Zm.: decyzja w sprawie funkcjonowania kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.
Dz.Urz.KGSG.2003.10.59
Akt jednorazowyDECYZJA Nr 136
KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ
z dnia 9 grudnia 2003 r.
zmieniająca decyzję w sprawie funkcjonowania kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej
"16) Zespół Audytu Wewnętrznego - AW.";
"8. Akty normatywne rejestruje się w odrębnych dziennikach korespondencji, wspólnych dla wszystkich klauzul tajności i aktów jawnych, prowadzonych w:
1) Biurze Prawnym Komendy Głównej Straży Granicznej, dla aktów prawnych wydanych przez Komendanta Głównego Straży Granicznej, kierowników jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej;
2) wyznaczonej decyzją komendanta oddziału Straży Granicznej, komendanta ośrodka szkolenia Straży Granicznej, komendanta Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, komórce organizacyjnej tego oddziału, ośrodka szkolenia lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie,"
"8a. Jeśli w dziennikach korespondencji, o których mowa w ust. 8, są rejestrowane akty normatywne oznaczone klauzulą "poufne" lub wyższą dzienniki te podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrze dokumentacji właściwej kancelarii tajnej.";
"Rozdział 3a
Szczególne zasady ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych włączanych do teczek akt: personalnych, postępowań sprawdzających i operacyjnych.
§ 41a. 1. Do rejestracji dokumentów niejawnych wytworzonych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej bądź uzyskanych przez te jednostki w toku realizacji czynności związanych z prowadzeniem spraw osobowych funkcjonariuszy lub pracowników Straży Granicznej, postępowaniami sprawdzającymi albo procedurami operacyjnymi, włączanych następnie do teczek akt: personalnych, postępowań sprawdzających lub operacyjnych zwanych dalej "teczkami", służą urządzenia ewidencyjne, o których mowa w § 5, oraz inne, których założenie i prowadzenie nakazują odrębne przepisy lub decyzja.
2. Urządzenia ewidencyjne, o których mowa w ust. 1, są prowadzone przez kancelarię tajną, jej oddział lub zespół, albo przez osobę pełniącą służbę (zatrudnioną) we właściwej komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, albo Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.
§ 41b. 1. Dokumenty niejawne, wytworzone albo uzyskane przez jednostki organizacyjne Straży Granicznej lub Graniczną Placówkę Kontrolną Straży Granicznej Warszawa-Okęcie w toku realizacji czynności, o których mowa w § 41a ust. 1, oznacza się klauzulami tajności oraz innymi oznaczeniami zgodnie z odrębnymi przepisami.
2. Dopuszcza się inny sposób oznaczenia dokumentów klauzulami tajności i pozostałymi oznaczeniami niż ten, o którym mowa w ust. 1, jeśli wzory formularzy i sposób nanoszenia na nie klauzul oraz pozostałych oznaczeń określiły właściwe organy.
§ 41c. 1. W przypadku, gdy dokumenty niejawne, o których mowa w § 41a ust. 1, zostały wytworzone lub uzyskane w celu włączenia do właściwych teczek, rejestruje się wyłącznie w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, za wyjątkiem kart zapytań i próśb o udzielenie informacji podlegających rejestracji w rejestrze zapytań, którego wzór określa załącznik nr 15a do decyzji.
2. Rejestry zapytań, o których mowa w ust. 1, prowadzone są przez osoby pełniące służbę (zatrudnione) w komórkach organizacyjnych oddziałów lub ośrodków szkolenia Straży Granicznej, jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej, albo Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, realizujących czynności operacyjno-rozpoznawcze albo postępowania sprawdzające,
3. Numer z rejestru zapytań nanoszony na kartę zapytania lub prośbę o udzielenie informacji powinien zawierać elementy, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1-3.
4. Osoba włączająca dokument do właściwej teczki, wpisuje pod kolejną pozycją spisu zawartości teczki, którego wzór określa załącznik nr 15b do decyzji, dane ewidencyjne dokumentu z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów lub rejestru zapytań oraz nazwę włączanego dokumentu i datę jego wytworzenia, a następnie pod pozycją, w której zarejestrowano ten dokument w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, w kolumnie "Adnotacje o wysłaniu (Nr wychodzący)", a w rejestrze zapytań w kolumnie "Uwagi", wpisuje numer ewidencyjny teczki, do której włączono dokument oraz potwierdza ten wpis podpisem.
§ 41d. 1. Każdy dokument niejawny, za wyjątkiem karty zapytania, prośby o udzielenie informacji, wytworzony lub uzyskany w toku realizacji czynności, o których mowa w § 41a ust. 1, który nie został włączony do właściwej teczki, podlega rejestracji we właściwym dzienniku korespondencji z zastrzeżeniem § 18.
2. W przypadku późniejszego włączenia dokumentu, o którym mowa w ust. 1, do właściwej teczki, osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie, wpisuje pod kolejną pozycją spisu zawartości teczki dane ewidencyjne tego dokumentu z dziennika korespondencji, datę rejestracji i nazwę dokumentu, a następnie informuje o wykonanej czynności pracownika kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu.
3. Pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, pod pozycją dziennika korespondencji, w której zarejestrowano dokument, o którym mowa w ust. 2, w kolumnie "Numer lub sygnatura akt, w których dokument jest przechowywany", wpisuje numer ewidencyjny teczki, do której został on włączony oraz potwierdza ten wpis podpisem.
4. Wpis, o którym mowa w ust. 3, obok pracownika kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, potwierdza podpisem również osoba, która wykonała czynność, o której mowa w ust. 2.
§ 41e. 1. W przypadku, gdy dokumenty zawierające informacje niejawne zostały sporządzone poza jednostką organizacyjną Straży Granicznej lub Graniczną Placówką Kontrolną Straży Granicznej Warszawa-Okęcie i nie są oznaczone klauzulami tajności oraz nie zostały zaewidencjonowane w żadnym urządzeniu ewidencyjnym osoba, która otrzymała taki dokument, zobowiązana jest do oznaczenia go zgodnie z odrębnymi przepisami zarejestrowania we właściwym urządzeniu ewidencyjnym.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, w stopce dokumentu, jako wykonawcę wpisuje się imię i nazwisko osoby lub jej pseudonim, albo nazwę instytucji, która sporządziła dokument, natomiast jako sporządzającego wpisuje się imię i nazwisko osoby, która otrzymała dokument.
§ 41f. 1. Dla dokumentów niejawnych, o których mowa w § 41a ust. 1, zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, które niezwłocznie po ich wytworzeniu i zarejestrowaniu podlegają włączeniu do właściwej teczki, nie zakłada się karty, o której mowa w § 35.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, funkcję karty zapoznania się z dokumentem spełnia karta kontrolna, której wzór określa załącznik nr 15c do decyzji.
3. Każda osoba, która zapoznaje się z zawartością teczki lub z niektórymi jej dokumentami nawet, jeśli nie zawierają one informacji niejawnych, obowiązana jest do odnotowania tego faktu w karcie kontrolnej, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem ust. 5.
4. Za przestrzeganie przepisu ust. 3 odpowiada osoba prowadząca teczkę oraz osoba, której została ona udostępniona, jeśli w ramach realizowanych procedur, zapoznaje z jej zawartością inne uprawnione osoby.
5. Przepisu ust. 3 nie stosuje się wobec osób prowadzących teczki.
§ 41g. 1. Osoba prowadząca teczkę jest obowiązana do systematycznego uzupełniania spisu zawartości teczki oraz karty kontrolnej.
2. Karty spisu zawartości teczki zawierającej dokumenty niejawne podlegają rejestracji w RWD założonym przez właściwą kancelarię tajną, jej oddział lub zespół indywidualnie, dla każdej osoby prowadzącej teczkę.
3. Rejestracji kart spisu zawartości teczki dokonuje się z chwilą włączenia do teczki pierwszego dokumentu niejawnego.
4. Numer karty spisu zawartości teczki składa się z:
1) numeru RWD; łamanego przez
2) oznaczenie klauzuli tajności i po myślniku numeru pozycji w RWD; łamanego przez
3) oznaczenie oddziału lub zespołu kancelarii tajnej prowadzącej RWD; łamanego przez
4) ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano kartę spisu zawartości; łamanego przez
5) numer ewidencyjny teczki wynikający z właściwego rejestru.
5. W przypadku, gdy w kancelarii tajnej nie występują oddziały albo zespoły, w numerze karty spisu zawartości teczki nie zamieszcza się oznaczenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 3.
6. W przypadku, gdy charakter sprawy wskazuje, że będzie ona obszerna lub teczka, która została dla niej założona, będzie składała się z rozdziałów lub części i do każdego z nich wymagany jest odrębny spis zawartości teczki, wszystkie karty spisu lub spisów zawartości teczki rejestruje się pod jednym numerem RWD.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, na każdej karcie spisu zawartości teczki nanosi się numer, o którym mowa w ust. 4, oraz dodatkowe oznaczenie w postaci numeru kolejnego arkusza spisu zawartości teczki.
8. Karty kontrolne podlegają archiwizacji wraz z teczką, do której je założono.
9. Wzory numerów spisów zawartości teczki określa załącznik nr 12 do decyzji.
§ 41h. 1. Przekazanie teczki przez prowadzącą ją osobę, do dalszego prowadzenia innej osobie, odbywa się protokolarnie.
2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać:
1) stanowisko, stopień imię i nazwisko osoby przekazującej teczkę do dalszego prowadzenia;
2) stanowisko, stopień, imię i nazwisko osoby przyjmującej teczkę do dalszego prowadzenia;
3) datę przekazania;
4) nazwisko i imię osoby, na którą prowadzi się teczkę akt personalnych lub teczkę akt postępowania sprawdzającego oraz numer ewidencyjny przekazywanej teczki, a w przypadku teczek spraw operacyjnych, kryptonim i numer ewidencyjny tej teczki;
5) numer ewidencyjny spisu zawartości teczki na podstawie, którego ustalono jej zawartość;
6) liczbę arkuszy teczki, łącznie z kartą kontrolną i kartami spisu zawartości teczki;
7) stwierdzenie o zgodności stanu dokumentów wymienionych w kartach spisu zawartości teczki, ze stanem faktycznym, dokonane przez osobę przekazującą teczkę do dalszego prowadzenia oraz osobę przyjmującą teczkę do dalszego prowadzenia;
8) podpisy osoby przekazującej teczkę do dalszego prowadzenia oraz osoby przyjmującej teczkę do dalszego prowadzenia.
3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza bezpośredni przełożony osoby przekazującej teczkę do dalszego prowadzenia oraz osoby przyjmującej teczkę do dalszego prowadzenia.
4. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 1, kancelaria tajna, jej oddział lub zespół dokonuje zmian w zakresie numerów ewidencyjnych RWD spisów zawartości teczki, po czym protokół, przekazuje się do komórki organizacyjnej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, prowadzącej właściwy rejestr teczek.
§ 41i. 1. W uzasadnionych przypadkach, a w szczególności w razie długotrwałej nieobecności osoby prowadzącej teczkę, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której jest ona przechowywana i przekazanie jej innej osobie do dalszego prowadzenia.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, decyzję o komisyjnym otwarciu szafy podejmuje kierownik komórki organizacyjnej oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, w której nieobecna osoba pełni służbę (jest zatrudniona), z równoczesnym powiadomieniem komendanta oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, albo komendanta Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.
3. Z czynności, o której mowa w ust. 1, komisja sporządza protokół.
§ 41j. 1. W przypadku, gdy zachodzi konieczność przeniesienia określonych dokumentów lub materiałów z jednej teczki do innej, prowadząca teczkę osoba skreśla odpowiednie pozycje ze spisu zawartości teczki, wpisując w tych pozycjach: datę przeniesienia i numer ewidencyjny teczki, do której je włączono.
2. Skreślenia i wpisy, o których mowa w ust. 1, potwierdzają czytelnym podpisem, osoba prowadząca teczkę i osoba włączająca przenoszone dokumenty lub materiały do prowadzonej przez siebie teczki.
3. Wpisów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem.
4. Osoba włączająca dokumenty lub materiały, o których mowa w ust. 1, do prowadzonej przez siebie teczki, niezwłocznie po ich włączeniu, ujmuje je w spisie zawartości teczki, wpisując dodatkowo numer ewidencyjny teczki, z której je przeniesiono.
§ 41k. 1. Udostępnienie lub przekazanie teczki poza jednostkę organizacyjną Straży Granicznej, jednostkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej lub Graniczną Placówkę Kontrolną Straży Granicznej Warszawa-Okęcie może nastąpić wyłącznie za podpisanym przez uprawnioną osobę pismem przewodnim, dotyczącym przesłania określonej w nim teczki.
2. Określenie przekazywanej teczki następuje poprzez wyszczególnienie jej jako załącznika wymieniając:
1) nazwę teczki;
2) klauzulę tajności teczki;
3) numer ewidencyjny teczki;
4) liczbę arkuszy teczki.
3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się wobec teczek przekazywanych do właściwego archiwum.
§ 41l. 1. Udostępniając lub przekazując teczkę akt postępowania sprawdzającego lub teczkę akt operacyjnych, prowadząca ją osoba, przedstawia pracownikowi kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu do zarejestrowania wyłącznie pismo przewodnie, o którym mowa w § 41k ust. 1, bez załączników.
2. Udostępniając lub przekazując teczkę akt personalnych, prowadząca ją osoba, przedstawia pracownikowi kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu do zarejestrowania pismo przewodnie, o którym mowa w § 41k ust. 1, wraz z udostępnianą lub przekazywaną teczką.
3. Pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, rejestrując pismo przewodnie, o którym mowa w ust. 1 i 2, korzystając z zawartych w nim danych, wypełnia pozycje dziennika korespondencji, przy czym w kolumnach:
1) "Jakiej sprawy dokument dotyczy" - wpisuje tytuł przesyłanej teczki oraz jej numer ewidencyjny;
2) "kart dokumentu (wraz z załącznikami)" - wpisuje liczbę kart pisma przewodniego powiększoną o liczbę kart przesyłanej teczki wynikającą z wykazu załączników;
3) "załączników" - wpisuje liczbę załączników, a poniżej określenie załącznika stosując skróty:
a) t.a.p.s. - teczka akt postępowania sprawdzającego,
b) t.a.o. - teczka akt operacyjnych,
c) t.a.p. - teczka akt personalnych;
4) "kart załączników" - wpisuje się liczbę arkuszy przesyłanej teczki.
4. Po zarejestrowaniu pisma przewodniego, o którym mowa w ust. 1, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu przygotowuje kopertę wewnętrzną do opakowania pisma przewodniego i przekazywanej teczki, na której umieszcza:
1) nazwę adresata;
2) odcisk pieczęci nagłówkowej jednostki organizacyjnej nadawcy z wpisanym w jej obrębie numerem wychodzącym dokumentu;
3) oznaczenie klauzuli tajności teczki wraz z pismem przewodnim;
4) odcisk pieczęci o treści "Kopertował ......... dnia .........";
5) odcisk pieczęci "Do rąk własnych".
5. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 i 3-4, osoba prowadząca teczkę:
1) odbiera z kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu zarejestrowane pismo przewodnie i przygotowaną kopertę wewnętrzną, o której mowa w ust. 4;
2) pakuje pismo przewodnie i przekazywaną teczkę do koperty wewnętrznej;
3) na odcisku pieczęci o treści "Kopertował ......... dnia ........." wpisuje czytelnie swoje nazwisko i datę kopertowania;
4) zakleja kopertę i przekazuje ją celem przesłania do kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu.
6. Pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, po otrzymaniu koperty, w obecności osoby, która ją przygotowała, zabezpiecza ją pieczęciami do pakietów i okleja taśmą.
7. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 6, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, podejmuje dalsze czynności przewidziane w postępowaniu z przesyłkami niejawnymi.
§ 41m. 1. W przypadku, gdy teczka przekazywana jest na stałe innej jednostce organizacyjnej Straży Granicznej, jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, fakt ten należy odnotować w rejestrze, dzienniku lub książce, w której była ona zaewidencjonowana.
2. Teczka, o której mowa w ust. 1, podlega ponownej rejestracji we właściwym rejestrze jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.
3. Osoba, która obowiązana jest do dalszego prowadzenia teczki, o której mowa w ust. 2, niezwłocznie po jej zarejestrowaniu, powinna powiadomić o powyższym kancelarię tajną, jej oddział lub zespół, w których odnotowano wpływ pisma, za którym ją otrzymano.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, w dzienniku korespondencji w pozycji, pod którą zarejestrowano otrzymaną teczkę, w kolumnie "Numer lub sygnatura akt, w których dokument jest przechowywany" wpisuje: "Przerejestrowano w (podać nazwę komórki organizacyjnej). Numer ewidencyjny (podać nowy numer ewidencyjny)".
5. Wpis, o którym mowa w ust. 4, potwierdzają podpisem pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu oraz osoba, o której mowa w ust. 3.
§ 41n. 1. Przed przekazaniem teczki do Archiwum Straży Granicznej, prowadząca ją osoba dokonuje przeglądu jej zawartości, w celu:
1) wyłączenia materiałów i dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc nie podlegających archiwizacji;
2) uporządkowania zawartości teczki, zgodnie z zasadami, o których mowa w rozdziale 4b.
2. Czynność, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na:
1) wykonaniu w dwóch egzemplarzach spisu dokumentów i materiałów niearchiwalnych kategorii Bc nie podlegających archiwizacji, wyłączonych z teczki, z których jeden włącza się do teczki, a drugi pozostawia w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostce organizacyjnej Straży Granicznej albo Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie wraz z wyłączonymi z teczki dokumentami i materiałami;
2) skreśleniu odpowiednich pozycji ze spisu zawartości teczki i wpisaniu w nich, symbolu "Bc"."
"Rozdział 4a
Przedłużanie okresu ochrony dokumentów lub materiałów niejawnych zawierających tajemnicę służbową.
§ 47a. 1. Przedłużając okres ochrony dokumentów lub materiałów niejawnych zawierających tajemnicę służbową, osoba, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy, jej przełożony albo następca prawny, na pierwszej i następnych stronach dokumentu lub materiału, w prawym górnym rogu, pod klauzulą tajności dokonuje adnotacji o treści "Chronić do ......... (określić datę kończącą okres ochrony)".
2. Na pierwszej stronie dokumentu lub materiału, pod adnotacją, o której mowa w ust. 1, osoba przedłużająca okres ich ochrony wpisuje: datę dokonania adnotacji, swoje nazwisko i imię oraz składa podpis.
3. Wpisów, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem, w ostatnim dniu okresu ochrony dokumentów lub materiałów, liczonym od dnia ich sporządzenia.
4. W przypadku, gdy dokument lub materiał, o których mowa w ust. 1, przechowywany jest poza kancelarią, osoba przedłużająca okres jego ochrony, informuje o tym fakcie kancelarię, w której jest on zarejestrowany.
§ 47b. Przedłużając okres ochrony włączonych do teczek i zarchiwizowanych, dokumentów lub materiałów niejawnych zawierających tajemnicę służbową, adnotację, o której mowa w § 47a ust. 1 i 2, umieszcza się na właściwym dokumencie lub materiale oraz pod klauzulą tajności na etykiecie teczki, w której są one przechowywane.
§ 47c. Czynności, o których mowa w § 47a i 47b, nie można wykonać w stosunku do dokumentów lub materiałów, po upływie terminów, o których mowa w art. 25 ust. 3 ustawy.
§ 47d. 1. O przedłużeniu, okresu ochrony dokumentu lub materiału niejawnego zawierającego tajemnicę służbową, pracownik kancelarii, w której on jest zarejestrowany, niezwłocznie informuje na piśmie osobę lub osoby, do których został on przesłany.
2. Pracownik kancelarii adresata dokumentu lub materiału, któremu przedłużono okres ochrony zawartych w nim informacji, wykonuje czynności, o których mowa w § 47a ust. 1 i 2, oraz jeśli dokument był z tej kancelarii przesyłany innym adresatom, powiadamia tych adresatów.
Rozdział 4b
Rejestracja spraw i korespondencji powstałej w trakcie ich prowadzenia.
§ 47e. 1. Wykonawca merytoryczny po otrzymaniu lub wytworzeniu pierwszego w danej sprawie dokumentu, klasyfikuje go określając według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej: symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne i kategorię archiwalną oraz sposób postępowania z dokumentem na wypadek zagrożenia, przy czym za wytworzony uważa się dokument, podpisany przez uprawnioną osobę.
2. Symbol klasyfikacyjny, kategorię archiwalną oraz sposób postępowania z dokumentem na wypadek zagrożenia, o których mowa w ust. 1, wykonawca merytoryczny wpisuje w górnym prawym rogu pierwszej strony dokumentu i potwierdza podpisem.
3. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, wykonawca merytoryczny ma obowiązek zarejestrować sprawę we właściwej dla niego kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. W przypadkach szczególnych, dopuszcza się rejestrację sprawy po jej zakończeniu.
§ 47f. 1. Do rejestracji spraw służy rejestr dokumentacji prowadzony przez właściwą dla wykonawcy merytorycznego, kancelarię tajną, jej oddział lub zespół.
2. Pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu, rejestruje sprawy w kolejnych pozycjach rejestru dokumentacji, przy czym:
1) rejestrując sprawę z chwilą otrzymania bądź wytworzenia pierwszego dokumentu, w rubrykach:
a) "Liczba porządkowa" - wpisuje kolejny numer sprawy w danym roku kalendarzowym bez poprzedzania numeru oznaczeniem klauzuli tajności sprawy,
b) "Nazwa teczki, dziennika, książki itp." - wpisuje tytuł sprawy zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej,
c) "Klauzula tajności" - wpisuje klauzulę tajności sprawy, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 1,
d) "Data rozpoczęcia" - wpisuje datę otrzymania albo wytworzenia pierwszego dokumentu;
2) rejestrując sprawę zakończoną, wypełnia rubryki, o których mowa w pkt 1, a ponadto w rubrykach:
a) "Data zakończenia" - wpisuje datę zakończenia sprawy,
b) "Liczba arkuszy" - wpisuje liczbę arkuszy sprawy,
c) "Uwagi" - wpisuje symbol klasyfikacyjny, kategorię archiwalną i sposób postępowania na wypadek zagrożenia.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1:
1) dopuszcza się wypełnienie rubryki "Klauzula tajności" po jej zamknięciu, jeśli w chwili wszczęcia sprawy nie można przewidzieć klauzuli tajności kolejnych otrzymanych lub wykonanych dokumentów;
2) pozostałe rubryki: "Data zakończenia", "Liczba arkuszy" i "Uwagi" - wypełnia się po zamknięciu sprawy.
4. W przypadku, gdy tytuł sprawy, nadany zgodnie z hasłem określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt Straży Granicznej nie wyczerpuje jej zawartości, dopuszcza się jego rozwinięcie przez użycie po kropce dookreślenia.
5. W przypadku, kiedy akta sprawy składają się z kilku teczek, wszystkie teczki rejestruje się w rejestrze dokumentacji pod jedną pozycją i oznacza, używając cyfr rzymskich, jako kolejne tomy akt sprawy.
§ 47g. 1. W przypadku, gdy w tej samej sprawie prowadzi się korespondencję jawną i niejawną, pozostającą w kompetencjach kancelarii tajnej, sprawę rejestruje się wyłącznie w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole.
2. Zabrania się rejestrowania tej samej sprawy równocześnie w kancelarii tajnej i jawnej.
3. Po zarejestrowaniu sprawy, stanowi ona odrębną teczkę.
§ 47h. 1 Z chwilą zarejestrowania teczki, numery korespondencji wychodzącej w tej sprawie składają się z następujących elementów:
1) oznaczenia klauzuli tajności dokumentu;
2) numeru pozycji z dziennika korespondencji;
3) oznaczenia literowego jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Straży Granicznej albo Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie;
4) numeru, pod jakim zarejestrowano teczkę w rejestrze dokumentacji;
5) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę w rejestrze dokumentacji;
6) cyfry oznaczającej kolejne pismo wysyłane w tej sprawie;
7) oznaczenia komórki organizacyjnej kancelarii tajnej, poprzez którą prowadzi się korespondencję.
2. Elementy, o których mowa w ust. 1 pkt 3-6, w miejscu przeznaczonym na numer pisma wychodzącego wpisuje wykonawca techniczny zgodnie z instrukcją wykonawcy merytorycznego, bądź wykonawca merytoryczny, przed przekazaniem dokumentu do kancelarii tajnej, w celu jego rejestracji i wysłania.
3. Wzór oznaczeń korespondencji wychodzącej w sprawie zarejestrowanej w rejestrze dokumentacji określa załącznik nr 12 do decyzji.
4. W przypadku, kiedy sprawa nie jest zarejestrowana w rejestrze dokumentacji, do oznaczania korespondencji wychodzącej stosuje się zasady, o których mowa w § 30 ust. 1 i 5.
5. Do oznaczania korespondencji jawnej wchodzącej w skład teczek zarejestrowanych w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole, przepisy ust. 1 pkt 2-6 oraz ust. 2, stosuje się odpowiednio.
Rozdział 4c
Archiwizacja dokumentów.
§ 47i. 1. Dokumentacja dotycząca jednej sprawy stanowi gromadzony w teczce zbiór dokumentów, którą przechowuje właściwa kancelaria tajna, jej oddział lub zespół albo prowadzący sprawę wykonawca merytoryczny
2. Wykonawca merytoryczny zakłada i prowadzi dla każdej prowadzonej przez siebie teczki przegląd dokumentów zbioru, którego wzór określa załącznik nr 16a do decyzji.
3. Z chwilą zakończenia sprawy wykonawca merytoryczny dokonuje przeglądu i uporządkowania zebranych w jej toku dokumentów poprzez:
1) wydzielenie z teczki dokumentów manipulacyjnych o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym określonych w odrębnych przepisach jako kategoria Bc;
2) sprawdzenie zawartości teczki pod względem skompletowania dokumentów;
3) ułożenie dokumentów;
4) ponumerowanie, przy użyciu ołówka grafitowego, arkuszy teczki;
5) sporządzenie spisu zawartości teczki, którego wzór określa załącznik nr 15b do decyzji.
4. Ułożenie dokumentów, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, winno odzwierciedlać kolejność zdarzeń, uzyskiwanych informacji i sporządzanych w sprawie dokumentów od dokumentu najwcześniejszego, rozpoczynającego sprawę, na górze, do najpóźniejszego stanowiącego jej zakończenie, na dole.
5. W przypadku, gdy w sprawie występują kolejno pisma zawierające zapytania i odpowiedzi, pismo zawierające odpowiedź umieszcza się po piśmie zawierającym zapytanie, a całość sprawy układa się w kolejności pism zawierających zapytania.
6. W przypadku, gdy wymaga tego charakter sprawy, do ułożenia dokumentów można stosować także inne kryteria, a w szczególności geograficzne, organizacyjne, osobowe, alfabetyczne, stosując w ich obrębie zasady, o których mowa w ust. 4 i 5.
7. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1-6, wykonawca merytoryczny przekazuje teczkę do kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu.
§ 47j. 1. Elektroniczne nośniki informacji z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami, przechowywane są tak długo, jak długo są niezbędne do potrzeb własnych użytkownika.
2. W przypadkach szczególnych, dopuszcza się włączanie elektronicznego nośnika informacji do teczki, o której mowa w § 47i, i zarchiwizowanie go z zastrzeżeniem, iż okres przechowywania teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej, nie przekracza pięciu lat.
3. W przypadku, gdy określony jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej, okres przechowywania teczki przekracza 5 lat, umieszcza się w niej wydruki informacji utrwalonych na elektronicznym nośniku informacji.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, elektroniczny nośnik informacji umieszcza się w kopercie, na której wpisuje się informację o nazwie i wersji edytora tekstu albo oprogramowania służącego do odtworzenia utrwalonej informacji oraz zawartości tego nośnika.
5. Elektroniczny nośnik informacji wyszczególnia się jako odrębną pozycję w spisie zawartości teczki opisując typ nośnika i jego zawartość, a w przypadku nośnika zarejestrowanego w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole, także numer ewidencyjny tego nośnika.
6. W przypadku, gdy zachodzi konieczność wydłużenia okresu przechowywania teczki, w której znajduje się elektroniczny nośnik informacji o okres, który łącznie z wcześniejszym okresem przechowywania przekroczy 5 lat, wówczas jego zawartość przenosi się na nowy, wcześniej nie używany nośnik, a przechowywany dotychczas nośnik należy zniszczyć.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, na kopercie, w której przechowywany jest nośnik obok informacji, o których mowa w ust. 4, umieszcza się datę dokonania nowego zapisu informacji.
§ 47k. 1. W przypadkach szczególnych, podyktowanych koniecznością szczególnej ochrony zawartych w dokumencie informacji, wykonawca merytoryczny przygotowujący teczkę do archiwizacji, może włączyć ten dokument do teczki w zamkniętej kopercie.
2. Na kopercie, o której mowa w ust. 1, umieszcza się informację o jej zawartości oraz dodatkowo adnotację o treści: "Otwierać za zgodą ......... (podać stanowisko właściwego przełożonego)".
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca merytoryczny:
1) umieszcza dokument w nowej, nie używanej kopercie i opisuje ją zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 16b do decyzji oraz zakleja kopertę nie zabezpieczając miejsc sklejenia taśmą;
2) kopertę, o której mowa w pkt 1, umieszcza w większej, nie zaklejonej kopercie umożliwiającej wszycie jej do teczki;
3) w spisie zawartości teczki, o której mowa w pkt 2, w rubryce "Nazwa dokumentu" wpisuje nazwę dokumentu z dopiskiem "W kopercie";
4) na kopercie, o której mowa w pkt 2, wpisuje numer kolejnego arkusza teczki bez względu na liczbę arkuszy umieszczonego w niej dokumentu.
§ 47l. 1. W przypadku spraw o niewielkiej objętości lub, które nie zostały odrębnie zaewidencjonowane w rejestrze dokumentacji, dopuszcza się układanie w jednej teczce więcej niż jednej sprawy.
2. Teczkę, o której mowa w ust. 1, zakłada pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu:
1) z chwilą powstania pierwszej sprawy;
2) jeśli teczka taka była już prowadzona w ubiegłym roku kalendarzowym, na początku następnego roku.
3. Podstawę do założenia teczki, o której mowa w ust. 1, stanowi pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, zatwierdzony przez komendanta oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub komendanta Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, oraz przez kierownika kancelarii tajnej.
4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, powinien zawierać:
1) nazwę oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie oraz nazwę komórki organizacyjnej zakładającej teczkę;
2) symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategorię archiwalną teczki oraz postępowanie sposób postępowania z teczką na wypadek zagrożenia zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej;
3) przewidywaną klauzulę tajności gromadzonych dokumentów lub spraw.
5. Gromadzone w teczce, o której mowa w ust. 1, sprawy powinny spełniać następujące kryteria:
1) posiadać jednakowy symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategorię archiwalną teczki oraz postępowanie sposób postępowania z teczką na wypadek zagrożenia zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej;
2) dotyczyć tego samego zagadnienia bądź zakresu spraw.
6. W teczce, o której mowa w ust. 1, gromadzi się kompletne i uporządkowane sprawy, w sposób, o którym mowa w § 47i ust. 3-6, zachowując kolejność ich powstania, od najwcześniejszej na górze do najpóźniejszej na dole, a każdą sprawę poprzedza się przeglądem dokumentów zbioru, o którym mowa w § 47i ust. 2.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca merytoryczny, który porządkuje teczkę, w miejsce spisu zawartości teczki sporządza spis spraw zawartych w teczce, którego wzór określa załącznik nr 16c do decyzji.
§ 47m. 1. Po otrzymaniu uporządkowanej teczki, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu:
1) przegląda zawartość teczki pod kątem poprawności jej ułożenia;
2) usuwa z dokumentów przeznaczonych do archiwizacji części metalowe, a w szczególności zszywki i spinacze;
3) zakłada kartę kontrolną, której wzór określa załącznik nr 15c do decyzji;
4) układa zawartość teczki w kolejności:
a) karta kontrolna,
b) spis zawartości teczki bądź spis spraw zawartych w teczce,
c) dokumenty;
5) przeszywa i obkłada teczkę w okładki, umieszcza na niej odcisk pieczęci suchej na laku lub kleju oraz opisuje zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 16d do decyzji;
6) na teczkę nakleja etykietę, której wzór określa załącznik nr 16e do decyzji;
7) w dzienniku korespondencji, w pozycjach, pod którymi zarejestrowano dokumenty znajdujące się w teczce, w rubryce "Numer lub sygnatura akt, w których dokument jest przechowywany" wpisuje:
a) numer teczki, na który składają się:
- numer teczki zgodnie z rejestrem dokumentacji, łamany przez ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę, łamane przez
- oznaczenie, za pomocą cyfr rzymskich, tomu akt,
a) numery arkuszy, które ten dokument stanowi w teczce.
2. Na etykiecie, o której mowa w ust. 1 pkt 6, prócz innych opisów, umieszcza się znak akt oraz numer teczki.
3. Znak akt, o którym mowa w ust. 2, składa się:
1) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, o których mowa w § 9 ust. 1, tworzącej teczkę i po myślniku, symbolu klasyfikacyjnego ustalonego według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej;
2) w pozostałych jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej - literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, o których mowa w § 10, po myślniku, oznaczenia komórki organizacyjnej tworzącej akta określonego na podstawie zasad, o których mowa w § 9 ust. 2-3, i po myślniku, symbolu klasyfikacyjnego według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej.
4. Wzory znaków akt, o których mowa w ust. 3, określa załącznik nr 12 do decyzji.
5. Numer teczki, o którym mowa w ust. 2:
1) w przypadku kancelarii tajnych, które posiadają swoje oddziały lub zespoły, składa się z:
a) numeru teczki określonego według rejestru dokumentacji, po myślniku
b) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę, i po myślniku
c) oznaczenia za pomocą cyfr rzymskich oddziału lub zespołu kancelarii tajnej, w których zarejestrowano teczkę;
2) w przypadku kancelarii tajnych, które nie posiadają swoich oddziałów lub zespołów, składa się z:
a) numeru teczki określonego według rejestru dokumentacji, oraz po myślniku
b) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę.
§ 47n. 1. Czynności w zakresie archiwizowania teczek, o których mowa w § 47e-47k, wykonuje się niezwłocznie po zakończeniu sprawy.
2. W przypadku teczek prowadzonych w sposób, o którym mowa w § 47l, czynności w zakresie archiwizowania teczek należy zakończyć do 10 stycznia każdego roku kalendarzowego, w stosunku do spraw i teczek prowadzonych w roku ubiegłym.
3. W przypadkach, o których mowa w § 47l, i niewielkiej liczby spraw dopuszcza się prowadzenie teczki przez okres dwóch i więcej lat.
4. Nie archiwizuje się teczek spraw nie zakończonych.
5. W przypadku wznowienia sprawy znajdującej się w zarchiwizowanej teczce, kolejne napływające w tej sprawie dokumenty gromadzi się w nowej teczce oznaczając ją jako "Tom II" i kolejne.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, tytuł zarchiwizowanej teczki należy uzupełnić o oznaczenie "Tom I":
1) na etykiecie teczki;
2) w rejestrze dokumentacji, w rubryce "Nazwa teczki, dziennika, książki itp.";
3) w dziennikach korespondencji, gdzie odnotowano zarchiwizowanie dokumentów zawartych w teczce.
7. Dla zarchiwizowanych teczek, pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu zakłada kartę teczki, której wzór określa załącznik nr 16f do decyzji.
8. W karcie teczki, o której mowa w ust. 7, ewidencjonuje się przypadki udostępnienia teczki.
§ 47o. 1. Zarchiwizowane teczki niejawne przechowuje kancelaria tajna, jej oddział lub zespół, w których są one zarejestrowane.
2. Okres przechowywania teczek w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole wynosi:
1) 2 lata, jeśli w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej funkcjonuje archiwum zakładowe lub jednostka ta jest obsługiwana przez archiwum zakładowe innej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej;
2) 5 lat, jeśli w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej nie powołano archiwum zakładowego i do obsługi tej jednostki nie wyznaczono archiwum zakładowego innej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.
3. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 2, teczki przekazywane są do:
1) właściwego archiwum zakładowego w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1;
2) Archiwum Straży Granicznej w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2.
4. Bieg okresów, o których mowa w ust. 2, rozpoczyna się od dnia 1 stycznia roku kalendarzowego następnego po roku, w którym zamknięto sprawę, a kończy 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym upływają określone okresy.
§ 47p. 1. Kancelaria tajna udostępnia teczki spraw zakończonych i spraw pozostających w toku:
1) prowadzącym je wykonawcom merytorycznym;
2) przełożonym wykonawców, o których mowa w pkt 1.
2. Udostępnienie teczek, o których mowa w ust. 1, ewidencjonuje się w karcie RWD osoby, której zostały one udostępnione, a w przypadku teczek zarchiwizowanych, także w karcie teczki, o której mowa w § 47n ust. 7.
3. Udostępnienie teczek, o których mowa w ust. 1, innym, niż wymienione w ust. 1, osobom, odbywa się na podstawie pisemnej zgody kierownika komórki organizacyjnej oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie lub kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, w których zostały one wytworzone.
Rozdział 4d
Przechowywanie dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub wyższą przez wykonawców merytorycznych.
§ 47r. 1. Pełnomocnik ochrony właściwy dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej może udzielić zgody na przechowywanie przez wykonawców merytorycznych dokumentów lub materiałów niejawnych poza kancelarią tajną, jej oddziałem lub zespołem na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych dokumentów lub materiałów.
2. Zgody, o której mowa w ust. 1, udziela się:
1) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej;
2) w oddziałach lub ośrodkach szkolenia Straży Granicznej - odpowiednio na wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub kierownika granicznej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej;
3) w Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie - na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.
3. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 16g do decyzji.
§ 47s. 1. Zgoda, o której mowa w § 47r ust. 1, może być udzielona po spełnieniu wymogów bezpieczeństwa określonych w odrębnych przepisach.
2. Za dostosowanie pomieszczeń do wymogów bezpieczeństwa, o których mowa w ust. 1, odpowiada:
1) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - wnioskujący kierownik jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej;
2) w oddziałach lub środkach szkolenia Straży Granicznej - odpowiednio wnioskujący kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik granicznej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej;
3) w Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie - wnioskujący kierownik komórki organizacyjnej Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.
§ 47t. 1. Po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w § 47r ust. 2, kierownik kancelarii tajnej ocenia poziom dostosowania, określonego we wniosku, pomieszczenia do wymogów bezpieczeństwa i opiniuje w tym zakresie wniosek.
2. W przypadku nie spełnienia wymogów bezpieczeństwa, kierownik kancelarii tajnej sporządza spis zaleceń w zakresie wymogów bezpieczeństwa, jakie należy spełnić by zgoda, o której mowa w § 47r ust. 1, mogła być udzielona.
3. Zalecenia, o których mowa w ust. 2, zatwierdza pełnomocnik ochrony właściwy dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, który następnie przesyła je osobie występującej z wnioskiem, o której mowa w § 47r ust. 2.
4. O wykonaniu zaleceń, o których mowa w ust. 2, osoba występująca z wnioskiem, pisemnie informuje pełnomocnika ochrony właściwego dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.
5. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 4, pełnomocnik ochrony zleca kierownikowi kancelarii tajnej, powtórną ocenę poziomu dostosowania pomieszczenia określonego we wniosku, o którym mowa w § 47r ust. 2, do wymogów bezpieczeństwa i powtórne zaopiniowanie wniosku.".
"Rozdział 5
Brakowanie i niszczenie dokumentów i materiałów niejawnych.
§ 48. 1. Materiały i dokumenty niejawne o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, oznaczone w myśl odrębnych przepisów symbolem "Bc" brakuje i niszczy:
1) komisja dokonująca wewnętrznej kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych;
2) komisja powoływana doraźnie lub okresowo przez komendanta oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, komendanta Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie albo kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej.
2. Z czynności, o których mowa w ust. 1, komisja sporządza protokół brakowania/zniszczenia, którego wzór określa załącznik nr 16h do decyzji.
3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których pierwszy przeznaczony jest dla jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokonuje się brakowania i niszczenia dokumentów i materiałów, a drugi dla właściwej kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu.
4. Zgodę na wybrakowanie i niszczenie dokumentów oraz materiałów wymienionych w protokole, o którym mowa w ust. 2, udzielają:
1) kierownicy jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej - w odniesieniu do dokumentów i materiałów posiadanych przez te jednostki;
2) komendanci oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej - w odniesieniu do dokumentów i materiałów posiadanych przez te jednostki;
3) komendant Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie - w odniesieniu do dokumentów i materiałów posiadanych przez tą jednostkę organizacyjną.
§ 49. 1. Wydruki próbne albo wadliwe, zawierające informacje niejawne, niewłaściwe wykonane odbitki, klisze, matryce, wykorzystane kalki i taśmy atramentowe służące do wytworzenia dokumentów lub materiałów niejawnych niszczy wykonawca niezwłocznie po ich wykorzystaniu w sposób uniemożliwiający odczyt.
2. Zbędne zapisy zawierające informacje niejawne umiejscowione na nośnikach wielokrotnego zapisu, wykonawca kasuje we własnym zakresie.
3. Elektroniczne, magnetyczne, magnetooptyczne i optyczne nośniki informacji, o których mowa w ust. 2, wydane przez kancelarię tajną, jej oddział lub zespół niszczą wykonawca, któremu je wydano lub jego przełożony i pracownik kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu w sposób uniemożliwiający ponowne ich wykorzystanie.
§ 50 1. Wybrakowane dokumenty i materiały, do czasu ich zniszczenia przechowuje się wraz z podpisanymi przez komisję i zatwierdzonymi przez właściwych przełożonych protokołami w kancelarii tajnej, jej oddziale lub zespole, w warunkach zapewniających ochronę zawartych w nich informacji.
2. Zniszczenie dokumentów lub materiałów polega na rozdrobnieniu ich, w stopniu uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich informacji, lub spalenie.
3. Dokumenty i materiały zdejmuje się z ewidencji kancelarii tajnej, jej oddziału lub zespołu po ich zniszczeniu odnotowanym w protokole, o którym mowa w § 48 ust. 2."
ZAŁĄCZNIKI
Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
ZAŁĄCZNIK Nr 1
WZORY OZNACZEŃ DOKUMENTÓW REJESTROWANYCH W URZĄDZENIACH EWIDENCYJNYCH PROWADZONYCH W KANCELARII TAJNEJ
WZORY OZNACZEŃ DOKUMENTÓW REJESTROWANYCH W URZĄDZENIACH EWIDENCYJNYCH PROWADZONYCH W KANCELARII TAJNEJ
Pf-152/ZG/IV
Objaśnienie:
Pf - oznaczenie klauzuli tajności,
152 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
ZG - Zarząd Graniczny Komendy Głównej Straży Granicznej,
IV - kolejny numer dziennika ewidencji wykonanych dokumentów w Zarządzie Granicznym Komendy Głównej Straży Granicznej.
2. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, gdy jest prowadzony jeden dziennik:
Pf-152/ZG
Objaśnienie:
Pf - oznaczenie klauzuli tajności,
152 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
ZG - Zarząd Graniczny Komendy Głównej Straży Granicznej.
3. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej poza Komendą Główną Straży Granicznej, gdy w komórce organizacyjnej jest prowadzony więcej niż jeden dziennik:
0-52/MO-ZG/IV
Objaśnienie:
0 - oznaczenie klauzuli tajności,
52 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
MO - Morski Oddział Straży Granicznej,
ZG - ochrona granicy państwowej,
IV - kolejny numer dziennika ewidencji wykonanych dokumentów w Zarządzie Granicznym Komendy Głównej Straży Granicznej.
4. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej poza Komendą Główną Straży Granicznej, gdy w komórce organizacyjnej jest prowadzony jeden dziennik:
Pf-152/MO-KS
Objaśnienie:
Pf - oznaczenie klauzuli tajności,
152 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
MO - Morski Oddział Straży Granicznej,
KS - kadry i szkolenie.
5. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wychodzący, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne:
00-46/WM/V
Objaśnienie:
00 - oznaczenie klauzuli tajności,
46 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
WM - Warmińsko-Mazurski Oddział Straży Granicznej,
V - numer przypisany komórce organizacyjnej.
6. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wychodzący, gdy w kancelarii tajnej nie występują komórki organizacyjne:
00-6/CS
Objaśnienie:
00 - oznaczenie klauzuli tajności,
6 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
CS - Centrum Szkolenia Straży Granicznej.
7. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wchodzący, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne:
0-146/V
Objaśnienie:
0 - oznaczenie klauzuli tajności,
146 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
V - numer przypisany komórce organizacyjnej.
8. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wchodzący, gdy w kancelarii tajnej nie występują komórki organizacyjne:
0-746
Objaśnienie:
O - oznaczenie klauzuli tajności,
746 - numer pozycji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.
9. Wzór numeru dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji jako wchodzący albo wychodzący dotyczącego zleconych czynności:
Zc-Pf- 746/II (wchodzący)
Zc-Pf-746/WM/V (wychodzący)
10. Wzór numeru karty spisu zawartości zarejestrowanej w RWD, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne:
RWD Nr 25/PF-125/II/02/A 15248
Objaśnienie:
25 - numer karty RWD właściwy dla funkcjonariusza lub pracownika prowadzącego teczkę,
Pf - oznaczenie klauzuli tajności,
125 - numer pozycji w karcie RWD, pod którą zarejestrowano spis zawartości,
II - numer przypisany komórce organizacyjnej,
02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,
A 15248 - numer ewidencyjny teczki.
11. Wzór numeru karty spisu zawartości zarejestrowanej w RWD, gdy w kancelarii tajnej nie występują komórki organizacyjne:
RWD Nr 25/PF-125/02/A 15248
Objaśnienie:
25 - numer karty RWD właściwy dla funkcjonariusza lub pracownika prowadzącego teczkę,
Pf - oznaczenie klauzuli tajności,
125 - numer pozycji w karcie RWD, pod którą zarejestrowano spis zawartości,
02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,
A 15248 - numer ewidencyjny teczki.
12. Wzór numeru karty spisu zawartości zarejestrowanej w RWD, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne, jeśli pod jedną pozycją zarejestrowano 3 karty spisu zawartości:
RWD Nr 25/PF-125/II/02/A 15248
RWD Nr 25/PF-125/II/02/A 15248/1
RWD Nr 25/PF-125/II/02/A 15248/2
Objaśnienie:
25 - numer karty RWD właściwy dla funkcjonariusza lub pracownika prowadzącego teczkę,
Pf - oznaczenie klauzuli tajności,
125 - numer pozycji w karcie RWD, pod którą zarejestrowano spis zawartości,
II - numer przypisany komórce organizacyjnej,
02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,
A 15248 - numer ewidencyjny teczki,
1, 2 - numer kolejnej karty.
13. Wzór numeru korespondencji wychodzącej w sprawie zarejestrowanej w rejestrze dokumentacji kancelarii tajnej, gdy w kancelarii tajnej występują komórki organizacyjne:
0-128/OI-154-02-5/I
Objaśnienie:
0 - oznaczenie klauzuli tajności,
128 - numer pozycji w dzienniku korespondencji,
OI - Biuro Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej,
154 - numer sprawy zgodnie z rejestrem dokumentacji kancelarii tajnej,
02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,
I - numer przypisany komórce organizacyjnej.
14. Wzór numeru korespondencji wychodzącej w sprawie zarejestrowanej w rejestrze dokumentacji kancelarii tajnej, gdy w kancelarii tajnej nie występują komórki organizacyjne:
0 - 128/CS-154-02-5
Objaśnienie:
0 - oznaczenie klauzuli tajności,
128 - numer pozycji w dzienniku korespondencji,
CS - Centrum Szkolenia Straży Granicznej,
154 - numer sprawy zgodnie z rejestrem dokumentacji kancelarii tajnej,
02 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego.
15. Wzór znaku akt w Komendzie Głównej Straży Granicznej:
OI-0154
Objaśnienie:
OI - Biuro Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej,
0154 - symbol hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej.
16. Wzór znaku akt w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej:
KA-OI-0154
Objaśnienie:
KA - Karpacki Oddział Straży Granicznej,
OI - Wydział Ochrony Informacji Niejawnych,
0154 - symbol hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej.