Rozdział 4 - Prowadzenie księgowości w oparciu o prawidłowe dowody. - Podstawowe zasady prowadzenia księgowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1954.A-51.694

Akt utracił moc

Wersja od: 29 maja 1954 r.

IV.

Prowadzenie księgowości w oparciu o prawidłowe dowody.

§  6.

1. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy:

1) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem;

2) zawierający co najmniej:

a) nazwę (nazwisko) i adres wystawiającego dowód (w odniesieniu do dowodów własnych, to znaczy wystawianych przez jednostkę dokonującą księgowania - tylko nazwę komórki wystawiającej dowód),

b) określenie rodzaju dowodu (np. "kasa przyjmie", "kasa wypłaci"),

c) wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

d) datę sporządzenia dowodu,

e) przedmiot i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

f) wartościowe i - w razie potrzeby - ilościowe ujęcie operacji gospodarczej,

g) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie;

3) sprawdzony pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przez właściwe komórki organizacyjne przedsiębiorstwa;

4) zadekretowany, to znaczy zawierający numer nadany przez komórkę księgowości oraz określenie, na jakich kontach, w jakich rejestrach itp. i pod jaką datą ma być zaksięgowany;

5) podpisany przez głównego (starszego) księgowego jednostki lub przez upoważnioną przez niego osobę.

2. Treść dowodu księgowego powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodów dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.

§  7.

1. Za dowody księgowe uważa się również polecenia księgowania wystawiane przez komórkę księgowości.

2. Polecenia księgowania wystawia się w przypadkach, gdy zachodzi konieczność:

1) zaksięgowania zbiorczym zapisem zestawienia dowodów księgowych;

2) przeprowadzenia zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, rozliczenie kosztów, utworzenie rezerwy);

3) zadekretowania jednego lub więcej dowodów, jeżeli stosowana metoda (technika) księgowości tego wymaga.

3. Polecenie księgowania powinno zawierać co najmniej:

1) nazwę jednostki wystawiającej polecenie księgowania;

2) datę wystawienia;

3) numer;

4) treść i kwoty, jakie mają być zaksięgowane (w poleceniach księgowania wystawianych celem wystornowania błędnego zapisu podać należy także uzasadnienie zapisu korygującego oraz określenie zapisu korygowanego);

5) określenie dowodów, na których podstawie zostało wystawione;

6) dekretację, to znaczy określenie, na jakich kontach (w jakich rejestrach) i pod jaką datą ma być zaksięgowane;

7) podpis głównego (starszego) księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

4. Polecenie księgowania, wystawione w celu, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, powinno być oparte na prawidłowo sporządzonym zestawieniu dowodów księgowych. Za prawidłowe zestawienie dowodów księgowych uważa się zestawienie, umożliwiające powiązanie sum podlegających na jego podstawie księgowaniu z odpowiednimi dowodami. W zestawieniu zgrupowane mogą być wyłącznie dowody odzwierciedlające operacje gospodarcze dokonane w okresie jednego miesiąca kalendarzowego.

§  8.

1. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób czytelny atramentem, ołówkiem kopiowym lub pismem maszynowym. Podpisy na dowodach składa się atramentem lub ołówkiem kopiowym. W treści dowodów niedopuszczalne są zamazywania, wycierania i podskrobywania.

2. Błędy w dowodach księgowych należy poprawiać przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub sumy i wpisanie tekstu lub sumy właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób; aby można było odczytać tekst lub sumę pierwotną. Poprawka tekstu lub kwoty dowodu księgowego powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej. Powyższe zasady poprawiania błędów mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do tych dowodów, do których nie został przepisami specjalnymi ustalony zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz nie stosuje się do dowodów obcych, których sumy poprawiać można jedynie przez wystawianie dowodu korygującego. Odpis dowodu korygującego należy przesłać kontrahentowi.

3. Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawione jedynie przez jednostkę, która dowód wystawiła.

§  9.

1. Jeżeli jedna operacja gospodarcza udokumentowana jest dwoma lub więcej dowodami (lub kopiami tych dowodów), za właściwy dowód księgowy uważa się tylko ten, który:

1) spełnia warunki wyliczone w §§ 6, 7 i 8;

2) wymieniony jest w instrukcji głównego (starszego) księgowego jednostki.

2. Instrukcja, o której mowa w ust. 1 pkt 2, podpisana przez głównego (starszego) księgowego, powinna znajdować się w komórce księgowości, jej odpisy zaś należy dostarczyć wszystkim zainteresowanym komórkom organizacyjnym jednostki. Powinna ona zawierać co najmniej:

1) wyliczenie rodzaju operacji gospodarczych, stwierdzanych dwoma lub więcej dowodami lub ich kopiami;

2) wyliczenie dowodów lub ich kopii stwierdzających dokonanie każdego z rodzaju operacji, o których mowa w pkt 1;

3) określenie, który z wymienionych w pkt 2 dowodów lub która jego kopia podlega księgowaniu (to znaczy jest dowodem księgowym);

4) określenie sposobu znakowania dowodów nie podlegających księgowaniu oraz wskazanie komórek organizacyjnych obowiązanych do umieszczania na dowodach tych znaków.