Rozdział 10 - Biurowość. - Regulamin ogólny wewnętrznego urzędowania sądów apelacyjnych, okręgowych i grodzkich.

Dziennik Ustaw

Dz.U.1932.110.905

| Akt utracił moc
Wersja od: 14 grudnia 1932 r.

Rozdział  X.

Biurowość.

A.

Zasady ogólne.

§  118. 
Otrzymane w sekretariacie pisma dołącza się do właściwych akt lub zeszytów, bądź zakłada się na skutek tych pism nowe akta, oraz wciąga do właściwego repertorium (rejestru, dziennika) i skorowidza.

Nowych akt nie zakłada się, jeżeli pismo po załatwieniu ma być zwrócone.

§  119. 
Na każdem nadchodzącem piśmie kierownik sądu, przewodniczący wydziału lub właściwy sędzia wydaje krótką dekretacje co do sposobu załatwienia, jeżeli załatwienie nie leży wyłącznie w kompetencji sekretarza.
§  120. 
Wszelkie pisma, które odnoszą się do tej samej sprawy, łączy się razem w porządku chronologicznym. Tworzą one akta.
§  121. 
Każde akta powinny być umieszczone w oddzielnej okładce, oznaczonej sygnaturą stosownie do odpowiedniego repertorjum (rejestru, dziennika).

Okładki poszczególnych kategoryj spraw odróżniają się kolorem.

§  122. 
Pisma, obejmujące zarządzenia ogólne imię dotyczące poszczególnych spraw, łączy się razem w porządku chronologicznym w specjalne zeszyty.
§  123. 
Sygnatura akt składa się z cyfrowego oznaczenia wydziału (oddziału, lub także sekcji), oznaczenia zapomocą odpowiedniej litery kategorji, do której sprawa należy, oznaczenia kolejnego numeru sprawy według repertorjum (rejestru, dziennika) i roku założenia akt.
§  124. 
Jedna okładka w sprawach cywilnych i karnych oraz dyscyplinarnych służy w ciąga całego toku postępowania we wszystkich instancjach, z wyjątkiem Sądu Najwyższego; wzór okładki załącza się.
§  125. 
Zakończenie postępowania w każdej instancji zaznacza się wszyciem do akt grubej karty kolorowej według załączonego wzoru, na której sekretarz wypisuje u góry ilość kart, zawierających się w aktach danej instancji.

Na tejże karcie kolorowej mieści się pismo sądu niższego do wyższego i odwrotnie, oznajmiające o celu lub przyczynie przesłania akt. W nawiasie oznacza się tę kartę akt, na których są wymienieni pełnomocnicy i obrońcy.

Karty kolorowej nie należy używać, gdy akta przesyła się z żądaniem udzielenia pomocy sądowej.

Na tejże karcie kolorowej biuro podawcze sądu przyjmującego kładzie prezentatę wejścia.

Usprawiedliwienia, przewidziane w §§ 50 i 53, należy załączać do karty kolorowej jako oddzielne pisma.

§  126. 
Po ukończeniu postępowania w wyższej instancji (sąd apelacyjny, okręgowy), akta zwraca się pierwszej instancji.

W wyższej instancji pozostawia się tylko odpis wyroku bądź innego orzeczenia, którem postępowanie zakończono.

§  127. 
W sprawach administracyjnych, rozstrzyganych instancyjnie przepisy §§ 124 i 125 stosuje się w miarę możności.
§  128. 
Każde akta powinny być zeszyte, a karty w aktach, oraz dołączone do akt poszczególne pisma i dokumenty - ponumerowane.
§  129. 
Wypisy, zaświadczenia, odpisy i t. p., wydawane na podstawie akt, należy oznaczać odpowiednia sygnaturą oraz data wydania.

W nagłówkach pism, wysyłanych do urzędów, należy podawać przedmiot sprawy, to jest streszczenie pisma, zwłaszcza w pismach, dotyczących spraw objętych poprzedniem pismem.

W odpowiedzi na pisma należy podawać datę i sygnaturę tych pism.

§  130. 
Akta układa się w szafach rocznikami według kategoryj spraw w kolejności numerów sygnatury.

W ten sam sposób układa się w zeszytach odpisy wyroków i innych orzeczeń, pozostawiane w instancjach wyższych.

W sprawach, zwróconych przez Sąd Najwyższy z orzeczeniem, odpis tego orzeczenia, nadesłany przez Sąd Najwyższy, dołącza się do odpisu odnośnego orzeczenia sądu odwoławczego.

§  131. 
Do akt wszywa się na pierwszern miejscu kartę przeglądową, na której zapisuje się kolejno wszystkie pisma, dołączone do akt oraz niezbędne zapiski, stosownie do wymagań postępowania sądowego i przepisów regulaminowych.
§  132. 
Jeżeli zawartość akt dojdzie do dwustu kart, należy założyć tom następny, zaznaczając to na okładkach.

Numerację akt w następnych toniach prowadzi się w dalszym ciągu.

Na okładce każdego tomu wypisuje się wszystkie sygnatury.

Na aktach, doręczanych sędziom lub urzędnikom do przygotowania lub sporządzenia orzeczeń, protokółów lub innych pism, wyciska się stempel według załączonego wzoru, w którym zaznacza się datę doręczenia i zwrotu akt.

§  133. 
O wysłaniu akt do innego sądu (wydziału, oddziału) lub urzędu, oraz o ich zwrocie, sekretarz czyni odpowiednią notatkę w odnośnem repertorjum (rejestrze, dzienniku).

Przy przesyłaniu akt sądowych i ważniejszych dokumentów pocztą należy je nadawać jako przesyłki polecone.

§  134. 
O wydaniu z akt dokumentów, wypisów, odpisów, zaświadczeń i tym podobnych pism należy w odpowiedniem miejscu akt uczynić wzmiankę, pod którą odbiór kwituje osoba zainteresowana.
§  135. 
Repertorja, rejestry, skorowidze i t. p. księgi biurowe, ustanowione przepisami ustawowemi lub regulaminowemi, prowadzi się według wzorów, ustalonych lub zatwierdzonych przez Ministra Sprawiedliwości.

Repertorja prowadzi się w księgach oprawnych z ponumarowaniemi kartami, których liczbę zaświadcza przy założeniu kierownik sekretarjatu prezydjalnego.

To samo stosuje się do innych ksiąg, lecz tylko wówczas, gdy przepis szczególny tak stanowi; pozatem używać można w ciągu roku luźnych arkuszy, przechowywanych w tymczasowej okładce, które bada oprawione w jedną całość po upływie roku.

Na każdym tomie oraz okładce należy umieścić oznaczenie sądu oraz wydziału (oddziału), nazwę księgi tudzież rok kalendarzowy.

Jeżeli dany tom obejmuje okres kilkoletni, należy uwidocznić to na okładce.

Kierownik sądu może, w miarę potrzeby, wprowadzić dodatkowe księgi pomocnicze i skorowidze.

§  136. 
Księgi biurowe prowadzi się rocznie z numeracją od początku roku. Można jednak używać tej samej księgi i w latach następnych, rozpoczynając numerację na nowo z początkiem roku następnego.
§  137. 
Do czynności często powtarzających się używa się drukowanych formularzy, ustalonych przez Ministra Sprawiedliwości.

Kierownik sądu może również wprowadzić potrzebne w danym okręgu sądowym drukowane formularze po zatwierdzeniu ich przez Ministra Sprawiedliwości.

B.

Biurowość w sprawach administracji sądowej.

§  138. 
Sekretarjat prezydialny prowadzi całą biurowość w sprawach administracji sądowej oraz akta w tym zakresie pod nazwą akt prezydjalnych.
§  139. 
Do spraw prezydialnych należą również te sprawy, które nie wchodząc ściśle w zakres administracji sądowej, przekazane są kierownikom sądów.
§  140. 
Akta prezydialne powinny być, podzielone na grupy i działy według treści, którą obejmują, oraz oznaczone odpowiedniemi numerami.

Każdy dział mieści się w osobnym zeszycie z kartą przeglądową.

§  141. 
W sprawach indywidualnych, dotyczących poszczególnych osób lub wyłączonych z grup przedmiotów, zakłada się osobne akta.

Wyłączenie należy zaznaczyć na karcie przeglądowej odpowiedniej grupy lub działu.

Do spraw tych należą w szczególności akta osobowe, tudzież akta, obejmujące przebieg postępowania co do inwestycyj nadzwyczajnych.

§  142. 
Akta i zeszyty, zawierające pisma tajne, przechowuje kierownik sądu w zamknięciu.
§  143. 
Sekretariat prezydialny przechowuje akta osobowe sędziów, urzędników i niższych funkcjonarjuszów sądowych; nadto akta osobowe innych osób, jeżeli tego wymagają przepisy prawa.
§  144. 
Akta osobowe prowadzi się z uwzględnieniem przepisów, dotyczących wykazów służbowych.
§  145. 
Akta osobowe przechowuje sekretariat grupami według rodzajów służby w porządku alfabetycznym nazwisk.

W przypadku zabrania akt z miejsca zwykłego ich przechowania, należy złożyć kartką zastępczą.

§  146. 
Okólniki, pisma okólne i inne zarządzenia, jeżeli nie są ogłoszone w organie urzędowym Ministerstwa Sprawiedliwości, składa się do odpowiednich grup i działów.

Jeżeli pismo takie dotyczy kilku grup, należy odpowiednie wyciągi dołączyć do wszystkich grup ze wzmianką o miejscu przechowania oryginału.

O zarządzeniach, ogłoszonych w organie urzędowym Ministerstwa Sprawiedliwości, czyni się. wzmiankę na właściwych kartach przeglądowych (§ 140) z podaniem w krótkich słowach treści i numeru organu urzędowego.

§  147. 
W sekretarjacie prezydialnym prowadzi się według załączonego wzoru dziennik prezydialny, do którego wciąga się wszelkie pisma, nadchodzące do kierownika sądu lub sekretarjatu prezydjalnego.

Na każdem piśmie zaznacza się numer, pod którym wciągnięto pismo do dziennika.

Na pismach, które nie mają prezentaty biura podawczego, prezentatę kładzie sekretarz, na pismach zaś poufnych - kierownik sądu.

Kierownik sądu może zarządzić, aby niektórych pism nie rejestrowano.

§  148. 
Oprócz dziennika prezydialnego sekretarjat prowadzi w porządku alfabetycznym skorowidz w układzie przedmiotowym, odpowiadającym poszczególnym działom spraw; wzór załącza się.

W sprawach personalnych i podań imiennych skorowidz rzeczowy należy zastąpić skorowidzem alfabetycznym.

Skorowidz może służyć na kilka lat i może być prowadzony także systemem kartkowym.

W sądach o niewielkim ruchu tego rodzaju spraw prowadzenie skorowidzów nie jest obowiązkowe.

§  149. 
Wysłanie pisma, załatwiającego pismo otrzymane, notuje się w dzienniku prezydjalnym w odnośnej rubryce, zaznaczając datę pisma załatwiającego. Datą tą jest dzień podpisania pisma wysyłanego.

W razie wysłania pisma, które nie jest załatwieniem pisma otrzymanego, do rubryki 3 wpisuje się wzmiankę "z urzędu" w skrócie "z u.".

§  150. 
Ponadto w sekretarjacie prezydjalnym prowadzi się w miarę potrzeby niezbędne rejestry, wykazy, kontrole i t. p., jako to:

rejestr egzaminów (wzór),

rejestr legalizacji podpisów (wzór),

kontrolę wizytacyj,

wykaz osób, mających zajęcie ubocznie, według stanowisk służbowych (wzór),

kontrolę udzielonych kart pomocy lekarskiej,

listy adwokatów, notarjuszów i obrońców,

skorowidz alfabetyczny osób, należących do sądu, z podaniem ich adresów,

kontrolę wystawionych legitymacyj służbowych wraz ze skorowidzem alfabetycznym (wzory),

listą biegłych i tłumaczów sądowych,

wykaz etatów.

§  151. 
W sekretariacie prezydialnym prowadzi się rachunek druków, formularzy, materjałów piśmiennych posiadanych na składzie, zamawianych i wydawanych.

C.

Biurowość w sprawach dyscyplinarnych.

§  152. 
Prowadzenie i przechowywanie akt w sprawach dyscyplinarnych należy do sekretarjatu prezydialnego.
§  153. 
W każdej sprawie dyscyplinarnej zakłada się oddzielne akta; akta te są poufne.
§  154. 
Sprawy dyscyplinarne wciąga się kolejno do repertorjum, prowadzonego według załączonego wzoru przez sekretarza, wyznaczonego przez prezesa sądu.

Wzmianki o wznowieniu zapadłych w tym trybie orzeczeń i ich wykonaniu należy zamieszczać w rubryce "uwagi".

§  155. 
Do repertorjum prowadzi się skorowidz alfabetyczny.

Repertorja i skorowidze mogą służyć na kilka lat, wszakże numeracja rozpoczyna się na nowo z początkiem każdego roku.

§  156. 
Przeglądanie akt w sprawach dyscyplinarnych dostępne jest tylko dla obwinionego i jego obrońcy w granicach służących im uprawnień, oraz władzy nadzorczej. Nie wyłącza to udzielenia akt, uzasadnionego szczególnemi przepisami.
§  157. 
Repertorja prowadzi się według kategoryj służbowych: dla sędziów (repertorjum lit. Sd.); dla prokuratorów (repertorjum lit. Pd.); dla asesorów i aplikantów (repertorjum lit. Ad.); dla urzędników (repertorjum lit. Ud.); dla notarjuszów (repertorium lit. Nd.) i dla innych (repertorjum lit. Id.).
§  158. 
Wszelkie pisma w toku postępowania dyscyplinarnego, dotyczące tego postępowania, doręcza się w zamkniętych kopertach z napisem "poufne".
§  159. 
Prezes sądu apelacyjnego po otrzymaniu odpisu wyroku, wydanego przeciwko sędziemu okręgowemu lub grodzkiemu (art. 168 § 1), zamieszcza o tem wzmiankę w odpisie wykazu służbowego, poczerń dosłowną treść wzmianki przesyła Ministrowi Sprawiedliwości i właściwemu prezesowi sądu okręgowego, któremu przesyła nadto odpis wyroku celem dołączenia do akt osobowych.
§  160. 
W razie wznowienia postępowania nowych akt się nie zakłada, lecz prowadzi się dalej założone poprzednio.
§  161. 
Sprawozdania ze stanu spraw dyscyplinarnych prezes sądu składa corocznie w styczniu Ministrowi Sprawiedliwości z wykazaniem stanu na 31 grudnia roku ubiegłego według załączonego wzoru.

D.

Biurowość w innych sprawach.

§  162. 
W biurowości w sprawach innych, poza sprawami administracyjnemi i dyscyplinarnemi stosować należy, oprócz ogólnych zasad, wyłaszczonych w §§ 118 - 137, również wydane w tych sprawach przepisy szczególne.
§  163. 
W sprawach rachunkowo - budżetowych obowiązują przepisy szczególne.