Dziennik resortowy

Dz.Urz.MSZ.2013.15

| Akt jednorazowy
Wersja od: 10 lipca 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 12
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)
z dnia 9 lipca 2013 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 39 ust. 6 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) oraz w związku z § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492) zarządza się, co następuje:
§  1. W załączniku do zarządzenia Nr 5 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 25 marca 2013 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spr. Zagr. poz. 4), wprowadza się następujące zmiany:
1) § 40 otrzymuje brzmienie:

"Departament Dyplomacji Publicznej i Kulturalnej (DDPK)

1) analizuje i określa strategiczne kierunki rozwoju dyplomacji publicznej i kulturalnej, wyznacza obszary priorytetowe w działaniach placówek zagranicznych w tej sferze oraz zapewnia instrumenty służące ich realizacji;

2) prowadzi monitoring i dokonuje syntetycznych analiz wizerunku Polski w mediach i opiniotwórczych środowiskach zagranicznych oraz programuje i prowadzi długofalowe działania służące kształtowaniu pozytywnego wizerunku Polski za granicą, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi nadzorującymi placówki zagraniczne;

3) wspiera działania promujące polską kulturę, turystykę i naukę realizowane w ramach innych działów;

4) nadzoruje działania placówek zagranicznych w obszarach współpracy kulturalnej, edukacyjnej i naukowej, informacji ogólnej oraz długofalowej współpracy z instytucjami kultury, nauki i środkami przekazu;

5) inicjuje, przygotowuje i negocjuje projekty umów międzynarodowych i programów wykonawczych w zakresie współpracy kulturalnej, edukacyjnej, naukowej, informacyjnej oraz dotyczącej wymiany młodzieży;

6) inicjuje i organizuje wizyty studyjne w Polsce przedstawicieli środowisk opiniotwórczych za granicą, a zwłaszcza osób istotnie wpływających na interesy i relacje międzynarodowe RP, organizatorów życia kulturalnego oraz przedstawicieli mediów;

7) współpracuje z krajowymi i zagranicznymi instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie dyplomacji publicznej, promocji kulturalnej i naukowej za granicą;

8) współpracuje w zakresie realizacji agendy demokratyzacyjnej w polityce zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej;

9) nadzoruje instytuty polskie;

10) realizuje działania na rzecz rozwoju debaty publicznej na temat polskiej polityki zagranicznej i bezpośredniego dialogu międzynarodowego z udziałem wspólnot samorządowych, regionalnych i obywateli, a także wzmocnienia zaplecza merytorycznego współpracy międzynarodowej regionów i wspólnot lokalnych, poprzez wsparcie przedsięwzięć i współpracę z administracją samorządową i innymi partnerami w regionach, w tym z organizacjami pozarządowymi;

11) opracowuje strategie działań komunikacyjnych kierowanych do społeczeństwa polskiego dotyczące polityki zagranicznej i członkostwa Polski w UE, a także służące wzmocnieniu wymiaru obywatelskiego i samorządowego polskiej polityki zagranicznej;

12) planuje i zleca badania opinii publicznej dotyczące stosunku obywateli do różnych aspektów polskiej polityki zagranicznej i członkostwa Polski w UE;

13) współpracuje z agencjami i ośrodkami badawczymi w zakresie badań społecznych;

14) realizuje programy działań komunikacyjnych kierowanych do społeczeństwa polskiego dotyczące polityki zagranicznej i członkostwa Polski w UE, a także służące wzmocnieniu wymiaru obywatelskiego i samorządowego polskiej polityki zagranicznej;

15) planuje zadania i koordynuje pracę ośrodków informacyjnych w ramach zawartych porozumień;

16) współpracuje z administracją krajową, partnerami społecznymi, ośrodkami i sieciami informacyjnymi, docelowymi grupami społecznymi w zakresie przedsięwzięć komunikacyjnych ministerstwa dotyczących informowania społeczeństwa o zagadnieniach związanych z polityką zagraniczną i członkostwem Polski w UE, a także służących wzmocnieniu wymiaru obywatelskiego i samorządowego polskiej polityki zagranicznej;

17) współpracuje z instytucjami Unii Europejskiej, w szczególności z Komisją Europejską oraz Parlamentem Europejskim, przy realizacji działań informacyjnych kierowanych do obywateli polskich na podstawie zawartych porozumień;

18) realizuje zadania w zakresie działań informacyjnych kierowanych do społeczeństwa polskiego w związku z wprowadzeniem Euro w Polsce oraz uczestniczy w pracach Zespołu Roboczego do Spraw Strategii Komunikacyjnej w ramach Narodowego Komitetu Koordynacyjnego do Spraw Euro;

19) prowadzi kwestie związane z realizacją przez administrację samorządową współpracy międzynarodowej w obszarze kompetencji Ministra Spraw Zagranicznych;

20) inicjuje i zarządza projektami o charakterze naukowym i oświatowym, wspiera i monitoruje międzynarodową współpracę naukową;

21) inicjuje i koordynuje, we współpracy z właściwymi instytucjami, działania popularyzujących język polski jako obcy;

22) analizuje i określa kierunki działań w zakresie dyplomacji historycznej oraz inicjuje i koordynuje we współpracy z właściwymi komórkami MSZ, a także innymi instytucjami, projekty w tym zakresie.";

2) § 53 otrzymuje brzmienie:

"Departament Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą (DWPPG)

1) uczestniczy w kształtowaniu i realizuje politykę wobec Polonii i Polaków za granicą, z uwzględnieniem koordynacyjnej roli ministerstwa;

2) programuje działania w zakresie stymulowania Polonii i Polaków za granicą do aktywnego udziału w życiu państwa zamieszkania, a także do utrzymywania bliskich kontaktów z Polską i działania na rzecz promocji interesów Rzeczypospolitej Polskiej;

3) prowadzi sprawy związane z ochroną praw mniejszości polskich i Polonii za granicą;

4) prowadzi konsultacje i negocjacje z partnerami zagranicznymi w zakresie spraw dotyczących sytuacji i praw Polonii i Polaków za granicą;

5) wykonuje zadania w zakresie realizacji ustawy o Karcie Polaka;

6) opracowuje i wdraża założenia współpracy oraz projekty dotyczące propolskich środowisk za granicą (organizacje pozarządowe, władze różnego szczebla, absolwenci polskich uczelni);

7) koordynuje realizację przez urzędy centralne oraz placówki za granicą Rządowego Programu Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą;

8) zapewnia realizację zadań finansowanych z rezerwy celowej przeznaczonej na współpracę z Polonią i Polakami za granicą;

9) zapewnia obsługę merytoryczną i organizacyjną Międzyresortowego Zespołu ds. Polonii i Polaków za Granicą;

10) współpracuje w zakresie realizacji agendy demokratyzacyjnej w polityce zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej.";

3) § 54 otrzymuje brzmienie:

"Biuro Administracji (BA)

1) wykonuje funkcje dysponenta III stopnia jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych (Centrala MSZ) na podstawie udzielonych upoważnień w tym: opracowywanie budżetu w układzie tradycyjnym i zadaniowym w zakresie finansowym, nadzór nad jego realizacją i przygotowywanie sprawozdań w tym zakresie, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi;

2) prowadzi księgi rachunkowe jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych, realizuje dyspozycje wydatkowania środków pieniężnych; dokonuje kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

3) prowadzi obsługę kasową i bankową, obsługę wynagrodzeń, ZFŚS, depozyty, obsługę kart służbowych oraz obsługę finansowo-księgową umów zlecenia i umów o dzieło realizowanych ze środków dysponenta III stopnia;

4) rozlicza podróże służbowe, urlopowe, przesiedleniowe, kurierskie i losowe oraz świadczenia z nimi związane;

5) administruje powierzchnią użytkową w obiektach krajowych ministerstwa;

6) prowadzi ewidencję składników majątku Centrala MSZ oraz dokonuje ich inwentaryzacji;

7) realizuje zaopatrzenie materiałowo - techniczne ministerstwa w zakresie środków trwałych, nisko cennych i wyposażenia z wyłączeniem sprzętu będącego w kompetencji BIT i BI;

8) zapewnia realizację umów z partnerami zewnętrznymi w zakresie kompetencji BA;

9) realizuje zaopatrzenie w zakresie materiałów biurowych i gospodarczych w Centrali MSZ;

10) prowadzi bieżące naprawy i konserwacje mebli, sprzętu AGD, niszczarek, będących w ewidencji majątku Centrali MSZ, w celu zapewnienia należytego stanu technicznego ww. składników majątku;

11) zabezpiecza potrzeby komórek organizacyjnych ministerstwa w zakresie logistycznym niezbędnym do realizacji wykonywanych przez nie zadań, w tym dokonuje przemieszczeń majątku ruchomego w obiektach krajowych ministerstwa oraz realizuje obsługę w zakresie poligrafii;

12) realizuje obsługę logistyczną delegacji zagranicznych, konferencji, narad i innych spotkań organizowanych w kraju,

13) realizuje obsługę logistyczną dla Centrali MSZ w zakresie spedycji;

14) zapewnia funkcjonowanie recepcji wewnętrznej, obsługę sal konferencyjnych i szkoleniowych, poczty wewnętrznej oraz dystrybucję prasy w obiektach ministerstwa;

15) prowadzi gospodarkę samochodową w kraju oraz zarządza taborem samochodowym w kraju;

16) prowadzi gospodarkę magazynową ministerstwa.";

4) § 65 otrzymuje brzmienie:

"Inspektorat Służby Zagranicznej (ISZ)

1) odpowiada za całokształt zagadnień związanych z bezpiecznym funkcjonowaniem służby zagranicznej, inicjuje i organizuje stosowne działania inspekcyjne;

2) koordynuje gromadzenie, analizowanie i przetwarzanie wszelkich informacji mogących mieć wpływ na bezpieczne funkcjonowanie służby zagranicznej;

3) planuje i koordynuje w ministerstwie oraz w placówkach zagranicznych działania mające na celu zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;

4) kontroluje w ministerstwie oraz w placówkach zagranicznych stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego wymaganych do zabezpieczenia informacji niejawnych oraz współdziała z innymi komórkami organizacyjnymi przy wyznaczaniu w placówkach zagranicznych stref ochronnych i formułowaniu wytycznych dotyczących organizacji takich stref;

5) organizuje i przeprowadza w komórkach organizacyjnych ministerstwa oraz w placówkach zagranicznych kontrole ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w tym kontrole ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych;

6) szkoli pracowników ministerstwa i osoby skierowane do pracy w placówkach zagranicznych w zakresie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i obsługi kancelaryjnej dokumentów niejawnych;

7) przeprowadza zwykłe postępowania sprawdzające w stosunku do osób ubiegających się o przyjęcie do pracy lub zatrudnionych w ministerstwie i placówkach zagranicznych oraz współdziała z ABW w zakresie prowadzonych przez te służby poszerzonych postępowań sprawdzających;

8) prowadzi wykaz osób zatrudnionych w ministerstwie i placówkach zagranicznych albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do informacji niejawnych oraz osób którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;

9) podejmuje czynności wyjaśniające w sprawach naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych;

10) prowadzi Główną Kancelarię Tajną ministerstwa oraz Podkancelarię Tajną NATO, UZE i UE w ministerstwie;

11) zapewnia dystrybucję dokumentów niejawnych do adresatów w ministerstwie, innych urzędach i instytucjach krajowych;

12) organizuje, koordynuje i nadzoruje organizację przewozów poczty dyplomatycznej;

13) opracowuje i nadzoruje wdrożenie polityki bezpieczeństwa informacji w ministerstwie i placówkach zagranicznych oraz zapewnia jej aktualizowanie, kontroluje zgodność funkcjonowania sieci i systemów teleinformatycznych przeznaczonych do przetwarzania informacji niejawnych ze szczegółowymi wymaganiami bezpieczeństwa systemów oraz identyfikuje i analizuje zagrożenia dla takich systemów i sieci;

14) wystawia, nadaje uprawnienia i zarządza wielofunkcyjnymi kartami dostępowymi oraz identyfikatorami osobistymi zapewniającymi dostęp do obiektów ministerstwa i systemów teleinformatycznych; kontroluje wydawanie przez biura przepustek kart upoważniających gości do wejścia do obiektów ministerstwa;

15) koordynuje działania mające na celu zapewnienie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych przetwarzanych w komórkach organizacyjnych ministerstwa oraz w placówkach zagranicznych; prowadzi rejestr zbiorów danych osobowych;

16) opracowuje i aktualizuje politykę bezpieczeństwa dyplomatycznego;

17) określa wymagania funkcjonalne dla systemów ochrony funkcjonujących w ministerstwie i placówkach zagranicznych;

18) odpowiada za współpracę ze służbami specjalnymi (AW, ABW, SKW, SWW, Centrum Antyterrorystyczne ABW) oraz BOR i innymi instytucjami krajowymi w sprawach angażujących ministerstwo w zakresie bezpieczeństwa dyplomatycznego; koordynuje służbę BOR w placówkach zagranicznych;

19) monitoruje zagrożenia dla bezpieczeństwa placówek i ich personelu; występuje z wnioskami o podjęcie działań mających na celu ich skuteczne eliminowanie lub ograniczanie;

20) opracowuje i aktualizuje kategoryzację placówek zagranicznych według standardów bezpieczeństwa; zleca właściwym komórkom organizacyjnym i placówkom zagranicznym podejmowanie działań adekwatnych do zmieniającej się sytuacji w zakresie bezpieczeństwa;

21) określa standardy pozwalające zapewnić placówkom zagranicznym, ich personelowi i członkom rodzin pracowników placówek właściwy poziom bezpieczeństwa oraz kontroluje wykonanie przez inne komórki ministerstwa i placówki zagraniczne zadań, inwestycji, zakupów środków specjalnych i transportu w zakresie bezpieczeństwa;

22) monitoruje przestrzeganie standardów bezpieczeństwa przez komórki organizacyjne ministerstwa i placówki zagraniczne;

23) koordynuje planowanie działań podejmowanych przez komórki organizacyjne ministerstwa i placówki zagraniczne z zakresu bezpieczeństwa dyplomatycznego; bierze udział w pracach nad tworzeniem systemów łączności specjalnej;

24) podejmuje działania planowe i doraźne w sytuacjach kryzysowych w obszarze bezpieczeństwa dyplomatycznego;

25) określa wymogi bezpieczeństwa w zakresie polityki zatrudniania przez placówki personelu miejscowego oraz monitoruje zatrudnianie personelu miejscowego pod kątem bezpieczeństwa dyplomatycznego, jak również określa zakres szkoleń dotyczących tego zakresu;

26) utrzymuje kontakty z komórkami do spraw bezpieczeństwa dyplomatycznego w ministerstwach spraw zagranicznych i spraw wewnętrznych państw obcych oraz z komórkami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo;

27) realizuje zadania dotyczące obronności i bezpieczeństwa ministerstwa, wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności z ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, ustawy o zarządzaniu kryzysowym oraz ustawy o ochronie osób i mienia;

28) uczestniczy w monitorowaniu przestrzegania przez pracowników w ministerstwie i placówkach zagranicznych zasad etyki służby cywilnej i pragmatyki służbowej;

29) uczestniczy w monitorowaniu procesów i projektów prowadzonych w ministerstwie i placówkach zagranicznych, w tym w zakresie zamówień publicznych i gospodarki nieruchomościami, pod względem zagrożeń dla bezpieczeństwa dyplomatycznego;

30) uczestniczy w procesach naboru na stanowiska w ministerstwie i w placówkach;

31) prowadzi sprawy związane z przyjmowaniem, ewidencjonowaniem, analizowaniem, przechowywaniem i udostępnianiem oświadczeń o stanie majątkowym;

32) koordynuje załatwianie oraz prowadzi ewidencję skarg i wniosków, a także sporządza dla Ministra Spraw Zagranicznych sprawozdania i informacje dotyczące skarg i wniosków;

33) dokonuje analizy i oceny skarg i wniosków w zakresie ich istotności dla stanu bezpieczeństwa placówek zagranicznych oraz przygotowuje wnioski w tym zakresie, a także inicjuje i wykonuje stosowne działania inspekcyjne wyjaśniające i sprawdzające;

34) realizuje ochronę obiektów krajowych oraz obsługę biur przepustek i parkingów ministerstwa;

35) realizuje zadania związane z ochroną fizyczną placówek zagranicznych;

36) określa standardy ochrony fizycznej placówek zagranicznych;

37) określa wymogi bezpieczeństwa w zakresie polityki zatrudniania pracowników ministerstwa odpowiedzialnych za ochronę fizyczną placówek zagranicznych.".

§  2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
______

1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492).