Zasady zaopatrywania, prowadzenia gospodarki i postępowania z pieczęciami wytworzonymi i używanymi w resorcie obrony narodowej w czasie pokoju i wojny.
Dz.Urz.MON.2019.232
Akt obowiązującyDECYZJA Nr 183/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 30 października 2019 r.
w sprawie zasad zaopatrywania, prowadzenia gospodarki i postępowania z pieczęciami wytworzonymi i używanymi w resorcie obrony narodowej w czasie pokoju i wojny
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
Rozdział 2
Podział i przeznaczenie pieczęci
Podział i przeznaczenie pieczęci
Rozdział 3
Zasady zamawiania i zaopatrywania w pieczęcie
Zasady zamawiania i zaopatrywania w pieczęcie
Rozdział 4
Ewidencja pieczęci
Ewidencja pieczęci
Rozdział 5
Używanie i posługiwanie się pieczęciami
Używanie i posługiwanie się pieczęciami
Rozdział 6
Przechowywanie i wydawanie pieczęci
Przechowywanie i wydawanie pieczęci
Rozdział 7
Wymiana lub zwrot nieaktualnych pieczęci
Wymiana lub zwrot nieaktualnych pieczęci
Rozdział 8
Niszczenie pieczęci
Niszczenie pieczęci
Rozdział 9
Postępowanie z pieczęciami przeznaczonymi na czas "W"
Postępowanie z pieczęciami przeznaczonymi na czas "W"
"Uwaga: Zabrania się dokonywania jakichkolwiek adnotacji na pakiecie. W czasie "P" otwarcia pakietu, w celu sprawdzenia jego zawartości, może dokonać tylko upoważniona do tego komisja".
Rozdział 10
Postępowanie z pieczęciami w przypadkach szczególnych
Postępowanie z pieczęciami w przypadkach szczególnych
Rozdział 11
Postępowanie z pieczęciami podczas ćwiczeń
Postępowanie z pieczęciami podczas ćwiczeń
Rozdział 12
Kontrola w zakresie pieczęci
Kontrola w zakresie pieczęci
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
WYKAZ PODSTAWOWYCH ZESTAWÓW PIECZĘCI URZĘDOWYCH I SŁUŻBOWYCH, DOSTARCZANYCH JEDNOSTKOM I KOMÓRKOM ORGANIZACYJNYM NA CZAS "P" i "W"
WYKAZ PODSTAWOWYCH ZESTAWÓW PIECZĘCI URZĘDOWYCH I SŁUŻBOWYCH, DOSTARCZANYCH JEDNOSTKOM I KOMÓRKOM ORGANIZACYJNYM NA CZAS "P" i "W"
Lp. | Nazwa pieczęci | Czas "P" | Czas "W" | Uwagi | ||
A | P | B | WPP | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1. | Pieczęć urzędowa Ø 36 mm | 1 | 1 | 1 | 1 | |
2. | Pieczęć urzędowa Ø 36 mm do dokumentów pieniężnych i gospodarczych | 1 | 1 | 1 | - | |
3. | Pieczęć urzędowa Ø 30 mm do przesyłek wartościowych | - | - | - | 1 | |
4. | Pieczęć urzędowa Ø 20 mm | 1 | - | - | - | |
5. | Pieczęć do pakietów Ø 30 mm | 1 | 1 | 1 | 1 | |
6. | Pieczęć do pakietów Ø 30 mm metalowa | 1 | 1 | 1 | 1 | |
7. | Pieczęć wychodząca | 1 | 1 | 1 | 1 | |
8. | Pieczęć wchodząca | 1 | 1 | 1 | 1 | |
9. | Pieczęć biblioteczna | 1 | - | - | - | |
10. | Pieczęć firmująca | 1 | - | - | - | |
11. | Datownik Ø 30 | - | - | - | 1 |
Legenda:
A - dla jednostek organizacyjnych z numerem (nazwą) oraz komórek organizacyjnych z ich nazwą,
P - dla jednostek organizacyjnych z numerem wojskowej poczty polowej,
B - dla jednostek lub komórek organizacyjnych z pełną nazwą,
WPP - dla organów wykonawczych wojskowej poczty polowej.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
nadruk właściwy dla danego nadawcy......................., dnia ...............
lub pieczęć nagłówkowa
DYREKTOR
BIURA EWIDENCJI OSOBOWEJ WOJSKA POLSKIEGO
(po nazwie stanowiska adresata dopuszcza się zamieszczanie jego stopnia wojskowego, tytułu
naukowego lub zawodowego, imienia i nazwiska adresata)
nr kodu pocztowego, miejscowość lub nr fax lub SI ARCUS
ZAMÓWIENIE NA PIECZĘCIE
Na podstawie § 11 i 14 decyzji Nr ..../MON Ministra Obrony Narodowej z dnia ................... w sprawie ............................................... zamawiam wykonanie niżej wymienionych pieczęci:
(rodzaj, treść, albo wzór pieczęci)
(rodzaj, treść, albo wzór pieczęci)
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
(miejscowość, nazwa ulicy i numer, kod pocztowy)
................................................................................................................................................
STANOWISKO NADAWCY
...................................................................................
(podpis oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko)
ZAŁĄCZNIK Nr 3
PRZYKŁADOWE WZORY PIECZĘCI STOSOWANYCH W JEDNOSTKACH I KOMÓRKACH ORGANIZACYJNYCH RESORTU OBRONY NARODOWEJ CZASU "P" i "W"
PRZYKŁADOWE WZORY PIECZĘCI STOSOWANYCH W JEDNOSTKACH I KOMÓRKACH ORGANIZACYJNYCH RESORTU OBRONY NARODOWEJ CZASU "P" i "W"
ZAŁĄCZNIK Nr 4
EWIDENCJA PIECZĘCI URZĘDOWYCH, SŁUŻBOWYCH I ĆWICZEBNYCH
w .................................................................................................................................
(numer (nazwa) jednostki organizacyjnej lub nazwa komórki organizacyjnej)
Lp. | Od kogo otrzymano, numer i data pisma | Odbitka pieczęci | Opis pieczęci metalowej | Data, stopień wojskowy, imię i nazwisko oraz podpis otrzymującego pieczęć | Data i podpis prowadzącego ewidencję/ przyjmującego pieczęć | Numer pisma, data i adresat, któremu wysłano/ przekazano pieczęć | Uwagi Data i numer rozkazu (decyzji) unieważniającego zagubioną (utraconą) pieczęć |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Uwaga:
W przypadku zwrotu pieczęci prowadzący ewidencję składa swój podpis w obecności zdającego pieczęć.
ZAŁĄCZNIK Nr 5
EWIDENCJA PAKIETÓW ZAWIERAJĄCYCH PIECZĘCIE PRZEZNACZONE NA CZAS "W"
Numer (nazwa) jednostki organizacyjnej lub nazwa komórki organizacyjnej | Nr ewidencyjny pakietu z Nr. wojskowej poczty polowej | Nr ewidencyjny pakietu z pełną nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej | Nr ewidencyjny pakietu z pieczęcią do papierowych kart tożsamości lub opasek ze znakiem "Czerwonego Krzyża" | PODSTAWA | Uwagi | |||
Ujęcia w ewidencji | Wydania do jednostki lub komórki organizacyjnej | Zwrotu z jednostki lub komórki organizacyjnej | Zwrotu do BEO WP | |||||
Przechowuje | ||||||||
Przechowuje | ||||||||
Przechowuje | ||||||||
Przechowuje | ||||||||
ZAŁĄCZNIK Nr 6
WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO POSŁUGIWANIA SIĘ PIECZĘCIAMI URZĘDOWYMI, SŁUŻBOWYMI I ĆWICZEBNYMI
Lp. | Rodzaj i cecha pieczęci | Imię i nazwisko osoby upoważnionej | Nr rozkazu (decyzji) | Uwagi |
....................................................
(imię i nazwisko oraz podpis
osoby odpowiedzialnej za
prowadzenie ewidencji)
ZAŁĄCZNIK Nr 7
CZĘŚĆ I
Pieczęci urzędowych nie
Pieczęci urzędowych nie
niewypełnionym formularzu
i niepodpisanym piśmie
lub dokumencie.
WYKAZ ZAWARTOŚCI PAKIETU Nr ....
Niniejszy pakiet zawiera następujące pieczęcie przeznaczone na czas "W" dla:
1. ...................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
2. ...................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
3. ...................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
4. ...................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Zawartość pakietu sprawdzono i pakiet opieczętowano w dniu .................................................
Wykonał: ......................................................Sprawdził: ...................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko)(stopień wojskowy, imię i nazwisko)
.............................................................................................
(podpis)(podpis)
Uwagi:
1. Pieczęcie zawarte w pakiecie należy odcisnąć w dalszej części niniejszego formularza przeznaczając na każdą odbitkę pieczęci jedną rubrykę. Przy odbitce pieczęci metalowej w rubryce "opis pieczęci" wpisać jej treść i cechę.
2. Po sprawdzeniu zawartości pakietu w jednostce, komórce organizacyjnej podpisane przez kierownika jednostki, komórki organizacyjnej lub upoważnioną osobę pokwitowanie odbioru pieczęci należy niezwłocznie przesłać jako przesyłkę niejawną bezpośrednio do Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.
3. Otrzymane pieczęcie należy ująć w ewidencji.
CZĘŚĆ II
BIURO EWIDENCJI OSOBOWEJ WOJSKA POLSKIEGO
BIURO EWIDENCJI OSOBOWEJ WOJSKA POLSKIEGO
przez ...........................................................................................................................................
(numer (nazwa) jednostki organizacyjnej lub nazwa komórki organizacyjnej)
Lp. | Odbitka pieczęci | Opis pieczęci metalowej | Uwagi |
Zgodność zawartości pakietuPieczęcie znajdujące się
po jego otwarciu komisyjniew pakiecie Nr .........................
sprawdzono.
Data ...........................................
....................................................Przyjął:
........................................................................................................................
....................................................(data, stopień wojskowy, imię i nazwisko
(podpisy członków komisji)oraz podpis osoby upoważnionej)
ZAŁĄCZNIK Nr 8
PROTOKÓŁ-MELDUNEK
dotyczący uszkodzenia (naruszenia) plomby lub pakietu zawierającego pieczęcie przeznaczone na czas "W"
Komisja w składzie:
- przewodniczący: ..........................................................................
- członkowie: ..........................................................................
..........................................................................
stwierdziła uszkodzenie pakietu Nr .................... zawierającego pieczęcie na czas "W" (przechowywanego, doręczonego)*
.......................................................................................................................................................
(numer (nazwa) jednostki organizacyjnej lub nazwa komórki organizacyjnej przechowującej lub odbierającej pakiet)
Opis uszkodzenia pakietu: ...........................................................................................................
Okoliczności uszkodzenia pakietu ustalone w toku postępowania wyjaśniającego: ..................
.......................................................................................................................................................
Osoba odpowiedzialna za przechowywanie pakietu: ..................................................................
Osoba, która dopuściła do uszkodzenia pakietu: .........................................................................
Wnioski komisji: ..........................................................................................................................
Pakiet zabezpieczono przez dodatkowe opakowanie, opieczętowanie pieczęcią do pakietów
o treści .................................................................................................................. i przesłano do
Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego, wraz z jednym egzemplarzem protokołu.
Imiona, nazwiska oraz podpisy: .....................................
.....................................
.....................................
Rodzaj zastosowanych sankcji dyscyplinarnych i przedsięwzięć zapobiegających powtarzaniu się podobnych przypadków .....................................................................................
..............................................................
(data i podpis osoby upoważnionej)
__________
* Niepotrzebne skreślić
ZAŁĄCZNIK Nr 9
PROTOKÓŁ
w sprawie uszkodzenia przesyłki zawierającej pieczęcie do użycia w czasie "P"
Komisja w składzie:
- przewodniczący: ..........................................................................
- członkowie: ..........................................................................
..........................................................................
stwierdziła uszkodzenie doręczonej do .......................................................................................
(numer (nazwa) jednostki organizacyjnej lub nazwa komórki organizacyjnej)
przesyłki zawierającej pieczęcie do użytku bieżącego nadanej przez .......................................
.......................................................................................................................................................
Opis uszkodzenia: ........................................................................................................................
Okoliczności uszkodzenia przesyłki ustalone w toku postępowania wyjaśniającego: ...............
.......................................................................................................................................................
Osoba, która dopuściła do uszkodzenia przesyłki: ......................................................................
Wnioski komisji: ..........................................................................................................................
Pakiet zabezpieczono i opieczętowano pieczęcią "Do pakietów" o treści ................................. i przesłano do nadawcy przesyłki wraz z jednym egzemplarzem protokołu.
Imiona, nazwiska oraz podpisy: .....................................
.....................................
.....................................
Rozkaz (decyzja) kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej w sprawie uszkodzonej przesyłki: ......................................................................................................................................
..............................................................
(data i podpis)
ZAŁĄCZNIK Nr 10
MELDUNEK o utracie, zagubieniu lub zniszczeniu pieczęci urzędowej (służbowej, ćwiczebnej)
Melduję, że w dniu ........................................................ stwierdziłem brak pieczęci urzędowej
(służbowej, ćwiczebnej) o następującej treści .............................................................................
.......................................................................................................................................................
oznaczonej cechą .........................................................................................................................
Okoliczności utraty pieczęci urzędowej (służbowej, ćwiczebnej) ustalone w toku postępowania wyjaśniającego:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Osoba upoważniona do posługiwania się utraconą pieczęcią urzędową (służbową, ćwiczebną): ..................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko oraz zajmowane stanowisko)
Osoba, która utraciła pieczęć: ......................................................................................................
.......................................................................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko oraz zajmowane stanowisko)
Wynik postępowania wyjaśniającego: .........................................................................................
.......................................................................................................................................................
Zastosowane sankcje dyscyplinarne: ...........................................................................................
.......................................................................................................................................................
Zastosowane przedsięwzięcia zapobiegające powtarzaniu się podobnych wypadków: .............
.......................................................................................................................................................
m.p.
.....................................................
(podpis osoby upoważnionej)
ZAŁĄCZNIK Nr 11
PROTOKÓŁ - MELDUNEK
w sprawie podrobienia lub wykonania w nieupoważnionym zakładzie pieczęci urzędowej, służbowej lub ćwiczebnej
Melduję, że w dniu .............................................................. stwierdzono ...................................
.......................................................................................................................................................
(nazwa (numer) jednostki organizacyjnej lub nazwa komórki organizacyjnej)
użycie pieczęci podrobionej (wykonanej w nieupoważnionym zakładzie)
.......................................................................................................................................................
(podać rodzaj i treść pieczęci)
W wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego ustalono:
Pieczęć wykonano na zlecenie ....................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko oraz stanowisko osoby zlecającej)
w zakładzie ...................................................................................................................................
(nazwa zakładu lub nazwa właściciela)
Pieczęć używana była do .............................................................................................................
.......................................................................................................................................................
........................................................................ przez okres ..........................................................
Imiona, nazwiska oraz podpisy członków komisji: .....................................
.....................................
.....................................
ZAŁĄCZNIK Nr 12
Egz. Nr ....
ZEZWALAM
na zniszczenie pieczęci
wyszczególnionych w protokole
....................................................................
(stanowisko, stopień wojskowy,
imię i nazwisko)
Data .............................
PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA PIECZĘCI
Zgodnie z rozkazem dziennym (decyzją) Nr .......... z dnia ........................ komisja w składzie:
- przewodniczący: ...................................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko oraz nr poświadczenia bezpieczeństwa wraz z terminem ważności)
- członkowie: ...................................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko oraz nr poświadczenia bezpieczeństwa wraz z terminem ważności)
......................................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko oraz nr poświadczenia bezpieczeństwa wraz z terminem ważności)
zakwalifikowała niżej wymienione pieczęcie do zniszczenia:
Lp. | Odbitka pieczęci | Opis pieczęci | Uwagi |
1. | Opisywać tylko w przypadku gdy odcisk pieczęci jest nieczytelny | ||
2. | Wypukła do tuszu |
Pieczęcie wymienione pod pozycjami ......... zostały zniszczone w dniu .............. poprzez mechaniczne zlikwidowanie napisów i pozbawienie ich cech używalności zgodnie z § 43-44 decyzji Nr .../MON Ministra Obrony Narodowej z dnia ..................... w sprawie ......................
Imiona, nazwiska oraz czytelne podpisy:
- przewodniczący: ..............................
- członkowie: ......................................
ZAŁĄCZNIK Nr 13
nadruk właściwy dla danego nadawcy..........................., dnia ...................
lub pieczęć nagłówkowa
DYREKTOR
BIURA EWIDENCJI OSOBOWEJ
WOJSKA POLSKIEGO
(po nazwie stanowiska adresata dopuszcza
się zamieszczanie jego stopnia
wojskowego, tytułu naukowego lub
zawodowego, imienia i nazwiska adresata)
nr kodu pocztowego, miejscowość
Dotyczy: zwrotu pieczęci do zniszczenia
Na podstawie § 41 i 42 decyzji Nr ... /MON Ministra Obrony Narodowej z dnia ......................
w sprawie ............................................., w załączeniu przesyłam pieczęcie celem zniszczenia.
WYKAZ
nieaktualnych pieczęci przeznaczonych do zniszczenia
Lp. | Odbitka pieczęci | Opis pieczęci | Uwagi |
1. | Opisywać tylko w przypadku gdy odcisk pieczęci jest nieczytelny | ||
2. |
Dane osoby do kontaktu: .....................................................
STANOWISKO NADAWCY
................................................................................
/podpis oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko/