Dział 5 - Przechowywanie dowodów, ksiąg rachunkowych, spisów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych. - Rachunkowość jednostek gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1967.69.340

Akt utracił moc

Wersja od: 19 lutego 1972 r.

Dział  V.

Przechowywanie dowodów, ksiąg rachunkowych, spisów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych.

§  112.

1. Po dokonaniu wszystkich księgowań, dotyczących miesiąca sprawozdawczego, wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań, należy układać w porządku i kolejności zależnie od sposobu prowadzenia księgowości i umieszczać w teczkach (segregatorach, skoroszytach itp.) w sposób zabezpieczający przed wymianą tych dowodów.

2. Jeżeli księgowość prowadzona jest na luźnych kartach (karty przebitkowe, rejestry itp.), karty te, po dokonaniu wszystkich księgowań dotyczących danego roku, należy umieścić w teczkach. Analityczne karty kontowe, które zgodnie z przepisami § 23 zostaną wykorzystane w latach następnych, podlegają po całkowitym ich zapisaniu włączeniu do teczek tego roku, którego dotyczyły ostatnie zapisy dokonane na tych kartach.

3. Arkusze (karty) spisów z natury oraz zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, dotyczące inwentaryzacji przeprowadzonej w określonym terminie, należy trwale zszywać i umieszczać w teczkach.

4. Sprawozdania finansowe należy przechowywać w teczkach specjalnie na ten cel przeznaczonych.

5. Na okładkach teczek należy zamieścić:

1) nazwę jednostki;

2) nazwę i bieżący (licząc od początku roku) numer teczki;

3) okres, którego dotyczą (rok i miesiąc);

4) pierwszy i ostatni numer dowodów (kart) zamieszczonych w teczce;

5) ilość dowodów (kart) w teczce;

6) określenie kategorii akt (kategoria A lub kategoria B) i liczbę oznaczającą termin przechowywania akt;

7) termin, po którego upływie akta mają być przekazane do archiwum państwowego, ewentualnie na makulaturę.

§ 113. Teczki, oprawne księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe w celu ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zagubieniem i zniszczeniem powinny być przechowywane w specjalnie na ten cel przeznaczonych pomieszczeniach lub szafach.

§ 114. Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego teczki z dowodami, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe powinny być przekazane do składnicy akt (wspólnej dla całego przedsiębiorstwa) w ciągu 40 dni, licząc od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

§  115.

1. Wydanie poszczególnych dowodów, teczek, ksiąg rachunkowych lub sprawozdań finansowych może nastąpić tylko za pokwitowaniem na podstawie pisemnego zezwolenia głównego księgowego. Wydanie dowodów, teczek, ksiąg rachunkowych lub sprawozdań finansowych poza obręb przedsiębiorstwa może nastąpić na podstawie pisemnego polecenia dyrektora przedsiębiorstwa jedynie wskutek umotywowanego wniosku pisemnego instytucji, na której rzecz ma nastąpić wydanie; chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

2. Przepisy ust. 1 nie naruszają uprawnień organów kontroli i rewizji do zabezpieczenia niezbędnych dowodów w sposób uregulowany odrębnymi przepisami.

§ 116. W razie zniszczenia albo zaginięcia dowodów, teczek, ksiąg rachunkowych lub sprawozdań finansowych dyrektor przedsiębiorstwa powinien natychmiast sporządzić odpowiedni protokół, a ponadto - jeśli zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa - zawiadomić organy powołane do ścigania przestępstw.

§  117.

1. Ustala się następujące terminy przechowywania poszczególnych rodzajów akt księgowych (kategoria B):

1) dowody przychodu i rozchodu (w tym także rozliczenia zużycia i produkcji) materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych i towarów, karty pracy, zlecenia produkcyjne - 5 lat, pod warunkiem że uprzednio uzgodniono te dowody z wystawcami i ostatecznie rozliczono osoby materialnie odpowiedzialne;

2) odcinki paragonowe, stanowiące dowód wpływów kasowych ze sprzedaży detalicznej dokonywanej przez przedsiębiorstwa handlu uspołecznionego - jeden rok, licząc od dnia następującego po dniu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego; jeżeli jednak w tym terminie osoby materialnie odpowiedzialne nie zostały ostatecznie rozliczone, odcinki paragonowe powinny być przechowywane do momentu rozliczenia z tymi osobami;

3) konta syntetyczne i analityczne, rejestry, zestawienia obrotów i sald, księgi remanentów, arkusze (karty) spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, faktury własne i obce, kwartalne sprawozdania finansowe oraz inne akta - 5 lat; nie podlegają jednak przekazaniu na makulaturę dowody dotyczące spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego lub arbitrażowego, a dowody te powinny być przechowywane w składnicy akt do czasu uprawomocnienia się orzeczeń w sprawach, których dotyczą;

4) listy płacy lub karty wynagrodzeń bądź inne dowody, na których podstawie następuje obliczenie podstawy wymiaru renty - 12 lat.

2. Termin ustalony w ust. 1 pkt 1, 3 i 4 oblicza się od początku roku następnego po roku, którego dany dokument dotyczy.

3. Po upływie ustalonego okresu przechowywania dokumenty, o których mowa w ust. 1, należy przekazać na makulaturę w trybie ustalonym obowiązującymi przepisami po uzyskaniu na to zgody właściwego archiwum państwowego.

4. Jeżeli nie została przeprowadzona rewizja dokumentalna za dany rok, wszelkie dokumenty należy przechowywać do czasu przeprowadzenia rewizji.

5. Roczne sprawozdania finansowe są aktami przeznaczonymi do trwałego przechowywania (kategoria A).

§ 118. W uzasadnionych wypadkach właściwi ministrowie mogą w porozumieniu z Ministrem Finansów ustalić odmienne terminy przechowywania akt księgowych.