Organizacja wyodrębnionego archiwum Urzędu Ochrony Państwa.

Monitor Polski

M.P.1997.76.723

Akt utracił moc

Wersja od: 15 października 1997 r.

ZARZĄDZENIE

SZEFA URZĘDU OCHRONY PAŃSTWA

z dnia 2 października 1997 r.

w sprawie organizacji wyodrębnionego archiwum Urzędu Ochrony Państwa.

Na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, oraz z 1997 r. Nr 88, poz. 554) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.

1. W Urzędzie Ochrony Państwa działa archiwum wyodrębnione, zwane dalej "archiwum".

2. Archiwum działa w ramach Biura Ewidencji i Archiwum Urzędu Ochrony Państwa.

3. Zasady i tryb działania archiwum Urzędu Ochrony Państwa regulują w szczególności:

1) ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Urzędzie Ochrony Państwa (Dz. U. Nr 30, poz. 180, z 1991 r. Nr 94, poz. 422, Nr 107, poz. 461, z 1992 r. Nr 54, poz. 254, z 1994 r. Nr 53, poz. 214, z 1995 r. Nr 4, poz. 17, Nr 34, poz. 163, Nr 104, poz. 515, z 1996 r. Nr 59, poz. 269, Nr 106, poz. 496, Nr 156, poz. 775 oraz z 1997 r. Nr 28, poz. 153, Nr 70, poz. 443 i Nr 88, poz. 554) i wydane na jej podstawie akty wykonawcze;

2) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775 oraz z 1997 r. Nr 88, poz. 554) i wydane na jej podstawie akty wykonawcze dotyczące Szefa UOP;

3) ustawa z dnia 14 grudnia 1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej (Dz. U. Nr 40, poz. 271 z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i z 1997 r. Nr 110, poz. 714) i wydane na jej podstawie akty wykonawcze;

4) niniejsze zarządzenie.

2. Siedzibą archiwum jest Warszawa.

2. Terenem działania archiwum jest obszar całego Państwa.

§ 3. W zakresie zadań, o których mowa w zarządzeniu, archiwum używa pieczęci okrągłej z godłem Państwa w środku i napisem w otoku "Archiwum Urzędu Ochrony Państwa".

Rozdział  2

Zadania i zakres działania

§  4.

1. Do zadań ogólnych archiwum należy:

1) kształtowanie państwowego wyodrębnionego zasobu archiwalnego i nadzór nad nim,

2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

4) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,

5) wykonywanie ekspertyz na potrzeby naukowe,

6) wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów, kopii oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w zakresie zgodnym z właściwością rzeczową określoną ustawą o Urzędzie Ochrony Państwa,

7) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby służbowe jednostkom organizacyjnym Urzędu Ochrony Państwa.

2. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby inne niż wymienione w ust. 1 pkt 7 regulują odrębne przepisy.

§ 5. Do zadań szczegółowych archiwum należy:

1) w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym wyodrębnionym zasobem archiwalnym:

a) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi Urzędu Ochrony Państwa w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją,

b) opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych,

c) przeprowadzanie kontroli w jednostkach, o których mowa w § 10, wydawanie zleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich wykonania,

d) nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i wydawanie zezwoleń na brakowanie,

e) nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych z jednostek organizacyjnych UOP do archiwum,

f) prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie spraw, o których mowa pod lit. d) i e),

2) w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej:

a) przejmowanie materiałów z jednostek organizacyjnych UOP,

b) przechowywanie i zabezpieczanie materiałów,

c) profilaktyka i konserwacja materiałów,

d) prowadzenie reprografii zabezpieczającej,

e) ochrona materiałów przed zniszczeniem bądź utratą,

3) w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej:

a) prowadzenie ewidencji materiałów,

b) opracowywanie materiałów zgodnie z zasadami archiwistyki,

c) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych.

§ 6. Archiwum może w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:

1) prowadzić badania indywidualne i zespołowe w zakresie archiwistyki i nauk pokrewnych,

2) opracowywać ekspertyzy i opinie naukowe,

3) ułatwiać podnoszenie kwalifikacji zawodowych i zdobywanie stopni naukowych swoim pracownikom,

4) prowadzić szkolenie specjalistyczne w UOP.

Rozdział  3

Struktura organizacyjna oraz kierownictwo archiwum

§ 7. Strukturę organizacyjną archiwum określa regulamin organizacyjny UOP wydany na podstawie statutu Urzędu Ochrony Państwa.

§ 8. Funkcję dyrektora archiwum sprawuje dyrektor Biura Ewidencji i Archiwum Urzędu Ochrony Państwa.

§  9.

1. Dyrektor archiwum kieruje całokształtem jego działalności oraz czuwa nad prawidłową realizacją zadań, o których mowa w rozdziale 2.

2. Do zakresu działania dyrektora archiwum należy w szczególności:

1) kierownictwo w sprawach organizacyjnych i administracyjnych, metodycznych,

2) nadzór nad zasobem archiwum,

3) reprezentowanie archiwum na zewnątrz,

4) wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalność archiwum oraz przewidzianych odrębnymi przepisami,

5) wydawanie regulaminów, instrukcji i wytycznych,

6) kierowanie realizacją zadań ppoż., bhp i obronnych w zakresie przewidzianym odrębnymi przepisami.

§ 10. Kierownicy jednostek organizacyjnych Urzędu Ochrony Państwa posiadający w kierowanych przez siebie jednostkach zasób archiwalny oraz dokumentację niearchiwalną są odpowiedzialni za właściwe ich przechowywanie i zabezpieczenie.

§  11.

1. W archiwum działają następujące kolegialne organy opiniodawcze i doradcze:

1) Komisja Metodyczna,

2) Komisja Oceny Dokumentacji Archiwalnej.

2. Szef UOP może na wniosek dyrektora archiwum - w trybie, o którym mowa w § 4 statutu UOP, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1996 r. w sprawie nadania statutu Urzędowi Ochrony Państwa (Dz. U. Nr 145, poz. 675), powołać Radę Naukowo-Programową archiwum lub inne organy doradcze i opiniodawcze.

Rozdział  4

Przepisy końcowe

§ 12. Archiwum wykonuje na polecenie Szefa Urzędu Ochrony Państwa okresowe sprawozdania dotyczące stanu zasobu archiwalnego.

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.