Rozdział 3 - Dokumenty ewidencyjne - Prowadzenie ewidencji wojskowej.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2024.458

Akt obowiązujący

Wersja od: 28 marca 2024 r.

Rozdział  3

Dokumenty ewidencyjne

§  14. 

1. Dla każdej osoby, której dane gromadzi się i przetwarza w ewidencji wojskowej, prowadzi się:

1) IZE - w przypadku ewidencji w postaci elektronicznej lub

2) kartę ewidencyjną - w przypadku ewidencji w postaci papierowej.

2. Wzór karty ewidencyjnej dla:

1) żołnierza pełniącego zawodową służbę wojskową jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia;

2) żołnierza terytorialnej służby wojskowej jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

3) osoby niepełniącej zawodowej służby wojskowej, posiadającej stopień oficerski albo zdany egzamin na oficera, jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia;

4) pozostałych osób podlegających obowiązkowi pełnienia służby wojskowej jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia;

5) pracownika niepodlegającego obowiązkowi pełnienia służby wojskowej, któremu planuje się nadać lub który posiada nadany pracowniczy przydział mobilizacyjny, jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

3. Raz na 3 miesiące z informatycznej bazy ewidencyjnej generuje się plik elektroniczny zawierający zbiór kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych będących na ewidencji dowódcy jednostki wojskowej. Po wygenerowaniu nowego zbioru usuwa się poprzedni.

4. Zbiór, o którym mowa w ust. 3, przechowuje się w postaci elektronicznej na niejawnym informatycznym nośniku danych z oznaczeniem daty wykonania tego zbioru.

§ 15. Ewidencję wojskową osób podlegających rejestracji wojskowej prowadzi się tylko w postaci rejestru osób objętych rejestracją, o którym mowa w art. 53 ust. 5 ustawy.

§  16. 

1. Dokumenty ewidencyjne osób, które nie stawiły się do kwalifikacji wojskowej i ukończyły 24 rok życia, zakłada się w roku kalendarzowym następującym po roku, w którym osoby te ukończyły 24 rok życia.

2. IZE lub karty ewidencyjne osób dobrowolnie zgłaszających się do służby wojskowej, które wcześniej nie stawały do kwalifikacji wojskowej, zakłada szef WCR w czasie postępowania rekrutacyjnego, o którym mowa w art. 81 ust. 1 i 2 ustawy.

3. Dla oficerów rezerwy oraz innych żołnierzy rezerwy, którzy zdali egzamin na oficera, kartę ewidencyjną zakłada się w przypadku prowadzenia ewidencji wojskowej w postaci papierowej lub uaktualnia się IZE.

§  17. 

1. Drugi egzemplarz karty ewidencyjnej oznacza się napisem "WTÓRNIK" i przechowuje w kartotece ewidencyjnej WCR. Szef WCR zakłada go dla osoby, której dane są zawarte w karcie ewidencyjnej, w przypadku:

1) powołania jej lub skierowania przez szefa WCR po raz pierwszy odpowiednio do:

a) odbycia czynnej służby wojskowej,

b) służby w aktywnej rezerwie;

2) nadania jej przez szefa WCR po raz pierwszy pracowniczego przydziału mobilizacyjnego, jeżeli dotychczas nie posiadała założonego wtórnika karty ewidencyjnej;

3) otrzymania powiadomienia, o którym mowa w art. 578 ust. 2 ustawy, o skierowaniu osoby podlegającej kwalifikacji wojskowej do odbycia służby zastępczej w podmiocie;

4) powołania jej do służby zastępczej w formacji uzbrojonej niewchodzącej w skład Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Kartę ewidencyjną z kartoteki ewidencyjnej, dla której założono wtórnik, oznacza się symbolem "W".

3. W przypadku prowadzenia informatycznej bazy ewidencyjnej wydruk z IZE, sporządzony w przypadkach, o których mowa w ust. 1, oznacza się napisem "WTÓRNIK" z podaniem numeru identyfikacyjnego wydruku.

4. Numer identyfikacyjny, o którym mowa w ust. 3, składa się z systemowego kodu WCR, nazwy WCR, kodu rodzaju wydruku, numeru kolejnego wydruku w ramach rodzaju wydruku, daty wykonania wydruku i identyfikatora użytkownika drukującego wtórnik.

5. Jeżeli zakres danych w prowadzonym IZE przekracza możliwości wydruku tych danych we wtórniku IZE, zamieszcza się w nim aktualne dane, natomiast pozostałe dane, stosownie do potrzeb i celu jego sporządzania, drukuje się w postaci załącznika do tego wtórnika.

6. IZE lub wtórniki kart ewidencyjnych prowadzone w jednostce wojskowej podlegają stałej aktualizacji przez dowódcę jednostki wojskowej w zakresie informacji gromadzonych w ewidencji wojskowej.

7. Wtórnik IZE drukuje się zgodnie ze wzorem określonym dla karty ewidencyjnej.

§  18. 

1. Szef WCR przekazuje dokumenty ewidencyjne osób powołanych do służby wojskowej, w formie wtórników kart ewidencyjnych, dowódcy jednostki wojskowej lub kierującemu wojskową placówką edukacyjną co najmniej na 3 dni przed dniem stawienia się tych osób lub rozpoczęcia przez te osoby służby w tej jednostce lub wojskowej placówce edukacyjnej.

2. Dowódcy jednostki wojskowej lub kierującemu wojskową placówką edukacyjną prowadzącym informatyczną bazę ewidencyjną zamiast wtórnika karty ewidencyjnej udostępnia się IZE osoby, o której mowa w ust. 1.

3. Z chwilą otrzymania informacji o stawieniu się osoby w jednostce wojskowej w celu pełnienia służby wojskowej szef WCR nie dokonuje dalszej aktualizacji ewidencji wojskowej tej osoby do chwili zwolnienia jej z tej służby.

§  19. 

1. Po zwolnieniu żołnierza z czynnej służby wojskowej dowódca jednostki wojskowej przekazuje ewidencję wojskową niezwłocznie szefowi WCR w formie zaktualizowanego IZE lub wtórnika karty ewidencyjnej i skreśla go z ewidencji jednostki.

2. Jeżeli zwolnienie z czynnej służby wojskowej w jednostce wojskowej dotyczy żołnierza pasywnej rezerwy, który posiada nadany przydział mobilizacyjny do tej jednostki, zamiast wtórnika karty ewidencyjnej przekazuje się szefowi WCR uwierzytelnioną kopię tego wtórnika. Jeżeli jednostka wojskowa prowadzi informatyczną bazę ewidencyjną, szefowi WCR przekazuje się IZE tego żołnierza w drodze teletransmisji danych lub na zewnętrznym nośniku danych, a następnie usuwa się je z informatycznej bazy ewidencyjnej.

3. Jeżeli zwolnienie żołnierza zawodowego, który przekroczył wiek określony w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje w przypadku, o którym mowa w art. 227 ustawy, skreśla się go z ewidencji wojskowej.

4. Dane znajdujące się we wtórniku karty ewidencyjnej, jego kopii lub w IZE przekazane szefowi WCR podlegają wpisowi w karcie ewidencyjnej lub zamieszczeniu w IZE w zakresie zmian danych, w szczególności dotyczących przebiegu czynnej służby wojskowej oraz mających znaczenie dla nadania lub uchylenia przydziału mobilizacyjnego.

5. Przepisy ust. 1 i 4 stosuje się do żołnierzy zwalnianych z zawodowej służby wojskowej w zakresie przekazania ewidencji wojskowej tych żołnierzy.

§  20. 

1. Po zwolnieniu żołnierza aktywnej rezerwy ze służby dowódca jednostki wojskowej przekazuje ewidencję wojskową niezwłocznie szefowi WCR w formie zaktualizowanego IZE lub wtórnika karty ewidencyjnej oraz skreśla tego żołnierza z ewidencji jednostki wojskowej i usuwa IZE z informatycznej bazy ewidencyjnej.

2. Dane znajdujące się w IZE lub wtórniku karty ewidencyjnej przekazane przez dowódcę jednostki wojskowej szefowi WCR podlegają wpisowi w karcie ewidencyjnej lub zamieszczeniu w IZE w zakresie zmian danych zgromadzonych w ewidencji wojskowej, w szczególności dotyczących przebiegu czynnej służby wojskowej.

§ 21. W przypadku przeniesienia żołnierza do innej jednostki wojskowej dotychczasowy dowódca jednostki wojskowej zaprzestaje prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierza w terminie 30 dni od dnia ubycia żołnierza.

§  22. 

1. Szef WCR przekazuje dowódcy jednostki wojskowej mobilizującej prowadzenie ewidencji wojskowej, w formie wtórnika karty ewidencyjnej żołnierza pasywnej rezerwy, któremu nadano przydział mobilizacyjny lub pracowniczy przydział mobilizacyjny, niezwłocznie po jego nadaniu.

2. Dowódca jednostki wojskowej, o której mowa w ust. 1, w przypadku wygaśnięcia lub uchylenia żołnierzowi pasywnej rezerwy przydziału mobilizacyjnego lub pracowniczego przydziału mobilizacyjnego, przekazuje niezwłocznie szefowi WCR, o którym mowa odpowiednio w § 5 pkt 7 lub 8, zaktualizowany wtórnik karty ewidencyjnej tego żołnierza.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się do osób niepodlegających obowiązkowi pełnienia służby wojskowej, którym nadano pracowniczy przydział mobilizacyjny.

§  23. 

1. Księga ewidencji zawiera dane osobowe osób, które są objęte lub były objęte ewidencją wojskową prowadzoną przez szefa WCR, oraz jest jednocześnie aktualnym skorowidzem kart ewidencyjnych lub IZE, prowadzonym według roczników, alfabetycznie przez szefa WCR, osobno dla:

1) osób podlegających kwalifikacji wojskowej i obowiązkowi służby wojskowej:

a) oddzielnie dla każdego rocznika osób podlegających kwalifikacji wojskowej i obowiązkowi służby wojskowej oraz

b) osobno dla poszczególnych obszarów, na których była prowadzona kwalifikacja wojskowa;

2) osób dobrowolnie zgłaszających się do służby wojskowej, które wcześniej nie stawały do kwalifikacji wojskowej;

3) żołnierzy zawodowych zwalnianych z zawodowej służby wojskowej;

4) żołnierzy aktywnej rezerwy;

5) osób będących w pasywnej rezerwie, oddzielnie dla każdego rocznika:

a) szeregowych rezerwy,

b) podoficerów rezerwy,

c) oficerów rezerwy oraz

d) szeregowych rezerwy i podoficerów rezerwy, ze zdanym egzaminem na oficera;

6) osób niepodlegających obowiązkowi służby wojskowej, którym planuje się nadanie pracowniczego przydziału mobilizacyjnego lub posiadających takie przydziały, które to osoby pozostają lub pozostawały w ewidencji wojskowej prowadzonej przez szefa WCR;

7) osób podlegających innemu rodzajowi obowiązku obrony albo spełniających inny rodzaj obowiązku obrony.

2. W przypadku osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 6, księgi ewidencji prowadzi się alfabetycznie bez podziału na roczniki.

3. Wzór księgi ewidencji jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

§  24. 

1. Książka ewidencyjna zawiera dane osobowe żołnierzy pełniących lub odbywających inny niż zawodowa rodzaj czynnej służby wojskowej, które są objęte lub były objęte ewidencją wojskową prowadzoną przez jednostkę wojskową. Książka ta jest jednocześnie aktualnym skorowidzem wtórników kart ewidencyjnych lub IZE.

2. Książkę ewidencyjną zakłada i prowadzi dowódca jednostki wojskowej wspólnie dla każdego rodzaju czynnej służby wojskowej, alfabetycznie według przybycia żołnierzy w danym roku kalendarzowym do jednostki wojskowej.

3. Wzór książki ewidencyjnej jest określony w załączniku nr 7 do rozporządzenia.

§  25. 

1. Zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego zawiera dane osobowe żołnierzy pełniących lub odbywających inny niż zawodowa lub terytorialna rodzaj czynnej służby wojskowej i osób będących w rezerwie posiadających stopień oficerski lub podoficerski albo odbywających kursy lub szkolenia wojskowe na potrzeby kształcenia na podoficerów lub oficerów.

2. Szef WCR zakłada zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego:

1) oficerom i podoficerom pasywnej rezerwy - z dniem nadania tym żołnierzom po raz pierwszy przydziału mobilizacyjnego,

2) żołnierzom pasywnej rezerwy powołanym na szkolenie wojskowe lub ćwiczenia wojskowe, w ramach których jest prowadzone kształcenie na podoficera lub oficera - z dniem doręczenia karty powołania

- o ile osobom tym nie założono takiego zeszytu wcześniej.

3. W przypadku żołnierzy aktywnej rezerwy, których mianowano na pierwszy stopień podoficerski lub oficerski w trakcie pełnienia służby w aktywnej rezerwie, zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego zakłada dowódca jednostki, o ile osobom tym nie założono takiego zeszytu wcześniej.

4. Szef WCR przesyła dowódcy jednostki wojskowej zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego żołnierza wraz z wtórnikiem karty ewidencyjnej lub niezwłocznie po przesłaniu IZE tego żołnierza.

5. Zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego prowadzi:

1) dowódca jednostki wojskowej, do której oficer rezerwy lub podoficer rezerwy posiada nadany przydział mobilizacyjny;

2) dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz odbywa ćwiczenia wojskowe, w ramach których jest prowadzony kurs podoficerski lub oficerski;

3) dowódca jednostki wojskowej, w której ochotnik pełni czynną służbę wojskową w ramach szkolenia wojskowego studentów i absolwentów studiów na potrzeby kształcenia na oficerów lub podoficerów;

4) dowódca jednostki wojskowej, w której oficer aktywnej rezerwy lub podoficer aktywnej rezerwy pełni służbę w aktywnej rezerwie.

6. W zeszycie ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego dokonuje się wpisów dotyczących zdania egzaminu na oficera lub podoficera oraz przebiegu szkolenia wojskowego, w tym wpisuje się ocenę wywiązywania się żołnierza z obowiązków służbowych w czasie pełnienia czynnej służby wojskowej.

7. W razie zwolnienia żołnierza z czynnej służby wojskowej, który nie posiada nadanego przydziału mobilizacyjnego w jednostce, w której pełnił służbę, zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego przekazuje się niezwłocznie szefowi WCR.

8. Wzór zeszytu ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego jest określony w załączniku nr 8 do rozporządzenia.

9. W razie uchylenia żołnierzowi pasywnej rezerwy przydziału mobilizacyjnego lub zwolnienia żołnierza pasywnej rezerwy z ćwiczeń wojskowych, który nie posiada takiego przydziału, zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego tego żołnierza przekazuje się niezwłocznie szefowi WCR.

§  26. 

1. Kartę poszukiwania zakłada i prowadzi szef WCR dla:

1) osób podlegających kwalifikacji wojskowej, które:

a) nie zgłosiły się na wezwanie szefa WCR w sprawach obowiązku obrony Ojczyzny,

b) nie dopełniły obowiązku, o którym mowa w art. 36 ust. 1 lub 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2022 r. poz. 1191 oraz z 2023 r. poz. 497, 1394 i 1941),

c) nie zgłosiły się w ramach kwalifikacji wojskowej na wezwanie do powiatowej albo wojewódzkiej komisji lekarskiej, a także nie poddały się badaniom specjalistycznym lub obserwacji szpitalnej,

d) wymeldowały się z dotychczasowego miejsca pobytu stałego lub miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie zgłosiły nowego miejsca pobytu,

e) nie zgłosiły zmiany miejsca pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące,

f) nie stawiły się do pełnienia czynnej służby wojskowej lub służby zastępczej;

2) żołnierzy pasywnej rezerwy, którzy:

a) nie zgłosili się na wezwanie szefa WCR w sprawach obowiązku obrony Ojczyzny,

b) nie zgłosili się do wojskowej komisji lekarskiej, wojskowej pracowni psychologicznej, jednostki służby medycyny pracy lub innego uprawnionego organu, zakładu opieki zdrowotnej, pracowni psychologicznej, lekarza lub psychologa w celu przeprowadzenia badań medycznych lub psychologicznych na potrzeby obowiązku obrony Ojczyzny,

c) nie zgłosili zmiany miejsca pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące,

d) nie odbierają wezwań w sprawach obowiązku obrony Ojczyzny,

e) nie stawili się do czynnej służby wojskowej,

f) nie zgłosili faktu wyjazdu za granicę na okres dłuższy niż 6 miesięcy oraz powrotu z tego wyjazdu.

2. Wpisy w karcie poszukiwania prowadzonej w postaci papierowej uwierzytelnia się pieczęcią urzędową i podpisem szefa WCR.

3. Wydruki kart poszukiwania z informatycznej bazy ewidencyjnej uwierzytelnia się pieczęcią urzędową i podpisem szefa WCR.

4. Wzór karty poszukiwania jest określony w załączniku nr 9 do rozporządzenia.

§  27. 

1. W czasie pokoju dla żołnierzy zawodowych prowadzi się teczkę akt personalnych, której wzór jest określony w załączniku nr 10 do rozporządzenia.

2. Teczkę akt personalnych zakłada dowódca jednostki wojskowej, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 3, dla:

1) kandydata, nie później niż 30 dni po dniu powołania do zawodowej służby wojskowej pełnionej na czas kształcenia, na podstawie dokumentów ewidencyjnych, w szczególności przekazanych przez szefa WCR przy powoływaniu do DZSW;

2) żołnierza powołanego do zawodowej służby wojskowej, nie później niż 14 dni po dniu stawienia się w jednostce wojskowej, na podstawie dokumentów ewidencyjnych, w szczególności przekazanych przez szefa WCR, organ powołujący i organ wyznaczający na stanowisko służbowe.

3. Teczkę akt personalnych zakłada:

1) kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr - dla żołnierza zawodowego powołanego do pełnienia zawodowej służby wojskowej w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierza zawodowego pełniącego służbę w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej tworzącej Sztab Generalny Wojska Polskiego;

2) szef komórki organizacyjnej tworzącej Sztab Generalny Wojska Polskiego właściwej w sprawach zarządzania zasobami osobowymi - dla żołnierza zawodowego powołanego do pełnienia zawodowej służby wojskowej w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

4. W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po ponownym powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt personalnych, którą szef WCR pozyskuje z właściwego archiwum wojskowego. W przypadku przeniesienia funkcjonariusza teczkę akt personalnych pozyskuje organ właściwy do powołania.

5. Razem z teczką akt personalnych zakłada się kartę wypożyczeń, której wzór jest określony w załączniku nr 11 do rozporządzenia.

6. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych zakłada się w jednym egzemplarzu.

7. Teczkę akt personalnych wraz z kartą jej wypożyczeń przesyła się niezwłocznie do organu właściwego do jej prowadzenia.

8. Teczki akt personalnych prowadzone w jednostce wojskowej ujmuje się w rejestrze teczek akt personalnych w ewidencji prowadzonej elektronicznie.

§  28. 

1. Teczkę akt personalnych prowadzi dowódca jednostki wojskowej, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2.

2. Teczkę akt personalnych prowadzi:

1) kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr, jeżeli żołnierz zawodowy:

a) posiada stopień wojskowy pułkownika (komandora) lub wyższy albo pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika (komandora) lub wyższym,

b) pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierza zawodowego pełniącego służbę w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej tworzącej Sztab Generalny Wojska Polskiego,

c) pozostaje w dyspozycji kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr, w związku ze skierowaniem na kształcenie w uczelni wojskowej w czasie pełnienia przez niego zawodowej służby wojskowej lub szkolenie poza granicami państwa, a także w związku z wykonywaniem przez żołnierza pracy, o której mowa w art. 200 ust. 3 pkt 2 ustawy, oraz w przypadku, o którym mowa w art. 286 ust. 5 ustawy,

d) pełni zawodową służbę wojskową w instytucji krajowej lub instytucji zagranicznej;

2) Szef Służby Kontrwywiadu Wojskowego lub Szef Służby Wywiadu Wojskowego, jeżeli żołnierz zawodowy pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym odpowiednio - w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego lub w Służbie Wywiadu Wojskowego;

3) bezpośredni przełożony żołnierza, jeżeli żołnierz zawodowy pełni służbę na stanowisku dowódcy jednostki wojskowej o stopniu etatowym niższym niż pułkownik (komandor);

4) szef komórki organizacyjnej tworzącej Sztab Generalny Wojska Polskiego właściwej w sprawach zarządzania zasobami osobowymi, jeżeli żołnierz pełni zawodową służbę wojskową w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

§  29. 

1. Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego.

2. Teczka akt personalnych zawiera fotografię bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem wojskowym, na jednolitym jasnym tle, o wymiarach 6 x 9 cm. Jeżeli żołnierzowi zawodowemu nie wydano munduru wyjściowego, wkleja się fotografię w mundurze polowym. Dowódca jednostki wojskowej stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, a także wpisuje datę wykonania tej czynności.

3. Żołnierz zawodowy dostarcza fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy lub powołania do zawodowej służby wojskowej.

4. Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do tego celu kopercie.

5. Do teczki akt personalnych kandydata wkleja się fotografię z pierwszym nadanym stopniem wojskowym. Fotografie z aktualnym stopniem wojskowym przechowuje się w wersji elektronicznej. Po zakończeniu kształcenia do teczki akt personalnych wkleja się fotografię w aktualnym stopniu wojskowym żołnierza.

6. Teczka akt personalnych składa się z działów zawierających:

1) zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór jest określony w załączniku nr 12 do rozporządzenia;

2) dokumenty - do tego działu włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 61 pkt 1-38;

3) dokumenty dotyczące karalności - do tego działu włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 61 pkt 39 i 40.

§  30. 

1. Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym podpisem wiarygodność danych personalnych w zeszycie ewidencyjnym albo dokonuje potwierdzenia w ewidencji elektronicznej, o ile zapewniono techniczne możliwości dostępu do tej ewidencji w sposób zgodny z procedurami bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzona ewidencja wojskowa, oraz posiada niezbędne uprawnienia.

2. W trakcie kształcenia kandydata w uczelni wojskowej nie dokonuje się wpisów w zeszycie ewidencyjnym w postaci papierowej. Zeszyt ewidencyjny kandydata prowadzi się tylko w ewidencji elektronicznej.

3. Zeszyt ewidencyjny aktualizuje się w terminie 14 dni po ukończeniu studiów lub nauki.

4. Aktualizacja zeszytu ewidencyjnego może odbyć się przez jego wydrukowanie z ewidencji elektronicznej i jego wymianę. Przepis ust. 1 stosuje się.

5. W przypadku gdy zastępuje się zeszyt ewidencyjny jego wydrukiem, przed dokonaniem zamiany wykonuje się cyfrowe odwzorowanie dotychczasowego zeszytu ewidencyjnego, które włącza się do ewidencji elektronicznej. Nowy zeszyt ewidencyjny nie wymaga podpisu żołnierza, jeśli jego aktualność została potwierdzona przez żołnierza w ewidencji elektronicznej w sposób wskazany w ust. 1.

6. Jeżeli w zeszycie ewidencyjnym brakuje wolnego miejsca na dokonanie wpisu, kolejne zapisy dodaje się w polu "uwagi" i poprzedza je numerem grupy danych albo zeszyt ewidencyjny zastępuje się jego wydrukiem. Przepis ust. 5 stosuje się.

§  31. 

1. Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych wpisuje się do spisu dokumentów, którego wzór jest określony w załączniku nr 13 do rozporządzenia. Spis dokumentów prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych. Kolejne arkusze dokumentów numeruje się w ramach każdego działu.

2. Przed włączeniem dokumentu do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu.

3. Przed przekazaniem dokumentu w celu dołączenia do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu, a informację o ujęciu danych w ewidencji elektronicznej zamieszcza się w piśmie przekazującym dokument.

§  32. 

1. Trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych jest dopuszczalne wtedy, gdy zgodnie z przepisami dokument nie podlega włączeniu do teczki lub gdy jest wystarczające włączenie poświadczonej kopii dokumentu. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie dokumentów. Przepis § 7 ust. 3 stosuje się.

2. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego prawomocnym wyrokiem sądu następuje w przypadku gdy kara uległa zatarciu. Informację o osobie z Krajowego Rejestru Karnego lub uwierzytelnioną kopię tej informacji włącza się do działu "dokumenty dotyczące karalności" oraz sporządza się nowy spis dokumentów dotyczących karalności.

3. Przepis ust. 2 stosuje się również w przypadku zatarcia innego rodzaju kar.

4. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentu organ, o którym mowa w § 28, odzwierciedla w ewidencji elektronicznej.

§  33. 

1. W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych. Przepis § 29 ust. 1 stosuje się.

2. W pierwszym tomie teczki akt personalnych spisy dokumentów kończy się w sposób określony w § 40 ust. 1.

3. Kolejne dokumenty włącza się do nowego tomu w sposób określony w § 31, rozpoczynając od nowa numerację arkuszy.

4. Wymianę okładki teczki akt personalnych dopuszcza się w przypadku:

1) uszkodzenia okładki teczki;

2) zmiany wzoru teczki oraz

3) braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, przepisy § 29 ust. 1 i 2 stosuje się.

§  34. 

1. Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.

2. Wydruk treści dokumentu może być sporządzony z:

1) dokumentów elektronicznych, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307);

2) dokumentów z ewidencji elektronicznej;

3) dokumentów sporządzonych w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, rozumianym jako system informatyczny wykorzystywany w jednostce (komórce) organizacyjnej do procesu rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów w postaci elektronicznej.

3. Wydruki treści dokumentu, o którym mowa w ust. 2, wykonuje się w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu zawierającego:

1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;

2) datę wykonania wydruku;

3) imię, nazwisko i podpis osoby wykonującej wizualizację.

4. W przypadku dokumentów sporządzonych w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, z wizualizacji usuwa się zapisy dekretacji, z zastrzeżeniem pozostawienia dekretacji dowódcy jednostki wojskowej.

§ 35. W ewidencji elektronicznej dotyczącej żołnierzy zawodowych zamieszcza się, w zakresie określonym w art. 71 ust. 2 ustawy:

1) dane osobowe oraz informacje o zmianach tych danych;

2) dane o przebiegu czynnej służby wojskowej:

a) decyzje i rozkazy personalne dotyczące powołania do zawodowej służby wojskowej,

b) decyzje i rozkazy personalne dotyczące wyznaczenia na stanowiska służbowe i zwolnień z tych stanowisk oraz zmian zaszeregowań do stopnia wojskowego w ramach zajmowanego stanowiska służbowego,

c) decyzje i rozkazy personalne dotyczące skierowania do służby poza granicami kraju i powrotu z tej służby,

d) decyzje i rozkazy personalne dotyczące przeniesienia do dyspozycji,

e) decyzje i rozkazy personalne dotyczące zwolnienia z zawodowej służby wojskowej lub skreślenia z ewidencji wojskowej,

f) decyzje i rozkazy personalne o skierowaniu na studia lub naukę, staż, kurs lub specjalizację w kraju i poza granicami oraz o ich rozpoczęciu i zakończeniu,

g) decyzje i rozkazy personalne o mianowaniu na stopnie wojskowe,

h) informacje o dacie objęcia stanowisk służbowych i zwolnienia z tych stanowisk oraz o okresach przebywania w dyspozycji,

i) opinie służbowe,

j) informacje o nieobecnościach w służbie, należnych i wykorzystanych dniach poszczególnych urlopów,

k) informacje o zamiarze wyjazdu za granicę w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową,

l) informacje o wypowiedzeniu stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej oraz informacje o skróceniu okresu wypowiedzenia lub wyrażeniu zgody na wycofanie wypowiedzenia,

m) meldunki o realizacji zwolnienia z zawodowej służby wojskowej,

n) informację o złożonej przysiędze wojskowej,

o) informację o złożeniu oświadczenia lustracyjnego w przypadku obowiązku jego złożenia,

p) informacje o okresach pełnienia lub odbywania niezawodowej służby wojskowej,

q) informacje o powierzonych dodatkowo obowiązkach i funkcjach,

r) dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych,

s) informacje o wyrażeniu zgody na dalsze pełnienie zawodowej służby wojskowej po osiągnięciu wieku 60 lat;

3) dane dotyczące zdrowia:

a) orzeczenia komisji lekarskich,

b) informacje o zastosowanych szczepieniach ochronnych,

c) orzeczenia z przeprowadzonych profilaktycznych badań lekarskich,

d) oceny ze sprawdzianu sprawności fizycznej oraz informacje o nieprzystąpieniu do sprawdzianu sprawności fizycznej,

e) informacje o pobraniu materiału genetycznego;

4) dane o wykształceniu i kwalifikacjach oraz o przebiegu pracy zawodowej:

a) uzyskane wykształcenie,

b) posiadane tytuły zawodowe, stopnie naukowe i stopnie w zakresie sztuki oraz tytuł profesora,

c) ukończone staże, kursy lub specjalizacje w kraju i poza granicami w ramach wojskowego systemu doskonalenia zawodowego,

d) ukończone inne staże, kursy, specjalizacje i szkolenia,

e) poziom znajomości języków obcych,

f) prawo wykonywania danego zawodu,

g) uprawnienia i certyfikaty zawodowe,

h) przebieg pracy zawodowej,

i) o udzieleniu zgody na wykonywanie pracy zarobkowej lub na prowadzenie działalności gospodarczej,

j) wnioski o udzielenie pomocy w związku z pobieraniem nauki oraz dokumenty potwierdzające rodzaj udzielonej pomocy;

5) dane o stanie cywilnym;

6) dane o stanie rodzinnym;

7) dane o nadanych medalach i odznaczeniach państwowych, resortowych i innych;

8) dane dotyczące prawomocnych orzeczeń w sprawach karnych, w sprawach o wykroczenia oraz w postępowaniu administracyjnym, a także odpowiedzialności zawodowej;

9) informację o karach i wyróżnieniach wydanych w postępowaniu dyscyplinarnym.

§  36. 

1. Dowódca jednostki wojskowej, który wydał dokument, wprowadza jego treść do ewidencji elektronicznej nie później niż 7 dni od dnia jego wydania.

2. Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia wprowadza meldunek o realizacji zwolnienia do ewidencji elektronicznej.

3. Organ zwalniający, który skrócił okres wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej lub wyraził zgodę na wycofanie wypowiedzenia, wprowadza tę informację do ewidencji elektronicznej.

§  37. 

1. Zmiany dokumentów ewidencyjnych dotyczących:

1) miejsca zamieszkania oraz zameldowania żołnierza lub

2) danych kontaktowych żołnierza, lub

3) danych kontaktowych osoby wskazanej przez żołnierza do powiadomienia w razie zaistnienia określonych okoliczności

- dokonuje się na podstawie meldunku żołnierza zawodowego złożonego do dowódcy jednostki wojskowej w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

2. Zmiany danych dotyczących:

1) stanu cywilnego,

2) stanu rodzinnego,

3) nazwiska lub imienia,

4) dokumentu tożsamości,

5) uzyskania:

a) wykształcenia,

b) tytułów zawodowych, stopni naukowych i stopni w zakresie sztuki oraz tytułu profesora,

c) specjalizacji zawodowych (uprawnień),

6) otrzymania odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych państw,

7) przebiegu pracy zawodowej,

8) karalności,

9) uzyskania orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak bez pośrednictwa jednostek wojskowych

- dokonuje się na podstawie dokumentów będących podstawą wprowadzenia danych do ewidencji wojskowej, wydanych przez uprawnione podmioty, przedstawionych przez żołnierza zawodowego w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany (zdarzenia).

3. Zmiany (zdarzenia) odzwierciedla się w dokumentach ewidencyjnych oraz w ewidencji elektronicznej, a dokumenty włącza (przesyła) się do teczki akt personalnych.

§ 38. W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska lub imienia aktualizuje się ewidencję wojskową.

§ 39. Wojskowe placówki edukacyjne aktualizują ewidencję elektroniczną przez dodanie informacji o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach, stażach, szkoleniach lub kursach w terminie 14 dni od daty ich zakończenia.

§  40. 

1. Teczkę akt personalnych przesyła się niezwłocznie do właściwego organu, o którym mowa w § 28, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe albo przeniesieniu go do dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia w dotychczasowym organie, po uprzednim wykonaniu następujących czynności:

1) zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 31 ust. 1, pod ostatnią zewidencjonowaną pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych w każdym spisie;

2) potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez dowódcę jednostki wojskowej odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym podpisem i datą wykonania tych czynności.

2. Teczkę akt personalnych żołnierza pełniącego zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego albo w Służbie Wywiadu Wojskowego, po zakończeniu przez niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu, o którym mowa w § 28, po uprzednim:

1) wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;

2) trwałym usunięciu z teczki akt personalnych, w sposób określony w § 32 ust. 1, dokumentów dotyczących przebiegu służby w tej instytucji;

3) włączeniu do teczki zaświadczenia potwierdzającego okres pełnienia służby w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego albo Służbie Wywiadu Wojskowego lub w byłych Wojskowych Służbach Informacyjnych. W zaświadczeniu podaje się również okres otrzymywania dodatku specjalnego oraz służbowego, o których mowa w art. 439 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, wraz z podaniem ostatniej kwoty tych dodatków, w przypadku ich otrzymywania.

§ 41. Teczkę akt personalnych żołnierza, wobec którego została wydana decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki do skreślenia z ewidencji wojskowej, organ, w którym była prowadzona teczka akt personalnych tego żołnierza, przesyła niezwłocznie do jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub o skreśleniu z ewidencji wojskowej.

§  42. 

1. Ewidencję elektroniczną żołnierzy zawodowych zwalnianych z zawodowej służby wojskowej udostępnia się właściwym szefom WCR.

2. Po upływie 6 miesięcy, jednak nie później niż po roku, od dnia zwolnienia żołnierza z zawodowej służby wojskowej dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej, przesyła teczkę akt personalnych, po jej aktualizacji, do właściwego archiwum wojskowego. Teczki przekazuje się zbiorczo, nie częściej niż co 6 miesięcy.

3. Teczki akt personalnych zwolnionych z zawodowej służby wojskowej żołnierzy zawodowych w stopniu wojskowym pułkownika (komandora) lub wyższym przekazuje się bezpośrednio do Centralnego Archiwum Wojskowego.

4. Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami kraju, ewidencję elektroniczną żołnierza udostępnia się szefowi WCR właściwemu dla ostatniego miejsca pobytu stałego żołnierza w kraju.

5. Po skreśleniu żołnierza zawodowego z ewidencji wojskowej odnotowuje się ten fakt w ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do tego żołnierza.

§  43. 

1. Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się przez:

1) przedstawienie na terenie jednostki wojskowej przez osoby wykonujące zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów ewidencyjnych i w ich obecności teczki akt personalnych;

2) odnotowanie w karcie wypożyczeń każdego udostępnienia teczki akt personalnych.

2. Udostępnienie danych zgromadzonych w ewidencji wojskowej organom, o których mowa w art. 73 ust. 1 pkt 1-3 i 6 ustawy, może być zrealizowane przez wypożyczenie teczki akt personalnych, jeżeli jest wymagany dostęp do kompletnych akt osobowych żołnierza, a przesłanie teczki jest uzasadnione względami ekonomicznymi oraz proceduralnymi.

3. W przypadku konieczności dołączenia dokumentów do teczki akt personalnych, która została wypożyczona, dokumenty, które mają być włączone do teczki akt personalnych, załącza się do karty wypożyczeń.

§  44. 

1. Żołnierzowi może być również udostępniona dotycząca go ewidencja elektroniczna.

2. Udostępnienie ewidencji elektronicznej realizuje użytkownik wykonujący zadania związane z działalnością kadrową, w uzgodnionym z żołnierzem terminie.

3. Żołnierz może zapoznać się z dotyczącą go ewidencją osobiście przez dedykowany formularz udostępniony z ewidencji elektronicznej, jeżeli zapewniono techniczne możliwości dostępu do tej ewidencji w sposób zgodny z procedurami bezpieczeństwa sieci teleinformatycznej, w której jest prowadzona ewidencja wojskowa.

4. W przypadku stwierdzenia przez żołnierza niezgodności danych zawartych w prowadzonej ewidencji ze stanem faktycznym wymagane korekty mogą zostać wykonane po dostarczeniu dokumentów źródłowych potwierdzających prawdziwość informacji.

5. W przypadku zapoznawania się z ewidencją elektroniczną w sposób określony w ust. 3 żołnierz potwierdza zapoznanie się z ewidencją. Fakt zapoznania się rejestruje się w tej ewidencji.

§ 45. W przypadku konieczności przesłania teczki akt personalnych do podmiotów, o których mowa w art. 73 ust. 1 ustawy, od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepis § 43 ust. 1 pkt 2 stosuje się.

§  46. 

1. Wtórniki kart ewidencyjnych będące wydrukami z IZE niszczy się protokolarnie w terminie do dnia 1 kwietnia roku następującego po roku, w którym zostały one sporządzone lub wpłynęły do WCR.

2. Wtórniki kart ewidencyjnych będące wydrukami z IZE, sporządzane na potrzeby jednostek wojskowych, niszczy się protokolarnie w przypadku potrzeby sporządzenia nowego wtórnika, niezależnie od terminu, o którym mowa w ust. 1.

§ 47. IZE przechowywane w archiwum informatycznej bazy ewidencyjnej po upływie okresów ich przechowywania niszczy się lub usuwa protokolarnie w terminie do końca następnego roku kalendarzowego.

§  48. 

1. Księgi ewidencji przechowuje się w archiwum WCR do czasu zniszczenia kart ewidencyjnych lub usunięcia IZE, dla żołnierzy oraz osób danego rocznika, których dane znajdują się w tych księgach.

2. Księgi ewidencji przechowywane w archiwum WCR po upływie okresów ich przechowywania przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego.

§ 49. Karty poszukiwania niszczy się:

1) w przypadku osób podlegających kwalifikacji wojskowej - po upływie 10 lat od dnia przeniesienia ich do rezerwy, jednak nie później niż do końca roku, w którym osoba podlegająca stawieniu się do kwalifikacji wojskowej została skreślona z ewidencji wojskowej;

2) w przypadku żołnierzy pasywnej rezerwy - po upływie 10 lat od dnia dokonania ostatniego wpisu w karcie, nie później niż do końca roku, w którym żołnierz ten został skreślony z ewidencji wojskowej.

§ 50. Książkę ewidencji przechowuje się w jednostce wojskowej przez okres 10 lat od daty jej zakończenia i przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego.

§ 51. Zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego niszczy protokolarnie szef WCR w terminie do dnia 1 kwietnia roku następującego po roku, w którym skreślono daną osobę z ewidencji wojskowej.