieczątki o następującym wzorze:| Stwierdzono pod względem merytorycznym |
| dnia ....... podpis ........ |
| Sprawdzono pod względem formalnym |
| i rachunkowym dnia ................................ |
| .......................... |
| (główny księgowy) |
| Zatwierdzono do wpłaty ze środków |
| obrotowych (na inwestycje, na remonty kapitalne) |
| zł ....... gr ........ (słownie złotych |
| .......................................) |
| dnia ............................................. |
| ............................ |
| (dyrektor) |
4.
Klauzulę wymienioną: 1)
w ust. 2 pkt 1 podpisuje kierownik właściwego działu (wydziału) lub upoważniony pracownik, 2)
w ust. 2 pkt 2 podpisuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona, 3)
w ust. 2 pkt 3 podpisuje kierownik przedsiębiorstwa lub osoba przez niego upoważniona.5.
Dowody wewnętrzne (ust. 1 pkt 4) wystawione w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia (w tym również zaliczek na koszty podróży służbowych) powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona. Termin ten nie może być dłuższy aniżeli 7 dni po dokonaniu transakcji (czynności), powrotu z podróży służbowej, w związku z którą udzielono zaliczki. Dowody wewnętrzne wystawiane w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia powinny również zawierać klauzulę upoważniającą przedsiębiorstwo do potrącenia kwoty zaliczki nie rozliczonej w terminie z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.§ 7.
1.
W następujących przypadkach wypłata (rozchód) z kasy może być dokonana na podstawie zastępczego dowodu kasowego wystawionego w 2 egzemplarzach na formularzu "Dowód wypłaty – KW" (wzór nr 2 stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia): 1)
w razie wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę nie podjętego w terminie wypłaty z list płacy, 2)
w razie niedoboru kasowego stwierdzonego przy kontroli kasy, 3)
w innych przypadkach, w których brak dowodu źródłowego, a wypłata powinna nastąpić na podstawie odrębnych przepisów.2.
Zastępcze dowody kasowe wystawia się również w razie występowania poprawek lub skreśleń na dowodach źródłowych (§ 6 ust. 1).3.
"Dowody wypłaty – KW" wystawia pracownik likwidatury. Dowody te podpisują przed ich zrealizowaniem kierownik przedsiębiorstwa i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione.4.
Nie jest dozwolone stosowanie dowodu zastępczego (ust. 1 i 2) dla tych wypłat gotówki z kasy, które powinny być udokumentowane źródłowymi dowodami kasowymi (§ 6).5.
Przepisów § 6 ust. 2–4 nie stosuje się do zastępczych dowodów kasowych.§ 8.
Źródłowe dowody kasowe stanowiące podstawę wpłaty i wypłaty gotówki powinny odpowiadać warunkom określonym w § 5 pkt 1–3 oraz w § 7 ust. 1–3 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 1959 r. w sprawie podstawowych zasad prowadzenia księgowości, inwentaryzacji, sporządzania sprawozdań finansowych oraz przechowywania dowodów księgowych przez jednostki gospodarki uspołecznionej (Monitor Polski z 1959 r. Nr 102, poz. 546 oraz z 1961 r. Nr 26, poz. 128 i Nr 72, poz. 304), a listy płacy – ponadto warunkom określonym w § 9 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 4 sierpnia 1954 r. w sprawie dokumentacji płac i rozliczeń za płace z pracownikami w przedsiębiorstwach gospodarki uspołecznionej (Monitor Polski Nr A-79, poz. 927).§ 9.
1.
Bloki formularzy przychodowych kwitów kasowych (§ 4 ust. 1) i zastępczych dowodów kasowych (§ 7 ust. 1) mogą być wydawane pracownikom działu finansowego (likwidatury) wyłącznie za pokwitowaniem w specjalnej kontrolce,2.
Na okładce każdego bloku dowodów, o których mowa w ust. 1, należy odnotować: 1)
numer kolejny bloku, 2)
numery kart bloku (od .......... do ..........), 3)
okres, w którym korzystano z bloku (od dnia .................... do dnia ....................).3.
Poszczególne karty każdego bloku muszą być ponumerowane przed oddaniem bloku do użytku. Należy oddzielnie numerować przychodowe kwity kasowe i oddzielnie zastępcze dowody kasowe z zachowaniem ciągłości numerów w okresie roku sprawozdawczego. Ilość kart każdego bloku powinna być poświadczona przez głównego księgowego lub przez osobę przez niego upoważnioną.§ 10.
1.
Po otrzymaniu dowodów kasowych do zrealizowania kasjer jest obowiązany sprawdzić, czy dowody kasowe zostały podpisane przez osoby, które dokonały sprawdzenia tych dowodów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym.2.
Dowody kasowe nie podpisane w sposób określony w ust. 1 nie mogą być przez kasjera przyjęte do wykonania.§ 11.
1.
Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer powinien zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dowodu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz zaznaczyć na dowodzie rozchodu gotówki numer i datę wystawienia dowodu osobistego (dowodu tożsamości) odbiorcy gotówki, jak również organ, który dowód ten wystawił.2.
Odbiorca gotówki kwituje odbiór gotówki na dowodzie kasowym wpisując otrzymaną sumę złotych słowami, a groszy cyframi, podpisując się atramentem, długopisem lub ołówkiem kopiowym ze wskazaniem daty otrzymania gotówki. Obowiązek wpisania otrzymanej sumy złotych i groszy nie dotyczy pokwitowania na listach płacy.3.
Jeżeli dowód kasowy opiewa na więcej niż jedną osobę, wówczas każdy odbiorca kwituje na tym dowodzie odrębnie odbiór gotówki.§ 12.
1.
Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w dowodzie rozchodu gotówki z kasy. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w dowodzie rozchodu gotówki z kasy, w dowodzie tym powinno być wskazane imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru gotówki. Upoważnienie powinno być dołączone do dowodu rozchodu gotówki.2.
Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie autentyczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie; potwierdzenie powinno być dokonane przez notariusza, prezydium rady narodowej lub uspołeczniony zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie.3.
Wypłata gotówki osobie otrzymującej gotówkę na podstawie upoważnienia dokonywana jest zgodnie z przepisami § 11.§ 13.
Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać – może na jej prośbę inna osoba (z wyjątkiem pracownika księgowości lub kasy danego przedsiębiorstwa) stwierdzić swoim podpisem – jako świadek – fakt wypłacenia gotówki osobie wymienionej w dowodzie kasowym. Na dowodzie kasowym zaznacza się wówczas numer, datę oraz wystawcę dokumentów stwierdzających tożsamość osoby otrzymującej gotówkę i osoby podpisującej. Wypłata gotówki następuje do rąk własnych osoby nie mogącej się podpisać.§ 14.
Po dokonaniu wypłaty wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę na podstawie listy płac kasjer jest obowiązany: 1)
zaznaczyć "Nie podjęto" w liście płacy w pozycji dotyczącej osoby, która wynagrodzenia nie podjęła, 2)
wpisać sumy nie podjętych wynagrodzeń do rejestru (wykazu) wynagrodzeń nie podjętych, 3)
uzgodnić sumę wynagrodzeń wypłaconych w terminie wypłaty oraz sumę wynagrodzeń nie podjętych z ogólną sumą listy płacy i zgodność obliczenia stwierdzić swoim podpisem.§ 15.
1.
Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówkowych dokonanych w danym dniu powinny być ujęte w kolejności ich realizacji w raporcie kasowym, prowadzonym na formularzu powszechnego użytku "Raport kasowy – RK" (wzór nr 3 stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia) i sporządzonym przez kasjera. Wypłaty wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę dokonywane na podstawie list płacy powinny być ujęte w raporcie kasowym w łącznej kwocie obejmującej wypłaty dokonane w danym dniu.2.
W przypadku gdy ilość wpłat i wypłat gotówkowych w poszczególnych dniach jest niewielka, zezwala się na sporządzanie zbiorczych raportów kasowych za okresy kilkudniowe, nie dłuższe jednak niż okres 1 tygodnia i nie wykraczające poza dany miesiąc kalendarzowy, z tym jednak że zapisy w raporcie powinny być dokonywane chronologicznie z zaznaczeniem daty wpłaty lub wypłaty. Łączna ilość wpłat i wypłat objętych zbiorczym raportem kasowym nie powinna przekraczać ilości pozycji przewidzianych dla 2 stron formularza "Raport kasowy – RK".3.
Po zakończeniu wpłat i wypłat w danym dniu (ust. 1) lub w danym okresie (ust. 2) i wyprowadzeniu pozostałości w kasie na dzień (okres) następny kasjer podpisuje raport kasowy i przekazuje go wraz z dowodami kasowymi za pokwitowaniem wyznaczonemu pracownikowi działu księgowości.§ 16.
1.
Rozchód gotówki z kasy, nie udokumentowany kasowym dowodem rozchodu gotówki, nie jest brany pod uwagę przy ustalaniu pozostałości gotówki w kasie. Sumy takie stanowią niedobór kasowy i obciążają kasjera.2.
Gotówka w kasie nie udokumentowana kasowymi dowodami przychodu gotówki traktowana jest jako nadwyżka kasowa. W przedsiębiorstwach państwowych podlega ona wpłacie do budżetu w terminie 30 dni od daty stwierdzenia nadwyżki, a w przedsiębiorstwach spółdzielczych oraz prowadzonych przez organizacje społeczne powinna być przeniesiona na zyski.§ 17.
1.
Jeżeli względy organizacyjne i istotne potrzeby tego wymagają, w przedsiębiorstwach mogą być uruchomione kasy pomocnicze, obsługujące wyodrębnione komórki organizacyjne przedsiębiorstwa (zakład, budowa itp.). Do kas pomocniczych stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego zarządzenia.2.
Kasjerzy kas pomocniczych rozliczają się wobec kasjera kasy głównej w terminach ustalonych wewnętrznymi zarządzeniami zarówno z zaliczek pobranych z kasy głównej, jak i z własnych operacji kasowych. Pozostałość gotówki w kasie pomocniczej powinna być przekazywana w ustalonych terminach kasjerowi kasy głównej wraz z raportem kasowym i wszystkimi dokumentami kasowymi.3.
Nie uważa się za kasy pomocnicze w rozumieniu przepisów niniejszego zarządzenia kas sklepowych w punktach sprzedaży detalicznej, w punktach usługowych i w zakładach gastronomicznych, kas biletowych w przedsiębiorstwach widowiskowych i komunikacyjnych oraz innych kas podręcznych, których zadaniem jest wyłącznie bieżące inkaso wpływów gotówkowych.