Zm.: zarządzenie w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MON.2013.215

Akt jednorazowy
Wersja od: 26 sierpnia 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 23/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 26 sierpnia 2013 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego

Służba Kontrwywiadu Wojskowego

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:

§  1.
W zarządzeniu nr 42/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 21 grudnia 2009 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. Nr 24, poz. 260), wprowadza się następujące zmiany:
1)
w § 2 uchyla się pkt 19 i 20;
2)
w § 5 w ust. 2 pkt 3 otrzymuje brzmienie:

"3) symbolem "Bc" - mającą krótkotrwałą przydatność praktyczną, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla SKW.";

3)
w § 10 ust. 1-3 otrzymują brzmienie:

"1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum SKW po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 2 i 4.

2. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem "B" o okresie przechowywania wynoszącym 5 lat lub krótszym, po upływie okresu jej przechowywania podlega brakowaniu w jednostce organizacyjnej SKW.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął oraz dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc", pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych SKW, wykonuje się w archiwum SKW, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 2.";

4)
§ 20 otrzymuje brzmienie:

"§ 20. 1. Dokumentacja i materiały zawierające informacje i dane, o których mowa w art. 32 ustawy o SKW oraz SWW, które nie stanowią dowodu popełnienia przestępstwa lub nie są istotne dla bezpieczeństwa potencjału obronnego Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają komisyjnemu zniszczeniu, z pominięciem czynności, o których mowa w § 12.

2. Zniszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, zarządza Szef SKW, na podstawie pisemnego, uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

3. Ze zniszczenia dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, sporządza się protokół zniszczenia, który podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW dokonującej zniszczenia dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, natomiast drugi egzemplarz włącza się do akt procedury operacyjnej, przekazywanych do archiwum SKW. Wzór protokołu określa załącznik nr 10 do zarządzenia.

5. Komisyjne zniszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum SKW.";

5)
w § 21 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Materiały archiwalne SKW oraz dokumentacja niearchiwalna o okresie przechowywania dłuższym niż 5 lat, przekazywane są do archiwum SKW.";

6)
załączniki nr 1-11 do zarządzenia otrzymują odpowiednio brzmienie określone w załącznikach nr 1-11 do niniejszego zarządzenia.
§  2.
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

PROTOKÓŁ OCENY

"ZATWIERDZAM"

..............................................................................

(Szef Służby Kontrwywiadu Wojskowego)

Egz. pojedynczy

dokumentacji niearchiwalnej - ekspertyza

Komisja powołana decyzją nr .......................................... w składzie:

Przewodniczący komisji: ...............................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ...............................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

...............................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

...............................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

dokonała ekspertyzy archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BE" znajdującej się w ...............................................................................................

(podać jednostkę/komórkę organizacyjną)

Z kategorii "B" oznaczonej symbolem "BE" wydzielono dokumentację, której:

1) okres przechowywania przedłużono (podać klasę z wykazu akt, kategorię archiwalną

oraz wymienić numery zarejestrowanych dokumentów): ............................................................

2) zakwalifikowano do kategorii "A": ..................................................................................

3) utrzymano dotychczasowy okres przechowywania: .......................................................

.......................................................................................................................................................

Przewodniczący komisji: - ..............................................

(podpis)

Członkowie komisji: - ..............................................

(podpis)

- ..............................................

(podpis)

- ..............................................

(podpis)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM ..........* PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

"Zatwierdzam"

(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)

.......................................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej,

której dokumenty są brakowane)

L.p.Symbol z wykazu akt SKWHasło klasyfikacyjneKategoria archiwalnaDaty skrajneIlość metrów bieżącychUwagi

* wpisać odpowiednio "B" wraz z okresem przechowywania, "BE" wraz z okresem przechowywania lub "Bc"

UWAGA:

Kierownik jednostki organizacyjnej SKW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej SKW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających zniszczeniu, z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego, daty wytworzenia, liczby stron, stanowi załącznik do spisu dokumentacji niearchiwalnej.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

"Zatwierdzam"

(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)

.........................................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej,

której dokumenty są brakowane)

Komisja powołana decyzją nr ...................................................................... w składzie:

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem ............ * znajdującej się w

...............................................................................................................................

(podać jednostkę/komórkę organizacyjną)

w ilości ............ mb. Komisja stwierdziła, że dokumentacja wymieniona w załączonym spisie jest nieprzydatna dla celów praktycznych SKW /** jej terminy przechowywania, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt SKW upłynęły.

Przewodniczący komisji: - ................................................

(podpis)

Członkowie komisji: - ...................................................

(podpis)

- ...................................................

(podpis)

- .................................................

(podpis)

Załącznik:

Spis dokumentacji niearchiwalnej - ........................................

(ilość stron)

______

* wpisać odpowiednio "B" wraz z okresem przechowywania, "BE" wraz z okresem przechowywania lub "Bc"

** niewłaściwe skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

SPIS

..................................................... ........................., dnia ..........

(nazwa jednostki organizacyjnej)

.....................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

ZDAWCZO - ODBIORCZY nr ......................................................................

(nadaje i oznacza Archiwum SKW)

...............................................................................................................................

(wymienić nazwę archiwum)

dnia ........................................................................................................................

(wpisuje archiwum)

L.p.Oznaczenie wg wykazu aktTytuł jednostki archiwalnejKategoria archiwalnaDataIlość stron/ kartKlauzula teczkiUwagi (informacje o zniszczeniu bądź przekazaniu jednostki archiwalnej do archiwum państwowego)
rozpoczęciazakończenia

Razem pozycji: .........................................................; ilość metrów bieżących ...........................

.....................................................................................

(podpis kierownika jednostki/komórki organizacyjnej SKW)

Przekazał: ........................................... Przyjął: ........................................................

(podpis funkcjonariusza przekazującego) (podpis dyrektora archiwum

SKW lub upoważnionego funkcjonariusza)

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

REJESTR SPISÓW ZDAWCZO - ODBIORCZYCH

L.p.Data przyjęcia spisu zdawczo- odbiorczegoNazwa jednostki/komórki organizacyjnej SKW przekazującej spisyData wytworzenia dokumentacjiLiczba jednostek archiwalnychRozliczenie jednostek archiwalnychUwagi
według spisu zd.- odb.przyjętychzniszczonoprzekazanopozostało

ZAŁĄCZNIK Nr  6

WZÓR

ZEZWOLENIE nr ............................

Egz. nr ...

........................................................

(miejscowość, data)

na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej

Wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem ................. znajdującej się w ................................... z lat ..................... zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia ...................... z dnia ......... w ilości około .................. mb. z wyjątkiem poz. ........................................................................

...................................................................................

(pieczęć imienna i podpis osoby wydającej zezwolenie)

Egz. nr 1 - pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW brakującej dokumentację

Egz. nr 2 - pozostaje w archiwum SKW

ZAŁĄCZNIK Nr  7

WZÓR

REJESTR ZEZWOLEŃ NA ZNISZCZENIE

L.p.Nazwa jednostki/komórki organizacyjnej niszczącej dokumentacjęDaty skrajneLiczbaRodzaj dokumentacji/kategoria archiwalnaUwagi
mb.Pozycji ze spisu

ZAŁĄCZNIK Nr  8

WZÓR

PROTOKÓŁ*

"Zatwierdzam" ................................................

(miejscowość, data)

........................................................................

(kierownik jednostki organizacyjnej SKW)

zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji

Komisja w składzie:

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

dokonała w dniu ...................................... r. zniszczenia niżej wymienionych komunikatów oraz materiałów z obserwacji (np. fotografii, nagrań filmowych):

L.p.Rodzaj nośnika danych/nazwa dokumentuPojemność nośnikaNr ewidencyjnyNr egzemplarzaUwagi/sposób zniszczenia (rozmagnesowanie, zniszczenie fizyczne)

Przewodniczący komisji: - ................................................

(podpis)

Członkowie komisji: - ...................................................

(podpis)

- ...................................................

(podpis)

- .................................................

(podpis)

______

* Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)

ZAŁĄCZNIK Nr  9

WZÓR

PROTOKÓŁ*

"Zatwierdzam" .......................................

(miejscowość, data)

.......................................................................

(kierownik jednostki organizacyjnej SKW)

zniszczenia dokumentacji legalizacyjnej

Komisja w składzie:

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

zakwalifikowała do zniszczenia niżej wymienione dokumenty legalizacyjne:

L.p.Nazwa dokumentuNr dokumentuUwagi

Po zatwierdzeniu protokołu wyszczególnione dokumenty zostaną zniszczone komisyjnie.

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(podpis)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

Komisja stwierdza, iż w dniu ..... wyszczególnione w protokole dokumenty zostały zniszczone.

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(podpis)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

______

* Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)

ZAŁĄCZNIK Nr  10

WZÓR

PROTOKÓŁ*

"Zatwierdzam" .......................................

(miejscowość, data)

.......................................................................

(kierownik jednostki organizacyjnej SKW)

zniszczenia dokumentacji i materiałów, zawierających informacje i dane, o których mowa w art. 32 ustawy o SKW oraz SWW

Komisja w składzie:

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

dokonała w dniu ................... zniszczenia niżej wymienionej dokumentacji

L.p.Nazwa dokumentu/materiału

Rodzaj nośnika danych

Nr dokumentu/materiałuUwagi

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(podpis)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

______

* Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)

ZAŁĄCZNIK Nr  11

WZÓR

REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH

L.p.Nr spisu zdawczo-odbiorczegoData przekazania materiałówNazwa instytucji / archiwum do której przekazano materiałySygnatura archiwalna przekazywanych materiałówLiczba jednostek archiwalnychRodzaj materiałówUwagi
Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie. Jeśli zgadzasz się na używanie plików cookie kliknij "Zamknij" lub po prostu kontynuuj przeglądanie. Uzyskaj więcej informacji lub zmień ustawienia .