Rozdział 3 - Sposób prowadzenia teczek akt personalnych - Ewidencja wojskowa żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących służbę kandydacką.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2010.63.393

Akt utracił moc

Wersja od: 15 lutego 2012 r.

Rozdział  3

Sposób prowadzenia teczek akt personalnych

§  10.

1. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi się w organie kadrowym dowódcy jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostają, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2 i 3.

2. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi się w:

1) departamencie Ministerstwa Obrony Narodowej właściwym do spraw kadr, jeżeli żołnierz zawodowy:

a) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika (komandora) lub wyższym,

b) pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierzy zawodowych pełniących służbę w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej tworzących Sztab Generalny Wojska Polskiego,

c) pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr,

d) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,

e) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym sędziego sądu wojskowego albo asesora lub prokuratora wojskowej jednostki organizacyjnej prokuratury,

f) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku poza granicami państwa;

2) organie kadrowym Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, jeżeli żołnierz pełni zawodową służbę wojskową w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

3. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych pełniących zawodową służbę wojskową na stanowiskach służbowych w instytucjach cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, prowadzi się w organach kadrowych kierowników tych instytucji.

4. Teczki akt personalnych kandydatów na żołnierzy zawodowych prowadzi się w organie kadrowym komendanta (rektora) wojskowej placówki edukacyjnej.

§  11.

1. Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą "s." (syn) albo "c." (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje się wielkimi literami nazwisko i imiona oraz rok urodzenia żołnierza.

2. Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na drugiej stronie okładki fotografię żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego, bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem wojskowym, o wymiarach 6 x 9 cm. Poniżej wklejonej fotografii, dowódca jednostki wojskowej, o którym mowa w § 7 ust. 1 i 2, stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.

3. Żołnierz zawodowy lub kandydat na żołnierza zawodowego dostarcza fotografię do organu kadrowego jednostki wojskowej, w której pełni zawodową służbę wojskową (służbę kandydacką), nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy. Organ kadrowy, który nie prowadzi teczki akt personalnych, niezwłocznie przekazuje fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych.

4. Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do tego celu kopercie.

5. Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego składa się z działów zawierających:

1) zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia;

2) materiały opiniodawcze;

3) materiały uzupełniające;

4) materiały dotyczące karalności.

§  12.

1. W zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego wpisuje się dane personalne żołnierza zawodowego na podstawie odpowiednich dokumentów, zgodnie z opisem rubryk. Sposób dokonywania wpisów w zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 9 do rozporządzenia.

2. Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym podpisem wiarygodność danych personalnych w zeszycie ewidencyjnym. Dowódca jednostki wojskowej, o którym mowa w § 7 ust. 1 i 2, potwierdza własnoręczność podpisu żołnierza zawodowego własnym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.

3. Do działu teczki akt personalnych, o którym mowa w § 11 ust. 5:

1) pkt 2 - włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 1-14, z wyłączeniem meldunków, o których mowa w § 19 pkt 5 i 8;

2) pkt 3 - włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 16-43, z wyłączeniem meldunków, o których mowa w § 19 pkt 20, 38 i 39;

3) pkt 4 - włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 15.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, włączane do teczki akt personalnych, wpisuje się do spisu dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 10 do rozporządzenia. Spis dokumentów prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych, o których mowa w § 11 ust. 5 pkt 2-4. Kolejne arkusze dokumentów numeruje się w ramach każdego działu.

§ 13. Do teczki akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty wymienione w § 19. Dokumenty włączane do teczki wpisuje się do spisu dokumentów.

§  14.

1. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie dokumentów, przez przekreślenie wpisu dotyczącego usuniętego dokumentu i umieszczenie adnotacji w tej sprawie w kolumnie "Uwagi". Przepis § 5 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

2. W organie kadrowym, o którym mowa w § 10, nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy, dokonuje się:

1) weryfikacji klauzuli tajności teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych;

2) przeglądu materiałów dotyczących karalności, znajdujących się w teczkach akt personalnych żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 1, dokonuje komisja w składzie co najmniej dwuosobowym, powołana przez dowódcę jednostki wojskowej. Protokół z pracy komisji, zatwierdzony przez dowódcę jednostki wojskowej, stanowi podstawę do zmiany klauzuli tajności teczki. Przepis § 7 ust. 8 w części dotyczącej oznaczenia klauzuli tajności teczki akt personalnych stosuje się odpowiednio.

4. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2, dokonuje pracownik zbioru teczek akt personalnych. Dokumenty zakwalifikowane do usunięcia usuwa się z teczki. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

5. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego lub kandydata na żołnierza zawodowego prawomocnym wyrokiem sądu, w przypadku gdy kara uległa zatarciu, może nastąpić na wniosek żołnierza, na podstawie wypisu z Krajowego Rejestru Karnego. Przepis ust. 4 zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio. Uwierzytelnioną kopię wypisu z Krajowego Rejestru Karnego włącza się do teczki akt personalnych.

§ 15. W przypadku braku możliwości włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów, w organie kadrowym, o którym mowa w § 10, zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Przepisy § 11 i 12 stosuje się odpowiednio. Na pierwszej stronie okładki nowego tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację "KONTYNUACJA - TOM ..." i numer tomu.

§ 16. Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.