Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MON.2013.215

| Akt jednorazowy
Wersja od: 26 sierpnia 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 23/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 26 sierpnia 2013 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego

Służba Kontrwywiadu Wojskowego

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:

§  1. W zarządzeniu nr 42/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 21 grudnia 2009 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. Nr 24, poz. 260), wprowadza się następujące zmiany:
1) w § 2 uchyla się pkt 19 i 20;
2) w § 5 w ust. 2 pkt 3 otrzymuje brzmienie:

"3) symbolem "Bc" - mającą krótkotrwałą przydatność praktyczną, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla SKW.";

3) w § 10 ust. 1-3 otrzymują brzmienie:

"1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum SKW po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 2 i 4.

2. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem "B" o okresie przechowywania wynoszącym 5 lat lub krótszym, po upływie okresu jej przechowywania podlega brakowaniu w jednostce organizacyjnej SKW.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął oraz dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc", pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych SKW, wykonuje się w archiwum SKW, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 2.";

4) § 20 otrzymuje brzmienie:

"§ 20. 1. Dokumentacja i materiały zawierające informacje i dane, o których mowa w art. 32 ustawy o SKW oraz SWW, które nie stanowią dowodu popełnienia przestępstwa lub nie są istotne dla bezpieczeństwa potencjału obronnego Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają komisyjnemu zniszczeniu, z pominięciem czynności, o których mowa w § 12.

2. Zniszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, zarządza Szef SKW, na podstawie pisemnego, uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

3. Ze zniszczenia dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, sporządza się protokół zniszczenia, który podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW dokonującej zniszczenia dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, natomiast drugi egzemplarz włącza się do akt procedury operacyjnej, przekazywanych do archiwum SKW. Wzór protokołu określa załącznik nr 10 do zarządzenia.

5. Komisyjne zniszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum SKW.";

5) w § 21 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Materiały archiwalne SKW oraz dokumentacja niearchiwalna o okresie przechowywania dłuższym niż 5 lat, przekazywane są do archiwum SKW.";

6) załączniki nr 1-11 do zarządzenia otrzymują odpowiednio brzmienie określone w załącznikach nr 1-11 do niniejszego zarządzenia.
§  2. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

PROTOKÓŁ OCENY

"ZATWIERDZAM"

..............................................................................

(Szef Służby Kontrwywiadu Wojskowego)

Egz. pojedynczy

dokumentacji niearchiwalnej - ekspertyza

Komisja powołana decyzją nr .......................................... w składzie:

Przewodniczący komisji: ...............................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ...............................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

...............................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

...............................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

dokonała ekspertyzy archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BE" znajdującej się w ...............................................................................................

(podać jednostkę/komórkę organizacyjną)

Z kategorii "B" oznaczonej symbolem "BE" wydzielono dokumentację, której:

1) okres przechowywania przedłużono (podać klasę z wykazu akt, kategorię archiwalną

oraz wymienić numery zarejestrowanych dokumentów): ............................................................

2) zakwalifikowano do kategorii "A": ..................................................................................

3) utrzymano dotychczasowy okres przechowywania: .......................................................

.......................................................................................................................................................

Przewodniczący komisji: - ..............................................

(podpis)

Członkowie komisji: - ..............................................

(podpis)

- ..............................................

(podpis)

- ..............................................

(podpis)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM ..........* PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

"Zatwierdzam"

(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)

.......................................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej,

której dokumenty są brakowane)

L.p.Symbol z wykazu akt SKWHasło klasyfikacyjneKategoria archiwalnaDaty skrajneIlość metrów bieżącychUwagi

* wpisać odpowiednio "B" wraz z okresem przechowywania, "BE" wraz z okresem przechowywania lub "Bc"

UWAGA:

Kierownik jednostki organizacyjnej SKW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej SKW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających zniszczeniu, z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego, daty wytworzenia, liczby stron, stanowi załącznik do spisu dokumentacji niearchiwalnej.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

"Zatwierdzam"

(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)

.........................................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej,

której dokumenty są brakowane)

Komisja powołana decyzją nr ...................................................................... w składzie:

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem ............ * znajdującej się w

...............................................................................................................................

(podać jednostkę/komórkę organizacyjną)

w ilości ............ mb. Komisja stwierdziła, że dokumentacja wymieniona w załączonym spisie jest nieprzydatna dla celów praktycznych SKW /** jej terminy przechowywania, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt SKW upłynęły.

Przewodniczący komisji: - ................................................

(podpis)

Członkowie komisji: - ...................................................

(podpis)

- ...................................................

(podpis)

- .................................................

(podpis)

Załącznik:

Spis dokumentacji niearchiwalnej - ........................................

(ilość stron)

______

* wpisać odpowiednio "B" wraz z okresem przechowywania, "BE" wraz z okresem przechowywania lub "Bc"

** niewłaściwe skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

SPIS

..................................................... ........................., dnia ..........

(nazwa jednostki organizacyjnej)

.....................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

ZDAWCZO - ODBIORCZY nr ......................................................................

(nadaje i oznacza Archiwum SKW)

...............................................................................................................................

(wymienić nazwę archiwum)

dnia ........................................................................................................................

(wpisuje archiwum)

L.p.Oznaczenie wg wykazu aktTytuł jednostki archiwalnejKategoria archiwalnaDataIlość stron/ kartKlauzula teczkiUwagi (informacje o zniszczeniu bądź przekazaniu jednostki archiwalnej do archiwum państwowego)
rozpoczęciazakończenia

Razem pozycji: .........................................................; ilość metrów bieżących ...........................

.....................................................................................

(podpis kierownika jednostki/komórki organizacyjnej SKW)

Przekazał: ........................................... Przyjął: ........................................................

(podpis funkcjonariusza przekazującego) (podpis dyrektora archiwum

SKW lub upoważnionego funkcjonariusza)

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

REJESTR SPISÓW ZDAWCZO - ODBIORCZYCH

L.p.Data przyjęcia spisu zdawczo- odbiorczegoNazwa jednostki/komórki organizacyjnej SKW przekazującej spisyData wytworzenia dokumentacjiLiczba jednostek archiwalnychRozliczenie jednostek archiwalnychUwagi
według spisu zd.- odb.przyjętychzniszczonoprzekazanopozostało

ZAŁĄCZNIK Nr  6

WZÓR

ZEZWOLENIE nr ............................

Egz. nr ...

........................................................

(miejscowość, data)

na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej

Wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem ................. znajdującej się w ................................... z lat ..................... zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia ...................... z dnia ......... w ilości około .................. mb. z wyjątkiem poz. ........................................................................

...................................................................................

(pieczęć imienna i podpis osoby wydającej zezwolenie)

Egz. nr 1 - pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW brakującej dokumentację

Egz. nr 2 - pozostaje w archiwum SKW

ZAŁĄCZNIK Nr  7

WZÓR

REJESTR ZEZWOLEŃ NA ZNISZCZENIE

L.p.Nazwa jednostki/komórki organizacyjnej niszczącej dokumentacjęDaty skrajneLiczbaRodzaj dokumentacji/kategoria archiwalnaUwagi
mb.Pozycji ze spisu

ZAŁĄCZNIK Nr  8

WZÓR

PROTOKÓŁ*

"Zatwierdzam" ................................................

(miejscowość, data)

........................................................................

(kierownik jednostki organizacyjnej SKW)

zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji

Komisja w składzie:

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

dokonała w dniu ...................................... r. zniszczenia niżej wymienionych komunikatów oraz materiałów z obserwacji (np. fotografii, nagrań filmowych):

L.p.Rodzaj nośnika danych/nazwa dokumentuPojemność nośnikaNr ewidencyjnyNr egzemplarzaUwagi/sposób zniszczenia (rozmagnesowanie, zniszczenie fizyczne)

Przewodniczący komisji: - ................................................

(podpis)

Członkowie komisji: - ...................................................

(podpis)

- ...................................................

(podpis)

- .................................................

(podpis)

______

* Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)

ZAŁĄCZNIK Nr  9

WZÓR

PROTOKÓŁ*

"Zatwierdzam" .......................................

(miejscowość, data)

.......................................................................

(kierownik jednostki organizacyjnej SKW)

zniszczenia dokumentacji legalizacyjnej

Komisja w składzie:

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

zakwalifikowała do zniszczenia niżej wymienione dokumenty legalizacyjne:

L.p.Nazwa dokumentuNr dokumentuUwagi

Po zatwierdzeniu protokołu wyszczególnione dokumenty zostaną zniszczone komisyjnie.

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(podpis)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

Komisja stwierdza, iż w dniu ..... wyszczególnione w protokole dokumenty zostały zniszczone.

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(podpis)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

______

* Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)

ZAŁĄCZNIK Nr  10

WZÓR

PROTOKÓŁ*

"Zatwierdzam" .......................................

(miejscowość, data)

.......................................................................

(kierownik jednostki organizacyjnej SKW)

zniszczenia dokumentacji i materiałów, zawierających informacje i dane, o których mowa w art. 32 ustawy o SKW oraz SWW

Komisja w składzie:

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

..............................................................................................

(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

dokonała w dniu ................... zniszczenia niżej wymienionej dokumentacji

L.p.Nazwa dokumentu/materiału

Rodzaj nośnika danych

Nr dokumentu/materiałuUwagi

Przewodniczący komisji: ............................................................................................

(podpis)

Członkowie komisji: ..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

..............................................................................................

(podpis)

______

* Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228)

ZAŁĄCZNIK Nr  11

WZÓR

REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH

L.p.Nr spisu zdawczo-odbiorczegoData przekazania materiałówNazwa instytucji / archiwum do której przekazano materiałySygnatura archiwalna przekazywanych materiałówLiczba jednostek archiwalnychRodzaj materiałówUwagi