Rozdział 3 - Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych - Sporządzanie i doręczanie dokumentów elektronicznych oraz udostępnianie formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2018.180 t.j.
Akt obowiązujący Wersja od: 22 stycznia 2018 r.
Rozdział 3
Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych
Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych
§ 17.
1.
Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium.2.
Załączniki dodawane do pism zapisuje się w formatach danych i w sposób uwzględniający przepisy wydane na podstawie art. 18 ustawy.3.
We wzorach dokumentów elektronicznych jest określony zakres użytkowy i sposób wizualizacji dokumentów elektronicznych tworzonych na ich podstawie.§ 18.
Wzór dokumentu elektronicznego przekazywany do centralnego repozytorium zawiera:1)
określenie struktury pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSD;2)
ustalenie sposobu wizualizacji pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSL;3)
metadane opisujące wzór dokumentu elektronicznego określające w szczególności:a)
twórcę wzoru - rozumianego jako podmiot odpowiedzialny za ten wzór, w tym zgodność wzoru z przepisami prawa,b)
podstawę prawną - w przypadku gdy istnieje przepis prawa wymagający złożenia pisma w określonej formie lub według określonego wzoru,c)
tytuł wzoru - wskazujący w sposób zwięzły zakres użytkowy dokumentów, które mają być tworzone na podstawie wzoru,d)
opis - wskazujący zakres stosowania wzoru- określone w formacie danych XML.
§ 19.
Minister zamieszcza w centralnym repozytorium ogólny wzór elektroniczny przeznaczony do tworzenia pism w postaci elektronicznej wnoszonych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej lub doręczanych przez podmioty publiczne za poświadczeniem doręczenia, w przypadkach gdy łącznie spełnione są następujące warunki:1)
organ administracji publicznej nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy;2)
przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie w postaci papierowej.§ 20.
1.
W ogólnym wzorze elektronicznym, o którym mowa w § 19, w szczególności są wyodrębnione następujące elementy struktury pisma:1)
rodzaj pisma w zależności od potrzeb, w tym: wniosek, zawiadomienie, decyzja, postanowienie, skarga, stanowiącego dookreślenie typu dokumentu elektronicznego, o którym mowa w NES;2)
tytuł odnoszący się do treści pisma, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. poz. 1517);3)
odbiorca lub odbiorcy pisma - w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie następujących cech informacyjnych, jeżeli zostały one podane:a)
nazwa oraz numer REGON podmiotu niebędącego osobą fizyczną, jeżeli odbiorcą nie jest osoba fizyczna,b)
nazwisko i imiona oraz numer PESEL osoby fizycznej, jeżeli odbiorcą jest osoba fizyczna,c)
adres podmiotu, o którym mowa w lit. a lub b, w tym:–
kod pocztowy,–
miejscowość,–
ulicę,–
budynek,–
lokal;4)
twórca lub twórcy pisma - podmiot odpowiedzialny za treść pisma - w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie cech informacyjnych, o których mowa w pkt 3, jeżeli zostały one podane.2.
Ogólny wzór elektroniczny umożliwia formatowanie tekstu pisma, w tym co najmniej wstawianie nowych akapitów.§ 21.
Ustalona struktura pisma, o której mowa w § 18 pkt 1, zapewnia, że pisma powstałe na podstawie danego wzoru zawierają:1)
jednoznacznie oznaczone niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych, o których mowa w NES;2)
niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie którego zostały stworzone.§ 22.
1.
W przypadku gdy podpisany i doręczony do podmiotu publicznego lub przez podmiot publiczny dokument elektroniczny jest pismem przeznaczonym do przeczytania przez człowieka, dokument ten powinien być możliwy do zwizualizowania bez potrzeby korzystania z centralnego repozytorium lub lokalnego repozytorium.2.
Wizualizacja nie musi być identyczna ze wzorem nieelektronicznym, ale musi zawierać dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji, w sposób zgodny z tym wzorem.§ 23.
Podmiot publiczny umożliwia nieodpłatnie:1)
weryfikację zgodności pisma wnoszonego do tego podmiotu lub przez ten podmiot doręczanego, ze wzorem dokumentu elektronicznego oraz weryfikację podpisu osoby, która podpisała pismo;2)
weryfikację autentyczności urzędowych poświadczeń odbioru i prezentację czasu ich podpisania.§ 24.
Formularz elektroniczny wpisuje do każdego dokumentu elektronicznego niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie którego dokument został stworzony.