§ 6. - Szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2006.206.1518
Akt obowiązujący Wersja od: 17 listopada 2006 r.
§ 6.
Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który:1)
zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;2)
zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;3)
zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:a)
dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,b)
mylnie zapisanych,c)
mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,d)
których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;4)
zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;5)
umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;6)
identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;7)
zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;8)
umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;9)
zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;10)
zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;11)
wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;12)
wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym:a)
wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,b)
przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2;13)
wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:a)
wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,b)
przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego,c)
eksportuje dokumenty i ich metadane,d)
oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;14)
umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności przez:a)
eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiązań pomiędzy tymi dokumentami i metadanymi,b)
zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML.Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »