Zm.: zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.
Dz.Urz.MS.1997.5.57
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 15 października 1997 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
"§ 173. 1. Dla każdego podmiotu (organizacji) wpisanego do rejestru oraz dla każdej pozycji w rejestrze zastawów prowadzi się jedne zbiorcze akta rejestrowe obejmujące akta postępowania w sprawie dokonania pierwszego wpisu do rejestru oraz dołączane sukcesywnie akta zakończonych postępowań we wszystkich sprawach o dokonanie dalszych wpisów w rejestrze dotyczących danego podmiotu (danego zastawu).
2. Akta rejestrowe obejmują również wszelkie dokumenty stanowiące podstawę dokonania wpisów w rejestrze.
3. Akta rejestrowe przechowuje się w sekretariacie ułożone według kolejności numerów rejestru. Akta postępowania przechowuje się oddzielnie aż do momentu zakończenia tego postępowania.
§ 174. 1. W zaświadczeniu wydawanym przez sąd rejestrowy o przedstawieniu sądowi inwentarza i bilansu wymienia się: datę zaświadczenia, nazwę sądu, określenie podmiotu składającego inwentarz i bilans, datę przedstawienia inwentarza i bilansu oraz datę ich sporządzenia.
2. Zaświadczenie, o którym mowa w ust. 1, podpisuje kierownik sekretariatu i umieszcza na nim pieczęć urzędową sądu.";
"Oddział 3. Szczegółowe zasady organizacji pracy i prowadzenia biurowości w wydziałach rejestru zastawów
§ 1742. 1. Do czasu uruchomienia krajowej sieci połączeń informatycznych, zadania sekretariatu, o których mowa w § 6, w wydziałach rejestru zastawów wykonywane są w siedzibie sądu oraz w Centrali Rejestru Zastawów w Warszawie.
2. W ramach sekretariatu wydziału rejestru zastawów tworzy się sekcję komunikacji, której zadaniem jest wykonywanie czynności związanych z wymianą korespondencji między wydziałem a Centralą Rejestru Zastawów.
§ 1743. 1. Podstawowe urządzenia ewidencyjne dotyczące spraw i czynności powierzonych wydziałowi rejestru zastawów prowadzone są wyłącznie w systemie komputerowym.
2. Przepis ust. 1 nie dotyczy kontrolek pomocniczych.
§ 1744. W postępowaniu rejestrowym w wydziałach, w których stosuje się w pełni system informatyczny, dopuszcza się dekretowanie spraw oraz zamieszczanie adnotacji o wykonaniu dekretacji na zasadach automatycznych.
§1745. Dla ewidencjonowania wniosków o wpis do rejestru zastawów prowadzi się wykaz Ns-Rej oznaczony skrótem literowym Za.
§ 1746. W sprawach wpisanych do wykazu Ns-Rej. Za sygnaturę akt sprawy rozszerzoną na wstępie o skrót nazwy sądu uzupełnia się na końcu liczbą kontrolną wynikającą z systemu informatycznego np.: KA.VIII.Ns-Rej.Za/127/98/108.
§ 1747. Rejestrowanie wniosków o wpisywanie dalszych adnotacji w wykazie Ns-Rej.Za odbywa się na zasadach ogólnych, określonych w niniejszym zarządzeniu, z następującymi zastrzeżeniami:
1) pod kolejnym numerem wpisuje się do wykazu wniosek o wpis zastawu rejestrowego,
2) załatwienie sprawy uwidacznia się w wykazie przez wpisanie daty wydania postanowienia lub zarządzenia,
3) załatwienie sprawy (zakreślenie jej numeru porządkowego) uwidaczniane jest również w wykazie w sposób graficzny,
4) w rubrykach wykazu dotyczących uczestników postępowania odnotowuje się imiona i nazwiska albo nazwy wszystkich uczestników postępowania wraz z adresami.
§ 1748. 1. Niezwłocznie po zabezpieczeniu wprowadzonych do wykazu Ns-Rej.Za danych dotyczących złożonych wniosków oraz informacji wydanych postanowieniach sądu, sekretariat wydziału przygotowuje spisy odpisów wniosków i postanowień przeznaczonych do przekazania przez sekcję komunikacji do Centrali Rejestru Zastawów.
2. Spisy, o których mowa w ust. 1, sporządzane są odrębnie dla odpisów wniosków: o dokonanie pierwszego wpisu, o zmianę wpisu i o wykreślenie z rejestru zastawów. Odrębne spisy sporządza się również dla odpisów postanowień sądu zarządzających wpis do rejestru zastawów nowego zastawu rejestrowego i dla odpisów innych postanowień.
3. Każdy spis oznacza się kolejnym numerem porządkowym.
4. Na podstawie sporządzonych spisów kompletuje się pakiety oznaczone nazwą sądu i numerami odpowiadającymi numerom spisów.
5. Jeden pakiet nie powinien zawierać więcej niż 50 wniosków o wpis zastawu albo nie więcej niż 200 formularzy innych dokumentów.
6. Przekazywanie przesyłek następuje za pośrednictwem poczty kurierskiej.
7. Oznaczone numerami spisy przekazanych dokumentów przechowywane są w specjalnych teczkach w porządku chronologicznym.
§ 1749. Wyszczególnione w spisach odpisy wniosków ze stosownymi zarządzeniami sędziego oraz odpisy postanowień sądu układa się według numerów wykazu Ns-Rej.Za. Każdemu spisowi odpowiada odrębny pakiet.
§ 17410. Równocześnie z wysłaniem przesyłki, sekcja komunikacji przekazuje do Centrali Rejestru Zastawów za pomocą faksu spis przesłanych kopii i odpisów.
§ 17411. W Centrali Rejestru Zastawów sprawdza się zgodność spisu z zawartością przesyłki, a w razie stwierdzenia niezgodności zawiadamia o tym nadawcę i podejmuje stosowne czynności wyjaśniające.
§ 17412. Po stwierdzeniu zgodności zawartości przesyłki z odpowiadającym jej spisem, sekcja komunikacji przekazuje otrzymane dokumenty do sekretariatu Centrali Rejestru Zastawów.
§ 17413. 1. Pracownik Centrali Rejestru Zastawów - po sprawdzeniu zgodności danych przedstawionych we wniosku z danymi wynikającymi z powszechnych systemów numerów identyfikacyjnych PESEL lub REGON - wprowadza do systemu informatycznego treść wniosku o wpis do rejestru zastawów, zgodnie ze stosownym zarządzeniem sędziego.
2. Prawidłowość wprowadzenia danych, o których mowa w ust. 1, kontroluje inny pracownik Centrali Rejestru Zastawów.
3. W razie stwierdzenia niezgodności danych zawartych we wniosku, Centrala Rejestru Zastawów zawiadamia o tym niezwłocznie właściwy sąd.
4. Na podstawie wprowadzonych do systemu informatycznego i sprawdzonych danych przygotowywany jest projekt postanowienia sądu.
§ 17414. Przygotowane projekty postanowień sekcja komunikacji Centrali Rejestru Zastawów wysyła właściwym sądom; przepisy § 1748 - § 17412 stosuje się odpowiednio.
§ 17415. 1. Doręczone za pośrednictwem sekcji komunikacji do sekretariatu wydziału projekty postanowień przedstawiane są sędziom do sprawdzenia i podpisu.
2. Po odnotowaniu stosownych informacji w wykazie Ns-Rej.Za i wysłaniu stronom odpisów postanowień, kopie odpisów postanowień sądu przekazywane są do Centrali Rejestru Zastawów.
3. W razie niepodpisania przez sędziego projektu postanowienia wobec stwierdzenia przeszkód do dokonania wpisu - informację w tym przedmiocie przekazuje się niezwłocznie do Centrali Rejestru Zastawów.
§ 17416. 1. Niezwłocznie po otrzymaniu odpisu postanowienia sądu, sekretarz sądowy w Centrali Rejestru Zastawów dokonuje na jego podstawie wpisu zastawu do rejestru, nadając jednocześnie numer pozycji rejestru, pod którym zastaw został wpisany.
2. Przepis § 17413 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
3. Po dokonaniu wpisów do rejestru, aktualne wypisy z danych pozycji przesyłane są niezwłocznie do właściwych sądów w celu dołączenia do akt rejestrowych dotyczących odpowiadających im zastawów. Przepisy § 1748-17412 stosuje się odpowiednio.
§ 17417. Po otrzymaniu wypisu, o którym mowa w § 17416 ust. 3, sekretariat sądu zawiadamia wnioskodawcę i osoby, których wniosek dotyczy, o dokonanym wpisie, podając jednocześnie numer rejestru, pod którym zastaw został wpisany.
§ 17418. Informacje o uprawomocnieniu się postanowienia sądu w przedmiocie wpisu zastawu rejestrowego sekretariat wydziału przekazuje za pomocą faksu do Centrali Rejestru Zastawów w celu niezwłocznego zamieszczenia w rejestrze stosownej wzmianki zaopatrzonej datą.
§ 175. 1. Akta postępowania o dokonanie wpisu zastawu rejestrowego, przekazane do sekcji komunikacji w celu wysłania kopii wniosku do Centrali Rejestru Zastawów, przechowywane są w tej sekcji aż do czasu otrzymania z Centrali Rejestru Zastawów projektu postanowienia o wpisie.
2. Po dołączeniu do właściwych akt projektu postanowienia o wpisie sekcja komunikacji zwraca akta do sekretariatu wydziału w celu przedstawienia ich sędziemu i wykonania dalszych stosownych czynności w sprawie.".