Zm.: zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.
Dz.Urz.MS.1998.3.12
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 24 sierpnia 1998 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
"Rozdział 6. Biurowość w sprawach karnych
Oddział 1. Repertoria
Pododdział 1. Przepisy ogólne
§ 278. W sądzie wojewódzkim prowadzi się repertoria:
K - dla spraw, w których akt oskarżenia wniesiono do sądu wojewódzkiego, oraz dla spraw w przedmiocie wydania wyroku łącznego,
Ka - dla spraw, w których wniesiono apelacje od wyroków sądów rejonowych,
Kz - dla spraw, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów rejonowych lub na zarządzenia prezesów tych sądów, z wyłączeniem zażaleń na postanowienia sądów wydane w postępowaniu wykonawczym,
Kz1 - dla spraw, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów rejonowych wydane w postępowaniu wykonawczym,
Wz - dla wniosków dotyczących warunkowych przedterminowych zwolnień.
§ 279. W sądzie rejonowym prowadzi się repertoria:
K - dla spraw, w których do sądu rejonowego wniesiono akt oskarżenia lub pismo zastępujące akt oskarżenia, oraz dla spraw w przedmiocie wydania wyroku łącznego,
Kws - dla spraw o wykroczenia przekazanych sądowi w trybie art. 512 § 1 k.p.k. oraz spraw o przestępstwa i wykroczenia skarbowe przekazane sądowi w trybie odwoławczym na podstawie odrębnych przepisów,
Kws I - dla spraw o wykroczenia przekazanych sądowi na podstawie art. 508 § 1 k.p.k.
§ 280. 1. Wpisując do repertorium sprawę dotyczącą kilku oskarżonych, należy nazwisko każdego z nich wpisać w oddzielnym wierszu repertorium pod wspólnym numerem porządkowym, oznaczając kolejne nazwiska początkowymi małymi literami alfabetu.
2. Nad nazwiskiem osoby, wobec której zastosowany został w postępowaniu przygotowawczym lub po wniesieniu aktu oskarżenia areszt tymczasowy, należy w repertorium wpisać czerwonym kolorem wyraz "areszt". Po uchyleniu aresztu napis ten należy przekreślić.
3. W przypadku gdy jednym z oskarżonych jest nieletni, należy nad jego nazwiskiem wpisać czerwonym kolorem oznaczenie "niel.".
§ 281. W razie wyłączenia sprawy do odrębnego postępowania na marginesie repertorium, w jednej linii z nazwiskiem oskarżonego, co do którego postępowanie wyłączono, należy wpisać wyraz "wyłączono". Po rozpoznaniu sprawy wyłączonej napis ten należy przekreślić. Przepis § 63 stosuje się odpowiednio.
§ 282. Numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium po wydaniu wyroku oraz po uprawomocnieniu się postanowienia o przekazaniu sprawy według właściwości innemu sądowi lub postanowienia o przekazaniu sprawy w celu uzupełnienia postępowania przygotowawczego albo po uprawomocnieniu się nakazu karnego lub innego rozstrzygnięcia kończącego postępowanie w danej instancji.
§ 283. W przypadku zawieszenia postępowania należy numer porządkowy sprawy zakreślić w repertorium i sprawę wpisać do wykazu spraw, w których postępowanie zawieszono, chyba że zawieszenie postępowania nie obejmuje wszystkich oskarżonych. W tym przypadku do wykazu wpisuje się tylko imię i nazwisko osoby, co do której postępowanie zawieszono.
Pododdział 2. Repertorium "K"
§ 284. 1. Rubryka "Symbol sprawy" służy do oznaczania spraw, których wyodrębnienie z ogólnej liczby spraw wpisanych do repertorium "K" jest celowe (m.in. na potrzeby statystyczne). W szczególności w rubryce tej zamieszcza się następujące oznaczenia skrótowe:
"ks" - sprawa karna skarbowa,
"u" - sprawa rozpoznawana w postępowaniu uproszczonym,
"n" - sprawa rozpoznawana w postępowaniu nakazowym,
"pr" - sprawa z oskarżenia prywatnego.
2. W razie zmiany trybu rozpoznawania sprawy oznaczenie, o którym mowa w ust. 1, należy odpowiednio zmienić.
§ 2841. Sprawy o przestępstwo, w wyniku którego pokrzywdzonym jest małoletni, oznacza się dodatkowo - na podstawie aktu oskarżenia - przez zamieszczenie na lewym marginesie repertorium - równolegle do numeru porządkowego sprawy - adnotacji sporządzonej czerwonym kolorem: "Pokrzywdzony małoletni". Oznaczenie może być zapisane w skrócie. Tę samą informację - jeśli wynika ona z orzeczenia sądu - zamieszcza się też w rubryce repertorium "Wyrok".
§ 285. W sprawach, w których w postępowaniu przygotowawczym lub w postępowaniu sądowym zostało wydane postanowienie o zabezpieczeniu roszczeń o naprawienie szkody albo grożących oskarżonemu kar majątkowych, należy umieścić na marginesie repertorium, obok numeru porządkowego danej sprawy, znak "Z".
§ 286. Informacje dotyczące kwalifikacji prawnej czynu wpisuje się na podstawie aktu oskarżenia, przy czym należy wymienić wszystkie zarzucane aktem oskarżenia czyny.
§ 287. Przy sporządzaniu adnotacji o składzie sądu, który rozpoznawał daną sprawę, należy używać oznaczeń skrótowych: "ław." - zwykły skład ławniczy, "zawod." - skład zawodowy, "5 os." - skład pięcioosobowy, "1 os." - sprawę rozpoznawał jeden sędzia.
§ 288. 1. W rubrykach "Wyrok" należy w szczególności wpisać odpowiednio: informacje dotyczące wymiaru kary orzeczonej za poszczególne czyny wraz z kwalifikacją prawną przyjętą przez sąd oraz karę łączną, informacje o zaliczeniu tymczasowego aresztowania, orzeczeniu dozoru, o środkach karnych, środkach zabezpieczających, darowaniu kary na podstawie amnestii, a także dane co do treści orzeczenia o kosztach sądowych oraz o obowiązkach związanych z warunkowym umorzeniem postępowania, orzeczeniem kary ograniczenia wolności lub warunkowym zawieszeniem wykonania kar.
2. W sprawach o przestępstwo, w wyniku którego została wyrządzona szkoda w mieniu, należy podać wysokość szkody ustaloną przez sąd (podać kwotę).
3. Jeżeli w jednej sprawie skazano dwie lub więcej osób, adnotację o wysokości szkody (niedoboru) wpisuje się oddzielnie co do każdego skazanego, w kwocie każdemu z nich przypisanej.
4. Jeżeli w jednej sprawie skazano dwie lub więcej osób za wspólnie popełnione przestępstwo, którym została wyrządzona szkoda (niedobór) w mieniu, pełną wysokość szkody ustalonej wyrokiem wpisuje się co do każdego skazanego, przy czym przy wpisie odnoszącym się do pierwszego skazanego umieszcza się znak odsyłacza: "x/".
5. W przypadku orzeczonego zobowiązania do naprawienia szkody, zasądzenia świadczenia pieniężnego lub nawiązki w rubrykach 13 lub 14 należy podać podstawę prawną oraz kwotę zasądzonego zobowiązania do naprawienia szkody (świadczenia pieniężnego, nawiązki). Jeżeli zobowiązanie nałożone zostało solidarnie na dwóch lub więcej skazanych, pełną wysokość orzeczonej kwoty wpisuje się co do każdego z nich, przy czym przy wpisie odnoszącym się do pierwszego ze skazanych umieszcza się znak odsyłacza: "x/".
§ 289. W rubrykach "Inne załatwienie" wpisuje się tylko te postanowienia, które kończą postępowanie (np. umorzenie lub warunkowe umorzenie postępowania) oraz adnotacje o przekazaniu sprawy innemu sądowi lub wydziałowi albo innemu organowi, z wyjątkiem przypadków żądania udzielenia pomocy sądowej.
§ 290. W rubryce "Środek odwoławczy" odnotowuje się również datę złożenia wniosku o sporządzenie na piśmie uzasadnienia wyroku oraz wskazuje, od kogo wniosek pochodzi. W razie wniesienia środka odwoławczego w postaci zażalenia przed wpisaniem daty i osoby wnoszącej zażalenie umieszcza się wyraz "zażalenie".
§ 291. W rubrykach "Orzeczenie II instancji" wpisuje się zwięzłą treść orzeczenia (np. "wyrok uchylono - do ponownego rozpoznania"). Jeżeli sąd II instancji orzekł merytorycznie, przepisy § 288 stosuje się odpowiednio.
§ 292. W przypadku zwrócenia oskarżycielowi publicznemu aktu oskarżenia w trybie art. 337 § 1 k.p.k., numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium po upływie terminu do wniesienia zażalenia na podstawie art. 337 § 2 k.p.k. Datę doręczenia oskarżycielowi aktu oskarżenia lub wezwania odnotowuje się w repertorium w rubryce "Uwagi".
§ 293. 1. W przypadku niewniesienia przez oskarżyciela prywatnego zryczałtowanej równowartości kosztów postępowania, numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium po upływie 14 dni od daty doręczenia oskarżycielowi wezwania do uiszczenia kosztów. Datę doręczenia odnotowuje się w repertorium w rubryce "Uwagi".
2. Jeżeli dowód wniesienia zryczałtowanej równowartości kosztów postępowania wpłynął po zakreśleniu numeru sprawy w repertorium, ale opłata została uiszczona w terminie, sprawę wpisuje się do repertorium na nowo, stosując § 61 ust. 2.
§ 294. W przypadku gdy sprawa ponownie wpłynęła do sądu (np. po uzupełnieniu postępowania przygotowawczego), a także w razie przekazania sprawy przez sąd II instancji do ponownego rozpoznania, podjęcia warunkowo umorzonego postępowania, wznowienia postępowania lub podjęcia warunkowo zawieszonego postępowania - sprawę wpisuje się ponownie do repertorium, stosując § 61 ust. 2.
§ 295. Wydanie wyroku łącznego obejmującego wyrok wydany w danej sprawie odnotowuje się przez zamieszczenie w repertorium w rubryce "Uwagi" adnotacji, wskazującej datę wydania wyroku łącznego, nazwę sądu i sygnaturę akt sprawy, w której wydano wyrok łączny.
§ 296. Przepisy niniejszego pododdziału stosuje się odpowiednio przy prowadzeniu innych repertoriów prowadzonych dla spraw karnych, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
Pododdział 3. Repertoria "Ka", "Kz", "Kz1" i "Wz".
§ 297. 1. W repertorium "Ka" w rubryce "Nazwisko i imię oskarżonego" wpisuje się nazwiska tylko tych oskarżonych, co do których wniesiono apelacje.
2. Rubrykę "Apelacja wniesiona przez" wypełnia się przez wpisanie, zależnie od okoliczności, wyrazów: oskarżony, oskarżyciel (publiczny, prywatny, posiłkowy), powód cywilny; w przypadku wniesienia apelacji przez prokuratora należy wpisać ponadto nazwę prokuratury.
3. W rubryce "Treść wyroku I instancji" wpisuje się zwięzłą treść orzeczenia odnoszącego się do osób, których dotyczą apelacje, ze wskazaniem kwalifikacji prawnej czynów.
4 W rubryce "Treść wyroku II instancji" wpisuje się zwięzłą treść tego wyroku. W przypadku gdy sąd odwoławczy orzekł merytorycznie, § 288 stosuje się odpowiednio.
5. Rubryki "Inne załatwienie" służą w szczególności do odnotowania odpowiednio: daty i treści orzeczenia, o pozostawieniu bez rozpoznania przyjętego środka odwoławczego (art. 430 k.p.k.).
§ 298. W repertorium "Kz" wpisanie informacji o utrzymaniu w mocy, uchyleniu lub częściowym uchyleniu albo zmianie postanowienia sądu I instancji lub zarządzenia prezesa sądu polega na umieszczeniu odpowiednio w jednej z rubryk 6-8 znaku "x". W przypadku gdy sąd odwoławczy załatwił sprawę w inny sposób, należy treść orzeczenia w tym przedmiocie wpisać słownie.
§ 2981. 1. W repertorium "Kz1'" wpisuje się zażalenia wniesione na postanowienia wydawane w postępowaniu wykonawczym.
2. Do prowadzenia repertorium "Kz1" stosuje się odpowiednio § 298.
§ 299. Do repertorium "Wz" wpisuje się wnioski o przedterminowe, warunkowe zwolnienie skazanego z odbycia reszty kary oraz szczegółowe informacje o sposobie ich załatwienia przez sąd penitencjarny.
Oddział 2. Wykazy i inne urządzenia ewidencyjne
Pododdział 1. Wykazy: "Ko", "Ko1", "Ko2" i "Med"
§ 300. 1. W sądzie wojewódzkim i rejonowym prowadzi się wykazy "Ko", "Ko1" i "Ko2".
2. Do wykazu "Ko" wpisuje się pisma i czynności sądowe w sprawach karnych, nie podlegające wpisowi do innych urządzeń ewidencyjnych, a dotyczące w szczególności:
1) udzielenia pomocy sądowej,
2) wznowienia postępowania,
3) przywrócenia praw i zatarcia skazania,
4) podjęcia warunkowo umorzonego postępowania,
5) zarządzenia wykonania kary warunkowo zawieszonej,
6) odroczenia i odwołania odroczenia wykonania kary,
7) unieważnienia orzeczeń,
8) prośby o ułaskawienie,
9) odszkodowania za niesłuszne skazanie, aresztowanie lub zatrzymanie,
10) odtworzenia akt sprawy,
11) wniosków złożonych na podstawie art. 508 § 4 i art. 515 § 1 k.p.k.,
12) wniosków o przyjęcie do depozytu sądowego art. 231 § 1 k.p.k.
3. Do wykazu "Ko" wpisuje się również wnioski złożone na podstawie art. 88 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach.
4. Wpisując do wykazu sprawy wymienione w ust. 2 pkt 1, 6 i 10 oraz w ust. 3, umieszcza się na marginesie, obok numeru porządkowego dokonanego wpisu, odpowiednie oznaczenie skrótowe: "ps" - pomoc sądowa, "odr" - odroczenie wykonania kary, "uł" - ułaskawienie, "akta" - odtworzenie akt, "Cu" - wniosek dotyczący cudzoziemców.
5 Pisma dotyczące czynności określonych w ust. 2 dołącza się do właściwych akt sprawy karnej, jeżeli są prowadzone w danym wydziale, a w korespondencji z nimi związanej należy powoływać sygnaturę "Ko" i sygnaturę sprawy "K". Jeżeli akt sprawy karnej nie ma w danym wydziale - pisma te przechowuje się w odrębnych teczkach.
§ 3001. 1. Do wykazu "Ko1" wpisuje się sprawy z zakresu szeroko rozumianego nadzoru sprawowanego przez sąd nad postępowaniem przygotowawczym w sprawach karnych, z wyłączeniem spraw wpisywanych do wykazu "Ko2", a w szczególności dotyczące:
1) zastosowania i przedłużania tymczasowego aresztowania w toku śledztwa lub dochodzenia (art. 250 i 263 k.p.k.),
2) zastosowania aresztowania jako kary porządkowej w toku postępowania przygotowawczego (do 30 dni) na wniosek prokuratora wobec osób uporczywie uchylających się od złożenia zeznania, wykonania czynności biegłego, tłumacza oraz wydania przedmiotów (art. 287 § 2 i art. 290 k.p.k.),
3) rozpoznawania zażaleń na zatrzymanie osoby (art. 246 k.p.k.),
4) rozpoznawania zażaleń na odmowę wszczęcia dochodzenia lub śledztwa oraz na umorzenie postępowania przygotowawczego (gdy prokurator nadrzędny nie przychylił się do zażalenia - art. 306 § 1 i 2 k.p.k.),
5) rozpoznawania wniosków prokuratora o skierowanie podejrzanego na badanie psychiatryczne połączone z obserwacją psychiatryczną w zakładzie zamkniętym oraz o przedłużenie tej obserwacji (art. 203 k.p.k.),
6) rozpoznawania zażaleń na postanowienia prokuratora co do zastosowania innych niż tymczasowe aresztowanie środków zapobiegawczych (art. 252 § 2 k.p.k.) oraz na postanowienia dotyczące zabezpieczenia majątkowego na mieniu oskarżonego (art. 293 § 2 k.p.k.),
7) rozpoznawania zażalenia oskarżonego na postanowienie prokuratora w sprawie zachowania w tajemnicy danych osobowych świadka (art. 184 § 5 k.p.k.),
8) zarządzania - na wniosek prokuratora - kontroli i utrwalania treści rozmów telefonicznych (art. 237 § 1 k.p.k.) oraz zatwierdzania postanowień prokuratora w tym przedmiocie, wydanych w sytuacjach nie cierpiących zwłoki (art. 237 § 2 k.p.k.), a także rozpoznawania zażaleń na postanowienia prokuratora dotyczące kontroli i utrwalania tych rozmów (art. 240 k.p.k.),
9) rozpoznawania wniosków prokuratora w przedmiocie orzeczenia o przepadku przedmiotu poręczenia majątkowego (art. 270 § 1 k.p.k.),
10) rozpoznawania wniosków prokuratora o orzeczenie przepadku przedmiotów tytułem środka zabezpieczającego - po prawomocnym umorzeniu dochodzenia lub śledztwa (art. 323 § 3 k.p.k.),
11) przesłuchania - na żądanie strony, prokuratora lub innego organu prowadzącego postępowanie - świadka w sytuacji, gdy zachodzi obawa niemożności przesłuchania go na rozprawie (art. 316 § 3 k.p.k.).
2. Wpisując do wykazu "Ko1" wnioski wymienione w ust. 1 pkt 1, zamieszcza się na marginesie - obok numeru porządkowego dokonanego wpisu - oznaczenie skrótowe "Ar".
3. Dla każdego wniosku (innego pisma) wpisanego do wykazu "Ko1" prowadzi się odrębne akta oznaczone symbolem tego wykazu. W przypadku gdy dokumentacja dotycząca załatwionego wniosku składa się z paru kart, "założenie akt" może sprowadzać się do trwałego ich połączenia i wyraźnego oznakowania pełną sygnaturą sprawy. Dokumentację tę przechowuje się w odrębnej teczce.
§ 3002. 1. Do wykazu "Ko2" wpisuje się wnioski prokuratora w przedmiocie umorzenia lub warunkowego umorzenia postępowania rozpoznawane przez sąd:
1) umorzenia postępowania wobec stwierdzenia niepoczytalności podejrzanego i potrzeby stosowania środków zabezpieczających (art. 324 k.p.k.),
2) warunkowego umorzenia postępowania karnego, w tym również w wyniku pomyślnego przebiegu postępowania mediacyjnego (art. 336 k.p.k.).
2. W sądach o niewielkim wpływie spraw wnioski, podlegające wpisaniu do wykazów "Ko1" i "Ko2", mogą być ewidencjonowane we wspólnej księdze.
3. Przepis § 3001 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
§ 301. Akta spraw Ko1 i Ko2 przechowuje się w oddzielnych grupach w porządku numerycznym. Tak samo przechowuje się akta spraw "Ko" , które nie dotyczą sprawy "K" , znajdującej się w danym wydziale (np. akta pomocy sądowej).
§ 3011. 1. W sądzie rejonowym prowadzi się wykaz "MED".
2. Do wykazu "MED" wpisuje się sprawy, które sąd postanowił skierować do postępowania mediacyjnego (art. 339 § 4 i art. 489 § 2 k.p.k.).
3. W wykazie "MED" wpisuje się w szczególności: sygnaturę akt właściwej sprawy "K", datę przesłania stosownych dokumentów do postępowania mediacyjnego, oznaczenie stron mediacji (oskarżonego i pokrzywdzonego), oznaczenie instytucji lub osoby godnej zaufania przeprowadzającej mediację oraz datę nadesłania sprawozdania z przebiegu postępowania mediacyjnego i jego wynik.
4 Do spraw ewidencjonowanych w wykazie "MED" nie stosuje się § 72.
Pododdział 2. Wykaz "Kop"
§ 3012. 1. W sądzie wojewódzkim prowadzi się wykaz "Kop".
2. Do wykazu "Kop" wpisuje się w szczególności:
1) czynności sądu w sprawach wniosków Ministra Sprawiedliwości o przejęcie albo przekazanie ścigania karnego osób, o których mowa w art. 590 § 1 k.p.k.,
2) wnioski kierowane za pośrednictwem Ministra Sprawiedliwości o wydanie przez państwo obce osoby, przeciwko której wszczęto postępowanie karne, o wydanie osoby w celu przeprowadzenia postępowania sądowego lub wykonania orzeczonej kary pozbawienia wolności, o przewóz osoby skazanej lub ściganej przez terytorium państwa obcego oraz o wydanie z terytorium państwa obcego dowodów rzeczowych (art. 593 k.p.k.),
3) przekazane przez prokuratora wnioski państw obcych o wydanie osoby ściganej dla przeprowadzenia przeciw niej postępowania karnego lub wykonania orzeczonej kary lub środka zabezpieczającego (art. 602 i 603 § 1 k.p.k.),
4) czynności sądu w sprawach wniosków Ministra Sprawiedliwości o przejęcie obywatela polskiego skazanego przez sąd państwa obcego, w celu wykonania kary pozbawienia wolności w Rzeczypospolitej Polskiej (art. 608 k.p.k.),
5) czynności sądu w sprawach wniosków Ministra Sprawiedliwości o przejęcie skazanego przez sąd polski cudzoziemca przez państwo, którego jest on obywatelem, w celu odbycia kary pozbawienia wolności (art. 610 k.p.k.).
Pododdział 3. Wykaz karnych kasacji "WKK"
§ 3013. 1. W sądzie wojewódzkim jako odwoławczym prowadzi się wykaz wniosków kasacyjnych złożonych w sprawach karnych - "WKK".
2. Wykaz "WKK" prowadzi się również w sądzie rejonowym dla spraw rozpoznawanych przez ten sąd w trybie odwoławczym.
3. Do wykazu "WKK" wpisuje się datę wpływu wniosku o doręczenie orzeczenia sądu odwoławczego, oznaczenie wnioskodawcy, sygnaturę akt sprawy karnej oraz daty: doręczenia odpisu wyroku z uzasadnieniem, złożenia kasacji oraz informacje o dalszym biegu postępowania kasacyjnego, aż do momentu przekazania akt sprawy z kasacją do Sądu Najwyższego oraz zwrotu akt z tego Sądu.
Pododdział 4. Wykazy "Kow" i "Pen"
§ 302. W sądzie penitencjarnym prowadzi się wykazy "Kow" i "Pen".
§ 303. 1. Do wykazu "Kow" wpisuje się w szczególności sprawy dotyczące:
1) udzielenia przerwy w wykonywaniu kary pozbawienia wolności (art. 153 k.k.w.),
2) odwołania przerwy w wykonywaniu kary pozbawienia wolności (art. 156 k.k.w.),
3) odwołania warunkowego zwolnienia (art. 160 k.k.w.),
4) obciążenia skazanego kosztami leczenia na podstawie art. 119 k.k.w.,
5) zmiany określonego w wyroku rodzaju i typu zakładu karnego (art. 74 k.k.w.),
6) wniosków skazanych składanych na podstawie art. 167 k.k.w.
2. Wpisując do wykazu sprawę dotyczącą udzielenia przerwy w wykonywaniu kary pozbawienia wolności, należy umieścić na marginesie - obok numeru porządkowego dokonanego wpisu - oznaczenie skrótowe "pr", a w odniesieniu do sprawy dotyczącej odwołania warunkowego zwolnienia - oznaczenie "owz".
§ 304. W postępowaniu z pismami dotyczącymi czynności wymienionych w § 303 ust. 1 stosuje się odpowiednio § 3001 ust. 3.
§ 305. Do wykazu "Pen" wpisuje się wszystkie sprawy rozstrzygane przez sędziego penitencjarnego w związku z wykonywaniem przez niego nadzoru nad tymczasowym aresztowaniem lub karą pozbawienia wolności, jeżeli nie podlegają one wpisaniu do odrębnego urządzenia ewidencyjnego.
Pododdział 5. Wykazy "Wp", "Wo" i "Wog".
§ 306. 1. W sądzie wojewódzkim i rejonowym prowadzi się wykaz "Wp", dotyczący wykonania prawomocnie orzeczonych kar pozbawienia wolności.
2. W sądzie rejonowym prowadzi się wykaz "Wo", dotyczący wykonania prawomocnie orzeczonych kar ograniczenia wolności.
§ 307. 1. Do wykazu "Wp" wpisuje się nazwiska osób skazanych na karę pozbawienia wolności bez warunkowego zawieszenia jej wykonania oraz osób, w stosunku do których sąd zarządził wykonanie kary zastępczej lub wykonanie kary pozbawienia wolności orzeczonej z warunkowym zawieszeniem jej wykonania.
2. W uzasadnionych przypadkach prezes sądu może zarządzić prowadzenie odrębnego wykazu "Wp" dla osób, wobec których sąd zarządził wykonanie zastępczej kary pozbawienia wolności. W przypadku wprowadzenia takiego wykazu należy oznaczyć go symbolem "Wp1".
3. Jeżeli w sądzie nie prowadzi się odrębnego wykazu "Wp1", to w rubryce "Uwagi" wykazu "Wp" wpisuje się czerwonym kolorem informację "kara zastępcza".
§ 308. 1. Wpisu do wykazu "Wp" dokonuje się niezwłocznie po wydaniu zarządzenia w przedmiocie wykonania kary.
2. Nazwisko każdego skazanego wpisuje się do wykazu "Wp" pod oddzielnym numerem porządkowym.
§ 309. Jeżeli zostało orzeczone umieszczenie skazanego w zamkniętym zakładzie psychiatrycznym lub leczenia odwykowego, w rubryce "Uwagi" wykazu "Wp" odnotowuje się datę umieszczenia w zakładzie i datę zwolnienia.
§ 310. Wpis w wykazie "Wp" podlega zakreśleniu po otrzymaniu z administracji zakładu karnego informacji zawierającej obliczenie kary, jeżeli zostały też skierowane do wykonania wszystkie orzeczone wobec tego skazanego środki karne wpisane do wykazu "Wp", chociażby w przyszłości zaistniała potrzeba dokonania dalszych zapisów dotyczących treści orzeczeń wydawanych w postępowaniu wykonawczym.
§ 311. 1. Do wykazu "Wo" wpisuje się nazwiska osób skazanych na karę ograniczenia wolności bez warunkowego zawieszenia jej wykonania.
2. Wpisu do wykazu "Wo" dokonuje się niezwłocznie po wydaniu zarządzenia w przedmiocie wykonania kary, a jeżeli kara będzie wykonywana przez inny sąd niż ten, który ją orzekł, niezwłocznie po nadejściu odpisu orzeczenia, z poleceniem wykonania kary ograniczenia wolności. Przepis § 308 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
§ 312. 1. Dla sprawy przekazanej z innego sądu do wykonania kary ograniczenia wolności należy równocześnie z dokonaniem wpisu do wykazu "Wo" założyć teczkę opatrzoną oznaczeniem i numerem porządkowym wykazu (np. Wo 22/98), powiadamiając niezwłocznie sąd przekazujący o przystąpieniu do wykonania kar.
2. Wpisując do wykazu "Wo" sprawę przekazaną z innego sądu do wykonania kary ograniczenia wolności, należy obok sygnatury akt sprawy karnej wpisać również nazwę sądu orzekającego.
§ 313. Wpis w wykazie "Wo" podlega zakreśleniu po zakończeniu odbywania przez skazanego kary ograniczenia wolności wobec upływu czasu, na jaki była orzeczona, lub po zwolnieniu od odbywania reszty kary ograniczenia wolności albo po wykonaniu postanowienia w przedmiocie zamiany kary ograniczenia wolności na zastępczą karę grzywny lub karę pozbawienia wolności (art. 65 k.k.w.).
§ 314. W teczce "Wo" przechowuje się w szczególności odpis wykonywanego orzeczenia oraz pisma i dokumenty dotyczące osoby odbywającej karę ograniczenia wolności.
§ 315. Prezes sądu może zarządzić zakładanie teczek dla wszystkich osób wpisanych do wykazu "Wo", jeżeli przemawiają za tym względy natury organizacyjnej.
§ 316. Po zakreśleniu pozycji w wykazie "Wo" teczkę należy dołączyć do akt sprawy karnej.
§ 3161. 1. W sądzie wojewódzkim i w sądzie rejonowym prowadzi się wykaz "Wog".
2. Do wykazu "Wog" wpisuje się nazwiska skazanych, których sąd wzywa do wyrażenia zgody na wykonywanie pracy społecznie użytecznej w zamian za nie uiszczoną w terminie i nie rozłożoną na raty grzywnę, co do której zostało stwierdzone, że nie można jej ściągnąć w drodze egzekucji (art. 45 § 1 k.k.w.), lub skazanych, którzy złożyli wnioski w tym przedmiocie.
3. W wykazie "Wog" wpisuje się datę wezwania skazanego do wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 2, oraz krótkie informacje o podjętych przez sąd rozstrzygnięciach w przedmiocie: zamiany grzywny na pracę społecznie użyteczną lub zarządzenia wykonania zastępczej kary pozbawienia wolności; po wydaniu postanowienia sądu pozycja w wykazie "Wog" podlega zakreśleniu.
4. Nazwiska skazanych, wobec których sąd orzekł o zamianie grzywny na pracę społecznie użyteczną, wpisuje się do wykazu "Wo" na zasadach ogólnych, zaznaczając na marginesie tego wykazu, obok numeru porządkowego dokonanego wpisu, czerwonym kolorem skrót "Wog". Przepisy poprzedzające w zakresie prowadzenia wykazu i teczek "Wo" stosuje się odpowiednio.
5. Nazwiska skazanych, wobec których sąd zarządził wykonanie zastępczej kary pozbawienia wolności, wpisuje się na zasadach ogólnych do wykazu "Wp" lub "Wp1" stosownie do przepisów § 307.
Pododdział 6. Wykaz "D"
§ 317. Dla osób, wobec których orzeczono dozór, prowadzi się wykaz "D".
§ 318. W wykazie "D" w sądzie rejonowym ewidencjonuje się nazwiska osób oddanych pod dozór w związku z warunkowym zawieszeniem wykonania kary pozbawienia lub ograniczenia wolności, w związku z warunkowym przedterminowym zwolnieniem, a także na podstawie art. 95 § 2 k.k., art. 98 k.k. oraz art. 167 k.k.w.
§ 319. 1. Niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia o oddaniu skazanego pod dozór, a jeżeli dozór będzie sprawowany przez inny sąd niż ten, który orzekł dozór, niezwłocznie po nadejściu odpisu orzeczenia z poleceniem wykonywania dozoru, należy wpisać nazwisko i imię skazanego do wykazu "D" i założyć teczkę dozoru opatrzoną kolejnym numerem porządkowym wykazu (np. "D15/98").
2. W wykazie odnotowuje się nazwisko i imię skazanego, nazwę sądu orzekającego i sygnaturę akt sprawy, datę założenia teczki dozoru, datę zakończenia okresu próby, oznaczenie sprawującego dozór oraz datę i przyczynę faktycznego zakończenia dozoru.
3. W teczce dozoru przechowuje się w szczególności: odpis orzeczenia, polecenie wykonywania dozoru, powierzenie sprawowania dozoru kuratorowi, innej osobie godnej zaufania, instytucji albo organizacji społecznej oraz nadsyłane sprawozdania. W odniesieniu do warunkowo zwolnionych w teczce przechowuje się opinie i wnioski dotyczące ich zachowania się w zakładach karnych.
§ 320. W wypadku zmiany osoby, instytucji lub organizacji, której powierzono sprawowanie dozoru, przekreśla się w wykazie poprzedni zapis i wpisuje aktualne dane oraz datę dokonanej zmiany.
§ 321. W wypadku zmiany miejsca sprawowania dozoru teczkę dozoru przesyła się sądowi właściwemu. Sąd, któremu przekazano wykonywanie dozoru, przesyła sądowi wysyłającemu potwierdzenie objęcia dozoru.
§ 322. Z chwilą zakończenia dozoru należy zakreślić w wykazie "D" numer porządkowy, a teczkę dozoru dołączyć do akt sprawy karnej.
§ 323. W razie zmiany miejsca sprawowania dozoru zakreśla się w wykazie "D" numer porządkowy po otrzymaniu potwierdzenia objęcia dozoru przez sąd, któremu przekazano wykonywanie dozoru.
§ 324. Teczki aktualnie sprawowanego dozoru przechowuje się w porządku numerycznym.
Pododdział 7. Wykazy "Wu", "Ar" i "Zpk"
§ 325. 1. Wykaz "Wu" prowadzony jest w sądzie rejonowym dla ewidencjonowania nazwisk osób, wobec których postępowanie zostało prawomocnie warunkowo umorzone przez ten sąd, oraz nazwisk osób, wobec których postępowanie zostało warunkowo umorzone przez inny sąd (m.in. przez sąd wojewódzki), a wykonanie orzeczenia przekazano sądowi rejonowemu, właściwemu według miejsca zamieszkania osoby poddanej próbie, w celu nadzorowania przebiegu dozoru w okresie tej próby oraz wykonania nałożonych przez sąd obowiązków (art. 177 k.k.w.).
2. Wpisu do wykazu dokonuje się z uwzględnieniem porządku alfabetycznego nazwisk osób wpisywanych. Numerację porządkową prowadzi się odrębnie dla każdej litery alfabetu.
3. W wykazie uwidacznia się w szczególności sygnaturę akt sprawy karnej (ewentualnie oznaczenie sądu orzekającego), kwalifikację czynu zarzucanego oskarżonemu oraz wyznaczone terminy bieżącej kontroli przeprowadzonej przez sędziego w okresie próby.
4. Numer porządkowy wykazu zakreśla się po pomyślnym upływie okresu próby i dodatkowych sześciu miesięcy lub po podjęciu warunkowo umorzonego postępowania.
5. Zakończenie roku kalendarzowego zaznacza się w wykazie czerwoną linią poziomą; z początkiem nowego roku kalendarzowego numerację wpisów w wykazie "Wu" rozpoczyna się na nowo.
6. Akta spraw, w których postępowanie warunkowo umorzono, przedstawia się do bieżącej kontroli w terminach oznaczonych w wykazie "Wu".
§ 326. W sądzie wojewódzkim jako sądzie I instancji i w sądzie rejonowym prowadzony jest wykaz "Ar".
§ 327. 1. W wykazie "Ar" ewidencjonuje się nazwiska osób tymczasowo aresztowanych pozostających do dyspozycji danego sądu w sprawach pierwszoinstancyjnych, rozpoznawanych przez ten sąd.
2. Zakreślenie numeru porządkowego w wykazie "Ar" następuje z chwilą:
1) wykonania postanowienia o uchyleniu tymczasowego aresztowania,
2) przekazania osoby tymczasowo aresztowanej do dyspozycji innego sądu lub organu, z wyłączeniem przekazań związanych z rozpoznawaniem sprawy przez sąd odwoławczy,
3) skierowania prawomocnego wyroku do wykonania
- w zależności od tego, które z wymienionych zdarzeń nastąpi wcześniej.
3. W sprawach przekazanych sądowi odwoławczemu z apelacją lub zażaleniem, mimo "czasowego" przekazania tymczasowo aresztowanego do dyspozycji sądu odwoławczego, odpowiednia pozycja w wykazie "Ar" pozostaje nie zakreślona do czasu zwrotu akt sądowi pierwszej instancji i dokonania w tym wykazie adnotacji, o których mowa w ust. 2.
4. Ze względów praktycznych w wydziałach karnych sądów II instancji prowadzi się podręczne kontrolki dla notowania aktualnych terminów, w których upływają okresy tymczasowego aresztowania osób pozostających do dyspozycji danego sądu (wydziału).
§ 328. 1. W sądzie wojewódzkim i rejonowym prowadzony jest wykaz "Zpk".
2. W wykazie "Zpk" wpisuje się nazwiska i imiona osób, co do których postępowanie zostało zawieszone. Zapisy można prowadzić w tej samej księdze w ciągu kilku lat; § 325 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
3. W razie podjęcia postępowania należy w rubryce "Uwagi" wykazu "Zpk" wpisać datę podjęcia postępowania, numer porządkowy, jaki otrzymała sprawa przy ponownym wpisaniu do repertorium, jak również datę ustania przyczyny zawieszenia postępowania (ujęcie oskarżonego, zakończenie leczenia itp.).
4. Numer porządkowy wykazu zakreśla się po podjęciu postępowania lub po upływie okresu przedawnienia.
§ 329. Wykaz spraw, w których postępowanie zawieszono, powinien być kontrolowany przez przewodniczącego wydziału nie rzadziej niż raz na miesiąc, przy czym nie rzadziej niż raz na trzy miesiące podlegają sprawdzeniu akta sprawy w celu ustalenia, czy zaistniała podstawa do podjęcia zawieszonego postępowania lub do wydania innego stosownego zarządzenia.
§ 330. W przypadku zawieszenia postępowania przez sąd odwoławczy sąd ten podejmuje czynności zmierzające do ustalenia, czy nie ustała przyczyna, dla której postępowanie zawieszono.
Pododdział 8. Kontrolki "Wab", "Du", "Pp" i skorowidz.
§ 3301. 1. W wydziałach karnych prowadzi się kontrolkę "Wab" dla bieżącej kontroli sprawności postępowania w sprawach przekazanych biegłym w celu wydania opinii.
2. Do prowadzenia kontrolki "Wab" stosuje się § 116 ust. 2 i § 117.
§ 331. 1. W kontrolce "Du" wpisuje się nazwiska i imiona skazanych, co do których sąd zarządził zebranie wiadomości o ich zachowaniu się w okresie próby, odroczenia lub przerwy kary albo w okresie zawieszenia postępowania wykonawczego.
2. W kontrolce "Du" wpisuje się również nazwiska i imiona osób, co do których sąd, prokurator lub policja zarządzili przeprowadzenie wywiadu środowiskowego przez zawodowego kuratora sądowego na podstawie art. 214 § 1 k.p.k.
3. W kontrolce uwidacznia się w szczególności: sygnaturę akt sprawy karnej, datę wydania zarządzenia oraz sposób zebrania wiadomości i datę otrzymania informacji; § 325 ust. 2, 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
4. Przy pozycjach wpisów, o których mowa w ust. 2, na marginesie kontrolki wpisuje się czerwonym kolorem odpowiednie oznaczenia skrótowe "sąd", "prok", "Pol".
§ 332. 1. W kontrolce "Pp" wpisuje się nazwiska i imiona osób, co do których wpłynęły wnioski o udzielenie pomocy postpenitencjarnej lub wszczęto postępowanie z urzędu.
2. W kontrolce uwidacznia się w szczególności sygnaturę akt sprawy karnej, rodzaj świadczonej pomocy postpenitencjarnej, nazwę instytucji, do której zwracano się o pomoc, oraz datę i oznaczenie występującego o pomoc. Przepisy § 325 ust. 2 i 5 stosuje się odpowiednio.
§ 333. W skorowidzu alfabetycznym wpisuje się nazwisko i imię oskarżonego oraz oznaczenie i numer księgi, w której wpisana została dotycząca go sprawa. Jeżeli w jednej sprawie jest kilku oskarżonych, należy nazwisko i imię każdego z nich wpisać osobno.
Oddział 3. Akta
§ 334. 1. Akta spraw, w których zastosowano tymczasowe aresztowanie, oznacza się wyrazem "areszt". Na każdym piśmie wysyłanym w sprawach, w których oskarżony przebywa w areszcie, umieszcza się napis "areszt".
2. Na okładkach akt umieszcza się, w razie potrzeby, właściwe dla danej sprawy oznaczenia, np. "zabezpieczenie", "poręczenie", "dozór policji", "nieletni", "uproszczone", "prywatnoskargowa", "dowód rzeczowy", przy czym dla oznaczeń tych można stosować odpowiednie skróty. W odniesieniu do zabezpieczeń i dowodu rzeczowego, obok skrótu "Z" lub "d.rz.", podaje się numer karty obejmującej wykaz zabezpieczonych lub przechowywanych przedmiotów.
3. W wykazie przechowywanych przedmiotów należy wymienić wszystkie przedmioty przechowywane w aktach sprawy lub w biurze podawczym, jak również przedmioty przekazane do depozytu sądowego lub złożone w kasie sądowej albo oddane na przechowanie właścicielowi przedmiotu lub innej osobie.
§ 335. Akta sądowe prowadzi się jako dalszy ciąg akt postępowania przygotowawczego, zachowując ciągłość numeracji kart.
§ 336. 1. Przed pierwszą kartą akt należy wszyć karty wykazu wydatków i wykazu czynności wykonawczych; karty te nie są numerowane.
2. Do wykazu wydatków wpisuje się wydatki poniesione w trakcie postępowania przygotowawczego oraz na bieżąco każdą należność zaliczoną do kosztów postępowania. W odniesieniu do należności świadków i należności za konwojowanie wpisuje się także termin czynności sądowej, a co do należności biegłych oznaczenie czynności biegłego.
3. W wykazie czynności wykonawczych wpisuje się w szczególności wszystkie daty i dane dotyczące zatrzymania i osadzenia skazanego, miejsca jego osadzenia oraz przekazania go do dyspozycji innego organu lub zwolnienia.
§ 337. 1. Dla sprawy o wydanie wyroku łącznego zakłada się nowe akta zawierające wniosek lub zarządzenie w przedmiocie wydania wyroku łącznego, odpisy prawomocnych wyroków, które podlegać mają połączeniu, oraz akta spraw, w których wydano te wyroki.
2. Przesyłając akta sprawy w celu wydania wyroku łącznego, należy uczynić w nich adnotację co do zakresu, w jakim orzeczona kara została wykonana.
3. Niezwłocznie po wydaniu wyroku łącznego należy uczynić w aktach sprawy adnotację, w jakim zakresie orzeczona kara została wykonana.
4. Odpis prawomocnego wyroku łącznego lub odpis orzeczenia odmawiającego połączenia kar przesyła się wraz z aktami zwracanych spraw sądom, których wyroki były przedmiotem rozpoznania.
§ 338. 1. Akta spraw przekazuje się do archiwum zakładowego po otrzymaniu zawiadomienia z zakładu karnego o osadzeniu skazanego, chyba że nie zakończono innych czynności sądowych związanych z wykonaniem orzeczenia.
2. Przewodniczący wydziału może zarządzić wcześniejsze przesłanie akt do składnicy i w miarę potrzeby założenie akt zastępczych.
Oddział 4. Inne czynności biurowe
§ 339. Korespondencję w sprawach dotyczących osób tymczasowo aresztowanych należy załatwiać bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością spraw.
§ 340. Sąd, który orzekł w sprawie nieletniego odpowiadającego wspólnie z dorosłymi, powinien w ciągu 7 dni po uprawomocnieniu się orzeczenia podlegającego wykonaniu przesłać właściwemu sądowi rodzinnemu odpis tego orzeczenia oraz opinię o nieletnim, opracowaną w rodzinnym ośrodku diagnostyczno-konsultacyjnym. Datę przesłania oraz nazwę sądu rodzinnego, do którego przesłano orzeczenie, odnotowuje się w repertorium "K" w rubryce "Uwagi".
§ 341. W zawiadomieniu o wszczęciu lub zakończeniu postępowania należy wymienić nazwisko i imię oraz stanowisko służbowe oskarżonego, a ponadto określić zwięźle czyn zarzucony oskarżonemu, kwalifikację prawną tego czynu, zastosowany środek zapobiegawczy, wskazać miejsce osadzenia oskarżonego oraz podać zwięźle treść orzeczenia.
§ 342. 1. W zawiadomieniu o skazaniu osoby podlegającej powszechnemu obowiązkowi służby wojskowej należy w szczególności podać nazwisko i imię, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, ostatnie miejsce zamieszkania skazanego i zwięzłą treść orzeczenia.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do zawiadomień o dacie rozpoczęcia i ukończenia wykonywania kary pozbawienia wolności, o darowaniu lub złagodzeniu kary z mocy amnestii lub w drodze łaski oraz o zatarciu skazania.
§ 343. Pisma sądu dotyczące wykonania wyroku, a w szczególności udzielenia odroczenia lub przerwy wykonania kary, polecenia przyjęcia do zakładu karnego opatruje się urzędową pieczęcią sądu i czytelnym podpisem sędziego, a ponadto należy w nich podać oprócz nazwiska i imienia osoby, której pismo dotyczy, również datę i miejsce jej urodzenia, imiona rodziców i nazwisko rodowe matki.
§ 344. Przyjmując przedmiot na przechowanie, biuro podawcze wydaje potwierdzenie odbioru przedmiotu, które powinno wymienić przedmiot przyjęty na przechowanie, oznaczenie sprawy oraz numer porządkowy księgi przechowywanych przedmiotów. Potwierdzenie to dołącza się do akt sprawy.
§ 345. Przy przyjęciu przedmiotu na przechowanie biuro podawcze zaznacza na przedmiocie lub opakowaniu, w związku z jaką sprawą przedmiot został przyjęty, z wymienieniem sądu, sygnatury akt i numeru porządkowego księgi przechowywanych przedmiotów.
§ 346. Odbiór przedmiotu z biura podawczego i zwrot przedmiotu następuje za potwierdzeniem odbioru.
§ 347. Jeżeli zwrot pobranego z biura podawczego przedmiotu nie nastąpi w ciągu 7 dni, należy ustalić przyczynę zwłoki i w razie stwierdzenia uchybienia zawiadomić o tym prezesa sądu.
§ 348. W wypadku bezskutecznego upływu terminu do dobrowolnego uiszczenia należności sądowych - jeśli zapłata tych należności nie została ani rozłożona na raty, ani umorzona - sąd wykonujący orzeczenie przesyła właściwemu organowi egzekucyjnemu tytuł wykonawczy, do którego dołączone zostają wynikające z akt sprawy informacje, mogące ułatwić wszczęcie i prowadzenie egzekucji. W szczególności należy:
1) obok imienia i nazwiska skazanego podać datę i miejsce jego urodzenia, imiona rodziców i miejsce zamieszkania,
2) określić miejsce pracy skazanego albo źródło utrzymania jego lub współmałżonka oraz stan rodzinny,
3) załączyć odpisy protokołów zajęcia, jeżeli zajęcia dokonał organ inny niż organ mający prowadzić egzekucję,
4) oznaczyć, czy i które z przedmiotów określonych w protokołach wymienionych w pkt 3 zostały wyłączone spod zajęcia albo o których wyłączenie toczy się postępowanie.
"§ 3483. 1. W wydziale karnym sądu apelacyjnego prowadzi się repertoria:
"AKa" - dla spraw karnych, w których wniesiono apelację od wyroków sądów wojewódzkich,
"AKz" - dla spraw karnych, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów wojewódzkich lub na zarządzenia prezesów tych sądów, z wyłączeniem zażaleń na postanowienia sądów wydane w postępowaniu wykonawczym,
"AKz1" - dla spraw, w których wniesiono zażalenia na postanowienia sądów wojewódzkich wydane w postępowaniu wykonawczym.
2. W wydziale tym prowadzi się również wykaz "AKo" dla pism i czynności sądowych w sprawach karnych, które nie podlegają wpisowi do innych urządzeń ewidencyjnych, a dotyczą np. wznowienia postępowania, odszkodowania za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie, prośby o ułaskawienie, stwierdzenia nieważności orzeczenia z mocy samego prawa (art. 102 k.p.k.) oraz przedłużenia stosowania tymczasowego aresztowania.
§ 3485. W wydziałach cywilnych, wydziałach pracy i ubezpieczeń społecznych oraz w wydziałach karnych sądów apelacyjnych dla ewidencji wniosków o doręczenie odpisów wyroków sądów drugiej instancji z uzasadnieniem (wniosków kasacyjnych) prowadzi się wykazy "WCK", "WKK"; § 114-1144, 259 ust. 3 i § 3013 stosuje się odpowiednio".