Dziennik resortowy

Dz.Urz.MC.2018.31

| Akt jednorazowy
Wersja od: 19 grudnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 27
MINISTRA CYFRYZACJI 1
z dnia 19 grudnia 2018 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Cyfryzacji

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, 357, 398 i 650) zarządza się, co następuje:
§  1.  W zarządzeniu nr 49 Ministra Cyfryzacji z dnia 9 grudnia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Cyfryzacji (Dz. Urz. Min. Cyf. z 2016 r. poz. 55 oraz z 2017 r. poz. 35), w załączniku nr 2 "Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Cyfryzacji", wprowadza się następujące zmiany:
1) Klasy 0122 i 0123 otrzymują brzmienie:
0122Udostępnianie informacji publicznejBE10zagadnienia ogólne oraz udostępnianie na wniosek
0123Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji PublicznejBE10obsługa od strony informatycznej przy klasie 044
2) Klasa 013 otrzymuje brzmienie:
013Ochrona danych osobowych
0130Zarządzanie ochroną danych osobowychAw tym ocena stanu bezpieczeństwa,

analiza skutków dla ochrony danych osobowych,

ustalanie środków technicznych i

organizacyjnych ochrony danych osobowych

0131Upoważnianie do przetwarzania danych osobowychB10
0132Dokumentowanie czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych w MinisterstwieB10
0133Zgłoszenia naruszeń ochrony danych osobowychA
0134Realizacja uprawnień osób fizycznych w zakresie ochrony danych osobowychBE5w tym informowanie o wykorzystywaniu danych osobowych, uzyskiwanie zgody, realizacja prawa do zapomnienia
3) Po klasie 013 dodaje się klasy 014, 015, 016 i 017 w brzmieniu:
014Obsługa kancelaryjna
0140Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwoAw tym instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, inne instrukcje oraz korespondencja w tych sprawach
0141Środki do ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji jawnej (w tym przesyłek i pism)B5z wyjątkiem danych w systemie EZD
0142Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazyA
0143Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odciskówA
0144Ewidencja druków ścisłego zarachowaniaB10
0145Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonychAnp. między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku z późn. zm. organizacyjnymi, zmianami w zakresie zadań
0146Realizacja umów na usługi pocztowe i kurierskieB2sprawy bieżące np. wyjaśnianie niezgodności w fakturach
015Obsługa kancelaryjna w zakresie informacji niejawnych
0150Rejestr teczek w kancelarii tajnejA
0151Urządzenia ewidencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawnościBE50
0152Zmiana klauzuli tajnościA
016Obsługa archiwum zakładowegoprzy czym sprawy przekazywania archiwum zakładowego w związku z późn. zm. organizacyjnymi - por. klasa 0100
0160Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowymAprzy czym sposób jej prowadzenia został określony w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
0161Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowychA
0162Brakowanie dokumentacji niearchiwalnejA
0163Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowymB5
0164Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowymBE5
0165Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowymA
0166Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowymA
0167Bieżące doradzanie komórkom organizacyjnych w sprawach związanych z zarządzaniem dokumentacjąBE5m.in. szkolenia z zakresu przepisów i korzystania z systemu EZD, przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
0168Wycofywanie dokumentacji z archiwum zakładowegoA
017Zbiory biblioteczne
0170Ewidencja zbiorów bibliotecznychBE50w tym księgi, kartoteki, bazy danych
0171Gromadzenie zbiorów bibliotecznychBE5w tym prenumerata
0172Udostępnianie zbiorów bibliotecznychB5
4) Klasa 1120 otrzymuje brzmienie:
1120Komunikaty o zmianach personalnychB3
5) Po klasie 1126 dodaje się klasę 1127 w brzmieniu:
1127Kontakty z innymi podmiotami w sprawach dotyczących zatrudnieniaB3np. listy intencyjne dot.

zatrudnienia,

przekazanie złożonych oświadczeń lustracyjnych przez osoby zatrudnione do

IPN, zapytania dot.

zatrudnionych lub byłych zatrudnionych nie podlegające klasyfikacji w innych klasach wykazu akt

6) W klasie 120:
a) kolumna 6 otrzymuje brzmienie "BE10",
b) kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę. Jeśli akta osobowe prowadzone są w postaci elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w postaci elektronicznej, przy czym dokumentację spraw związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii BE50".

7) W klasie 121:
a) kolumna 6 otrzymuje brzmienie:

"BE10",

b) kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"w tym dane z systemu teleinformatycznego do obsługi spraw kadrowych. Jeśli ewidencja jest prowadzona w postaci elektronicznej to jej archiwizacja odbywa się również w postaci elektronicznej. Pomoce ewidencyjne dla akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kat. BE50".

8) Po klasie 124 dodaje się klasę 125 w brzmieniu:
125Obsługa sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowychBE10m.in. sprawy elektronizacji akt osobowych,

zapewnienie możliwości odbioru akt osobowych

9) Klasa 261 otrzymuje brzmienie:
261Wnioski dotyczące zamówień publicznych udzielanych na podstawie przepisów uprawniających do niestosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych i udzielanych na podstawie przepisów obligujących do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznychB5
10) Uchyla się klasy 2610 i 2611;
11) Klasa 262 otrzymuje brzmienie:
262Dokumentacja zamówień publicznych udzielanych na podstawie przepisów obligujących do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznychB5
12) Uchyla się klasy 2620 i 2621;
13) W klasie 3221:
a) kolumna 6 otrzymuje brzmienie:

"B10"

b) kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"dla dokumentacji osób zgłoszonych do ubezpieczenia przed 1 stycznia 2019 r. dla których nie złożono raportów informacyjnych kat. B50. Czas przechowywania liczy się od dnia zakończenia pracy u danego płatnika".

14) W klasie 3222:
a) kolumna 6 otrzymuje brzmienie:

"B10"

b) kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"dla dokumentacji osób zgłoszonych do ubezpieczenia przed 1 stycznia 2019 r. dla których nie złożono raportów informacyjnych kat. B50. Czas przechowywania liczy się od dnia zakończenia pracy u danego płatnika".

15) Klasa 33 otrzymuje brzmienie:
33Obsługa i realizacja funduszy i środków specjalnych
330Planowanie budżetu funduszu celowego
3300Przygotowanie projektu budżetu funduszu celowegoB5mi.in. materiały,

projekty,

korespondencja,

uzgodnienia funduszu celowego CEPiK

3301Budżet i jego zmianyA
331Realizacja zwrotów z konta funduszu celowego
3310Analizy przychodów, kosztów, opłatB5m.in. wydruki finansowe z kont przychodów funduszu
3311Realizacja zwrotów z konta funduszu celowegoB5m.in. zwroty z mylnych wpłat, opłat ewidencyjnych,

braku udostępniania danych z SI CEPiK

3312Sprawozdania półroczne, roczne z wykonania budżetu funduszu celowegoA
3313Informacje o danych ze sprawozdań z opłat ewidencyjnych pobranych i przekazanych lub uiszczonych na rachunek funduszu CEPiKB5
3314Sprawozdania miesięczne z opłat ewidencyjnych pobranych i przekazywanych lub uiszczanych na rachunek funduszu CEPiKB5
16) Po klasie 515 dodaje się klasy 516 i 517 w brzmieniu:
516Strategie i programy z zakresu kompetencji pracowników administracjiB3
517Działania podnoszące dostępność cyfrową usług, stron i aplikacji administracji publicznejB3
17) Klasy 5152 i 5153 otrzymują brzmienie:
5152Nadzór nad Centrum Projektów Polska CyfrowaAnie dotyczy spraw organizacyjnych, kadrowych i finansowych, por. klasy w obrębie grup rzeczowych 01, 2 i 3
5153Nadzór nad Naukową i Akademicką Siecią Komputerową - Państwowym Instytutem BadawczymAnie dotyczy spraw organizacyjnych, kadrowych i finansowych, por. klasy w obrębie grup rzeczowych 01, 2 i 3
18) Po klasie 5242 dodaje się klasę 5243 w brzmieniu:
5243Potwierdzanie, przedłużanie i unieważnianie profilu zaufanego ePUAP w Ministerstwie jako punkcie potwierdzającymB20
19) Po klasie 525 dodaje się klasę 526 w brzmieniu:
526Zintegrowany System KwalifikacjiB10
20) Klasa 553 otrzymuje brzmienie:
553Prowadzenie działań informacyjnych, szkolenia i ćwiczenia w obszarze cyberbezpieczeństwaBE10
21) Po klasie 553 dodaje się klasę 554 w brzmieniu:
554Krajowy system cyberbezpieczeństwa
5540Identyfikacja operatorów usług kluczowychAbieżące analizy podmiotów w sektorze, wydawanie, zmiany i

uchylanie decyzji administracyjnych, wpisy operatorów do wykazu

5541Wykaz operatorów usług kluczowychAprowadzenie wykazu,

wprowadzanie zmian w zapisach,

kontakt z

organami właściwymi w

zakresie aktualności wpisów

5542Audyty w ramach krajowego systemu cyberbezpieczeństwaAprzyjmowanie i analiza sprawozdań z audytów, wydawanie rekomendacji dla operatorów usług kluczowych
5543Nadzór i kontrole operatorów i dostawców w ramach krajowego systemu cyberbezpieczeństwaAkontrole u operatorów lub dostawców, wzywanie do usuwania podatności
5544Działalność Pojedynczego Punktu KontaktowegoAreprezentacja Polski w Grupie Współpracy, odbieranie informacji o incydentach oraz wymiana informacji z innymi podmiotami w tym zakresie
22) Uchyla się klasę 59;
23) Po klasie 653 dodaje się klasę 654 w brzmieniu:
654Udostępnianie danych z Rejestru Akt Stanu CywilnegoA
§  2.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.
1 Minister Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej informatyzacja na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 kwietnia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Cyfryzacji (Dz. U. poz. 761).