Rozdział 4 - Sekretariat, archiwum, biblioteka - Regulamin wewnętrznego urzędowania izb morskich.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2006.107.730

Akt utracił moc

Wersja od: 27 czerwca 2006 r.

Rozdział  4

Sekretariat, archiwum, biblioteka

§  15.

1. Obsługę izby morskiej sprawuje sekretariat.

2. Do organizacji i działalności sekretariatu izby morskiej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 148 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070, z późn. zm.²⁾).

3. Pracą sekretariatu kieruje kierownik podległy przewodniczącemu izby morskiej i odpowiedzialny za prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności należących do zakresu działania sekretariatu oraz za przestrzeganie przez wszystkich pracowników sekretariatu dyscypliny i kultury pracy.

§ 16. W zakresie czynności administracyjnych do zadań kierownika sekretariatu należy:

1) planowanie i organizowanie pracy sekretariatu, w tym ustalanie projektu podziału czynności pracowników sekretariatu;

2) bieżące sprawdzanie prawidłowości prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach rozpoznawanych przez izbę morską;

3) informowanie przewodniczącego izby morskiej o stanie i biegu spraw rozpoznawanych przez izbę morską;

4) sprawy kadrowe pracowników sekretariatu;

5) przechowywanie i udostępnianie pieczęci urzędowej izby morskiej i nadzór nad jej wykorzystaniem;

6) zapewnienie zaopatrzenia izby morskiej w materiały piśmienne i urządzenia biurowe oraz dbałość o racjonalne ich wykorzystanie;

7) nadzór nad biblioteką izby morskiej;

8) opracowywanie sprawozdań z działalności izby morskiej;

9) nadzór nad archiwum zakładowym;

10) nadzór nad sprawami z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej izby morskiej.

§  17.

1. W zakresie czynności w sprawach rozpoznawanych przez izbę morską, do zadań kierownika sekretariatu należy:

1) przyjmowanie nadchodzących pism oraz przedstawianie ich przewodniczącemu izby morskiej;

2) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji oraz udostępnianie, pod odpowiednią kontrolą, akt do przejrzenia osobom do tego uprawnionym;

3) wydawanie odpisów, zaświadczeń, a na zarządzenie przewodniczącego izby morskiej, także innych dokumentów, w tym przekazanych do archiwum zakładowego oraz ich uwierzytelnionych odpisów;

4) sporządzanie pism o nadesłanie akt, dokumentów lub przedmiotów przez organy administracji morskiej, sądy, prokuratury, zainteresowanych lub przez inne osoby;

5) zwracanie, na zarządzenie przewodniczącego izby morskiej, pism w sprawach rozpoznawanych przez izbę morską.

2. Kierownik sekretariatu, podpisując pisma wychodzące z izby morskiej, zaznacza obok podpisu swoje stanowisko służbowe.

3. Kierownik sekretariatu upoważniony przez przewodniczącego izby morskiej do podpisywania określonej kategorii pism w treści tych pism powołuje się na to upoważnienie.

§  18.

1. Kierownika sekretariatu, w czasie jego nieobecności, zastępuje zastępca kierownika sekretariatu. Kierownika sekretariatu może zastąpić również sekretarz wyznaczony przez przewodniczącego izby morskiej.

2. Kierownik sekretariatu może, za zgodą przewodniczącego izby morskiej, upoważnić sekretarza do wykonywania czynności wymienionych w § 16 i 17.

§ 19. Kierownik sekretariatu ustępujący ze stanowiska przekazuje protokołem zdawczo-odbiorczym swojemu następcy powierzone mu urządzenia ewidencyjne, akta, pieczęcie i inne przedmioty.

§ 20. Do zadań sekretarza izby morskiej należy:

1) przyjmowanie od kierownika sekretariatu zgłoszeń wypadków morskich oraz pism z tym związanych i przedstawianie ich prowadzącemu sprawę przewodniczącemu lub wiceprzewodniczącemu;

2) zakładanie akt sprawy i bieżące wypełnianie kart przeglądowych oraz terminowe przedstawianie akt prowadzącemu sprawę przewodniczącemu lub wiceprzewodniczącemu izby morskiej;

3) niezwłoczne wykonywanie zarządzeń przewodniczącego i wiceprzewodniczącego izby morskiej oraz poleceń służbowych kierownika sekretariatu łącznie z przygotowaniem treści pism;

4) sporządzanie wezwań i zawiadomień;

5) protokołowanie przebiegu rozprawy lub posiedzenia;

6) sprawdzanie, odpowiednio wcześnie przed terminem rozprawy lub posiedzenia, czy zostały doręczone wezwania i zawiadomienia;

7) wypełnianie kart informacyjnych o członkach załogi statku lub pilota, o których winie lub zaniedbaniach orzekła izba morska lub w stosunku do których orzeczono pozbawienie prawa wykonywania zawodu lub pełnienia funkcji, i przekazywanie ich do zbioru w Odwoławczej Izbie Morskiej;

8) wykonywanie innych czynności na polecenie kierownika sekretariatu.

§ 21. Do zadań referentów należy wykonywanie czynności biurowych w sprawach rozpoznawanych przez izby morskie, w tym wykonywanie zadań, o których mowa w § 20.

§ 22. W izbie morskiej utworzone jest stanowisko pracy głównego księgowego.

§  23.

1. Wyznaczony pracownik izby morskiej prowadzi bibliotekę.

2. Pracownik, o którym mowa w ust. 1, jest obowiązany do stałego uzupełniania księgozbioru bieżącą literaturą fachową, krajową i zagraniczną oraz do utrzymania w stanie aktualnym zbioru map, wydawnictw nawigacyjnych oraz katalogów.

3. Osoby niezatrudnione w izbie morskiej mogą korzystać z biblioteki za zezwoleniem przewodniczącego izby morskiej lub pracownika, o którym mowa w ust. 1.

§  24.

1. Archiwum zakładowe prowadzi wyznaczony przez przewodniczącego pracownik izby morskiej.

2. Do organizacji i prowadzenia archiwum stosuje się odpowiednio przepisy obowiązujące w tym zakresie w sądach powszechnych.