Rozdział 4 - Zapisy księgowe. - Rachunkowość jednostek gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1967.69.340

Akt utracił moc

Wersja od: 19 lutego 1972 r.

Rozdział  4.

Zapisy księgowe.

§  14.

1. Zapis księgowy powinien składać się przynajmniej z:

1) daty zapisu;

2) określenia i numeru dowodu, na którego podstawie dokonano zapisu,

3) treści zapisu;

4) sumy zapisu.

2. Zapis księgowy, z wynikiem sumy zapisu, może być dokonany za pomocą symboli lub skrótów. Wykaz wyjaśniający znaczenie poszczególnych symboli lub skrótów powinien być przechowywany w komórce księgowości. Zapis księgowy może nie obejmować danych, o których mowa w ust. 1 pkt 3, jeżeli układ ksiąg rachunkowych zezwala na jednoznaczne oznaczenie treści zapisu.

3. Zapisów księgowych dokonuje się w kwotach (w złotych i groszach) wynikających z dowodów księgowych. Zapisów księgowych wyrażających rozliczenie kosztów, zarachowanie należności lub zobowiązań wobec budżetu, odpisy na fundusze specjalne, przyjęcie do eksploatacji środków trwałych, umorzenie i amortyzację środków trwałych oraz zużycie przedmiotów nietrwałych dokonuje się z zaokrągleniem do pełnych złotych.

4. Jeżeli przy wykonywaniu przepisów ust. 3 nie będzie możliwe zaokrąglenie kwot wystawionych dowodów księgowych (dowody własne), różnicę między kwotą dowodu a wysokością zapisu na odpowiednich kontach odnosi się na straty i zyski przedsiębiorstwa.

5. Zaokrąglenie, o którym mowa w ust. 3 i 4, następuje w ten sposób, że końcówki groszowe nie przekraczające 50 groszy pomija się, a końcówki przekraczające 50 groszy zaokrągla się w górę do jednego złotego.

6. Zainteresowane ministerstwa w porozumieniu z Ministerstwem Finansów mogą rozszerzyć obowiązek zaokrąglania przez przedsiębiorstwa kwot zapisów na inne ich rodzaje niż wymienione w ust. 3.

§  15.

1. Zapisy księgowe powinny być dokonywane w sposób staranny, trwały i czytelny (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem, pismem maszynowym).

2. W księgach rachunkowych niedopuszczalne jest pozostawianie nie wypełnionych wierszy, chyba że wynika to ze sposobu prowadzenia księgowości; niedopuszczalne jest również zamazywanie, wycieranie, podskrobywanie bądź usuwanie innymi środkami dokonanych zapisów księgowych.

§ 16. Poprawianie błędnego zapisu może być dokonane przez:

1) skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie treści lub kwoty prawidłowej w ten sposób, aby treść i kwotę błędnego zapisu można było odczytać, z tym że osoba dokonująca poprawki powinna stwierdzić wniesioną poprawkę własnym podpisem (skrótem podpisu) oraz datą poprawki, umieszczonymi obok zapisu poprawionego;

2) wniesienie zapisu korygującego (storno), przy czym w treści zapisu korygującego należy wskazać zapis korygowany; storno nie może być dokonywane za pomocą tzw. zapisu czerwono-czarnego (zapis księgowy dokonywany po tej samej stronie korespondujących ze sobą kont - liczbami dodatnimi i ujemnymi).

§  17.

1. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być kompletne, tzn. że wszystkie operacje gospodarcze, dokonane w miesiącu kalendarzowym, powinny być uwidocznione, chyba że operacje gospodarcze określone w dowodach obcych - mimo zachowania należytej staranności pracy przez komórkę księgowości - nie mogły być jej znane.

2. Zapisy księgowe powinny być dokonywane w porządku chronologicznym. Porządek chronologiczny uważa się także za zachowany, jeżeli operacje gospodarcze księgowane są z podziałem przynajmniej na poszczególne miesiące kalendarzowe, jednak ewidencja środków pieniężnych, dochodów ze sprzedaży podlegających opodatkowaniu oraz ilościowa ewidencja rzeczowych składników majątkowych powinna być prowadzona z podziałem na poszczególne dni.

§  18.

1. Zapisy księgowe, których podstawę stanowią dowody własne (z wyjątkiem poleceń księgowania, o których mowa w § 6 ust. 1), powinny być dokonywane pod datą wystawienia dowodu.

2. Jeżeli dowód własny wystawiono w miesiącu innym niż miesiąc, w którym dokonano operacji gospodarczej ujętej dowodem, zapis księgowy powinien być dokonany pod datą ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonano operacji gospodarczej.

3. Zapisy księgowe, których podstawę stanowią polecenia księgowania, powinny być również dokonywane pod datą wystawienia tych poleceń, z wyjątkiem wypadków, gdy w poleceniach księgowania ustalono inną datę ich zaksięgowania dla zachowania kompletności zapisów.

4. Zapisów księgowych, których podstawę stanowią dowody obce, dokonuje się pod datą otrzymania tych dowodów.

5. Jeżeli dowód obcy otrzymano w miesiącu późniejszym niż miesiąc, w którym wystawiono dowód, zapis księgowy powinien być dokonany pod datą ostatniego dnia miesiąca, w którym wystawiono dowód, o ile do dnia otrzymania dowodu nie sporządzono zestawienia obrotów i sald obejmującego miesiąc, w którym wystawiono dowód.

6. Za datę wystawienia dowodu przyjmuje się datę na nim umieszczoną przez jednostkę wystawiającą.

7. Za datę otrzymania dowodu uważa się datę wpływu dowodu do przedsiębiorstwa. Właściwa komórka przedsiębiorstwa, otrzymująca dowody obce, obowiązana jest oznaczać na nich w sposób trwały datę ich wpływu.

8. Za datę wpływu dowodów wystawianych przez bank uważa się datę stempla banku (oddziału banku) doręczającego dowód.

§  19.

1. Po upływie każdego miesiąca, nie później jednak niż w ciągu 14 dni, zapisy wniesione do ksiąg rachunkowych powinny być podsumowane. Łączne sumy zapisów (obroty) powinny być wpisane do ksiąg rachunkowych w sposób przewidziany dla zapisów księgowych (§§ 15 i 16).

2. Jeżeli sposób prowadzenia księgowości nie przewiduje sumowania zapisów (ustalania obrotów) na kontach analitycznych, wówczas zamiast łącznych sum zapisów wnosi się na właściwe konta po upływie każdego miesiąca salda zapisów dokonywanych na tych kontach w danym miesiącu.

§  20.

1. Obroty i salda zapisów dokonanych w księgach rachunkowych wprowadza się do zestawienia obrotów i sald. Zestawienie obrotów i sald powinno zawierać co najmniej:

1) nazwę i adres przedsiębiorstwa;

2) rok;

3) symbole kont syntetycznych i analitycznych;

4) obroty poszczególnych kont syntetycznych i analitycznych za poszczególne miesiące roku lub łącznie od początku roku do końca każdego miesiąca we wszystkich przedsiębiorstwach;

5) salda poszczególnych kont syntetycznych i analitycznych:

a) na początek roku - w przedsiębiorstwach kontynuujących działalność; na dzień rozpoczęcia działalności - w przedsiębiorstwach nowo powstałych; na dzień rozpoczęcia likwidacji - w przedsiębiorstwach likwidowanych.; na dzień postawienia w stan upadłości - w spółdzielniach i spółkach handlowych postawionych w stan upadłości,

b) na ostatni dzień każdego miesiąca kalendarzowego - w przedsiębiorstwach kontynuujących działalność; na dzień zakończenia likwidacji - w przedsiębiorstwach zlikwidowanych; na dzień zakończenia postępowania upadłościowego lub uchylenia upadłości - w spółdzielniach lub spółkach handlowych postawionych w stan upadłości.

2. Jeżeli sposób prowadzenia księgowości nie przewiduje sumowania obrotów kont analitycznych, wówczas w zestawieniu obrotów i sald wykazuje się salda na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. W odniesieniu do niektórych grup kont analitycznych rzeczowych składników majątkowych (np. do konta środków trwałych) można zaniechać comiesięcznego sporządzania zestawienia obrotów i sald, pod warunkiem że przez sumowanie na odpowiednio oznaczonych taśmach maszynowych lub w inny wiarogodny i sprawdzalny sposób zostanie zapewniona prawidłowość sald na tych kontach.

3. Zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych powinny być ze sobą wzajemnie uzgodnione. Obowiązek uzgodnienia dotyczy także ilościowej ewidencji rzeczowych składników majątkowych, której zapisy powinny być uzgodnione z zapisami w ewidencji ilościowo-wartościowej nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału.

4. Zestawienie obrotów i sald powinno być sporządzone przed upływem terminu ustalonego dla sporządzenia sprawozdania finansowego, a jeżeli na koniec miesiąca obowiązujące w tym zakresie przepisy nie przewidują sporządzenia sprawozdania finansowego - nie później niż w ciągu 14 dni po upływie miesiąca.