Zm.: decyzja w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Centralnego Biura Antykorupcyjnego.
Dz.Urz.CBA.2007.2.55
Akt jednorazowyDECYZJA Nr 32/07
SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO
z dnia 11 września 2007 r.
zmieniająca decyzję w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Centralnego Biura Antykorupcyjnego
"2. Instrukcję kasową w sprawie wartości pieniężnych, ich transportowania, przechowywania oraz warunków zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem w Delegaturach Zarządu Operacji Regionalnych CBA określa załącznik nr 4a do decyzji.";
"INSTRUKCJA KASOWA DELEGATUR
w sprawie wartości pieniężnych, ich przechowywania oraz warunków zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
§ 1. Środki pieniężne są przechowywane w szafie pancernej.
§ 2. 1. Transport wartości pieniężnych w kwocie do 5 tys. PLN może być ochraniany przez osobę transportującą, która używa odpowiedniego zabezpieczenia technicznego.
2. Osobą transportującą jest kasjer lub pracownik upoważniony przez Dyrektora Delegatury Zarządu Operacji Regionalnych Centralnego Biura Antykorupcyjnego.
3. Osoba transportująca zobowiązana jest do zachowania tajemnicy o terminach transportu oraz o wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.
§ 3. 1. Za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz, powierzone mienie odpowiada kasjer. Kasjer przyjmując obowiązki składa pisemną deklarację odpowiedzialności o treści:
"W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera Delegatury Zarządu Operacji Regionalnych CBA, przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. Data i podpis.".
2. Przejęcie - przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej w obecności osoby wyznaczonej przez Dyrektora Departamentu Finansów CBA.
§ 4. W kasie Delegatury Zarządu Operacji Regionalnych CBA mogą znajdować się środki pieniężne:
1) niezbędne na bieżące wydatki do wysokości pogotowia kasowego;
2) podjęte z rachunku bankowego CBA na pokrycie określonych rodzajów wydatków;
3) pochodzące z bieżących wpłat do kasy.
§ 5. 1. Miesięczną wysokość pogotowia kasowego ustala się w kwocie 5 tys. PLN.
2. Stan gotówki w kasie na ostatni dzień roboczy roku obrotowego powinien wynosić "0".
§ 6. 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi:
1) dokumentami źródłowymi;
2) kwitami kasowymi wystawianymi ręcznie lub komputerowo;
3) zastępczymi dowodami kasowymi, czyli KP - "Kasa przyjmie" i KW - "Kasa wypłaci".
2. Zastępcze dowody kasowe wystawiane są przez kasjera w wypadku braku innego dokumentu źródłowego.
3. Źródłowymi dokumentami obrotu kasowego są: wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury, rachunki innych kontrahentów, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat itp.
4. Wpłaty gotówkowe dokonuje się na podstawie dowodów kasowych KP - "Kasa przyjmie", dowodów z kwitariusza i kwitów wystawianych ręcznie lub komputerowo. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę, ponadto zawierać numer dowodu "KP", datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty - wypisaną cyframi i słownie.
5. "Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera w 2 egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla księgowości, drugi jest pokwitowaniem dla wpłacającego/odbierającego wypłatę.
6. Źródłowe dowody kasowe powinny być przed dokonaniem wypłaty gotówki sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone przez uprawnione osoby.
7. Osoby zobowiązane do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych podpis i datę.
§ 7. 1. Formularze dowodów kasowych kasjer pobiera w Departamencie Finansów CBA.
2. Formularze dowodów kasowych są numerowane przed oddaniem do użytkowania kasjerowi.
3. Należy zachować ciągłość numeracji w okresie danego roku sprawozdawczego. W przypadku stosowania bloczków, liczba formularzy w kolejnym bloczku powinna być poświadczona podpisem Dyrektora Departamentu Finansów CBA lub osoby przez niego upoważnionej.
4. Na okładce każdego bloczka dowodów kasowych należy odnotować:
1) kolejny numer bloczka formularzy;
2) numery kolejne formularzy w danym bloczku (od nr ... do nr 1);
3) datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu i datę wydania "dnia ....,....,.... zwrócono";
4) zamieścić podpis osoby wydającej druki.
5. Bloczki formularzy dowodów kasowych wydawane są kasjerowi wyłącznie na podstawie zapotrzebowania i za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania.
§ 8. 1. Wypłata gotówki z kasy może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych, uzasadniających wypłatę, tj.:
1) faktur VAT (rachunków) wystawionych przez kontrahentów;
2) diet za delegacje, innych wypłat pieniężnych;
3) własnych dowodów źródłowych realizowanych w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia;
4) dowodów wypłaty KW - "Kasa wypłaci";
5) dowodów z dokonanych wpłat na własne rachunki bankowe, potwierdzonych stemplem bankowym.
2. Przed dokonaniem wypłaty kasjer powinien sprawdzić, czy dokument jest prawidłowy pod względem formalno-rachunkowym oraz czy dokument jest zatwierdzony przez osobę do tego upoważnioną.
3. Odbiorca kwituje w sposób trwały odbiór gotówki podpisem. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera.
4. Przy wypłacie gotówki kasjer zobowiązany żąda okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki.
5. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać imię, nazwisko i numer dowodu tożsamości osoby upoważnionej oraz własnoręczny podpis osoby wymienionej w dowodzie kasowym.
6. Upoważnienie należy dołączyć do dowodu kasowego.
§ 9. 1. Czek gotówkowy stanowi formę realizowania obrotu gotówkowego. Druki czeków podlegają ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania.
2. Czek gotówkowy jest dokumentem, w którym wystawca zawiera polecenie do banku wypłacenia określonej w czeku kwoty, osobie wskazanej na czeku lub na okaziciela.
3. Wypełnienie czeku następuje zgodnie z treścią druku, przy czym niedopuszczalne jest dokonywanie poprawek. W razie popełnionej pomyłki na blankiecie czeku należy wpisać "anulowano" i obok zamieścić podpis.
§ 10. 1. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje bieżąco w raporcie kasowym. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym, w dniu, w którym przychód i rozchód miał miejsce.
2. Zrealizowane dowody obrotu kasowego oznacza się przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zostały wpisane.
3. Każdorazowo w przypadku przekazywania kasy innej osobie materialnie odpowiedzialnej, sporządza się protokół przekazania - przyjęcia (zdawczo-odbiorczy).
§ 11. 1. Raporty kasowe sporządza się, co najmniej na koniec miesiąca kalendarzowego, wystawiane są przez kasjera w 2 egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla księgowości, drugi pozostaje w kasie delegatury.
2. Raporty kasowe przekazywane są do księgowości, najpóźniej do 5 dnia następnego miesiąca.
3. Wypełnienie raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku i wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty chronologicznie z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego.
4. Stan rzeczywisty gotówki kasjer sprawdza codziennie i uzgadnia ze stanem wynikającym z raportu kasowego.
5. Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego.
§ 12. 1. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy poprawia się poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i złożenie podpisu.
2. W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i wystawić nowy prawidłowy dowód kasowy.
§ 13. 1. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.
2. Niedoborem kasowym są fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie.
3. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową, która jest podstawą do przeprowadzenia kontroli i wyjaśnienia przyczyn powstałej superaty.
§ 14. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana:
1) na dzień kończący rok obrotowy;
2) przy zmianie kasjera;
3) w dowolnym czasie, na podstawie decyzji Szefa CBA lub osoby przez niego upoważnionej;
4) w sytuacjach losowych.".