Dział 7 - PRZECHOWYWANIE DOWODÓW, KSIĄG RACHUNKOWYCH, SPISÓW INWENTARYZACYJNYCH I SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH. - Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej.

Monitor Polski

M.P.1983.40.233

Akt utracił moc

Wersja od: 27 maja 1988 r.

DZIAŁ  VII

PRZECHOWYWANIE DOWODÓW, KSIĄG RACHUNKOWYCH, SPISÓW INWENTARYZACYJNYCH I SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH.

§  108.

1. Po dokonaniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego, wszelkie dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowiły podstawę księgowań, oraz arkusze (karty) i zestawienia spisu z natury, a także zestawienia różnic inwentaryzacyjnych należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak też czasu przechowywania dowodów i umieszczać w teczkach (segregatorach, skoroszytach itp.) w sposób zapewniający ich nienaruszalność.

2. Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są w formie luźnych kart lub tabulogramów, karty te lub tabulogramy należy po upływie roku umieścić w teczkach. Konta analityczne, które zgodnie z § 23 ust. 3 zostaną wykorzystane w latach następnych, podlegają po całkowitym ich zapisaniu włączeniu do teczek tego roku, którego dotyczyły ostatnie zapisy dokonane na tych kontach.

3. Bilans i rachunek wyniku finansowego oraz inne sprawozdania finansowe należy przechowywać w teczkach specjalnie na ten cel przeznaczonych.

4. Na okładkach teczek należy podać:

1) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej prowadzącej księgi rachunkowe jednostki,

2) znak kancelaryjny teczki składający się z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła określającego rodzaj akt umieszczonych w teczce,

3) kategorię akt (A lub B) z oznaczeniem przy kategorii B terminu przechowywania,

4) okres, którego dotyczą akta (rok i miesiąc),

5) pierwszy i ostatni numer dowodów (kart) umieszczonych w teczce oraz ilość dowodów (kart) w teczce,

6) termin, po którego upływie akta mają być przekazane do archiwum państwowego lub na makulaturę.

§  109.

1. Teczki oraz oprawne księgi rachunkowe należy przechowywać w sposób zabezpieczający je przed uszkodzeniem, zagubieniem lub zniszczeniem.

2. Teczki oraz oprawne księgi rachunkowe należy przekazać do składnicy akt (wspólnej dla całej jednostki) nie później niż po upływie roku następnego po roku sprawozdawczym.

§  110.

1. Wydanie poszczególnych dowodów, teczek, ksiąg rachunkowych lub sprawozdań finansowych ze składnicy akt na potrzeby wewnętrzne jednostki może nastąpić tylko za pokwitowaniem na podstawie pisemnego zezwolenia głównego księgowego. Wydanie dowodów, teczek, ksiąg rachunkowych lub sprawozdań finansowych poza obręb jednostki może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki.

2. Przepis ust. 1 nie narusza uprawnień organów powołanych do ścigania przestępstw, organów kontroli, rewizji itp. do zabezpieczenia niezbędnych dowodów w sposób uregulowany odrębnymi przepisami.

§ 111. W razie zniszczenia albo zaginięcia dowodów, teczek, ksiąg rachunkowych lub sprawozdań finansowych kierownik jednostki powinien natychmiast sporządzić odpowiedni protokół, a ponadto, jeżeli zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić organy powołane do ścigania przestępstw.

§  112.

1. Ustala się następujące terminy przechowywania poszczególnych rodzajów akt księgowych (kategoria B):

1) odcinki paragonowe lub inne dowody stanowiące dowód wpływów kasowych ze sprzedaży detalicznej - do dnia ostatecznego rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za okres, w którym zostały wystawione,

2) listy płac lub karty wynagrodzeń, albo inne dowody, na podstawie których następuje obliczenie podstawy wymiaru emerytur lub rent - przez okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru emerytur lub rent,

3) wszelkie inne dowody księgowe - 3 lata pod warunkiem, że uprzednio ostatecznie rozliczono osoby materialnie odpowiedzialne (współodpowiedzialne),

4) księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku oraz inne akta - 5 lat.

2. Terminy ustalone w ust. 1 pkt 2-4 oblicza się od początku roku następującego po roku, którego dane akta księgowe dotyczą, z tym jednak że:

1) dowody księgowe dotyczące wieloletnich zadań inwestycyjnych, kredytów, kontraktów handlowych, spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego lub arbitrażowego, będące przedmiotem dochodzeń w sprawach karnych itp., należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów do końca roku następującego po roku, w którym objęte nimi zadania, roszczenia i rozrachunki, kredyty, kontrakty lub sprawy zostaną ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

2) w organach podatkowych dowody księgowe i księgi rachunkowe dotyczące rozliczeń z tytułu należności podatkowych i niepodatkowych należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów do końca roku następującego po roku, w którym objęte nimi rozliczenia uległy przedawnieniu.

3. Po upływie ustalonego okresu przechowywania akta księgowe, o których mowa w ust. 1, należy przekazać na makulaturę w trybie ustalonym odrębnymi przepisami.

4. 22 Bilans i rachunek wyniku finansowego oraz inne roczne sprawozdania finansowe są aktami przeznaczonymi do trwałego przechowywania (kategoria A), z tym jednak że jeżeli bilans, rachunek wyniku finansowego oraz inne roczne sprawozdania finansowe są zatwierdzane, trwałemu przechowaniu podlegają ich zatwierdzone egzemplarze.

²² § 112 ust. 4 według numeracji ustalonej przez § 1 pkt 15 lit. a) zarządzenia z dnia 30 kwietnia 1988 r. (M.P.88.15.129) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 27 maja 1988 r.