Rozdział 2 - Dowody księgowe. - Rachunkowość jednostek gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1967.69.340

Akt utracił moc

Wersja od: 19 lutego 1972 r.

Rozdział  2.

Dowody księgowe.

§  5.

1. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy:

1) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem;

2) zawierający co najmniej:

a) nazwę (nazwisko) i adres wystawiającego dowód (na dowodach własnych, wystawianych przez przedsiębiorstwa dokonujące księgowania, dla obiegu wewnętrznego ponadto nazwę komórki organizacyjnej, której dany dowód dotyczy),

b) wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

c) datę sporządzenia dowodu,

d) adres strony uczestniczącej w operacji gospodarczej, jeżeli chodzi o kontrahentów spoza przedsiębiorstwa, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej,

e) przedmiot i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że daty tej można nie podawać, jeżeli pokrywa się ona z datą sporządzenia dowodu,

f) wartościowe i - o ile to możliwe - ilościowe określenie operacji gospodarczej,

g) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie;

3) sprawdzony pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przez właściwe komórki organizacyjne przedsiębiorstwa (w tym także przez komórkę księgowości) oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione;

4) zadekretowany, tzn. zawierający adnotacje, na jakich kontach lub w jakich rejestrach ma być zaksięgowany, oraz podpisany przez głównego księgowego lub inną osobę upoważnioną do dekretacji przez głównego księgowego, a jeżeli dowód ma być księgowany pod inną datą niż data jego wystawienia przy dowodach własnych lub data otrzymania przy dowodach obcych, dekretacja dowodu powinna wyraźnie wskazać, pod jaką datą dowód ma być księgowany;

5) opatrzony numerem, nadanym przez komórkę księgowości.

2. W wypadkach szczególnych, np. dla udokumentowania operacji gospodarczych polegających na skupie, właściwi ministrowie, działając w porozumieniu z Ministrem Finansów, mogą udzielić zezwolenia na sporządzanie dowodów księgowych w sposób uproszczony oraz na wystawianie dowodów księgowych przez przedsiębiorstwo, a nie jego kontrahentów, pod warunkiem że w zezwoleniu tym zostanie szczegółowo określony:

1) rodzaj operacji gospodarczych, które mogą być udokumentowane w sposób uproszczony;

2) sposób wystawiania oraz tryb kontrolowania dowodów księgowych sporządzanych w sposób uproszczony.

§  6.

1. Za dowód księgowy uważa się również polecenie księgowania (notę memoriałową), wystawione przez komórkę księgowości w razie:

1) księgowania zbiorczym zapisem zestawienia dowodów księgowych;

2) przeprowadzania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów ogólnych, otwarcie lub zamknięcie ksiąg);

3) w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości.

2. Polecenie księgowania powinno zawierać:

1) nazwę jednostki wystawiającej;

2) datę wystawienia;

3) numer;

4) treść i kwoty, które mają być zaksięgowane;

5) określenie dowodów, na których podstawie zostało wystawione;

6) dekretację, tzn. określenie, na jakich kontach (w jakich rejestrach) i pod jaką datą ma być dokonane księgowanie;

7) podpis głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

3. Polecenie księgowania, określone w ust. 1 pkt 1, powinno być oparte na prawidłowo sporządzonym zestawieniu dowodów księgowych. Za prawidłowe uważa się zestawienie dowodów księgowych, umożliwiające powiązanie sum podlegających księgowaniu na podstawie zestawienia z odpowiednimi dowodami. W zestawieniu zgrupowane mogą być wyłącznie dowody określające jednorodne operacje gospodarcze dokonane w okresie jednego miesiąca kalendarzowego. Dowody stanowiące podstawę sporządzenia zestawienia należy przechowywać w okresie i w sposób ustalony dla ich zestawienia.

4. Polecenie księgowania wystawione w celu wystornowania błędnego zapisu powinno zawierać także uzasadnienie zapisu korygującego oraz określenie zapisu korygowanego.

§  7.

1. Treść dowodu księgowego powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodów dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątkowymi dopuszcza się zastępowanie nazwy tych składników odpowiednimi symbolami (liczbowymi, literowymi itp.), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie posiadają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli.

2. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem lub pismem maszynowym). Podpisy na dowodach składa się atramentem, długopisem lub ołówkiem kopiowym. Treść dowodów nie może być zamazywana, wycierana, podskrobywana lub usuwana innymi środkami.

3. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub sumy i wpisanie tekstu lub sumy właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub sumę pierwotną. Poprawka tekstu lub kwoty dowodu księgowego powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej oraz datę dokonania poprawki. Powyższe zasady poprawiania błędów mają zastosowanie wyłącznie do tych dowodów, dla których nie został przepisami specjalnymi ustalony zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz nie stosują się do dowodów obcych (wystawionych przez inne jednostki), które mają być poprawiane jedynie przez wystawienie dowodu korygującego. Również dowody własne, których odpis został przesłany kontrahentowi, mogą być poprawiane tylko przez wystawienie dowodu korygującego. Odpis dowodu korygującego należy każdorazowo przesłać kontrahentowi.

4. Zakupy rzeczowych składników majątkowych, z wyjątkiem wypadków określonych w § 5 ust. 2, udokumentowane być mogą wyłącznie fakturami (rachunkami) dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątkowych paragony, asygnaty kasowe, pokwitowania itp. dowody.

§  8.

1. Obieg dowodów księgowych w przedsiębiorstwie powinien być ściśle ustalony.

2. Jeżeli określone operacje gospodarcze udokumentowane są dwoma lub więcej dowodami albo kopiami tych dowodów, wówczas główny księgowy obowiązany jest ustalić, które z dowodów stanowić mają podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

3. Wykaz dowodów (kopii dowodów) nie podlegających księgowaniu wraz z określeniem sposobu wyraźnego kasowania tych spośród nich, które mogłyby być powtórnie zrealizowane (karty pracy, dowody obrotu materiałowego i towarowego, dowody kasowe itp.), ustala główny księgowy i podaje do wiadomości zainteresowanych komórek przedsiębiorstwa.

4. Dla zapewnienia prawidłowego obiegu dowodów księgowych w przedsiębiorstwie dyrektor przedsiębiorstwa wydaje na wniosek głównego księgowego instrukcję określającą co najmniej:

1) sposób wystawiania oraz komórki organizacyjne przedsiębiorstwa uprawnione do wystawiania i osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych;

2) komórki organizacyjne przedsiębiorstwa uprawnione do przyjmowania od kontrahentów oraz obowiązane do rejestracji poszczególnych rodzajów dowodów obcych podlegających księgowaniu;

3) komórki organizacyjne przedsiębiorstwa oraz osoby obowiązane do sprawdzania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych w sposób określony w § 5 ust. 1 pkt 3;

4) sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych (własnych i obcych), zezwalający na ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym oraz zabezpieczający przed opuszczeniem księgowania poszczególnych dowodów, przyjmowaniem do realizacji i księgowania dowodów wystawionych przez osoby nie upoważnione oraz innymi nieprawidłowościami;

5) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do działu księgowości przedsiębiorstwa po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki organizacyjne przedsiębiorstwa.