Zm.: zarządzenie w sprawie określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2014.17

Akt jednorazowy

Wersja od: 13 listopada 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 16/14

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 13 listopada 2014 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

Na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2014 r. poz. 1411) zarządza się, co następuje:

1. W zarządzeniu nr 38/12 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 27 grudnia 2012 r. w sprawie określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA poz. 49) w załączniku do zarządzenia wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 1 dodaje się pkt 8 w brzmieniu:

"8) NIWA - Narzędzie Informatycznego Wspierania Administracji - stosowany w CBA system informatyczny.";

2) w § 3 ust. 1-4 otrzymują brzmienie:

"1. Zaciągnięcie przez Szefa CBA zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków:

1) do 10 000 zł - wymaga każdorazowo wystąpienia z zapotrzebowaniem na zaangażowanie środków w ramach paragrafu budżetowego jednostki organizacyjnej, przed dokonaniem wydatku lub zaciągnięciem zobowiązania. Wzór zapotrzebowania określają przepisy odrębne;

2) powyżej 10 000 zł - wymaga zawarcia umowy na piśmie przed dokonaniem wydatku lub zaciągnięciem zobowiązania. Zasady zawierania umów określają przepisy odrębne.

2. Dopuszcza się możliwość regulowania zobowiązań powyżej 10 000 zł bez uprzedniego zawarcia umowy w przypadku, gdy stroną jest jednostka sektora finansów publicznych lub gdy transakcji dokonuje się w punktach sprzedaży detalicznej, sklepach internetowych, gdzie nie praktykuje się zawierania umów z kupującymi, a także w przypadkach opinii, ekspertyzy, szkolenia, działania nagłego i nieprzewidzianego, awarii, zagrożenia mienia, życia lub zdrowia ludzi, gdy wyrazi na to zgodę Szef CBA. W takim przypadku obowiązuje sporządzenie zapotrzebowania.

3. Przekroczenie wartości umowy o 1% wartości brutto nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy, o ile nie przekracza to kwoty 10 000 zł.

4. Zaciągnięcie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków przekraczających równowartość

30 000 euro netto wymaga uwzględnienia zasad i trybu wynikających z przepisów ustawy prawo zamówień publicznych oraz z przepisów wewnętrznych CBA w zakresie zamówień publicznych.";

3) w § 7 ust. 2-4 otrzymują brzmienie:

"2. Stwierdzenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 8, dokonuje się przez wskazanie miesiąca księgowania i ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, czego potwierdzeniem jest podpis funkcjonariusza Biura Finansów CBA pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 9, z wyłączeniem wyciągów bankowych i raportów kasowych.

3. Numerem identyfikacyjnym dowodu, jest kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej.

4. Należności i zobowiązania wyrażone w walutach obcych wycenia się po średnim kursie waluty ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury zakupu. W odniesieniu do rozliczeń delegacji zagranicznych przyjmuje się kurs z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia delegacji do rozliczenia. Wynik przeliczenia zapisuje się na dowodzie. Waluty obce w kasie przelicza się po kursie kupna stosując zasadę "pierwsze weszło-pierwsze wyszło".";

4) w § 10 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Po rejestracji, o której mowa w ust. 1, dowód jest bezzwłocznie przekazywany do jednostki odpowiedzialnej za zakup lub w razie braku możliwości ustalenia tej jednostki do Biura Finansów CBA w celu zarejestrowania i przekazania do jednostki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za zakup.";

5) w § 11:

a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Funkcjonariusz odpowiedzialny za realizację przedmiotu umowy lub zapotrzebowania stwierdza, czy przedmiot ten został wykonany zgodnie z treścią umowy lub zapotrzebowania, podając numer umowy lub zapotrzebowania lub numer rezerwacji. W celu poświadczenia kontroli funkcjonariusz składa podpis z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią o treści stanowiącej załącznik nr 1. W przypadku braku pieczęci imiennej dopuszcza się złożenie czytelnego podpisu.",

b) ust. 4 otrzymuje brzmienie:

"4. Dowód księgowy parafuje, w celu potwierdzenia realizacji budżetu, kierownik jednostki organizacyjnej, która w swoim planie wydatków posiada środki na realizację. Dowody księgowe zewnętrzne realizowane przelewem wprowadzane są do systemu komputerowego NIWA w jednostkach posiadających uprawnienia.";

6) po § 13 dodaje się § 13a w brzmieniu:

"§ 13a. Dowody księgowe dotyczące wydatków współfinansowanych ze środków unijnych opisuje się zgodnie z § 10 i 11 ust. 1-3 oraz przekazuje do Biura Finansów CBA wraz z opisem o treści określonej w załączniku nr 10. Numer umowy projektu wraz z jego nazwą, a także numerem i nazwą zadania budżetowego, z którego realizowany będzie wydatek jednostka merytoryczna umieszcza także na przekazywanym do Biura Finansów CBA egzemplarzu umowy lub zapotrzebowania oraz wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.";

7) § 15 otrzymuje brzmienie:

"§ 15. 1. Biuro Kadr i Szkolenia CBA niezwłocznie przekazuje drogą elektroniczną na adres [e-mail] informacje o dokumentach kadrowych wywołujących dla CBA skutki finansowe, obejmujące rodzaj i wartość świadczenia, imię i nazwisko uprawnionego oraz planowany dzień wypłaty.

2. Na podstawie wprowadzanych przez Biuro Kadr i Szkolenia CBA danych kadrowych do systemu NIWA oraz dostarczanych przez nie w formie pisemnej wyciągów z decyzji personalnych, Biuro Finansów CBA sporządza listy płac, dokonuje ich kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej. Potwierdzeniem jest pieczęć imienna i podpis funkcjonariusza. Listę płac zatwierdza dyrektor Biura Finansów CBA i Szef CBA, którzy składają podpisy z pieczęcią imienną. Zatwierdzona lista płac stanowi podstawę do sporządzenia elektronicznych przelewów bankowych.

3. Przelewy bankowe są sporządzane w elektronicznym systemie bankowym w Biurze Finansów CBA i opatrywane podpisami elektronicznymi, zgodnie ze złożoną w banku kartą wzorów podpisów.";

8) § 19 otrzymuje brzmienie:

"§ 19. 1. Wniosek o zaliczkę sporządza się w jednostce organizacyjnej, w której dokonywana jest kontrola merytoryczna wniosku. Potwierdzeniem kontroli jest podpis kierownika jednostki z pieczęcią imienną i datą.

2. Jednostki organizacyjne prowadzą wewnętrzną ewidencję poleceń wyjazdów służbowych. Kierownik jednostki zleca, z zastrzeżeniem § 20 ust. 1 i 2, wyjazd służbowy podległym funkcjonariuszom składając podpis z pieczęcią imienną i datą na druku polecenia wyjazdu oraz dokonuje kontroli merytorycznej rozliczenia wyjazdu służbowego.

3. Załączone do rozliczenia dowody potwierdzające wysokość wydatków poniesionych podczas wyjazdu służbowego opisuje się zgodnie z § 11 ust. 1-4.

4. Funkcjonariusz, w terminie 14 dni od daty zakończenia wyjazdu służbowego, przedkłada zatwierdzone przez kierownika jednostki rozliczenie wyjazdu służbowego z zatwierdzonymi załącznikami. Funkcjonariusz Biura Finansów CBA potwierdza rozliczenie złożonych dokumentów, składając na nich podpis z pieczęcią imienną.

5. Dyrektor Biura Finansów CBA i Szef CBA zatwierdzają rozliczenie do wypłaty, składając podpisy z pieczęcią imienną.

6. Rozliczenie realizuje się w formie wypłaty gotówkowej w kasie albo bezgotówkowej za pomocą przelewu na wskazany numer rachunku bankowego. Zrealizowane rozliczenie podlega dekretacji i zaewidencjonowaniu w Biurze Finansów CBA.

7. Rozliczenie wyjazdów służbowych w delegaturach dokonywane jest przez osoby upoważnione.";

9) w § 21:

a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Dowody wewnętrzne dotyczące refundacji kosztów nauki funkcjonariuszy CBA (kopia umowy i dowód uiszczenia opłaty, w szczególności w postaci opłaconej faktury lub potwierdzenia dokonania przelewu), opisuje się zgodnie z § 11 ust. 1-2, a następnie sprawdza pod względem merytorycznym i zatwierdza podpisem z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią, której treść stanowi załącznik nr 2. Zatwierdzenia dokonuje dyrektor Biura Kadr i Szkolenia CBA.",

b) ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Zatwierdzony wniosek o refundację kosztów zakupu okularów korygujących wzrok wraz z opłaconą fakturą opisuje się zgodnie z § 11 ust. 1-2, a następnie sprawdza pod względem merytorycznym i zatwierdza podpisem z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią, której treść stanowi załącznik nr 2. Zatwierdzenia dokonuje dyrektor Biura Kadr i Szkolenia CBA.";

10) dodaje się załącznik nr 10 w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK Nr  1

"Zakup współfinansowany ze środków UE na podstawie umowy nr .............., z dnia ............................ w ramach projektu pn .................., w ramach programu ............................".

Dokument księgowy zawiera koszty kwalifikowane:

Numer poz. z dokumentu księgowego	Ilość sztuk	Kwota jednostkowa netto w zł	Kwota netto w zł	Podatek VAT	Kwota brutto w zł