Zm.: zarządzenie w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2010.7.32

Akt jednorazowy

Wersja od: 7 czerwca 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 38

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 7 czerwca 2010 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 220, poz. 1600 i Nr 218, poz. 1592, z 2007 r. Nr 25, poz. 162, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz z 2009 r. Nr 178, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Nr 51 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 7 września 2006 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. KGSG Nr 7, poz. 59, z 2007 r. Nr 6, poz. 60 i Nr 12, poz. 107 oraz z 2008 r. Nr 12, poz. 88), zmienionym zarządzeniem Nr 32 z dnia 29 maja 2009 r., Nr 46 z dnia 12 czerwca 2009 r., Nr 71 z dnia 1 października 2009 r., Nr 81 z dnia 27 października 2009 r. i Nr 103 z dnia 24 grudnia 2009 r., wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 23:

a) uchyla się ust. 5,

b) ust. 6 otrzymuje brzmienie:

"6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się założenie przez kancelarię odrębnego dziennika korespondencji służącego do rejestracji określonego rodzaju dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową. Dokumenty rejestrowane w tym dzienniku oznacza się dodatkowym oznaczeniem umieszczonym w ich numerze ewidencyjnym.",

c) uchyla się ust. 7;

2) w § 24 w ust. 1 po pkt 3 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 4 w brzmieniu:

"4) dokumenty, o których mowa w § 25 ust. 2 pkt 1-3.";

3) § 25 otrzymuje brzmienie:

"§ 25. 1. W dziennikach korespondencji wychodzącej rejestruje się:

1) dokumenty wytworzone w jednostce organizacyjnej przesyłane poza jednostkę;

2) dokumenty wytworzone w komórce organizacyjnej, placówce lub dywizjonie Straży Granicznej przekazywane lub przesyłane do innej komórki organizacyjnej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, jeśli przekazanie lub przesłanie następuje między kancelariami lub oddziałami kancelarii.

2. W dziennikach korespondencji wychodzącej nie rejestruje się:

1) dokumentów zarejestrowanych jako dokumenty wchodzące komórki organizacyjnej, zwracanych do nadawcy lub przekazywanych w ramach tej samej jednostki organizacyjnej do innej komórki organizacyjnej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, bez odłączania lub dołączania załączników;

2) dokumentów przesyłanych przy użyciu urządzeń szyfrujących, zwanych dalej "szyfrofaksami", zarejestrowanych jako dokumenty wchodzące komórki organizacyjnej, które zawierają prośby o udzielenie informacji i odpowiedzi na te prośby;

3) szyfrofaksów zarejestrowanych jako dokumenty wchodzące komórki organizacyjnej, przesyłanych na podstawie dekretacji adresata do innej komórki lub jednostki organizacyjnej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, bez odłączania lub dołączania załączników;

4) formularzy ewidencyjnych, o których mowa w odrębnych przepisach dotyczących prowadzenia ewidencji związanej z wykonywaniem przez Straż Graniczną czynności operacyjno-rozpoznawczych, z zastrzeżeniem § 31b ust. 2.

3. Wzór szyfrofaksu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, określa załącznik nr 29c do zarządzenia.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3, po przesłaniu do innej komórki lub jednostki organizacyjnej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej podlegają rejestracji w dzienniku korespondencji wchodzącej komórki lub jednostki organizacyjnej, która je otrzymała.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, pracownik kancelarii otrzymującej dokument, oznacza go pieczęcią wpływu i nanosi nowy numer wchodzący, a poprzednią pieczęć wpływu, wraz z numerem wchodzącym, przekreśla trwałym środkiem piszącym koloru czarnego lub niebieskiego w sposób umożliwiający ich odczytanie.

6. Jeżeli od dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 3, odłączono załączniki lub ich część, bądź dołączono do nich dodatkowe załączniki, to ich przesłanie do innej komórki lub jednostki organizacyjnej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej bądź zwrot do nadawcy, następuje na podstawie nowego pisma przewodniego zarejestrowanego w dzienniku korespondencji wychodzącej.";

4) uchyla się § 26;

5) w § 31 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. W dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów nie rejestruje się dokumentów, których wzory określają odrębne przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji związanej z wykonywaniem przez Straż Graniczną czynności operacyjno-rozpoznawczych, zwanych dalej "formularzami ewidencyjnymi.";

6) w § 31a ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Formularze ewidencyjne zawierające prośby o udzielenie informacji są ewidencjonowane wyłącznie w rejestrze zapytań, którego wzór określa załącznik nr 29a do zarządzenia.";

7) w § 31b ust. 1-3 otrzymują brzmienie:

"1. Formularze ewidencyjne są oznaczane przyznanymi im klauzulami tajności.

2. Formularze ewidencyjne, którym nie nadano numerów rejestracyjnych spraw, sygnatur archiwalnych bądź numerów z rejestru zapytań są przesyłane jako załączniki do pism przewodnich, po zamieszczeniu na nich adnotacji: "Załącznik nr .... do pisma nr ......... z dnia ......".

3. Formularze ewidencyjne, którym nadano numery rejestracyjne spraw, sygnatury archiwalne bądź numery z rejestru zapytań przesyła się za tymi numerami lub sygnaturami za pośrednictwem wykazu przesyłek nadanych.";

8) w § 33 uchyla się ust. 5;

9) w § 42 po ust. 3 dodaje się ust. 3a w brzmieniu:

"3a. W przypadku, gdy kancelaria prowadzi również obsługę dokumentów jawnych, w dzienniku ewidencji informatycznych nośników danych dopuszcza się rejestrowanie nośników jawnych.";

10) w § 60 w ust. 2:

a) w pkt 4 w lit. b tiret czwarte otrzymuje brzmienie:

"napis: "tylko adresat" - jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania w aktach oraz napis: "do zwrotu" - jeżeli załączniki mają zostać zwrócone osobie podpisującej pismo;",

b) w pkt 6 lit. d otrzymuje brzmienie:

"d) datę wykonania dokumentu, a w przypadku wytworzenia dokumentu na akredytowanym stanowisku teleinformatycznym, datę jego wydrukowania,";

11) w § 65:

a) w ust. 1:

– wprowadzeniu do wyliczenia nadaje się brzmienie:

"Pracownik kancelarii przyjmując korespondencję do wysłania, z zastrzeżeniem ust. 5, wykonuje następujące czynności:",

– w pkt 3 po lit. m średnik na końcu zdania zastępuje się przecinkiem i dodaje się lit. n w brzmieniu:

"n) w rubryce "informacje uzupełniające" - numer szyfrofaksu nadany przez operatora urządzenia szyfrującego, w przypadku wysłania szyfrofaksu,",

b) po ust. 4 dodaje się ust. 5 i 6 w brzmieniu:

"5. Pracownik kancelarii po otrzymaniu szyfrofaksu, o którym mowa w § 25 ust. 2 pkt 2 i 3, wykonuje następujące czynności:

1) odnotowuje zwrot dokumentu dokonując adnotacji we właściwej rubryce dziennika korespondencji wchodzącej;

2) przekazuje dokument operatorowi urządzenia szyfrującego uzyskując od niego potwierdzenie odbioru w dzienniku korespondencji wchodzącej;

3) po wysłaniu dokumentu przez operatora urządzenia szyfrującego, dokonuje właściwych adnotacji w dzienniku korespondencji wchodzącej.

6. Szyfrofaks, o którym mowa w ust. 5, po jego wpływie do komórki lub jednostki organizacyjnej właściwej ze względu na zawartą w nim prośbę lub dekretację, podlega rejestracji w dzienniku korespondencji wchodzącej oraz przekazaniu osobie, która kierowała prośbę lub adresatowi wskazanemu w dekretacji.";

12) w § 66 w ust. 5 w pkt 3:

a) lit. c otrzymuje brzmienie:

"c) numer ewidencyjny dokumentu nadany przez nadawcę oraz datę jego rejestracji;",

b) po lit. h dodaje się lit. i w brzmieniu:

"i) w rubryce "informacje uzupełniające" - numer szyfrofaksu nadany przez operatora urządzenia szyfrującego, w przypadku otrzymania szyfrofaksu;";

13) w § 70 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Jeśli dokumenty, o których mowa w ust. 1, są dokumentami niearchiwalnymi oznaczonymi symbolem "Bc", wykonawca merytoryczny powinien umieścić na nich adnotację "Bc" oraz datę i podpis.";

14) użyte w § 19 w ust. 2 w pkt 9, w § 42 w ust. 1-3 i 7, w § 43 w ust. 1-5, w § 83 w ust. 1-5, w § 92 w ust. 3 i 4 oraz w załączniku nr 11 i 30 do zarządzenia, w różnej liczbie i przypadku, wyrazy "elektroniczny nośnik informacji" zastępuje się, użytymi w odpowiedniej liczbie i przypadku, wyrazami "informatyczny nośnik danych";

15) po załączniku nr 29b do zarządzenia dodaje się załącznik nr 29c w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

WZÓR

grafika