Zmiana zarządzenia w sprawie systemu imprez pracowniczych w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe.
B.I.LP.2018.1.5
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE Nr 44
DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 1 grudnia 2017 r.
zmieniające Zarządzenie nr 15 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 8 marca 2016 r. w sprawie systemu imprez pracowniczych w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe
Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach 1 oraz na podstawie § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe 2 , w wykonaniu zadania Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, określonego w art. 33 ust. 3 pkt 1a ww. ustawy 3 , a także mając na względzie potrzebę uszczegółowienia niektórych aspektów związanych z realizacją imprez pracowniczych w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe, zarządzam, co następuje:
W stosowaniu niniejszego zarządzenia - przez imprezę pracowniczą należy rozumieć przedsięwzięcie do zrealizowania przez pracodawcę adresowaną głównie do pracowników jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych, z wykorzystaniem głównie własnych zasobów pracy oraz pozostałych własnych zasobów ekonomicznych, charakteryzujące się w szczególności:
1) nazwą własną;
2) czasem i miejscem przeprowadzenia;
3) funkcją celu, którą mogą być:
a) świadczenia wypoczynkowe, kulturalne, oświatowe, rekreacyjne oraz sportowe - pobierane przez pracowników, byłych pracowników oraz inne uprawnione osoby,
b) szeroko rozumiana integracja załogi, w szczególności dokonywana poprzez poprawę atmosfery pracy - prowadząca do wzrostu stopnia zaangażowania i utożsamiania się pracowników z misją i interesem ekonomicznym pracodawcy,
c) edukacja przyrodniczoleśna uczestników imprezy pracowniczej, adresowana głównie do pracowników jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych.
Imprezy pracownicze, przeprowadzane w Lasach Państwowych, podlegają identyfikacji z punktu widzenia:
1) stopnia autonomiczności imprezy pracowniczej;
2) liczby jednostek organizacyjnych realizujących imprezę pracowniczą, określającą stopień samodzielności imprezy w podziale:
2a) o zasięgu lokalnym - impreza realizowana w stopniu autonomicznym dla jednej jednostki organizacyjnej,
2b) o zasięgu regionalnym - impreza realizowana w stopniu autonomicznym na terenie danej regionalnej dyrekcji oraz jednostek podległych,
2c) o zasięgu międzyregionalnym - impreza realizowana przez co najmniej dwie lub kilka regionalnych dyrekcji oraz ich jednostek podległych, z koniecznością wyznaczenia jednostki wiodącej realizującej daną imprezę pracowniczą,
2d) o zasięgu ogólnopolskim - impreza realizowana przez jedną lub kilka jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych mająca zasięg ogólnopolski, dedykowana do wszystkich pracowników LP; w wypadku organizacji niniejszej imprezy przez kilka jednostek organizacyjnych LP konieczne jest wyznaczenie jednostki wiodącej realizującej daną imprezę,
2e) wspólne przedsięwzięcie - impreza realizowana przez kilka jednostek Lasów Państwowych z udziałem Dyrekcji Generalnej LP lub CILP, osiągająca efekt makroskalowy alokujące środki finansowe związane z funduszem leśnym;
3) funkcji celu imprezy pracowniczej;
4) uprawnionego źródła finansowania imprezy pracowniczej;
5) osób uprawnionych do poboru świadczeń związanych z imprezami pracowniczymi;
6) określenia czasu, w którym będzie realizowana impreza (w czasie pracy lub w czasie wolnym od pracy/ poza godzinami pracy);
7) formy organizacyjnej imprezy określonej w Tabeli nr 2 [symbol formy].
"4. Każda z imprez, określonych w ust. 1 - Tabeli nr 2, może być częścią składową imprezy monofunkcyjnej oraz wielofunkcyjnej albo imprezą towarzyszącą, jeżeli nie sprzeciwia się temu jej charakterystyka standardowa".
"11. Impreza pracownicza może być imprezą towarzyszącą - wspólnym z podmiotami zewnętrznymi - naradom gospodarczym (w tym odbywanym z udziałem jednostek samorządu terytorialnego, administracji rządowej czy partnerów handlowych Lasów Państwowych), wspólnym szkoleniom oraz wspólnym przedsięwzięciom promocyjnym".
1. W Lasach Państwowych imprezy pracownicze, z zastrzeżeniem imprez pożegnania pracowników w ramach "ostatniej" ich drogi, podlegają wykazaniu w planach finansowo-gospodarczych poszczególnych jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych:
1) Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych;
2) regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych - plan zbiorczy jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych w zasięgu poszczególnych regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych (nadleśnictwa oraz zakłady o zasięgu regionalnym);
3) zakładów o zasięgu krajowym
oraz w planie finansowo-gospodarczym Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe.
2. W planach finansowo-gospodarczych poszczególnych jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 3, wykazuje się wszystkie imprezy pracownicze organizowane przez daną jednostkę, w tym zaplanowane do przeprowadzenia: imprezy regionalne, ogólnopolskie, a także imprezy będące wspólnym przedsięwzięciem jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych oraz imprezy towarzyszące organizowane:
1) samodzielnie przez daną jednostkę organizacyjną Lasów Państwowych,
2) wspólnie z innymi jednostkami organizacyjnymi Lasów Państwowych.
3. W planie finansowo-gospodarczym PGL LP wykazuje się imprezy pracownicze (w tym imprezy towarzyszące) o statusie imprez ogólnopolskich oraz imprez będących przejawem wspólnych przedsięwzięć jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych finansowanych ze środków związanych z funduszem leśnym.
Wykazanie z nazwy własnej imprez pracowniczych w planach finansowo-gospodarczych, o których mowa w § 7 ust. 1, jest poprzedzane:
1) sporządzeniem:
a) w Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych: wstępnego wykazu ogólnopolskich imprez pracowniczych oraz imprez będących przejawem wspólnych przedsięwzięć jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych finansowanych ze środków związanych z funduszem leśnym,
b) w regionalnych dyrekcjach Lasów Państwowych: wstępnego wykazu imprez pracowniczych o charakterze regionalnym, ogólnopolskim oraz będących przejawem wspólnych przedsięwzięć jednostek
z uwzględnieniem konsultacji wewnątrzinstytucjonalnych oraz zewnętrznych, dotyczących w szczególności możliwego udziału podmiotów spoza Lasów Państwowych, a także dotyczących jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych jako jednostek wiodących, o których mowa w ust. 2, 6, 7 oraz § 10;
2) dokonaniem wstępnych uzgodnień roboczych między jednostkami organizacyjnymi Lasów Państwowych w sprawie wspólnych imprez pracowniczych, w tym dotyczących jednostki organizacyjnej do odgrywania roli jednostki wiodącej;
3) dokonaniem wstępnych uzgodnień między jednostkami organizacyjnymi Lasów Państwowych a podmiotami zewnętrznymi w sprawie wspólnych imprez pracowniczych (chodzi o imprezy samodzielne oraz imprezy wspólne jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych);
4) konkretyzacją - m.in. w wyniku ustaleń podczas kolejnych narad gospodarczych - wstępnego wykazu ogólnopolskich imprez pracowniczych oraz wykazu imprez pracowniczych o charakterze regionalnym, o których mowa w pkt 1 (m.in. poprzez uzyskanie wstępnych deklaracji woli co do gotowości udziału partycypacyjnego podmiotów zewnętrznych);
5) podjęciem decyzji ustalających: charakter imprezy, formę organizacyjną imprezy pracowniczej, szczegółową charakterystykę imprezy pracowniczej.
Decyzje, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, podejmują:
a) Dyrektor Generalny Lasów Państwowych w odniesieniu do:
– imprez ogólnopolskich oraz imprez będących przejawem wspólnych przedsięwzięć jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych finansowanych ze środków związanych z funduszem leśnym,
– imprez do przeprowadzenia przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych, samodzielnie lub wspólnie z innymi jednostkami organizacyjnymi Lasów Państwowych,
– imprez do przeprowadzenia przez zakłady Lasów Państwowych o zasięgu krajowym, samodzielnie lub wspólnie z innymi jednostkami organizacyjnymi Lasów Państwowych - na wniosek kierowników tych zakładów;
b) dyrektor regionalnej dyrekcji Lasów Państwowych w odniesieniu do imprez przeprowadzanych przez jednostki organizacyjne w zasięgu regionalnej dyrekcji Lasów Państwowych, samodzielnych lub wspólnych, przy czym w przypadkach, w których wspólna impreza pracownicza obejmuje jednostki organizacyjne, działające w zasięgu różnych regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych, decyzję podejmuje jeden z właściwych dyrektorów regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych w uzgodnieniu z innymi właściwymi dyrektorami regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych;
6) podjęciem przez Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych decyzji o jednostkach wiodących przy przeprowadzaniu imprez pracowniczych, o których mowa w pkt 5 lit. a;
7) podjęciem przez dyrektorów regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych decyzji o jednostkach wiodących przy przeprowadzaniu imprez pracowniczych regionalnych.
Imprezy pracownicze, ujęte w planie finansowo-gospodarczym Lasów Państwowych jako imprezy do przeprowadzenia wspólnie przez dwie lub większą liczbę jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych, wymagają zawarcia porozumienia między tymi jednostkami, m.in. w sprawach: ustalenia jednostki wiodącej, podziału obowiązków oraz systemu rozliczeń finansowych.
1. Niezależnie od porozumień, o których mowa w § 10, imprezy pracownicze, wykazane w planie finansowo-gospodarczym jako imprezy do przeprowadzenia wspólnie z podmiotami zewnętrznymi, wymagają zawarcia porozumień z tymi podmiotami.
2. W porozumieniu, o których mowa w ust. 1, strony ustalają m.in. podział obowiązków, ciężary finansowe oraz szczegółowy system finansowania imprezy.
3. Porozumienia podpisują:
1) Dyrektor Generalny Lasów Państwowych lub dyrektor CILP, lub kierownik innej wskazanej jednostki, jeżeli impreza pracownicza jest imprezą ogólnopolską lub wspólnym przedsięwzięciem jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych;
2) dyrektor regionalnej dyrekcji Lasów Państwowych, jeżeli impreza pracownicza jest imprezą regionalną, lub kierownik innej jednostki podległej wskazanej przez dyrektora RDLP;
3) kierownik jednostki wiodącej, jeżeli impreza pracownicza jest organizowana przez dwie lub większą liczbę jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych (nie będąc imprezą regionalną, ogólnopolską lub wspólnym przedsięwzięciem jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych);
4) kierownik jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych, jeżeli impreza pracownicza jest imprezą samodzielną danej jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych.
1. Każda indywidualnie oznaczona impreza pracownicza wymaga podjęcia aktu decyzyjnego, stanowiącego konkretyzację (uszczegółowienie) niniejszego zarządzenia.
2. Decyzję podejmuje:
1) Dyrektor Generalny Lasów Państwowych przy pomocy kierownika jednostki wiodącej - w odniesieniu do imprez ogólnokrajowych oraz wspólnych przedsięwzięć jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych finansowanych ze środków związanych z funduszem leśnym;
2) dyrektor regionalnej dyrekcji Lasów Państwowych przy pomocy kierownika jednostki wiodącej - w odniesieniu do imprez pracowniczych regionalnych;
3) kierownik jednostki organizacyjnej przy pomocy kierownika jednostki wiodącej - w odniesieniu do imprez pracowniczych planowanych do przeprowadzenia wraz z innymi jednostkami organizacyjnymi Lasów Państwowych;
4) kierownik jednostki organizacyjnej - w odniesieniu do imprez pracowniczych samodzielnych.
3. Decyzja obejmuje:
1) nazwę własną imprezy,
2) termin i miejsce przeprowadzenia imprezy,
3) funkcję celu,
4) stopień autonomiczności,
5) organizatora imprezy (ustalenie podmiotów zewnętrznych oraz jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych prowadzących wspólnie daną imprezę pracowniczą) oraz wskazanie jednostki wiodącej;
6) osoby uprawnione do poboru świadczeń wynikających z imprezy;
7) czas realizacji imprezy (w godzinach pracy/ w czasie wolnym);
8) określenie budżetu imprezy pracowniczej z uwzględnieniem źródeł finansowania;
9) formę organizacyjna [symbol formy] z Tabeli nr 2.
Jeżeli impreza pracownicza wiąże się z koniecznością wyznaczenia jednostki wiodącej, to należy przyjmować, że kierownik jednostki wiodącej jest obowiązany do:
1) zapewnienia przebiegu imprezy w zgodzie z regulacjami § 6 ust. 3 i 4;
2) dokonania wyboru usługodawców, dostawców i wykonawców, potrzebnych w przygotowaniu i realizacji imprezy pracowniczej;
3) podpisania, aneksowania, rozwiązywania, odstępowania od umów i porozumień z usługodawcami, dostawcami i wykonawcami, o których mowa w pkt 2;
4) prowadzenia ewidencji księgowej zdarzeń związanych z imprezami pracowniczymi;
5) dokonywania rozrachunków i rozliczeń związanych z ewidencją, o której mowa w pkt 4,
chyba że z niniejszego zarządzenia lub innych zarządzeń Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych wynika jednoznacznie, że w określonym zakresie są to obowiązki innych podmiotów.
"2. Obowiązek sporządzenia listy uczestników imprezy pracowniczej spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych lub osobie wyznaczonej".
1. Jeżeli dana impreza pracownicza wiąże się z przemieszczaniem się uczestników pojazdami komunikacji wieloosobowej (autobusami oraz busami), w tym wynajętymi przez daną jednostkę organizacyjną Lasów Państwowych, to obowiązkiem kierownika jednostki organizacyjnej jest:
1) ustalenie osoby odpowiedzialnej (pełniącej funkcję społeczną) za koordynację, przebieg podróży danym pojazdem komunikacji wieloosobowej, zwanej dalej osobą koordynującą;
2) sporządzenie listy obecności podróżujących uczestników w danym pojeździe.
2. Osoba koordynująca:
1) przekazuje na piśmie każdemu podróżującemu numer telefonu komórkowego pozwalającego na kontakt z nią (a także numer telefonu pozwalającego na kontakt z inną, nie biorącą udziału w imprezie, uprawnioną osobą w razie braku kontaktu z osobą koordynującą) w każdym czasie oraz w każdym wymagającym tego przypadku, zarówno w trakcie podróży, jak i w trakcie trwania imprezy;
2) sprawdza obecność podróżujących przed rozpoczęciem podróży na miejsce imprezy pracowniczej oraz przed rozpoczęciem powrotu z imprezy pracowniczej;
3) aktualizuje na bieżąco listę podróżujących poprzez dokonywanie odpowiednich wpisów i adnotacji, w tym w razie dołączenia do podróżujących osób docierających do podróżujących z opóźnieniem (po rozpoczęciu podróży);
4) po powrocie z imprezy zwraca zaktualizowaną i własnoręcznie podpisaną listę podróżujących kierownikowi jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych wraz ze sprawozdaniem, o którym mowa w § 25;
5) kieruje do podróżujących pytania o obecność sąsiadów w podróży - przed każdorazowym jej kontynuowaniem po zakończeniu każdego postoju;
6) podejmuje niezbędne działania, w pierwszej kolejności poprzez próbę nawiązywania kontaktu telefonicznego, mające na celu ustalenie przyczyn nieprzybycia podróżującego do pojazdu komunikacji wieloosobowej, którym uczestnik ten powinien się poruszać (z powiadamianiem organów policji włącznie);
7) podejmuje wszelkie niezbędne czynności w razie:
a) gdy stan zdrowia podróżującego wymaga w trakcie podróży interwencji medycznej,
b) wystąpienia awarii środka komunikacji zbiorowej;
8) podejmuje inne czynności, o które zwróci się podróżujący, jeżeli jest to uzasadnione i mieści się w zakresie możliwości osoby odpowiedzialnej;
9) może podjąć decyzję o kontynuowaniu podróży:
a) w razie nieprzybycia podróżującego (podróżujących) do pojazdu komunikacji wieloosobowej celem kontynuowania podróży, jeżeli:
– nieprzybycie to zostało wiarygodnie wyjaśnione co do przyczyn, a przyczyny te nie sprzeciwiają się kontynuowaniu podróży (na przykład uzgodniona zmiana środka komunikacyjnego, pozostanie podróżującego w celu sprawowania opieki nad innym podróżującym niezdolnym do kontynuowania podróży),
– na kontynuowanie podróży zezwoliły służby, które przejęły na siebie obowiązek wyjaśniania przyczyn nieprzybycia podróżującego celem kontynuowania podróży lub przejęły na siebie obowiązek opieki nad podróżującym, jeżeli przyczyną jego nieprzybycia okazał się na przykład stan zdrowa uczestnika imprezy pracowniczej,
b) w razie konieczności udzielenia pomocy medycznej podróżującemu, jeżeli:
– udzielona pomoc medyczna okazała się skuteczna i podróżujący, poddany (poddani) pomocy może (mogą), zgodnie z oświadczeniem służb medycznych, kontynuować podróż,
– na kontynuowanie podróży zezwoliły służby, które przejęły na siebie opiekę nad podróżującym (podróżującymi) niezdolnym (niezdolnymi) do kontynuowania podróży;
10) informuje kierownika jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych (oraz kierownika jednostki wiodącej) o wszelkich - wymagających tego - zdarzeniach w trakcie trwania podróży i imprezy pracowniczej. Kierownik jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych (kierownik jednostki wiodącej), po uzyskaniu informacji, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, jest obowiązany podjąć działania, które wynikają z przepisów prawa lub zostaną uznane przez niego za konieczne.
3. Każdy podróżujący jest obowiązany do komunikowania osobie koordynującej (a w razie takiej konieczności innej uprawnionej osobie, o której mowa w ust. 2 pkt 3 o zauważonej nieobecności uczestnika imprezy (w tym nieobecności osoby koordynującej) w pojeździe komunikacji wieloosobowej, jak również o wszelkich - wymagających tego - zdarzeniach w trakcie trwania podróży i imprezy pracowniczej. Jeżeli zachodzi taka potrzeba (brak kontaktu z osobą koordynującą), uczestnicy imprezy pracowniczej postępują zgodnie z instrukcjami ad hoc innej osoby uprawnionej.
1. W Lasach Państwowych sporządza się sprawozdania z autonomicznych imprez pracowniczych. Sprawozdania z imprez pracowniczych towarzyszących naradom gospodarczym, szkoleniom, przedsięwzięciom promocyjnym oraz przedsięwzięciom w zakresie edukacji przyrodniczoleśnej społeczeństwa sporządza się zgodnie z odrębnymi regulacjami, obowiązującymi w Lasach Państwowych.
2. Jeżeli dana impreza pracownicza wymaga ustalenia osoby koordynującej, sprawozdanie sporządza ta osoba (niezależnie od ewentualnych innych sprawozdań), składając je na ręce kierownika właściwej jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych (kierowników właściwych jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych) w zależności:
1) w przypadku imprez regionalnych osoba koordynująca składa sprawozdanie do dyrektora regionalnej dyrekcji Lasów Państwowych,
2) w przypadku imprez ogólnopolskich oraz wspólnych przedsięwzięć jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych finansowanych ze środków funduszu leśnego kierownik jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych składa z zachowaniem drogi służbowej sprawozdanie z przebiegu danej imprezy do Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych.
3. Jeżeli dana impreza pracownicza jest wspólnym działaniem jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych i nie wyczerpuje znamion imprezy regionalnej lub imprezy ogólnopolskiej ani wspólnego przedsięwzięcia jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych, sprawozdanie sporządza kierownik jednostki organizacyjnej wiodącej, przesyłając je do kierowników jednostek organizacyjnych, prowadzących wspólnie daną imprezę pracowniczą.
4. Jeżeli dana impreza pracownicza jest prowadzona samodzielnie przez daną jednostkę organizacyjną Lasów Państwowych i nie wymaga ustalenia osoby koordynującej, sprawozdanie sporządza kierownik danej jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych.
5. Jeżeli dana impreza pracownicza jest prowadzona wspólnie z podmiotami zewnętrznymi, sprawozdania, o których mowa w ust. 1-5, przesyła się do wiadomości kierowników tych podmiotów zewnętrznych.
6. Dyrektor Generalny Lasów Państwowych sporządza zbiorcze sprawozdanie z imprez pracowniczych w Lasach Państwowych, uwzględniając w nim imprezy ogólnopolskie oraz imprezy pracownicze w formie wspólnych przedsięwzięć jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych.
7. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1-5, powinny zawierać oceny dotyczące:
1) stopnia osiągnięcia funkcji celu imprez pracowniczych,
2) akceptacji imprez przez ich uczestników,
3) gospodarności w ponoszeniu wydatków na realizację imprez pracowniczych.