Zmiana zarządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Cyfryzacji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MC.2018.31

Akt jednorazowy

Wersja od: 19 grudnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 27

MINISTRA CYFRYZACJI ¹

z dnia 19 grudnia 2018 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Cyfryzacji

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, 357, 398 i 650) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu nr 49 Ministra Cyfryzacji z dnia 9 grudnia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Cyfryzacji (Dz. Urz. Min. Cyf. z 2016 r. poz. 55 oraz z 2017 r. poz. 35), w załączniku nr 2 "Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Cyfryzacji", wprowadza się następujące zmiany:

1) Klasy 0122 i 0123 otrzymują brzmienie:

		0122		Udostępnianie informacji publicznej	BE10	zagadnienia ogólne oraz udostępnianie na wniosek
		0123		Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej	BE10	obsługa od strony informatycznej przy klasie 044

2) Klasa 013 otrzymuje brzmienie:

		013		Ochrona danych osobowych
			0130	Zarządzanie ochroną danych osobowych	A	w tym ocena stanu bezpieczeństwa, analiza skutków dla ochrony danych osobowych, ustalanie środków technicznych i organizacyjnych ochrony danych osobowych
			0131	Upoważnianie do przetwarzania danych osobowych	B10
			0132	Dokumentowanie czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Ministerstwie	B10
			0133	Zgłoszenia naruszeń ochrony danych osobowych	A
			0134	Realizacja uprawnień osób fizycznych w zakresie ochrony danych osobowych	BE5	w tym informowanie o wykorzystywaniu danych osobowych, uzyskiwanie zgody, realizacja prawa do zapomnienia

3) Po klasie 013 dodaje się klasy 014, 015, 016 i 017 w brzmieniu:

		014		Obsługa kancelaryjna
			0140	Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo	A	w tym instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, inne instrukcje oraz korespondencja w tych sprawach
			0141	Środki do ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji jawnej (w tym przesyłek i pism)	B5	z wyjątkiem danych w systemie EZD
			0142	Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy	A
			0143	Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków	A
			0144	Ewidencja druków ścisłego zarachowania	B10
			0145	Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych	A	np. między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi, zmianami w zakresie zadań
			0146	Realizacja umów na usługi pocztowe i kurierskie	B2	sprawy bieżące np. wyjaśnianie niezgodności w fakturach
		015		Obsługa kancelaryjna w zakresie informacji niejawnych
			0150	Rejestr teczek w kancelarii tajnej	A
			0151	Urządzenia ewidencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności	BE50
			0152	Zmiana klauzuli tajności	A
		016		Obsługa archiwum zakładowego		przy czym sprawy przekazywania archiwum zakładowego w związku ze zmianami organizacyjnymi - por. klasa 0100
			0160	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	A	przy czym sposób jej prowadzenia został określony w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
			0161	Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych	A
			0162	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A
			0163	Ewidencja udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym	B5
			0164	Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwum zakładowym	BE5
			0165	Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym	A
			0166	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym	A
			0167	Bieżące doradzanie komórkom organizacyjnych w sprawach związanych z zarządzaniem dokumentacją	BE5	m.in. szkolenia z zakresu przepisów i korzystania z systemu EZD, przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
			0168	Wycofywanie dokumentacji z archiwum zakładowego	A
		017		Zbiory biblioteczne
			0170	Ewidencja zbiorów bibliotecznych	BE50	w tym księgi, kartoteki, bazy danych
			0171	Gromadzenie zbiorów bibliotecznych	BE5	w tym prenumerata
			0172	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych	B5

4) Klasa 1120 otrzymuje brzmienie:

1120

Komunikaty o zmianach personalnych

B3

5) Po klasie 1126 dodaje się klasę 1127 w brzmieniu:

1127

Kontakty z innymi podmiotami w sprawach dotyczących zatrudnienia

B3

np. listy intencyjne dot. zatrudnienia, przekazanie złożonych oświadczeń lustracyjnych przez osoby zatrudnione do IPN, zapytania dot. zatrudnionych lub byłych zatrudnionych nie podlegające klasyfikacji w innych klasach wykazu akt

6) W klasie 120:

a) kolumna 6 otrzymuje brzmienie "BE10",

b) kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę. Jeśli akta osobowe prowadzone są w postaci elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w postaci elektronicznej, przy czym dokumentację spraw związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii BE50".

7) W klasie 121:

a) kolumna 6 otrzymuje brzmienie:

"BE10",

b) kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"w tym dane z systemu teleinformatycznego do obsługi spraw kadrowych. Jeśli ewidencja jest prowadzona w postaci elektronicznej to jej archiwizacja odbywa się również w postaci elektronicznej. Pomoce ewidencyjne dla akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kat. BE50".

8) Po klasie 124 dodaje się klasę 125 w brzmieniu:

125

Obsługa sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych

BE10

m.in. sprawy elektronizacji akt osobowych, zapewnienie możliwości odbioru akt osobowych

9) Klasa 261 otrzymuje brzmienie:

261

Wnioski dotyczące zamówień publicznych udzielanych na podstawie przepisów uprawniających do niestosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych i udzielanych na podstawie przepisów obligujących do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych

B5

10) Uchyla się klasy 2610 i 2611;

11) Klasa 262 otrzymuje brzmienie:

262

Dokumentacja zamówień publicznych udzielanych na podstawie przepisów obligujących do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych

B5

12) Uchyla się klasy 2620 i 2621;

13) W klasie 3221:

a) kolumna 6 otrzymuje brzmienie:

"B10"

b) kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"dla dokumentacji osób zgłoszonych do ubezpieczenia przed 1 stycznia 2019 r. dla których nie złożono raportów informacyjnych kat. B50. Czas przechowywania liczy się od dnia zakończenia pracy u danego płatnika".

14) W klasie 3222:

a) kolumna 6 otrzymuje brzmienie:

"B10"

b) kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"dla dokumentacji osób zgłoszonych do ubezpieczenia przed 1 stycznia 2019 r. dla których nie złożono raportów informacyjnych kat. B50. Czas przechowywania liczy się od dnia zakończenia pracy u danego płatnika".

15) Klasa 33 otrzymuje brzmienie:

	33			Obsługa i realizacja funduszy i środków specjalnych
		330		Planowanie budżetu funduszu celowego
			3300	Przygotowanie projektu budżetu funduszu celowego	B5	mi.in. materiały, projekty, korespondencja, uzgodnienia funduszu celowego CEPiK
			3301	Budżet i jego zmiany	A
		331		Realizacja zwrotów z konta funduszu celowego
			3310	Analizy przychodów, kosztów, opłat	B5	m.in. wydruki finansowe z kont przychodów funduszu
			3311	Realizacja zwrotów z konta funduszu celowego	B5	m.in. zwroty z mylnych wpłat, opłat ewidencyjnych, braku udostępniania danych z SI CEPiK
			3312	Sprawozdania półroczne, roczne z wykonania budżetu funduszu celowego	A
			3313	Informacje o danych ze sprawozdań z opłat ewidencyjnych pobranych i przekazanych lub uiszczonych na rachunek funduszu CEPiK	B5
			3314	Sprawozdania miesięczne z opłat ewidencyjnych pobranych i przekazywanych lub uiszczanych na rachunek funduszu CEPiK	B5

16) Po klasie 515 dodaje się klasy 516 i 517 w brzmieniu:

		516		Strategie i programy z zakresu kompetencji pracowników administracji	B3
		517		Działania podnoszące dostępność cyfrową usług, stron i aplikacji administracji publicznej	B3

17) Klasy 5152 i 5153 otrzymują brzmienie:

			5152	Nadzór nad Centrum Projektów Polska Cyfrowa	A	nie dotyczy spraw organizacyjnych, kadrowych i finansowych, por. klasy w obrębie grup rzeczowych 01, 2 i 3
			5153	Nadzór nad Naukową i Akademicką Siecią Komputerową - Państwowym Instytutem Badawczym	A	nie dotyczy spraw organizacyjnych, kadrowych i finansowych, por. klasy w obrębie grup rzeczowych 01, 2 i 3

18) Po klasie 5242 dodaje się klasę 5243 w brzmieniu:

5243

Potwierdzanie, przedłużanie i unieważnianie profilu zaufanego ePUAP w Ministerstwie jako punkcie potwierdzającym

B20

19) Po klasie 525 dodaje się klasę 526 w brzmieniu:

526

Zintegrowany System Kwalifikacji

B10

20) Klasa 553 otrzymuje brzmienie:

553

Prowadzenie działań informacyjnych, szkolenia i ćwiczenia w obszarze cyberbezpieczeństwa

BE10

21) Po klasie 553 dodaje się klasę 554 w brzmieniu:

		554		Krajowy system cyberbezpieczeństwa
			5540	Identyfikacja operatorów usług kluczowych	A	bieżące analizy podmiotów w sektorze, wydawanie, zmiany i uchylanie decyzji administracyjnych, wpisy operatorów do wykazu
			5541	Wykaz operatorów usług kluczowych	A	prowadzenie wykazu, wprowadzanie zmian w zapisach, kontakt z organami właściwymi w zakresie aktualności wpisów
			5542	Audyty w ramach krajowego systemu cyberbezpieczeństwa	A	przyjmowanie i analiza sprawozdań z audytów, wydawanie rekomendacji dla operatorów usług kluczowych
			5543	Nadzór i kontrole operatorów i dostawców w ramach krajowego systemu cyberbezpieczeństwa	A	kontrole u operatorów lub dostawców, wzywanie do usuwania podatności
			5544	Działalność Pojedynczego Punktu Kontaktowego	A	reprezentacja Polski w Grupie Współpracy, odbieranie informacji o incydentach oraz wymiana informacji z innymi podmiotami w tym zakresie

22) Uchyla się klasę 59;

23) Po klasie 653 dodaje się klasę 654 w brzmieniu:

654

Udostępnianie danych z Rejestru Akt Stanu Cywilnego

A

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

¹ Minister Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej informatyzacja na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 kwietnia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Cyfryzacji (Dz. U. poz. 761).