Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2023.17

Akt utracił moc

Wersja od: 24 maja 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 16

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 24 maja 2023 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2023 r. poz. 208, 337 i 641) oraz art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się co następuje:

§ 1. W zarządzeniu nr 17 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 22 września 2021 r. (Dz. Urz. KRUS poz. 21) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 4 uchyla się ust. 3;

2) w załączniku nr 1 do zarządzenia, stanowiącym Instrukcję Kancelaryjną Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego:

a) w § 1 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa zasady i tryb wykonania czynności kancelaryjnych w jednostkach organizacyjnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwaną dalej "Kasą.",

b) § 2 otrzymuje brzmienie:

"§ 2. Przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych, spełniających warunki prawidłowego postępowania z dokumentacją elektroniczną, do dokumentacji napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów, stosuje się przepisy dotyczące ich obsługi i prowadzenia w nich czynności, o ile wskazano w tych systemach inny sposób prowadzenia czynności kancelaryjnych.",

c) w § 3:

– ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Wskazanie wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw odnoszące się do określonej klasy z wykazu akt, może być także wskazaniem na system teleinformatyczny, spełniający warunki prawidłowego postępowania z dokumentacją elektroniczną, dedykowany do realizowania określonych usług lub do prowadzenia określonych rodzajów spraw, jeżeli zapewnia on gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do Centrali Kasy lub oddziałów regionalnych oraz tworzonej w Centrali Kasy lub oddziałach regionalnych w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, jej przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania, a także ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej jej dokumentacji nieelektronicznej.",

– ust. 9 otrzymuje brzmienie:

"9. Zarówno w Centrali Kasy jak i oddziałach regionalnych prowadzi się jeden rejestr przesyłek wpływających i jeden rejestr przesyłek wychodzących;",

d) w § 4 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Użytkownicy systemu EZD posiadają upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadane przez Administratora danych osobowych.",

e) w § 6:

– pkt 4 otrzymuje brzmienie:

"4) archiwum zakładowe - archiwum zakładowe zarówno Centrali Kasy jak i oddziału regionalnego;",

– pkt 7 otrzymuje brzmienie:

"7) Elektroniczna Skrzynka Podawcza - elektroniczną skrzynkę podawczą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57);",

– pkt 19 otrzymuje brzmienie:

"19) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Centralę Kasy lub oddział regionalny, w każdy możliwy sposób, w tym naturalne dokumenty elektroniczne przesłane za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej, zwaną dalej "ESP;",

f) w § 8 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje w trybie właściwym dla jego wydania, tj. w drodze zarządzenia, Prezes Kasy w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowym.",

g) w § 10 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Punkty kancelaryjne przyjmują i odbierają całość przesyłek kierowanych do Centrali Kasy lub oddziałów regionalnych, w tym przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłki przekazane na ESP oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych.",

h) w § 11:

– ust. 4-6 otrzymują brzmienie:

"4. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany identyfikator, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, określany jako numer z rejestru prowadzonego dla danego roku kalendarzowego dla przesyłek wpływających.

5. Identyfikator zawiera:

1) symbol oznaczający rejestr przesyłek, (RPW - Rejestr Przesyłek Wpływających);

2) kolejny numer w obrębie danego rejestru oraz roku (53 - kolejny numer);

3) numer roku (2023 - rok).

6. Poszczególne elementy identyfikatora oddziela się ukośnikiem "/" w następujący sposób: RPW/53/2023.",

– w ust. 8 uchyla się pkt 3,

j) w § 23 w ust. 2 w pkt 4 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 5 w brzmieniu:

"5) dopuszcza się możliwość prowadzenia składu chronologicznego dla zwrotnych potwierdzeń odbioru.",

k) w § 30 w ust. 2 uchyla się pkt 11,

l) w § 44:

– ust. 3-4 otrzymują brzmienie:

"3. Identyfikator zawiera:

1) symbol oznaczający rejestr przesyłek, (RKW - Rejestr Przesyłek Wychodzących);

2) kolejny numer w obrębie danego rejestru i roku (53 kolejny numer);

3) numer roku (2023 - rok).

4. Poszczególne elementy identyfikatora oddziela się ukośnikiem "/" w następujący sposób: RKW/53/2023.",

– ust. 6 otrzymuje brzmienie:

"6. Przesyłki wychodzące można uznać za przesyłki masowe, w szczególności należą do nich:

1) PIT-y dla emerytów i rencistów;

2) decyzje akcyjne emitowane dla emerytów i rencistów np. decyzje waloryzacyjne;

3) dowody wpłaty generowane kwartalnie;

4) przypomnienia o zadłużeniach generowane kwartalnie;

5) pisma dotyczące weryfikacji ubezpieczenia zdrowotnego członków rodzin rolników i domowników, którzy kończą naukę w szkole średniej lub wyższej;

6) pisma informujące o wysokości kwoty należnego podatku dochodowego za dany rok i pisma przypominające o terminie do jego złożenia wysłane do osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, działy specjalne - wysyłane z przekazami kwartalnymi;

7) pisma do rolników prowadzących działy specjalne o deklarowanym dochodzie wysłane razem z przekazami kwartalnymi;

8) decyzje i zawiadomienia generowane automatycznie z systemów informatycznych np. decyzje o zmianach automatycznych dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych wg raportu zmian automatycznych systemu FARMER;

9) zawiadomienia o ustaniu prawa do pobierania renty rolniczej z tytułu niezdolności do pracy /renty rolniczej/dodatku pielęgnacyjnego generowane z systemu FARMER;

10) akta emerytalno-rentowe, akta wypadkowe, akta przedłużonych zasiłków chorobowych, akta płatników składek (na ubezpieczenie społeczne rolników, na ubezpieczenie zdrowotne) akta dłużnika unijnego, które rejestruje się jako jeden dokument - AKTA.";

3) załącznik nr 2 stanowiący Jednolity rzeczowy wykaz akt Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia;

4) w załączniku nr 3 stanowiącym Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego § 42 otrzymuje brzmienie:

"§ 42. W systemie EZD, przekazując do właściwego miejscowego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD i sporządza się ich spisy.".

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 października 2023 r.

ZAŁĄCZNIK Nr  1

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

OBJAŚNIENIA:

1. Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej wykazem akt, opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt;

4) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Centrala Kasy i oddziały regionalne, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień.

2. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Centrali Kasy i oddziałów regionalnych i od podziału kompetencji wewnątrz Centrali Kasy i oddziałów regionalnych.

3. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Centrala Kasy i oddziały regionalne, a tym samym i całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach, której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i art. 5 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

5. Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

grafika

7. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez Kasę do dodania nowych klas, w trybie i na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej Kasy.

8. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0	ZARZĄDZANIE KASĄ I RADY UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO ROLNIKÓW
00	Organy i gremia kolegialne
01	Organizacja działalności Kasy
02	Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna
03	Strategie, programy, prognozy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności Centrali Kasy i oddziałów regionalnych
04	Informatyzacja
05	Skargi, wnioski, interpelacje i inne wystąpienia
06	Działalność informacyjna i promocyjna Centrali Kasy i oddziałów regionalnych
07	Współdziałanie Centrali Kasy i oddziałów regionalnych z innymi instytucjami w kraju i za granicą
08	Kontrola, audyt, kontrola zarządcza
09	Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
1	SPRAWY KADROWE
10	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
11	Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
12	Ewidencja osobowa
13	Bezpieczeństwo i higiena pracy
14	Dyscyplina pracy
15	Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
16	Sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
2	ŚRODKI RZECZOWE I SPRAWY ADMINISTROWANIA
20	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych
21		Inwestycje i remonty w obiektach Centrali Kasy i oddziałów regionalnych
22		Administrowanie i eksploatacja obiektów
23		Gospodarka materiałowa
24		Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
25		Ochrona osób i mienia oraz sprawy obronne
26		Zamówienia publiczne
3		FINANSE CENTRALI I ODDZIAŁÓW I ICH OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30		Regulacje i zasady ekonomiczno-finansowe
31		Planowanie i realizacja budżetu
32		Rachunkowość i obsługa finansowa
33		Obsługa i realizacja funduszy i środków specjalnych
34		Inwentaryzacja
35		Dyscyplina finansowa
4		UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE ROLNIKÓW I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE
40		Ubezpieczenie społeczne rolników
41		Rozliczenia z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników
42		Ubezpieczenie zdrowotne
43		Rozliczenia z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne
44		Akta płatników składek
5		KOORDYNACJA SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
50		Zadania Kasy wynikające z funkcji instytucji łącznikowej, instytucji właściwej
51		Zadanie Kasy wynikające z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczące spraw indywidualnych
52		Akta dłużnika unijnego
6		ŚWIADCZENIA WYNIKAJĄCE Z UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH ORAZ ŚWIADCZENIA W SZCZEGÓLNYM TRYBIE
60		Pieniężne świadczenia krótkoterminowe
61		Pieniężne świadczenia długoterminowe
62		Świadczenia w szczególnym trybie
63		Orzecznictwo lekarskie
64		Windykacja nienależnie pobranych świadczeń
65		Wypłata świadczeń krajowych
7		AKTA ŚWIADCZENIOBIORCÓW DŁUŻNIKÓW
70		Akta emerytalno-rentowe
71		Akta wypadkowe
72		Akta przedłużonych zasiłków chorobowych
73		Akta dłużnika
8		PREWENCJA I REHABILITACJA
80		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu prewencji i rehabilitacji
81		Prewencja wypadkowa
82		Rehabilitacja lecznicza

Symbole klasyfikacyjne				Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej		Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
I	II	III	IV		W Central	W Oddziałach
1	2	3	4	5	6	7	8
0				ZARZĄDZANIE KASĄ
	00			Organy i gremia kolegialne
		000		Rada Ubezpieczenia Społecznego Rolników
			0000	Organizacja Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników	A	-	w tym powołania, oświadczenia członków Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników
			0001	Organizacja posiedzeń Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników, Prezydium, Komisji	A	-	w tym porządek posiedzeń, listy uczestników, protokoły z załącznikami
			0002	Kontrola i ocena działalności Kasy	A	-	informacje, wyjaśnienia
			0003	Opiniowanie dokumentów przekazanych do Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników	A	-	w tym projektów aktów normatywnych, programów działania i planów finansowych Kasy; uchwały, wnioski, stanowiska, opinie
			0004	Inicjatywy i działania podejmowane przez Radę Ubezpieczenia Społecznego Rolników w sprawach związanych z ubezpieczeniem	A	-	w tym uchwały, wnioski, korespondencja w sprawie
		001		Kolegium Kasy	A	-
		002		Komisje, zespoły, grupy robocze (własne i doraźne) Centrali Kasy i oddziałów regionalnych	A	A
		003		Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych	A	A	w tym w posiedzeniach organów jednostek nadrzędnych lub nadzorujących oraz w komisjach, zespołach i grupach o charakterze międzynarodowym
		004		Narady i zebrania pracowników	A	A	inne niż gremia wymienione w klasach 000-003
	01			ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KASY
		010		Organizacja organów i jednostek nadrzędnych i współdziałających	BE10	BE10
		011		Organizacja jednostek organizacyjnych Kasy
			0110	Organizacja Centrali Kasy	A	BE10	dot. m. in. statutów, regulaminów organizacyjnych, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowe regulacje wewnętrzne w sferze organizacyjnej, nadawanie numeru NIP, REGON, itp.
			0111	Organizacja Oddziałów Regionalnych	A	A	jak przy klasie 0110; w tym placówek terenowych
		012		Organizacja jednostek nadzorowanych przez Prezesa Kasy
			0120	Organizacja zakładów rehabilitacji leczniczej	A	-	dla każdego zakładu można tworzyć zbiory, o których mowa w § 28 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej
			0121	Nadzór i koordynacja działalności zakładów rehabilitacji leczniczej	BE5	-	w tym plany, sprawozdania (analizy zestawienia) miesięczne, kwartalne
		013		Zintegrowany System Zarządzania
			0130	Dokumentacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz jej aktualizacja	A	A	dokumenty systemowe wymagane normami ISO, procedury, instrukcje
			0131	Audyt Zintegrowanego Systemu Zarządzania	A	A	dokumentacja audytorów zewnętrznych i wewnętrznych
			0132	Nadzorowanie i doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania	BE5	BE5	w tym wnioski, sprawozdania, rejestry; incydentów; incydentów związanych z bezpieczeństwem teleinformatycznym, niezgodności działań korygujących, sprawozdania z działań korygująco- zapobiegawczych
			0133	Prowadzenie i koordynacja działań w zakresie wdrożenia i utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania	BE5	BE5
		014		Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne	BE10	BE10
		015		Zarządzanie bezpieczeństwem informacji oraz informacją publiczną
			0150	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz informacją publiczną	A	A	w tym m. in. polityka bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych Kasy, instrukcja zarzadzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych w Kasie
			0151	Ochrona informacji niejawnych	BE10	BE10	w tym m. in. instrukcje, ewidencja zasobu dokumentów niejawnych, korespondencja prowadzona w sprawach ochrony
							informacji, zmiana klauzuli tajności
			0152	Ochrona danych osobowych	BE10	BE10	w tym rejestr wniosków o udostępnienie danych osobowych
			0153	Zgłoszenia zbiorów danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych	A	A
			0154	Wykazy obszarów przetwarzania danych osobowych	BE10	BE10	m.in. rejestry czynności, rejestry kategorii czynności
			0155	Zgłoszenie naruszeń ochrony danych osobowych	BE10	BE10
			0156	Upoważnienie osób do przetwarzania danych osobowych	BE10	BE10	w tym ewidencja
			0157	Udostępnianie informacji publicznej	BE10	BE10	w tym sprawy ponownego wykorzystania informacji publicznej
			0158	Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej	A	A	udostępnianie informacji publicznej w BIP - materiały przekazywane przez biura merytoryczne oraz redakcyjna obsługa BIP; przy czym obsługa techniczna serwisu przy klasie 044
		016		Obsługa kancelaryjna w zakresie informacji jawnych
			0160	Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo	A	A	w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, inne instrukcje oraz korespondencja w tych sprawach
			0161	Środki do ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji jawnej (w tym przesyłek i pism)	B5	B5	m. in. rejestr przesyłek
							przychodzących i wychodzących
			0162	Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy	A	A
			0163	Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe	A	A	przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 2300 i 261
			0164	Ewidencja druków ścisłego zarachowania	B10	B10	przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasach 2300 i 261
			0165	Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych	A	A	dotyczy dokumentacji przekazywanej między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi
			0166	Niezamawiane oferty wprowadzone do rejestrów przesyłek	B2	B2
		017		Obsługa kancelaryjna w zakresie informacji niejawnych
			0170	Rejestr teczek i urządzeń ewidencyjnych dotyczących informacji niejawnych	A	A
			0171	Urządzenia ewidencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności	BE20	BE20
		018		Obsługa archiwów zakładowych Centrali Kasy i oddziałów regionalnych			przy czym sprawy przekazywania archiwum zakładowego w związku ze zmianami organizacyjnymi - por. odpowiednio klasa 0110 i 0111
			0180	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwach zakładowych	A	A	przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Kasie Rolniczego
							Ubezpieczenia Społecznego
			0181	Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych	A	A
			0182	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A	A
			0183	Ocena wartości archiwalnej dokumentacji lub prawidłowości jej uporządkowania	A	A	w tym m.in. wnioski, notatki, korespondencja w sprawie
			0184	Udostępnianie i wycofywanie dokumentacji w archiwach zakładowych	B5	B5	w tym ewidencja
			0185	Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwach zakładowych	BE5	BE5	w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii, itp.
			0186	Skontrum dokumentacji w archiwach zakładowych	A	A
			0187	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym	A	A
		019		Zbiory biblioteczne
			0190	Ewidencja zbiorów bibliotecznych	A	A
			0191	Gromadzenie zbiorów bibliotecznych	B5	B5	m.in. zakupy, prenumeraty, dary, wymiana
			0192	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych	B5	B5
	02			ZBIORY AKTÓW NORMATYWNYCH, LEGISLACJA I OBSŁUGA PRAWNA
		020		Ewidencja i zbiory aktów normatywnych
			0200	Zbiór aktów prawnych innych podmiotów	BE10	BE10
			0201	Zbiór aktów normatywnych Prezesa Kasy	A	A	komplet podpisanych zarządzeń, komunikatów, obwieszczeń oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i
							prowadzenie sprawy w związku z przygotowaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadaj ących merytorycznie zakresowi danego aktu
			0202	Zbiór aktów normatywnych dyrektorów oddziałów regionalnych	A	A	Sposób postępowania określono przy klasie 0201
		021		Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów prawnych, dokumentów programowych i strategicznych	BE10	BE10
		022		Opinie prawne	BE10	BE10	opinie o właściwym zastosowaniu przepisów prawa w konkretnym stanie faktycznym, a także interpretacje przepisów prawa
		023		Zbiór umów	BE10	BE10	jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiał źródłowy wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała
		024		Prowadzenie spraw sądowych
			0240	Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi	BE10	BE10
			0241	Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi	BE10	BE10
	03			STRATEGIE, PROGRAMY, PROGNOZY, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ANALIZY DOTYCZĄCE DZIAŁALNOŚCI CENTRALI I ODDZIAŁÓW REGIONALNYCH
		030		Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej)	A	A	założenia, wskaźniki, instrukcje, interpretacje, opinie i wyjaśnienia dotyczące sposobu opracowywania strategii, programów, planów, prognoz, analiz i sprawozdawczości opisowej i statystycznej
		031		Strategie, programy, plany prognozy, sprawozdania otrzymane z innych podmiotów	BE5	BE5	przesyłane do wiadomości lub wykorzystania; w tym plany finansowe i sprawozdania finansowe zakładów rehabilitacji leczniczej Kasy
		032		Strategie, prognozy i programy własne Kasy	A	A	w tym sprawozdania, raporty z ich realizacji
		033		Planowanie i sprawozdawczość
			0330	Planowanie i sprawozdawczość na poziomie Kasy	A	A	w tym m. in. program działania Kasy; sprawozdawczość wymagana przepisami
			0331	Planowanie i sprawozdawczość na poziomie Centrali Kasy	A	A
			0332	Planowanie i sprawozdawczość na poziomie oddziału regionalnego	BE10	BE10	w tym plan działania oddziału oraz sprawozdawczość wymagana przepisami
			0333	Planowanie i sprawozdawczość na poziomie komórek organizacyjnych	B5	B5
			0334	Planowanie i sprawozdawczość prac indywidualnych	B5	B5
			0335	Meldunki i raporty sytuacyjne	BE10	BE10	w tym informacja o podatku dochodowym i składce na NFZ 19 Z
		034		Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja Kasy	A	A
		035		Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym	A	A	inne niż przy klasach 032-035; publikacje statystyczne GUS
				dla innych jednostek organizacyjnych
		036		Opracowania i informacje z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego
			0360	Informacje o rozliczeniach z tytułu składek	B10	B10
			0361	Informacje i opracowania z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego	B10	B10
			0362	Sprawozdania i informacje dotyczące pomocy publicznej	B10	B10
	04			INFORMATYZACJA
		040		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji Kasy	A	A	w tym polityka bezpieczeństwa informatycznego
		041		Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych	BE10	BE10
		042		Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne	BE10	BE10
		043		Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania
			0430	Instalacja, utrzymanie i administracja oprogramowania systemowego i pomocniczego	BE5	BE5
			0431	Dokumentacja eksploatacyjna systemów informatycznych	BE5	BE5	w tym m.in. instrukcje obsługi, kody źródłowe
			0432	Administrowanie siecią i systemami informatycznymi	BE5	BE5	w tym kopie bezpieczeństwa, przeglądu urządzeń informatycznych
			0433	Zarządzanie uprawnieniami dostępu do danych i systemów	BE5	BE5	dokumentacja dotyczy każdej osoby 1j. historii jej uprawnień. Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień
			0434	Zabezpieczenia kryptograficzne systemów i oprogramowania	A	A
		044		Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych Centrali Kasy i oddziałów regionalnych	BE10	BE10
		045		Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych	BE10	BE10	dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)
	05			SKARGI, WNIOSKI, INTERPELACJE I INNE WYSTĄPIENIA
		050		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli	A	A
		051		Obsługa skarg i wniosków	A	A	w tym ich rejestr
		052		Przesyłanie skarg i wniosków do załatwienia według właściwości	BE5	BE5
		053		Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelskie oraz inne wystąpienia	A	A
		054		Interpelacje i zapytania	A	A	w tym posłów, senatorów, radnych, rzeczników
		055		Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom	B2	B2	dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy
	06			DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNA I PROMOCYJNA CENTRALI KASY I ODDZIAŁÓW REGIONALNYCH
		060		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie informowania i promowania	A	A
		061		Patronaty	A	A
		062		Kontakty ze środkami masowego przekazu
			0620	Informacje własne dla środków masowego przekazu, odpowiedzi prasowe	A	A	w tym między innymi sprostowania
			0621	Konferencje prasowe i wywiady	A	A
			0622	Monitoring środków masowego przekazu	A	A	w tym wycinki prasowe
		063		Działalność informacyjno- promocyjna Kasy	A	A	w tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Kasę, z udziałem w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty, opracowywanie materiałów promocyjnych
		064		Wydawnictwa
			0640	Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach	A	A	na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe, czy kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy), Miesięczna Informacja o Świadczeniach Pieniężnych z Ubezpieczenia Społecznego Rolników, Kwartalna Informacja Statystyczna
			0641	Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie	B5	B5
		065		Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez	A	A
		066		Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji	BE5	BE5	inne niż związane z załatwianiem określonej sprawy
		067		Kroniki, książki pamiątkowe	A	A
	07			WSPÓŁDZIAŁANIE CENTRALI KASY I ODDZIAŁÓW
				REGIONALNYCH Z INNYMI INSTYTUCJAMI W KRAJU I ZAGRANICĄ
		070		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania z innymi instytucjami w kraju	A	A
		071		Zawieranie umów w zakresie współpracy z innymi podmiotami w kraju i za granicą	A	A
		072		Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym	A	A
		073		Działalność w sprawach zagranicznych
			0730	Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania w sprawach zagranicznych	A	A
			0731	Spotkania oraz wymiana doświadczeń z partnerami zagranicznymi	A	A
			0732	Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli Centrali Kasy i oddziałów regionalnych	BE10	BE10	w tym programy i sprawozdania
			0733	Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy	BE10	BE10
		074		Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora
			0740	Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora	A	A
			0741	Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach	BE5	BE5
		075		Programy i projekty realizowane przez Kasę, współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
			0750	Wyjaśnienia, rekomendacje, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych	A	A
			0751	Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych	A	A
			0752	Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych	A	A
	08			KONTROLA, AUDYT, KONTROLA ZARZĄDCZA
		080		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań	A	A
		081		Kontrole i inspekcje
			0810	Kontrole zewnętrzne w Kasie	A	A
			0811	Kontrole wewnętrzne	A	A	komórka ds. kontroli w Centrali Kasy przeprowadza kontrole w Centrali Kasy i oddziałach regionalnych, zakładach rehabilitacji leczniczej Kasy oraz funduszach zarządzanych przez Prezesa Kasy. Komórki ds. kontroli oddziałów przeprowadzają kontrole w oddziałach regionalnych i podległych placówkach terenowych
			0812	Książki kontroli	BE5	BE5
			0813	Inspekcje przeprowadzone przez komórki organizacyjne Centrali Kasy	BE5	BE5	komórki organizacyjne Centrali Kasy przeprowadzają inspekcje w oddziałach regionalnych, placówkach terenowych, zakładach rehabilitacji leczniczej Kasy
		082		Audyt wewnętrzny
			0820	Bieżące akta audytu wewnętrznego	A	A
			0821	Stałe akta audytu wewnętrznego	A	A
		083		Audyt zewnętrzny	A	A
		084		Kontrola zarządcza	A	A	w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Kasie, dokumentacja samooceny
		085		Szacowanie i analizowanie ryzyka dla realizacji zadań	A	A	szacowanie ryzyka dla realizacji zadań, dokumentacja analizy ryzyka, planowanie postępowania z ryzykiem
		086		Badanie satysfakcji klienta Kasy	BE10	BE10
	09			Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
		090		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych	BE10	BE10
		091		Wnioskowanie o udział w programach i projektach	BE10	BE10	w tym przygotowanie i składanie wniosków
1				SPRAWY KADROWE
	10			REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW KADROWYCH
		100		Wewnętrzne regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych	A	A	m. in. regulamin pracy, regulaminy nagradzania, wykazy etatów,
		101		Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych	B10	B10	jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników Kasy to dokumentację kwalifikuje się do kategorii A
		102		Opisy i wartościowanie stanowisk pracy	A	A	dokumentacja dotycząca konkretnego pracownika przechowywana jest
							w aktach osobowych pracownika
		103		Restrukturyzacja zatrudnienia	A	A
		104		Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych	A	A
	11			NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY ORAZ INNYCH FORM ZATRUDNIENIA
		110		Zapotrzebowanie i nabór na wolne stanowiska pracy	B5	B5	korespondencja z kandydatami, dokumentacja naboru, dokumentacja dotycząca ogłoszeń o wolnych stanowiskach; przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb i ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
		111		Konkursy na stanowiska	BE5	BE5
		112		Obsługa zatrudnienia
			1120	Obsługa zatrudnienia Kierownictwa Kasy	B10	-	w tym zakończenie stosunku pracy; dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników włącza do akt osobowych pracownika
			1121	Obsługa kierownictwa oddziałów regionalnych	B10	B10	w tym zakończenie stosunku pracy; dokumenty dotyczące zatrudnienia pracownika włącza do akt osobowych pracownika
			1122	Obsługa zatrudnienia dyrektorów jednostek nadzorowanych przez Prezesa Kasy	B10	B10
			1123	Obsługa zatrudnienia pracowników Kasy	B10	B10	w tym zakończenie stosunku pracy; dokumenty dotyczące zatrudnienia konkretnych pracowników włącza się do akt osobowych pracownika
			1124	Rozmieszczanie i wynagrodzenie pracowników	B10	B10	m. in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			1125	Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin	B*)	-	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6
			1126	Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych	B10	B10
		113		Staże, wolontariat, praktyki
			1130	Staże zawodowe	B10	B10
			1131	Wolontariat	B10	B10
			1132	Praktyki	B10	B10
		114		Prace zlecone (umowy cywilnoprawne) z osobami fizycznymi
			1140	Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne	B10	B10
			1141	Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne	B5	B5
		115		Nagradzanie, odznaczanie i karanie
			1150	Nagrody	B10	B10	pisma o przyznaniu nagród włącza się do akt osobowych pracownika
			1151	Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały	B10	B10
			1152	Odznaczanie państwowe, samorządowe i inne	B10	B10	akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			1153	Karanie	B*)	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa.
			1154	Postępowanie dyscyplinarne	B*)	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa.
		116		Sprawy wojskowe osób zatrudnionych	B10	B10
		117		Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa	BE20	BE20	między innymi akta postępowań sprawdzających
	12			EWIDENCJA OSOBOWA
		120		Akta osobowe osób zatrudnionych	BE10	BE10	dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty określone w odrębnych przepisach. Jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej. Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; - kat. BE50 - dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy włączana do akt osobowych pracownika dotycząca stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r. w których pracodawca nie złożył raportu informacyjnego; kat BE10 - po złożeniu raportu oraz akta osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
		121		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	B10	B10	Książka przyjęć do pracy, skorowidze, wykazy etc. Jak przy klasie 120
		122		Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych	B5	B5
		123		Legitymacje służbowe	B5	B5	w tym rejestr wydanych
							legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp.
		124		Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu	B5	B5
		125		Obsługa sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych	B10	B10	w tym dane z systemów teleinformatycznych do obsługi spraw kadrowych
	13			BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
		130		Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy	A	A
		131		Działania w zakresie zapobiegania wypadkom, chorobom zawodowym i ryzyku zawodowemu w miejscu pracy	A	A
		132		Wypadki
			1320	Wypadki przy pracy	BE10	BE10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
			1321	Wypadki w drodze do pracy i z pracy	BE10	BE10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A
		133		Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
			1330	Warunki szkodliwe	BE10	BE10
			1331	Rejestr warunków szkodliwych	B40	B40
			1332	Choroby zawodowe	BE10	BE10
	14			DYSCYPLINA I ORGANIZACJA PRACY
		140		Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy	B10	B10	dla każdego pracownika prowadzi się oddzielnie dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zawierającą dokumenty określone w odrębnych
							przepisach; w tym dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
		141		Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.	B10	B10	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
		142		Urlopy bezpłatne	B10	B10	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
		143		Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych	B10	B10	przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
		144		Delegacje służbowe	B10	B10	w tym ich ewidencja
		145		Pomoce ewidencyjne do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy	B10	B10	w tym listy obecności
	15			SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE OSÓB ZATRUDNIONYCH
		150		Ustalenie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych	B10	B10
		151		Programy oraz zasady szkolenia i doskonalenia zawodowego	A	A
		152		Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w Centrali Kasy i oddziałach regionalnych	B10	B10	w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych; współudział w organizacji szkoleń dla zakładów rehabilitacji leczniczej Kasy
		153		Dokształcanie pracowników	B5	B5	studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych;
							kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
	16			SPRAWY SOCJALNO- BYTOWE ORAZ UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I OPIEKA ZDROWOTNA
		160		Sprawy socjalno-bytowe
			1600	Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	B5	B5
			1601	Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych	B5	B5
			1602	Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi	BE5	BE5
			1603	Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych	BE5	BE5
			1604	Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy	B5	B5
		161		Ubezpieczenia społeczne
			1610	Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego	B10	B10
			1611	Obsługa ubezpieczenia społecznego	B10	B10	w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
			1612	Legitymacje ubezpieczeniowe	B5	B5
			1613	Dowody uprawnień do zasiłków	B5	B5
			1614	Emerytury i renty oraz raporty informacyjne do celów emerytalnych i rentowych	B10	B10
			1615	Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.	B10	B10
		162		Opieka zdrowotna
			1620	Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej	B10	B10
			1621	Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy	B10	B10	zaświadczenia lekarskie pracowników przechowuje się w aktach, pisma dotyczące współpracy ze służbą zdrowia oraz do kierujących komórkami organizacyjnymi w
							zakresie przeciwskazań przy pracy dla pracowników, dokumentacja związana z refundacją zakupu okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorach
2				ŚRODKI RZECZOWE I SPRAWY ADMINISTROWANIA
	20			REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW ADMINISTROWANIA I ŚRODKÓW RZECZOWYCH
		200		Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administrowania i środków rzeczowych	A	A
		201		Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych	BE10	BE10
	21			INWESTYCJE I REMONTY W OBIEKTACH CENTRALI KASY I ODDZIAŁÓW REGIONALNYCH	BE5	BE5	dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A.
	22			ADMINISTROWANIE I KSPLOATOWANIE OBIEKTÓW
		220		Stan prawny nieruchomości	A	A	nabywanie i zbywanie, akt własności
		221		Udostępnianie lub oddawanie w najem, dzierżawę albo użyczenie nieruchomości własnych lub ich części innym podmiotom	B5	B5	ewidencja nieruchomości i lokali przekazanych od innych podmiotów na potrzeby własne
		222		Najmowanie, dzierżawa albo użyczenie nieruchomości od innych podmiotów na potrzeby własne	B5	B5	ewidencja nieruchomości i lokali użytkowanych przez urząd
		223		Konserwacja i eksploatacja nieruchomości przez Centralę Kasy i oddziały regionalne
			2230	Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń	B5	B5
			2231	Dokumentacja techniczna prac remontowych	BE5	BE5
			2232	Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń	B5	B5	korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie, przeglądy stanu technicznego, itp.
		224		Podatki i opłaty publiczne	B10	B10
		225		Gospodarowanie terenami wokół obiektów	B5	B5	tereny zielone itp.
	23			GOSPODARKA MATERIAŁOWA
		230		Zaopatrzenie
			2300	Zaopatrzenie materiałowe	B5	B5	zapotrzebowania, zamówienia, zapytania, potwierdzenia, korespondencja, reklamacje; dla każdego zlecenia można tworzyć zbiory, o których mowa w §
							28 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej
			2301	Zamawianie pieczątek i pieczęci urzędowych z orłem - metalowych	B10	B10	realizowane w Mennicy Polskiej S.A. lub w innym upoważnionym zakładzie
			2302	Zamawianie pieczątek służbowych z tworzywa sztucznego - polimeru	B10	B10	realizowane w Oddziale Regionalnym w Warszawie
		231		Gospodarka środkami rzeczowymi
			2310	Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych	B5	B5	dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo- wartościowe, zestawienia wypożyczenia
			2311	Obsługa wypożyczania i wywozu środków rzeczowych	B5	B5	w tym przepustki zwrotne i bezzwrotne
			2312	Gospodarka narzędziami	B5	B5	jak przy klasie 2311
			2313	Ewidencja środków trwałych i nietrwałych	B10	B10
			2314	Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych	B10	B10	dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkownika środka, kontrole techniczne itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka
			2315	Konserwacja i remonty środków trwałych	B5	B5
			2316	Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna środków trwałych	BE5	BE5	opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji urządzenia
			2317	Zmiany miejsca użytkowania środka trwałego	B5	B5
		232		Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi	B5	B5
		233		Gospodarka drukami	B5	B5	formularze używane w Kasie
	24			TRANSPORT, ŁĄCZNOŚĆ, INFRASTRUKTURA INFORMATYCZNA I TELEKOMUNIKACYJNA
		240		Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich	B5	B5
		241		Ewidencja środków transportu	B5	B5	zestawienia, raporty, rejestry środków transportowych, monitoring pojazdów, rejestry użytkowników samochodów służbowych
		242		Eksploatacja własnych środków transportowych	B5	B5	karty drogowe, zapotrzebowania na transport, sprawy eksploatacji samochodów, przeglądy i naprawy pojazdów, sprawy garaży, myjni, parkowania, umowy o wykorzystaniu samochodów służbowych do celów prywatnych
		243		Użytkowanie obcych środków transportowych	B5	B5	zlecenia, wykorzystanie prywatnych samochodów do celów służbowych, najem środków transportowych
		244		Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej	BE10	BE10
	25			OCHRONA OSÓB I MIENIA ORAZ SPRAWY OBRONNE
		250		Strzeżenie mienia	BE10	BE10	plany ochrony obiektów, umowy z firmami ochroniarskimi, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej planu
		251		Ubezpieczenia majątkowe	B10	B10	m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków trwałych itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
		252		Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożarowe	BE10	BE10
		253		Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie kryzysowe
			2530	Programowanie, planowanie i sprawozdawczość w zakresie obronności	A	A	dokumentacja dot. podnoszenia gotowości obronnej państwa, plany, dokumenty finalne, programy, kwestionariusze, instrukcje /MON/ itp.
			2531	Realizacja zadań z zakresu obronności	BE10	BE10	dokumenty Narodowego Kwestionariusza Przygotowań Obronnych oraz dokumentacja stałego dyżuru /MON/
			2532	Zarządzanie Kryzysowe i Obrona Cywilna	A	A	dokumenty planistyczne finalne, plany, programy i ich aktualizacje, itp.
			2533	Realizacja zadań z zakresu zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej	BE10	BE10	w tym przesyłanie informacji do/z: - MRiRW, - MON, - innych urzędów i jednostek, - biur, oddziałów regionalnych, placówek terenowych i zakładów rehabilitacji leczniczej, pisma uzgadniające oraz zwrotne dotyczące realizacji zaleceń, przesłania opinii itp.
			2534	Dokumentacja incydentów kryzysowych	A	A	informacje o ataku terrorystycznym, informacje o zamachach terrorystycznych połączonych z
							wzięciem Zakładników, informacje o podłożeniu ładunku wybuchowego /w tym niewiadomego pochodzenia/, informacje o użyciu broni i naruszeniu nietykalności cielesnej, dokumentacja incydentów cybertechnicznych, informacje o potencjalnych zdarzeniach kryzysowych, które mogą się wydarzyć, informacje o przemocy i agresji osób niezidentyfikowanych, sytuacje wywołane przez przyrodę np.: powodzie, huragany, katastrofy budowlane.
	26			ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
		260		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych	A	A
		261		Dokumentacja zamówień publicznych	B5	B5	postępowania podlegające procedurom przetargowym
		262		Dokumentacja zamówień publicznych finansowanych ze środków UE	B5	B5
		263		Dokumentacja zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych	B5	B5
3				FINANSE CENTRALI I ODDZIAŁÓW I ICH OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
	30			REGULACJE I ZASADY EKONOMICZNO-FINANSOWE
		300		Polityka rachunkowości i plany kont	A	A	w tym projekty, uzgodnienia
		301		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu finansów publicznych, rachunkowości, księgowości	A	A
	31			PLANOWANIE I REALIZACJA BUDŻETU			w tym państwowe fundusze celowe
		310		Planowanie budżetu
			3100	Fundusz emerytalno-rentowy	A	A	w tym wieloletnia prognoza finansowa, przygotowanie budżetu, budżet i jego zmiany, analizowanie i weryfikowanie planów finansowych
			3101	Fundusz prewencji i rehabilitacji	A	A	jak przy klasie 3100
			3102	Fundusz administracyjny	A	A	jak przy klasie 3100
			3103	Pozostałe wydatki Kasy	A	A	jak przy klasie 3100
		311		Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany
			3110	Fundusz emerytalno-rentowy	BE5	BE5	w tym wieloletnia prognoza finansowa, przygotowanie budżetu, budżet i jego zmiany, analizowanie i weryfikowanie planów finansowych
			3111	Fundusz prewencji i rehabilitacji	BE5	BE5	jak przy klasie 3110
			3112	Fundusz administracyjny	BE5	BE5	jak przy klasie 3110
			3113	Pozostałe wydatki Kasy	BE5	BE5	jak przy klasie 3110
		312		Realizacja budżetu
			3120	Plan finansowy budżetu	A	A
			3121	Przekazywanie środków finansowych do jednostek podległych	B5	B5
			3122	Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji	B5	B5
			3123	Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji	B5	B5
			3124	Sprawozdania z wykonania budżetu, funduszy celowych oraz z pozostałych działalności KRUS, sprawozdania o stanie należności i zobowiazań	BE5	BE5	w tym sprawozdania: KRUS-FER, KRUSFA, KRUS-FPiR, Rb- FER, Rb-33, Rb-40, Rb-N, Rb-Z, Rb-UZ, KRUS-FM, Sprawozdanie ZFŚS
			3125	Sprawozdania roczne	A	A
			3126	Rewizja budżetu i jego bilansu	A	A
			3127	Realizacja budżetów komórek organizacyjnych	BE10	BE10
			3128	Sprawozdania z wykonania budżetu i funduszy celowych w układzie zadaniowym	BE5	BE5	np.: RB-BZ1, RB-BZ2
		313		Finansowanie i kredytowanie
			3130	Finansowanie działalności Centrali Kasy	B5	B5	środki z MF, ZUS, MRiPS, FSUSR, FP COVID-19
			3131	Finansowanie działalności oddziałów regionalnych	B5	B5	zapotrzebowania z oddziałów regionalnych
			3132	Finansowanie funduszy celowych	B5	B5	dla każdego funduszu (fundusz emerytalno- rentowy FER), fundusz prewencji i rehabilitacji FPiR), fundusz administracyjny FA) można tworzyć zbiory, o których mowa w § 28 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej
			3133	Finansowanie inwestycji	BE5	BE5
			3134	Finansowanie remontów	B5	B5
			3135	Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi	B5	B5	umowy NBP, BGK
			3136	Gospodarka pozabudżetowa	B5	B5
		314		Egzekucja i windykacja
			3140	Egzekucja należności pieniężnych	B5	B5
			3141	Egzekucja administracyjna	B5	B5
			3142	Windykacja należności	B5	B5
	32			RACHUNKOWOŚĆ i OBSŁUGA FINANSOWA
		320		Depozyty kasowe, obsługa wadium	B5	B5
		321		Księgowość
			3210	Dowody księgowe	B5	B5	np.: faktury własne, obce, polecenia księgowania, wyciągi bankowe, dowody wpłat, dyspozycja przelewu, noty, delegacje, wnioski na wypłatę świadczeń
			3211	Dokumentacja księgowa	B5	B5	rejestry, zestawienia, kontrola obrotów, rozliczenia obrotów
			3212	Rozliczenia	B5	B5	rozliczenia z dostawcami, odbiorcami,
							pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty, PFRON, rozliczenia ZUS, MRiPS, FSUSR, FP COVID- 19
			3213	Księgi rachunkowe - ewidencja syntetyczna i analityczna	B5	B5	m.in. dziennik, księga główna, księgi pomocnicze
			3214	Uzgadnianie sald	B5	B5
			3215	Kontrole i rewizje kasy	B5	B5
			3216	Zabezpieczenia, poręczenia	B5	B5
			3217	Podatek VAT	B5	B5	deklaracje VAT, zestawienia zbiorcze, rejestry sprzedaży dot. podatku VAT
		322		Rozliczenia płac i wynagrodzeń
			3220	Dokumentacja płac i potrąceń z płac	B5	B5	materiały źródłowe do obliczenia wysokości płac, premii, dodatków i potrąceń z płac (podatki, składki, pożyczki itp.)
			3221	Listy płac pracowników Kasy	B10	B10	imienne karty zbiorcze płac, w tym listy płac z funduszu motywacyjnego, zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, karty zasiłkowe, listy płac z ZFSS, listy płac za ekwiwalent za pranie, dofinansowanie na zakup okularów. Listy płac dotyczących stosunków pracy nawiązywanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego
							kwalifikuje się do kategorii B50
			3222	Karty zbiorcze płac osobowego funduszu płac	B10	B10	karty zbiorcze płac osobowego funduszu płac. Kartoteki wynagrodzeń dotyczących stosunków pracy nawiązywanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50
			3223	Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego	B5	B5
			3224	Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne	B10	B10	rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne złożone w okresie przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50
			3225	Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac	B10	B10	dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac dotycząca umów zawartych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50
			3226	Dokumentacja wynagrodzeń Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników	B10	-	listy płac, karty podatkowe osób, dokumentacja wynagrodzeń Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników dotycząca umów zawartych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50
	33			OBSŁUGA I REALIZACJA FUNDUSZY I ŚRODKÓW SPECJALNYCH	B5	B5
	34			INWENTARYZACJA
		340		Wycena i przecena	B10	B10
		341		Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyj ne	B5	B5
	35			DYSCYPLINA FINANSOWA
		350		Interwencje Głównego Księgowego	A	A
		351		Inne sprawy nadzoru finansowego	BE5	BE5
4				UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE ROLNIKÓW I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE
	40			UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE ROLNIKÓW
		400		Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników	A	A	w tym projekty wewnętrznych aktów prawnych. Za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę wydania wyjaśnienia, opinii, wewnętrznego aktu prawnego.
		401		Wyjaśnienia i informacje w sprawach indywidualnych z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i wymiaru składek	B5	B5	w oddziałach i placówkach terenowych akta spraw osób figurujących w ewidencji ubezpieczonych odkładane są do
							teczek zbiorczych klasa 440
		402		Ustalenie ubezpieczenia społecznego rolników i wymiaru składek	B5	B50	jak przy klasie 401
		403		Potwierdzanie / poświadczanie podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników/opłacenia składek	B5	B5	jak przy klasie 401
		404		Wydawanie indywidualnych interpretacji przepisów z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników	BE5	B50	jak przy klasie 401
	41			ROZLICZENIA Z TYTUŁU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE ROLNIKÓW
		410		Wyjaśnienia i informacje w sprawach indywidualnych z zakresu rozliczeń z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników	B5	B5	jak przy klasie 401
		411		Ulgi i umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników oraz odpisy z tytułu przedawnienia składek	B10	B10	jak przy klasie 401
		412		Przymusowe dochodzenie należności z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenie społeczne rolników	B5	B5	jak przy klasie 401
		413		Nadpłaty z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników	B5	B10	jak przy klasie 401
	42			UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE
		420		Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego	A	A	w tym projekty wewnętrznych aktów prawnych
		421		Wyjaśnienia i informacje w sprawach indywidualnych z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego i wymiaru składek	B5	B5	w oddziałach i placówkach terenowych akta spraw osób figurujących w ewidencji ubezpieczonych odkładane są do teczek zbiorczych klasa 441
		422		Ustalanie ubezpieczenia zdrowotnego i wymiaru składek	B5	B50	jak przy klasie 421
		423		Potwierdzanie okresów podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i opłaconych składkach	B5	B5	jak przy klasie 421
		424		Wydawanie indywidualnych interpretacji przepisów z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego	BE5	B50	jak przy klasie 421
	43			ROZLICZENIA Z TYTUŁU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE
		430		Wyjaśnienia i informacje, w sprawach indywidualnych z zakresu rozliczeń z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne	B5	B5	jak przy klasie 421
		431		Ulgi i umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz odpisy z tytułu przedawnienia składek	B10	B10	jak przy klasie 421
		432		Przymusowe dochodzenie należności z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne	B5	B5	jak przy klasie 421
		433		Nadpłaty z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne	B5	B10	jak przy klasie 421
	44			AKTA PŁATNIKÓW SKŁADEK
		440		Teczki zbiorcze akt płatnika składek na ubezpieczenie społeczne rolników	-	B50	w oddziałach i placówkach terenowych, prowadzi się teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych w szczególności przy klasach 401, 402, 403, 404, 410, 411, 412, 413, 510, 511, 512, 513. Okres przechowywania akt płatnika liczy się od daty: - ustalenia prawa do emerytury lub renty przyznanej na okres stały ostatniej w kolejności ubezpieczonej osobie w danej teczce, - zgonu ostatniej w kolejności ubezpieczonej osobie w danej teczce,
		441		Teczki zbiorcze akt płatnika składek na ubezpieczenie zdrowotne	-	B50	w oddziałach i placówkach terenowych, prowadzi się teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych w
							szczególności przy klasach 421, 422, 423, 424, 430, 431, 432, 433, 510, 511, 512, 513. Okres przechowywania akt płatnika liczy się od daty: - ustania ubezpieczenia zdrowotnego ostatniej w kolejności osobie zgłoszonej w gospodarstwie rolnym płatnika, - zakończenia spraw spornych z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego
		442		Pomoce ewidencyjne	BE10	BE50	rejestry decyzji wydawanych dla poszczególnych grup spraw
5				KOORDYNACJA SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
	50			ZADANIA KASY WYNIKAJĄCE Z FUNKCJI INSTYTUCJI ŁĄCZNIKOWEJ, INSTYTUCJI WŁAŚCIWEJ
		500		Współpraca Kasy z ministrem właściwym do spraw zabezpieczenia społecznego wykonującym zadania władzy właściwej w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz z innymi ministerstwami	A	-	korespondencja właściwych merytorycznie komórek organizacyj nych Centrali Kasy
		501		Współpraca z polskimi i zagranicznymi instytucjami łącznikowymi i instytucjami właściwymi w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego	A	B10	w tym m.in. korespondencja z polskimi i zagranicznymi instytucjami w sprawach stosowania przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, opracowanie nowych i zmienionych formularzy, dokumentacja z rozmów roboczych instytucji łączników/
							właściwych; nie dotyczy współpracy z oddziałami regionalnymi j ako instytucjami właściwymi do załatwiania indywidualnych spraw na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
		502		Wyjaśnienia w sprawach z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego	A	-	w tym m.in. procedury wykonawcze, wyjaśnienia i wskazówki opracowane przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Centrali Kasy
	51			ZADANIA KASY WYNIKAJĄCE Z KOORDYNACJI SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO DOTYCZĄCE SPRAW INDYWIDUALNYCH
		510		Wyjaśnienia i informacje w sprawach indywidualnych z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego	B5	B5	w oddziałach regionalnych i placówkach terenowych akta spraw osób figurujących w ewidencji ubezpieczonych odkładane są do teczek zbiorczych klasa 440, 441, akta spraw świadczeniobiorców odkładane są do teczek zbiorczych
		511		Zaświadczenia o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej	B5	B10	jak przy klasie 510
		512		Wymiana informacji i innych danych z zagranicznymi instytucjami właściwymi i łącznikowymi	B5	B10	wymiana informacji z wykorzystywaniem papierowych formularzy E oraz
							standardowych dokumentów elektronicznych (SED), jak przy klasie 510
		513		Obsługa spraw unijnych z zakresu odzyskiwania należności w związku z zadaniami powierzonymi Kasie do realizacji	B5	B10	w przypadku spraw związanych z odzyskiwaniem należności innego państwa członkowskiego, dokumentacja podlega zgromadzeniu w aktach dłużnika unijnego w oddziale regionalnym wyznaczonym do realizacji tego zadania
		514		Ustalanie uprawnień i wysokości świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych
			5140	Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków macierzyńskich	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków macierzyńskich
			5141	Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych
			5142	Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych
			5143	Ustalanie uprawnień i wysokości jednorazowych odszkodowań	B5	B10	W tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości jednorazowych odszkodowań; w przypadku oddziałów
							regionalnych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych
			5144	Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków pogrzebowych	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków pogrzebowych; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw dotyczących zasiłków pogrzebowych po emerytach, rencistach oraz członkach ich rodzin odkładane są do teczek zbiorczych
			5145	Nadpłata świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych	B5	B10	za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę całkowitego uregulowania zadłużenia, umorzenia albo odstąpienia od dochodzenia zwrotu nienależnie pobranych świadczeń; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw dotyczących jednorazowych odszkodowań, zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie oraz zasiłków pogrzebowych po emerytach, rencistach oraz członkach ich rodzin odkładane są do teczek zbiorczych
		515		Ustalanie uprawnień i wysokości świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalania uprawnień i wysokości świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń; w przypadku oddziałów regionalnych akta
							spraw odkładane są do teczek zbiorczych
		516		Nadpłata świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń	B5	B10	za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę całkowitego uregulowania zadłużenia, umorzenia albo odstąpienia od dochodzenia zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych
		517		Dokumentacja orzeczniczo- lekarska stanowiąca podstawę wydania opinii i orzeczeń lekarskich	B5	B5	w przypadku oddziałów akta spraw odkłada się do teczek zbiorczych
		518		Wypłata świadczeń zagranicznych
			5180	Wypłata świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych	-	B5	przy czym dokumentacja finansowa w klasie 3210
			5181	Wypłata świadczeń długoterminowych	-	B5	przy czym dokumentacja finansowa w klasie 3210
	52			AKTA DŁUŻNIKA UNIJNEGO	-	B10
6				ŚWIADCZENIA WYNIKAJĄCE Z UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH ORAZ ŚWIADCZENIA W SZCZEGÓLNYM TRYBIE
	60			Pieniężne świadczenia krótkoterminowe
		600		Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych	A	A	w tym m.in. dokumentacja dotycząca sporządzenia wewnętrznych aktów prawnych, poleceń, wytycznych i wyjaśnień oraz współpracy z organami władzy państwowej i administracyjnej, współpracy z innymi organami rentowymi. Za datę zakończenia sprawy przyjmuje się
							datę wydania wyjaśnienia, opinii, wewnętrznego aktu prawnego
		601		Wyjaśnienia w sprawach indywidualnych z zakresu świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych	B5	B5	w tym m.in. sprawy dotyczące warunków przyznawania świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych, współpraca z innymi organami rentowymi
		602		Ustalanie uprawnień i wysokości świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych
			6020	Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków macierzyńskich	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków macierzyńskich
			6021	Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych
			6022	Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych
			6023	Ustalanie uprawnień i wysokości jednorazowych odszkodowań	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości jednorazowych odszkodowań; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych
			6024	Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków pogrzebowych	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków
							pogrzebowych; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw dotyczących zasiłków pogrzebowych po emerytach, rencistach oraz członkach ich rodzin odkładane są do teczek zbiorczych
		603		Nadpłata świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych	B5	B10	za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę całkowitego uregulowania zadłużenia, umorzenia albo odstąpienia od dochodzenia zwrotu nienależnie pobranych świadczeń; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw dotyczących jednorazowych odszkodowań, zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie oraz zasiłków pogrzebowych po emerytach, rencistach oraz członkach ich rodzin odkładane są do teczek zbiorczych
	61			Pieniężne świadczenia długoterminowe
		610		Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu świadczeń długoterminowych oraz świadczeń w szczególnym trybie i świadczeń zleconych	A	A	w tym m.in. dokumentacja dotycząca sporządzania wewnętrznych aktów prawnych, poleceń wytycznych i wyjaśnień oraz współpracy z organami władzy państwowej i administracyjnej, współpracy z innymi organami rentowymi. Za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę wydania wyjaśnienia, opinii,
							wewnętrznego aktu prawnego.
		611		Wyjaśnienia w sprawach indywidualnych z zakresu świadczeń długoterminowych i świadczeń w szczególnym trybie oraz świadczeń zleconych	B5	B5	w tym m.in. sprawy dotyczące warunków przyznawania świadczeń długoterminowych, współpraca z innymi organami rentowymi
		612		Ustalanie uprawnień i wysokości świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń	B5	B10	w tym m.in. dokumentacja dotycząca ustalania uprawnień i wysokości świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych
		613		Nadpłata świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń	B5	B10	za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę całkowitego uregulowania zadłużenia, umorzenia albo odstąpienia od dochodzenia zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych
	62			Świadczenia w szczególnym trybie
		620		Świadczenia przyznawane przez Prezesa Kasy w drodze wyjątku	B10	B10	w przypadku oddziałów regionalnych akta tych spraw odkłada się do teczek zbiorczych
		621		Świadczenie dla osób które ukończyły 100 lat	B5	B5	w przypadku oddziałów regionalnych akta tych spraw odkłada się do teczek zbiorczych
		622		Emerytury i renty specjalne przyznane przez Prezesa Rady Ministrów	B5	B5	w przypadku oddziałów regionalnych akta tych spraw odkłada
							się do teczek zbiorczych
		623		Rodzicielskie świadczenia uzupełniające	B10	B10	w przypadku oddziałów regionalnych akta tych spraw odkłada się do teczek zbiorczych
	63			Orzecznictwo lekarskie
		630		Wyjaśnienia, opinie, akty prawne o charakterze ogólnym dotyczące zagadnień z zakresu orzecznictwa lekarskiego	A	A
		631		Orzecznictwo dla celów świadczeń z ubezpieczenia społecznego
			6310	Dokumentacja orzeczniczo- lekarska stanowiąca podstawę wydania opinii i orzeczeń lekarskich	B5	B5	okres przechowywania liczy się od śmierci ubezpieczonego. Wskazanym jest przekwalifikowanie przykładowych akt spraw dla każdego roku kalendarzowego do kategorii A; w przypadku oddziałów regionalnych akta spraw dotyczące świadczeń długoterminowych, jednorazowych odszkodowań oraz zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie odkładane są do teczek zbiorczych
			6311	Sprawy indywidualne rozpatrywane w ramach zwierzchniego nadzoru Prezesa Kasy nad orzecznictwem lekarskim sprawowanym przez Naczelnego Lekarza Kasy	BE3	BE3	w przypadku oddziałów regionalnych akta tych spraw odkłada się do teczek zbiorczych
			6312	Kontrole prawidłowości orzekania	BE5	BE5	w przypadku oddziałów regionalnych akta tych spraw odkłada się do teczek zbiorczych
	64			Windykacja nienależnie pobranych świadczeń
		640		Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu windykacji nienależnie lub bezpodstawnie pobranych świadczeń	A	A	w tym m.in. informacje, wyjaśnienia, wytyczne, interpretacje przepisów prawnych dotyczące windykacji nienależnie lub bezpodstawnie pobranych świadczeń
		641		Dochodzenie nienależnie lub bezpodstawnie pobranych świadczeń	B5	B5	w tym m.in. dokumentacja dotycząca zabezpieczeń należności i ulg w spłacie należności; wszelka korespondencja z dłużnikiem dotycząca prowadzonej windykacji w oddziałach regionalnych stanowi część akt dłużnika
	65			Wypłata świadczeń krajowych
		650		Wypłata świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych	-	B5	przy czym dokumentacja finansowa w klasie 3210
		651		Wypłata świadczeń długoterminowych	-	B5	przy czym dokumentacja finansowa w klasie 3210
7				AKTA ŚWIADCZENIOBIORCÓW I DŁUŻNIKÓW
	70			Akta emerytalno-rentowe	-	B10	okres przechowywania liczy się od początku roku następnego od daty zgonu
	71			Akta wypadkowe	-	B10	jeśli są wytworzone akta emerytalno- rentowe, to dokumentacja z tej klasy stanowi ich integralną część. Okres przechowywania liczy się od początku
							roku następnego od daty zgonu
	72			Akta przedłużonych zasiłków chorobowych	-	B10
	73			Akta dłużnika	-	B5
8				PREWENCJA I REHABILITACJA
	80			WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE ORAZ AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU PREWENCJI I REHABILITACJI	A	A
	81			PREWENCJA WYPADKOWA
		810		Postępowanie powypadkowe - przyczyny i okoliczności wypadków i chorób zawodowych	B3	B10	w oddziałach regionalnych i placówkach terenowych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych
		811		Szkolenia rolników	B5	B5	dokumentacja szkoleń z zakresu BHP w gospodarstwie rolnym
		812		Prewencja pozaszkoleniowa	B5	B5	dokumentacja dotycząca konkursów, pokazów, udziału w imprezach masowych, targach, wystawach itp.
		813		Przyznawanie Znaku Bezpieczeństwa Kasy i wyróżnienia targowego - Wyrób zwiększający bezpieczeństwo pracy w gospodarstwie rolnym	B50	B3	regulaminy, wnioski producentów maszyn i urządzeń o przyznanie Znaku, ekspertyzy, protokoły z posiedzeń Komisji kwalifikującej wyroby do oznaczeń, decyzje o ich przyznaniu, wykaz wyrobów oznaczonych znakiem Bezpieczeństwa Kasy oraz wykaz wyrobów zwiększających bezpieczeństwo w gospodarstwie rolnym
		814		Postępowanie prewencyjne i regresowe wobec producentów sprzętu rolniczego	B10	B10	wnioski o wdrożenie postępowania, ekspertyzy, wystąpienia do producentów
	82			REHABILITACJA LECZNICZA
		820		Postępowanie dotyczące kierowania na rehabilitacje leczniczą	B5	B5	dokumentacja dotycząca rehabilitacji leczniczej, w tym: rehabilitacja wielokrotna, skrócenie okresu karencji, skierowanie dziecka wraz z opiekunem
		821		Turnusy rehabilitacyjne dla dzieci rolników	B5	B5
		822		Rozpatrywanie spraw indywidualnych związanych z kierowaniem na rehabilitację leczniczą	B3	B3