Rozdział 2 - Sposób prowadzenia ewidencji wojskowej - Prowadzenie ewidencji wojskowej.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2024.458

Akt obowiązujący

Wersja od: 28 marca 2024 r.

Rozdział  2

Sposób prowadzenia ewidencji wojskowej

§  4. 

1. Ewidencję wojskową prowadzą:

1) Szef CWCR - w informatycznych bazach ewidencyjnych;

2) szef WCR - w informatycznej bazie ewidencyjnej lub w postaci papierowej;

3) kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr - w informatycznej bazie ewidencyjnej lub w postaci papierowej;

4) dowódca jednostki wojskowej - w informatycznej bazie ewidencyjnej lub w postaci papierowej.

2. W razie ogłoszenia mobilizacji lub ogłoszenia stanu wojennego i w czasie wojny ewidencję wojskową osób, o których mowa w § 5 pkt 1-4, 7 i 8, szef WCR prowadzi wyłącznie w postaci papierowej, w przypadku gdy brak jest możliwości jej prowadzenia w postaci elektronicznej.

3. Ewidencję wojskową osób, o których mowa w § 5 pkt 9, prowadzi się w postaci elektronicznej, z uwzględnieniem § 66 ust. 3.

4. Jeżeli dowódca jednostki wojskowej nie ma możliwości technicznych prowadzenia ewidencji elektronicznej, ewidencję tę prowadzi jego przełożony.

5. Wpisy do ewidencji elektronicznej na podstawie dokumentów w formie papierowej opatruje się cechami tego dokumentu (nazwą, numerem, datą jego wydania, nazwą organu wydającego) oraz datą wprowadzenia, a także imieniem i nazwiskiem lub identyfikatorem użytkownika, który te dane wprowadził.

6. Dowódca jednostki wojskowej potwierdza w ewidencji elektronicznej, w cyklu miesięcznym, zgodność danych ze stanem faktycznym.

7. Ewidencji elektronicznej nie prowadzi się w odniesieniu do żołnierzy, którzy pełnią zawodową służbę wojskową na stanowiskach służbowych w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz w Służbie Wywiadu Wojskowego.

8. Nadzór nad zgodnością prowadzonej ewidencji ze stanem faktycznym i prawidłowością dokonywanych wpisów do ewidencji wojskowej, stosownie do posiadanych kompetencji, sprawują:

1) Szef CWCR - w stosunku do szefów WCR;

2) kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr - w stosunku do dowódców jednostek wojskowych.

§ 5. Za prowadzenie ewidencji wojskowej w odniesieniu do:

1) osób podlegających rejestracji, kwalifikacji wojskowej i obowiązkowi służby wojskowej - odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu osoby albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące;

2) osób dobrowolnie zgłaszających się do służby wojskowej, z wyjątkiem DZSW na czas kształcenia - odpowiada szef WCR, do którego został złożony lub przesłany wniosek o powołanie do służby wojskowej, a w przypadku gdy wniosek dotyczy powołania do zawodowej służby wojskowej - również dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz ma pełnić służbę wojskową;

3) osób zgłaszających się do DZSW na czas kształcenia - odpowiada szef WCR, do którego został złożony wniosek o powołanie do służby wojskowej, lub szef WCR właściwy terytorialnie dla siedziby uczelni wojskowej oraz odpowiednio dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz ma pełnić służbę wojskową, albo kierujący wojskową placówką edukacyjną;

4) żołnierzy pełniących zawodową służbę wojskową - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz zajmuje stanowisko służbowe lub pełni służbę w dyspozycji, a w przypadku zainicjowania procesu zwalniania żołnierza z zawodowej służby wojskowej - również szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu żołnierza albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące;

5) żołnierzy pełniących lub odbywających inny niż zawodowa rodzaj czynnej służby wojskowej - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz pełni lub odbywa czynną służbę wojskową;

6) żołnierzy aktywnej rezerwy - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz pełni służbę;

7) osób będących w pasywnej rezerwie - odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu osoby albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, a w trakcie odbywania ćwiczeń wojskowych - również dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz ten pełni służbę;

8) osób podlegających innemu rodzajowi obowiązku obrony albo spełniających inny rodzaj obowiązku obrony - odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu osoby albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące;

9) pracowników resortu obrony narodowej - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której pracownik jest zatrudniony, a w przypadku pracowników zatrudnionych w urzędzie obsługującym Ministra Obrony Narodowej - Dyrektor Generalny urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej.

§  6. 

1. Szef CWCR prowadzi ewidencję wojskową dla terytorium całego kraju w odniesieniu do danych osób, o których mowa w § 5, za której prowadzenie odpowiadają szefowie WCR.

2. Szef CWCR może prowadzić ewidencję wojskową z podziałem na terytorialny zasięg zgodnie z terytorialnym zasięgiem działania OZ CWCR określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy.

§  7. 

1. Wpisów do dokumentów ewidencyjnych prowadzonych w postaci papierowej dokonuje się starannym i czytelnym pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, niebieskim lub czarnym kolorem.

2. We wpisach do dokumentów ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk, imion, nazw miejscowości, jednostek organizacyjnych, stanowisk służbowych ani komórek wewnętrznych.

3. Skreśleń i poprawek w dokumentach, o których mowa w ust. 1, dokonuje się piórem lub długopisem, czerwonym kolorem, przez przekreślenie poziomą linią dotychczasowego tekstu w sposób umożliwiający odczytanie tekstu pierwotnego. Skreślenia i poprawki opisuje się przez zamieszczenie uwagi o przyczynie zmiany oraz potwierdza się czytelnym podpisem użytkownika dokonującego zmiany, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.

§  8. 

1. Skreślenia z ewidencji wojskowej prowadzonej przez:

1) szefa WCR dokonuje się w przypadku:

a) orzeczenia trwałej i całkowitej niezdolności do czynnej służby wojskowej w czasie pokoju oraz w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,

b) zrzeczenia się obywatelstwa polskiego,

c) osiągnięcia przez osobę wieku określonego w art. 5 ust. 1 ustawy, z wyjątkiem osób, którym po ukończeniu 60 roku życia nadano pracowniczy przydział mobilizacyjny,

d) zgonu lub uznania za zmarłego;

2) dowódcę jednostki wojskowej w odniesieniu do żołnierzy zawodowych dokonuje się w przypadku:

a) zgonu lub uznania za zmarłego,

b) zaginięcia,

c) zwolnienia z zawodowej służby wojskowej po osiągnięciu wieku określonego w art. 5 ust. 1 ustawy w przypadku, o którym mowa w art. 227 ustawy.

2. Skreślenia z ewidencji wojskowej dokonuje podmiot prowadzący ewidencję wojskową.

3. Podmiot, który pozyskał informację będącą podstawą dokonania skreślenia z ewidencji wojskowej, udostępnia tę informację innym podmiotom odpowiedzialnym za prowadzenie ewidencji wojskowej w odniesieniu do osoby, której ta informacja dotyczy.

4. Po skreśleniu osoby z ewidencji wojskowej gromadzone i przetwarzane dane przenosi się do archiwum informatycznej bazy ewidencyjnej lub archiwum wojskowego centrum rekrutacji w celu ich przechowywania przez okres wskazany odpowiednio w art. 71 ust. 10 lub 11 ustawy.

§ 9. Skreślenia z ewidencji jednostki osób, o których mowa w art. 71 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, dokonuje się w przypadku:

1) zwolnienia z czynnej służby wojskowej, z wyjątkiem żołnierzy pasywnej rezerwy posiadających nadany przydział mobilizacyjny do tej jednostki wojskowej (organizacyjnej) lub jednostki przez nią mobilizowanej;

2) przeniesienia do innej jednostki wojskowej (organizacyjnej);

3) wygaśnięcia lub uchylenia przydziału mobilizacyjnego lub pracowniczego przydziału mobilizacyjnego.

§ 10. Skreślenie z ewidencji wojskowej prowadzonej przez szefa WCR oznacza jednocześnie skreślenie z ewidencji prowadzonej przez Szefa CWCR.

§ 11. W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr może dokonywać wpisów w dokumentach ewidencyjnych wszystkich żołnierzy zawodowych.

§ 12. Ewidencję wojskową aktualizuje się niezwłocznie, nie później jednak niż 14 dni po otrzymaniu informacji o wystąpieniu zmian.

§ 13. Dane zawarte w informatycznej bazie ewidencyjnej i kartotece ewidencyjnej przetwarza się w sposób zapewniający przekazywanie ich w drodze teletransmisji oraz odpowiednie bezpieczeństwo tych danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.