Rozdział 2 - Biurowość kancelarii komorniczych - Określenie szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2018.2517

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 września 2023 r.

Rozdział  2

Biurowość kancelarii komorniczych

§ 3. Komornik prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne:

1) repertorium "Kmp" - do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się lub o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia tych świadczeń;

2) repertorium "Kms" - do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;

3) repertorium "GKm" - do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń dochodzonych na podstawie tytułów wykonawczych pochodzących od sądów gospodarczych lub o wykonanie postanowień o udzieleniu zabezpieczenia tych roszczeń wydanych przez sądy gospodarcze;

4) repertorium "Km" - do rejestrowania pozostałych spraw egzekucyjnych, pozostałych spraw o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia lub spraw prowadzonych na podstawie europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym;

5) repertorium "Kmn" - do rejestrowania pozostałych spraw oraz czynności niebędących czynnościami egzekucyjnymi;

6) dziennik "Kmo" - do korespondencji ogólnej;

7) skorowidz alfabetyczny stron;

8) księgę druków ścisłego zarachowania;

9) wykaz "W" - do ewidencjonowania spraw prowadzonych w trybie art. 10 ust. 1 i 3 ustawy, z wyłączeniem spraw, o których mowa w art. 10 ust. 6 pkt 1 ustawy;

10) kontrolkę odpisów skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki - do ewidencjonowania odpisów skarg doręczonych komornikowi w trybie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (Dz. U. z 2018 r. poz. 75);

11) kontrolkę skarg na czynności komornika;

12) kontrolkę wniosków o obniżenie opłaty egzekucyjnej;

13) kontrolkę dozorów nad ruchomościami - do ewidencjonowania ruchomości oddanych pod dozór innej osobie niż dłużnik w trybie art. 855 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360, z późn. zm.).

§  4. 

1. Wzory urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 stanowią odpowiednio załączniki nr 1-13 do rozporządzenia.

2. Wydruki urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w postaci elektronicznej powinny odpowiadać wzorom, o których mowa w ust. 2.

3. Karty urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg powinny być ponumerowane, a ich liczba powinna być poświadczona przez komornika.

§ 5. Komornik przechowuje dwie kopie zbiorów zapisów, każdą na oddzielnym informatycznym nośniku danych, odpowiednio oznaczoną i zabezpieczoną przed zniszczeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych. Kopie zbiorów zapisów na informatycznych nośnikach danych sporządza się w każdym dniu roboczym.

§  6. 

1. Sprostowania zapisów w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg komornik lub pracownik przez niego upoważniony dokonuje przez przekreślenie błędnego zapisu i nadpisanie jego prawidłowej treści, zamieszczając datę i czytelny podpis.

2. W urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w postaci elektronicznej sprostowania dokonuje się przez usunięcie błędnego zapisu i dokonanie prawidłowego zapisu z utrwaleniem daty sprostowania treści usuniętego zapisu i użytkownika, który dokonał sprostowania, lub przez oznaczenie danego zapisu jako błędnego oraz dokonanie odpowiedniego zapisu korygującego błędny zapis z utrwaleniem daty i użytkownika dokonującego korekty.

3. Zapisów w urządzeniach ewidencyjnych nie wolno usuwać ani ingerować w nie w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści oraz ustalenie osoby, która tego dokonała.

4. Z wykazu "W" usuwa się sprawy w razie dokonania czynności, o których mowa w art. 10 ust. 6 pkt 2 i 3 ustawy.

§  7. 

1. Komornik przechowuje w osobnych teczkach:

1) korespondencję "Kmo" przychodzącą, a także wychodzącą, o ile nie została zapisana w systemie teleinformatycznym zapewniającym obsługę kancelarii komornika w sposób umożliwiający jej wydruk w każdym czasie;

2) sprawozdanie roczne, o którym mowa w art. 186 ust. 1 ustawy, o ile nie zostało zapisane w systemie teleinformatycznym zapewniającym obsługę kancelarii komornika w sposób umożliwiający jego wydruk w każdym czasie;

3) protokoły i inne dokumenty dotyczące przeprowadzonych wizytacji, lustracji i kontroli oraz zarządzenia wydane przez organy nadzoru administracyjnego;

4) wyciągi bankowe, o ile ich treść nie została utrwalona w postaci elektronicznej.

2. 1  Teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy. Dokumenty składane do teczek numeruje się i układa w porządku chronologicznym - od najwcześniejszych do najpóźniejszych. W przypadku dokumentów przychodzących o pierwszeństwie decyduje data i godzina wpływu.

3. Na zewnętrznej stronie teczki umieszcza się:

1) tytuł teczki według rodzaju określonego w ust. 1;

2) oznaczenie komornika;

3) oznaczenie tomu cyfrą rzymską, a dla teczek kilkutomowych - daty założenia i zamknięcia tomu;

4) kwalifikację archiwalną określoną w przepisach o archiwizacji akt spraw komorniczych i urządzeń ewidencyjnych.

§  8. 

1. Do repertoriów, o których mowa w § 3 pkt 1-5, wpisuje się sprawy w kolejności ich wpływu. Wpis do repertorium powinien nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od daty wpływu sprawy do kancelarii. Przez datę wpływu sprawy rozumie się dzień i godzinę wpływu do biura podawczego kancelarii albo dzień i godzinę wpływu drogą elektroniczną.

2. Przez wpływ sprawy rozumie się: wpływ wniosku inicjującego postępowanie w sprawie, wpływ odpisu orzeczenia sądu nakazującego wszczęcie postępowania bądź wpływ akt przekazanych przez inny organ. Sprawę prowadzoną na podstawie jednego tytułu wykonawczego rejestruje się pod jedną sygnaturą, nawet jeśli po stronie wierzycieli lub dłużników występuje wiele osób.

3. Sprawa egzekucyjna lub sprawa o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia podlega zarejestrowaniu we właściwym repertorium również wtedy, gdy zachodzą podstawy do odmowy wszczęcia postępowania, odrzucenia wniosku, gdy wniosek zawiera braki wymagające uzupełnienia przed nadaniem mu dalszego biegu albo gdy zachodzą inne przeszkody uniemożliwiające nadanie biegu sprawie.

4. Jeżeli jeden wierzyciel dołączył do wniosku egzekucyjnego dwa lub więcej tytułów wykonawczych, sprawę rejestruje się pod jedną sygnaturą tylko wtedy, gdy tytuły wykonawcze dotyczą jednej należności głównej i osobnych związanych z nią należności ubocznych. W przeciwnym razie komornik dla każdego z tytułów wykonawczych obejmujących inną należność główną i należności uboczne z nią związane sporządza uwierzytelnioną kopię wniosku i rejestruje go jako odrębną sprawę.

5. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio do wniosku o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia lub do spraw prowadzonych na podstawie europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym.

6. W razie złożenia odrębnych wniosków przez różnych wierzycieli lub uprawnionych przeciwko temu samemu dłużnikowi sprawy rejestruje się odrębnie nawet wtedy, gdy w sprawie doszło do przyłączenia się wierzyciela do innego postępowania w trybie art. 927 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego.

7. Sprawę przekazaną przez administracyjny organ egzekucyjny dotyczącą tego samego dłużnika rejestruje się pod jedną sygnaturą, niezależnie od ilości załączonych tytułów wykonawczych. Jeżeli wraz z tą sprawą przekazano tytuły wykonawcze pochodzące od różnych wierzycieli administracyjnych, oddzielną sprawę stanowi egzekucja prowadzona przeciwko określonemu dłużnikowi na rzecz każdego z wierzycieli administracyjnych, niezależnie od liczby tytułów wykonawczych pochodzących od takiego wierzyciela.

§  9. 

1. Repertoria: "Km", "Kmp", "Kms" i "GKm" składają się z rubryk, do których wpisuje się na podstawie akt sprawy następujące dane: numer sprawy (numer sprawy, pod którym została wpisana do repertorium, i oznaczenie dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana), datę i godzinę wpływu, oznaczenie stron i tytułu wykonawczego, zgłoszone roszczenie, aktualny rodzaj i sposób egzekucji, datę zakończenia i wynik postępowania egzekucyjnego. Inne istotne informacje dotyczące sprawy odnotowuje się w rubryce "Uwagi".

2. W repertorium "Kmp" wskazuje się ponadto przedstawiciela ustawowego wierzyciela i wysokość miesięcznego świadczenia alimentacyjnego oraz odnotowuje się zmiany wysokości tego świadczenia.

3. W repertorium "Km" w rubryce "Zgłoszone roszczenie", w przypadku egzekucji świadczeń niepieniężnych wpisuje się wskazany przez wierzyciela cel egzekucji z adnotacją "świadczenie niepieniężne".

4. Załatwienie sprawy zaznacza się w repertorium przez zakreślenie numeru sprawy znakiem "L".

5. Za dzień załatwienia sprawy uważa się:

1) w razie zwrotu wniosku - datę uprawomocnienia się zarządzenia o zwrocie;

2) w razie wydania przez komornika postanowienia o: odmowie wszczęcia postępowania, odrzuceniu wniosku, przekazaniu sprawy, umorzeniu postępowania lub o zakończeniu postępowania przez wyegzekwowanie należności - datę uprawomocnienia się postanowienia;

3) w razie załatwienia sprawy wskutek orzeczenia sądu - datę uprawomocnienia się orzeczenia sądu.

§  10. 

1. Przepisy § 9 stosuje się odpowiednio do repertorium "Kmn".

2. Do repertorium "Kmn" wpisuje się:

1) sprawy o sporządzenie protokołu stanu faktycznego;

2) sprawy o wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu spadku lub o sporządzenie spisu inwentarza;

3) sprawy o doręczenie korespondencji na zlecenie sądu;

4) czynności polegające na sprawowaniu urzędowego nadzoru nad dobrowolnymi publicznymi licytacjami;

5) inne niewymienione wyżej sprawy lub inne czynności, które z mocy ustaw szczególnych są wykonywane przez komorników.

§  11. 

1. Do dziennika "Kmo" wpisuje się pisma niepodlegające wpisowi do repertoriów, oznaczając przy tym datę wpływu, nadawcę lub odbiorcę oraz rodzaj pisma.

2. W przypadku korespondencji prowadzonej z urzędu nie wypełnia się rubryk 3 i 4, a w rubryce 2 wpisuje się skrót "z.urz.".

3. Zawiadomienia od innych komorników przesyłane w postaci elektronicznej w trybie art. 844 § 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r - Kodeks postępowania cywilnego, wraz z załączonymi do nich odpisami protokołu zajęcia ruchomości utrwalonymi w postaci elektronicznej, nie wymagają rejestracji w dzienniku "Kmo" ani przechowywania w postaci papierowej. Komornik przechowuje te zawiadomienia i odpisy w systemie teleinformatycznym kancelarii w sposób ułatwiający szybkie przeszukiwanie treści zawiadomień.

§ 12. Z chwilą zarejestrowania sprawa otrzymuje sygnaturę, na którą składają się:

1) oznaczenie literowe repertorium, do którego wpisano sprawę;

2) numer sprawy, pod którym została wpisana do repertorium;

3) oznaczenie dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana.

§ 13. Po zarejestrowaniu sprawy w odpowiednim repertorium należy odnotować oznaczenie stron oraz sygnaturę akt sprawy w skorowidzu alfabetycznym stron.

§  14. 

1. Sprawą z elementem zagranicznym jest sprawa, w której stroną lub uczestnikiem postępowania jest:

1) państwo obce, jego organy i instytucje, przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny;

2) międzynarodowa organizacja rządowa, jej organy lub przedstawicielstwo dyplomatyczne;

3) osoba zamieszkała lub mająca siedzibę za granicą.

2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, należy wpisać w repertorium w rubryce "Uwagi" "zagr.". Takie samo oznaczenie zamieszcza się na okładce akt obok sygnatury.

3. O wszystkich sprawach, w których stroną lub uczestnikiem postępowania jest państwo obce lub jego organy i instytucje, przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny, jak również międzynarodowa organizacja rządowa, jej organy lub przedstawicielstwo dyplomatyczne, komornik zawiadamia Ministra Sprawiedliwości oraz Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 15. Na każdym piśmie wpływającym do komornika umieszcza się prezentatę zawierającą: tytuł komornika, datę i godzinę wpływu, liczbę załączników, a dodatkowo sygnaturę sprawy lub numer w dzienniku "Kmo".

§  16. 

1. W każdym piśmie wysyłanym przez komornika i sporządzonym przez niego dokumencie umieszcza się: oznaczenie komornika i adres kancelarii komorniczej oraz sygnaturę akt. Komornik lub osoba przez niego upoważniona podpisuje pisma, podając czytelnie swoje imię, nazwisko i stanowisko. Pisma komornika muszą zawierać wymagane prawem pouczenia dla stron i uczestników postępowania.

2. W pismach kierowanych do stron postępowania egzekucyjnego, poza informacjami, o których mowa w ust. 1, komornik dodatkowo zamieszcza informację o aktualnej wysokości wymagalnych należności będących przedmiotem egzekucji, z dokładnym wskazaniem wysokości:

1) należności głównej;

2) należnych odsetek, ich aktualnej stopy procentowej oraz przybliżonej wysokości odsetek naliczanych dziennie;

3) 2  stwierdzonych tytułem wykonawczym kosztów postępowania przed sądem;

4) 3  aktualnego salda zaliczek i kosztów podlegających ściągnięciu zgodnie z art. 7 ust. 5 ustawy z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1357).

3. 4  (uchylony).

4. W pismach kierowanych do strony komornik podaje także informacje o saldzie pobranych od niej i nierozliczonych zaliczek.

5. W pismach kierowanych do przedstawicielstw dyplomatycznych lub urzędów konsularnych państw obcych komornik zwraca się jedynie z prośbą o udzielenie pomocy w prowadzonym postępowaniu lub w dokonywanych czynnościach, chyba że pismo dotyczy postępowania lub czynności dokonywanych przeciwko państwu obcemu.

§  16a.  ⁵

1. W sprawach, w których korespondencja jest doręczana z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, o której mowa w art. 2 pkt 8 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285), albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 tej ustawy, pisma komornika mogą być wysłane bez podpisu.

2. Bez podpisu mogą być wysyłane:

1) wezwania,

2) zawiadomienia,

3) odpisy postanowień i innych orzeczeń,

4) pisma przewodnie, przy których przesyłane są odpisy pism doręczanych przez komornika,

5) pouczenia,

6) kopie protokołów

- zwane dalej "pismem bez podpisu".

3. Pismo bez podpisu zawiera wskazanie stanowiska służbowego oraz imię i nazwisko osoby, która podpisałaby pismo, gdyby nie możliwość jego wysyłki bez podpisu. Nie stosuje się wymogów zamieszczenia pieczęci urzędowej i poświadczenia za zgodność z oryginałem na przesyłanym piśmie bez podpisu oraz podpisania pozostawionego w aktach oryginału pisma, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2, 4 i 5.

4. Wysyłanie pisma bez podpisu odbywa się za pośrednictwem usługi, o której mowa w ust. 1, chyba że ze względu na ograniczenia techniczno-organizacyjne nie jest to możliwe. Wysyłanie pisma bez podpisu nie dotyczy pisma, które podlega doręczeniu wraz z odpisami pism stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od komornika, chyba że komornik dysponuje cyfrowymi kopiami tych pism lub dokumentów.

5. Przepisy ust. 1-4 nie uchybiają przepisom, które wymagają zamieszczenia podpisu komornika lub innej osoby upoważnionej pod oryginałami dokumentów oraz przypadkom, gdy stosowne odpisy wydawane są za poświadczeniem na wniosek uprawnionych osób.

6. Pismo wysyłane bez podpisu jest opatrzone informacją o treści: "Niniejsze pismo nie wymaga podpisu zgodnie z § 16a ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 grudnia 2018 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. poz. 2517 oraz z 2023 r. poz. 1635) jako właściwie zatwierdzone w systemie teleinformatycznym operatora wyznaczonego służącym do świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.".

7. Przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio do pism wysyłanych stronom za pośrednictwem systemu teleinformatycznego lub Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) stosownie do art. 759² § 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego.

§  17. 

1. Dowodem doręczenia pism sporządzonych przez komornika jest:

1) zwrotne potwierdzenie odbioru;

2) pokwitowanie odbioru dokonane osobiście przez adresata na odpisie doręczanego pisma lub na załączonym do niego potwierdzeniu odbioru;

3) elektroniczne potwierdzenie odbioru korespondencji uzyskane z systemu teleinformatycznego albo potwierdzenie transmisji danych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

2. Jeżeli doręczenie następuje inną drogą niż pocztowa i nie jest możliwe uzyskanie potwierdzenia odbioru podpisanego przez adresata, z czynności doręczenia komornik lub pracownik kancelarii przez niego upoważniony sporządza notatkę, w której odnotowuje datę, przedmiot doręczenia, dane osoby, której doręczono pismo, oraz swoje imię i nazwisko.

3. Jeżeli w jednej sprawie komornik dokonuje doręczenia kilku pism jedną przesyłką, na zwrotnym potwierdzeniu odbioru należy zamieścić informacje pozwalające w sposób jednoznaczny ustalić zawartość przesyłki.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach komornik może dokonać doręczenia pism jedną przesyłką w kilku sprawach. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru należy wówczas wskazać nie tylko informacje, o których mowa w ust. 3, lecz również przyporządkowane do nich sygnatury spraw, w których doręczenie następuje. Odpis zwrotnego potwierdzenia odbioru potwierdzony przez komornika za zgodność z oryginałem dołącza się w takim przypadku do akt wszystkich spraw, w których doręczenie następuje, z jednoczesnym wskazaniem sygnatury i karty akt sprawy, w których znajduje się oryginał zwrotnego potwierdzenia odbioru.

5. W celu doręczenia dokumentu w trybie przepisów art. 2-4 rozporządzenia nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącego doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych ("doręczanie dokumentów") oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1348/2000 (Dz. Urz. UE L 324 z 10.12.2007, str. 79, z późn. zm.) komornik zwraca się do sądu rejonowego, przy którym działa, o skierowanie wniosku o doręczenie dokumentów do właściwej jednostki przyjmującej w wezwanym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Do żądania komornik dołącza projekt wniosku o doręczenie sporządzony we właściwym języku urzędowym wraz z dokumentami oraz ich tłumaczeniem.

6. Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio do doręczenia przez komornika dokumentu na podstawie przepisów Konwencji o doręczaniu za granicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub handlowych, sporządzonej w Hadze dnia 15 listopada 1965 r. (Dz. U. z 2000 r. poz. 968 i 969).

§ 18. 6  Po dokonaniu czynności, o których mowa w art. 3 ust. 4 pkt 1 ustawy, komornik przekazuje podmiotowi zlecającemu doręczenie oryginał potwierdzenia odbioru pisma. W przypadkach, o których mowa w art. 3a ust. 1b, 3 i 4 ustawy, przekazuje się jedynie kopię protokołu podjętych czynności.

¹ § 7 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

² § 16 ust. 2 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

³ § 16 ust. 2 pkt 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

⁴ § 16 ust. 3 uchylony przez § 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

⁵ § 16a dodany przez § 1 pkt 3 rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

⁶ § 18 zmieniony przez § 1 pkt 4 rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.