Rozdział 2 - WYKONYWANIE BUDŻETU Organy wykonujące budżet. - Opracowywanie i wykonywanie budżetu oraz prowadzenia rachunkowości przez organizacje społeczne, dotowane z budżetu Państwa.

Monitor Polski

M.P.1963.67.331

Akt utracił moc

Wersja od: 9 września 1963 r.

Rozdział  2

WYKONYWANIE BUDŻETU

Organy wykonujące budżet.

§  12.

1. Budżet organizacji społecznej wykonują jednostki organizacyjne, które w ramach budżetu organizacji posiadają zatwierdzone plany dochodów i kosztów oraz dysponują środkami organizacji społecznej.

2. Jednostki wykonujące budżet organizacji społecznej prowadzą rachunkowość.

3. Jednostkami organizacyjnymi, wykonującymi budżet organizacji społecznej, mogą być, oprócz zarządu głównego organizacji, zarządy wojewódzkie, a wyjątkowo w organizacjach realizujących znaczne zadania finansowe (np. Liga Obrony Kraju, organizacje sportowe) także zarządy powiatowe lub koła terenowe.

4. Zarząd główny organizacji społecznej określa jednostki organizacyjne będące wykonawcami budżetu za zgodą państwowego organu dotującego, biorąc pod uwagę konieczność ograniczenia etatów pracowników finansowo-księgowych do niezbędnego minimum.

§  13.

1. Wszelkie środki stanowiące własność organizacji społecznej lub jej przekazane w zarząd lub użytkowanie powinny być objęte księgowością jednostek – wykonawców budżetu.

2. Środki użytkowane przez jednostki organizacyjne nie zaliczone do wykonawców budżetu powinny być objęte księgowością bezpośrednio nadrzędnych jednostek wykonawców budżetu.

3. Dochody i wydatki realizowane przez jednostki organizacyjne nie zaliczone do wykonawców budżetu powinny być ujęte w księgowości bezpośrednio nadrzędnych jednostek – wykonawców budżetu na podstawie sprawozdań (raportów) jednostek nie zaliczonych do wykonawców budżetu.

§ 14. Użyte w dalszym ciągu niniejszego zarządzenia określenia "jednostka", "kierownik jednostki" i "główny księgowy" oznaczają:

1) jednostka – jednostkę będącą wykonawcą budżetu,

2) kierownik jednostki – przewodniczącego zarządu, kierownika jednostki lub inną osobę mającą prawo w imieniu jednostki podejmowania decyzji gospodarczych i zaciągania zobowiązań,

3) główny księgowy – głównego księgowego albo skarbnika lub inną osobę odpowiedzialną za prawidłową organizację i kontrolę gospodarki finansowej jednostki.

Zasady wykonywania budżetu.

§  15.

1. Jednostki wykonują budżet organizacji społecznej na podstawie szczegółowych planów finansowych, ustalonych dla jednostek w granicach budżetu organizacji.

2. Wykonywanie planów finansowych powinno być zgodne z przebiegiem wykonania zadań rzeczowych (planu gospodarczego) oraz z zasadami gospodarności i dyscypliny finansowej.

§  16.

1. Kierownik jednostki obowiązany jest zapewnić należyte zabezpieczenie środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania oraz środków rzeczowych, znajdujących się w dyspozycji jednostki.

2. Jednostki obowiązane są przeprowadzać inwentaryzację składników majątkowych według zasad ustalonych w przepisach o rachunkowości budżetowej, wydanych dla jednostek budżetu Państwa.

3. Terminy inwentaryzacji poszczególnych rodzajów składników majątkowych ustala zarząd główny organizacji społecznej za zgodą państwowego organu dotującego.

§ 17. Zasady gospodarki kasowej organizacji społecznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 sierpnia 1958 r. w sprawie zasad gospodarki kasowej jednostek gospodarki uspołecznionej (Dz. U. Nr 54, poz. 263).

Wpłaty.

§  18.

1. Na każdą przyjętą wpłatę jednostka obowiązana jest wydać pokwitowanie z kwitariusza przychodowego. Wyjątek stanowią wpłaty składek członkowskich, które mogą być inkasowane na podstawie zbiorczych list imiennych, pod warunkiem iż wpłacający składkę umieści na liście swój podpis.

2. Kwitariusz przychodowy powinien zawierać mechanicznie ponumerowane blankiety pokwitowań oraz przebitkowo wypełniane kopie pokwitowań, stanowiące dowody wpłat.

3. Blankiety pokwitowań oraz dowody wpłat są drukami ścisłego zarachowania. Ilość blankietów zawartych w kwitariuszu powinna być stwierdzona w każdym kwitariuszu przez zamieszczenie klauzuli: "Kwitariusz zawiera .......... blankietów pokwitowań od nr .......... do nr ..........". Klauzulę podpisują kierownik jednostki i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione.

Wypłaty.

§  19.

1. Jednostki mogą dokonywać wypłat tylko na podstawie dowodów określonych niniejszymi przepisami.

2. Za podstawę dokonywania wypłat służą dowody uzasadniające wypłatę, a mianowicie:

1) faktury (rachunki),

2) listy płatnicze,

3) decyzje wewnętrzne wydane w sprawie wypłat zaliczek, zasiłków itp. bądź też odpisy tych decyzji,

4) inne dowody przewidziane przepisami szczególnymi.

3. Dokonywanie wypłat bez podstawy w postaci odpowiednich dowodów jest niedopuszczalne. Nie stanowią podstawy wypłaty paragony lub inne dowody sprzedaży.

4. Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami (lub kopiami tych dowodów), wówczas główny księgowy obowiązany jest ustalić, które z dowodów mają stanowić podstawę dokonania wypłaty. Wykaz dowodów (kopii dowodów) nie stanowiących podstawy wypłaty, które mogłyby być wykorzystane dla dokonania powtórnej wypłaty, ustala główny księgowy i podaje do wiadomości właściwych komórek jednostki. Dowody te lub ich kopie powinny być skasowane przez umieszczenie napisu: "Nie stanowi podstawy dokonania wypłaty".

§  20.

1. Listy płatnicze sporządza się na wypłaty zbiorowe (płace, wynagrodzenia, zasiłki, premie, stypendia itp.).

2. Listy płatnicze na płace i wynagrodzenia stałe mogą być sporządzane tylko na podstawie formalnych dokumentów (umów, decyzji zaangażowania do pracy, decyzji awansowych itp.) określających wysokość wynagrodzenia stałego.

3. Listy płatnicze na wynagrodzenia niestałe, zależne od wyników pracy, mogą być sporządzane tylko na podstawie dowodów stwierdzających wyniki pracy.

4. Listy płatnicze na jednorazowe wypłaty zbiorowe (np. zasiłki, nagrody, premie itp.) mogą być sporządzane tylko na podstawie każdorazowo wydanych decyzji lub zatwierdzonych wykazów osób otrzymujących wypłatę. Jeżeli wykazy osób otrzymujących wypłatę zawierają istotne elementy listy płatniczej, mogą one zastąpić listę płatniczą.

5. Lista płatnicza powinna zawierać co najmniej:

1) określenie tytułu wypłaty,

2) imiona i nazwiska osób otrzymujących wypłatę,

3) określenie kwot należności brutto, kwot potrąceń oraz kwot do wypłaty netto,

4) daty i podpisy osób otrzymujących wypłatę.

6. Kwoty wynagrodzeń z tytułu pracy i kwoty należnych zasiłków rodzinnych obejmuje się wspólną listą płatniczą.

7. Suma łączna do wypłaty (netto) całej listy płatniczej powinna być podana cyframi i słowami.

8. Lista płatnicza powinna być podpisana przez pracownika sporządzającego listę.

§  21.

1. W decyzji wydanej w sprawie wypłaty powinny być podane dokładne oznaczenie i adres osoby lub instytucji, na której rzecz ma być dokonana wypłata, oraz tytuł wypłaty.

2. W decyzji o wypłaceniu zaliczki powinien być określony termin, do którego zaliczka ma być rozliczona. Termin ten nie może być dłuższy, aniżeli 7 dni po dokonaniu transakcji, dla której udzielono zaliczki. Przepisy niniejszego ustępu nie dotyczą zaliczek, dla których terminy rozliczenia ustalone są w obowiązujących przepisach.

§  22.

1. Na dowodach stanowiących podstawę wypłaty za wykonane roboty i usługi oraz za dostarczone towary powinno być umieszczone potwierdzenie wykonania i przyjęcia roboty, usługi lub przyjęcia dostarczonych towarów, podpisane przez właściwą osobę.

2. Potwierdzenie przyjęcia może być również dołączone do dowodu w formie odrębnego protokołu przyjęcia, dowodu magazynowego lub innego dowodu, stwierdzającego wykonanie i przyjęcie roboty, usługi lub dostawy.

3. Dowody nie zaopatrzone w potwierdzenie wykonania i przyjęcia roboty, usługi lub dostawy nie mogą stanowić podstawy dokonania wypłaty.

§  23.

1. Zaliczki do rozliczenia mogą być wypłacone:

1) pracownikom na koszty podróży służbowych,

2) kierownikom lub pracownikom jednostek – na pokrycie drobnych wydatków,

3) jednostkom organizacyjnym oraz osobom wykonującym zadania na zlecenie jednostki – na koszty wykonywanych zadań.

2. Pracownikom odbywającym stale podróże służbowe oraz pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają bezpośrednio drobne, stale powtarzające się wydatki, mogą być wypłacane zaliczki stałe na cały rok budżetowy. W ciągu okresu trwania zaliczki stałej pracownikom tym wypłaca się pełną sumę należności na podstawie uznanych rachunków.

3. Zaliczki powinny być rozliczane w terminach ustalonych w obowiązujących przepisach lub decyzjach dotyczących udzielenia zaliczki. Zaliczki stałe powinny być zwrócone po upływie okresu ich ważności bądź przed ustaniem stosunku służbowego, a w każdym razie przed końcem roku budżetowego.

§  24.

1. Każdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.

2. Sprawdzanie dowodów pod względem merytorycznym polega na zbadaniu zgodności z planem, legalności, celowości gospodarczej oraz oszczędności wydatków, jak również zgodności cen z obowiązującymi przepisami, cennikami lub taryfami. Sprawdzenie listy płatniczej wymaga także zbadania zgodności listy płatniczej z faktycznym stanem osobowym, z danymi zawartymi w aktach osobowych bądź z innymi dokumentami, na których podstawie lista została sporządzona.

3. Sprawdzanie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym polega na zbadaniu:

1) czy poszczególne dowody odpowiadają postanowieniom niniejszych przepisów,

2) czy dowody są kompletne, tj. czy zawierają wszystkie wymagane załączniki,

3) czy dowody są zupełne, tj. czy zawierają wszystkie dane niezbędne do określenia czynności, na których udowodnienie mają służyć,

4) czy na podstawie podanych w dowodach cen i stawek jednostkowych obliczono prawidłowo kwoty pieniężne poszczególne i sumy ogólne.

§  25.

1. Dowody sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym podlegają zatwierdzeniu do wypłaty.

2. Zatwierdzanie dowodów do wypłaty należy do obowiązków kierownika jednostki oraz głównego księgowego lub pracowników przez nich pisemnie upoważnionych.

3. Dowody zatwierdzone do wypłaty powinny być podpisane przez osoby, które dokonały zatwierdzenia.

§  26.

1. Na dowodzie stanowiącym podstawę dokonania wypłaty należy po dokonaniu wypłaty lub po wystawieniu polecenia przelewu (czeku) bądź obciążeniu rachunku bankowego w drodze inkasa zamieścić za pomocą stempla lub odręcznie atramentem klauzulę: "Wypłacono dnia ..........", przy czym data powinna być wpisana atramentem. Klauzulę te podpisuje pracownik dokonujący wypłaty gotówkowej bądź pracownik sporządzający czek lub polecenie przelewu lub sprawdzający wypłaty dokonane w drodze inkasa.

2. Klauzula powyższa powinna być umieszczona w takim miejscu dowodu, aby nie mogła być usunięta przez odcięcie części dowodu.

§  27.

1. Wszelkie wypłaty dokonane z zaliczek do rozliczenia powinny być rozliczone oryginalnymi fakturami (rachunkami) osób lub instytucji, na których rzecz dokonano wypały z zaliczki.

2. Każda faktura (rachunek) zapłacona z zaliczki powinna zawierać zaopatrzone w datę potwierdzenie odbioru należności, wyrażone cyframi i słowami oraz podpisane przez, odbiorcę (§ 29).

3. Dowody opłacone z zaliczek podlegają sprawdzeniu i zatwierdzeniu oraz kasowaniu według zasad podanych w §§ 24–26.

4. W razie niemożności otrzymania oryginalnych rachunków na udokumentowanie drobnych wydatków należy sporządzić dowód zastępczy w formie oświadczenia, podpisanego przez pracownika, który dokonał wydatku. Wydatki takie powinny być szczegółowo wymienione w oświadczeniu. Dowody zastępcze nie mogą być stosowane przy zakupach w jednostkach handlowych gospodarki uspołecznionej.

§  28.

1. Zatwierdzone do wypłaty dowody stanowią podstawę dokonania wypłaty przelewem czekiem, gotówką, przekazem pocztowym lub uznania zapłaty w drodze innych form rozliczeń za dostawy, roboty i usługi.

2. Czeki i polecenia przelewu powinny być podpisane przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub przez osoby przez nich upoważnione, zgodnie ze złożonymi w banku wzorami podpisów.

§  29.

1. Dokonując wypłaty czekiem lub gotówką jednostka doręcza czek lub gotówkę osobie upoważnionej do odbioru należności po stwierdzeniu jej tożsamości.

2. Jeżeli po odbiór czeku lub gotówki zgłasza się inna osoba, aniżeli upoważniona do odbioru należności, powinna ona przedstawić pełnomocnictwo osoby upoważnionej, poświadczone przez notariusza, urząd państwowy lub zakład pracy, w którym osoba upoważniona jest zatrudniona. Pełnomocnictwo to dołącza się do dowodów stanowiących podstawę dokonania wypłaty.

3. Osoba odbierająca czek lub gotówkę potwierdza odbiór należności przez podpisanie na dowodzie, stanowiącym podstawę dokonania wypłaty, pokwitowania następującej treści: "Kwotę zł .......... gr .......... (słownie złotych ..........) otrzymałem .................... dnia .................... 196... r.".