Zasady sporządzania i postępowania z szyfrogramami i szyfrofaksami w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w przedstawicielstwach dyplomatycznych, przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych oraz instytutach polskich.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.5.197

Akt obowiązujący

Wersja od: 31 października 2008 r.

INSTRUKCJA Nr 6

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 23 października 2008 r.

w sprawie zasad sporządzania i postępowania z szyfrogramami i szyfrofaksami w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w przedstawicielstwach dyplomatycznych, przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych oraz instytutach polskich

ROZDZIAŁ  I

DEFINICJE I POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Definicje

Przez użyte w instrukcji określenia należy rozumieć:

1) ustawa bez bliższego jej określenia - ustawę o ochronie informacji niejawnych z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.¹);

2) rozporządzenie bez bliższego jego określenia - rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696);

3) zarządzenie bez bliższego jego określenia - zarządzenie Nr 16 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 28 czerwca 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych;

4) system łączności niejawnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej "Ministerstwem" - łączność szyfrową między Ministerstwem a placówkami zagranicznymi (przedstawicielstwa dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwa przy organizacjach międzynarodowych, urzędy konsularne, instytuty polskie lub inne placówki podległe ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, mające siedziby poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej), zwanymi dalej "placówkami", przeznaczoną wyłącznie do przesyłania informacji niejawnych;

5) operator systemu łączności niejawnej, zwany dalej operatorem - pracownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw łączności MSZ posiadającego ważne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego uprawniające do dostępu do informacji "ściśle tajne", przeszkolonego w zakresie obsługi automatycznych środków łączności szyfrowej, realizującego wymianę informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową i służbową w dwukierunkowej relacji placówka - Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

6) kierownictwo Ministerstwa - Ministra Spraw Zagranicznych, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

7) szyfrogram - dokument zawierający informację niejawną przeznaczoną do zaszyfrowania lub otrzymaną w wyniku rozszyfrowania;

8) szyfrogram roboczy - niejawny wydruk szyfrogramu odebrany przez Wydział Szyfrów komórki organizacyjnej właściwej do spraw łączności, przekazywany do Wydziału Ekspedycji Szyfrogramów Biura Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych w celu opracowania jego ostatecznej formy i dystrybucji;

9) szyfrofaks - dokument zawierający informację niejawną przekazywaną za pośrednictwem faksu szyfrującego;

10) wyciąg z szyfrogramu oznacza treść korespondencji szyfrowej wyrażoną innymi słowami lub w zmienionym układzie zdań i słów;

11) szyfrogram techniczny - korespondencja między operatorem i dysponentem lub administratorem systemu łączności szyfrowej dot. technicznych zagadnień jego funkcjonowania.

§ 2. Podmioty korzystające z łączności niejawnej

1. Z systemu łączności niejawnej w relacji dwukierunkowej (kraj - zagranica i zagranica-kraj) korzystają:

1) członkowie kierownictwa Ministerstwa Spraw Zagranicznych, dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ i ich zastępcy, a także inni członkowie służby zagranicznej za zgodą Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej lub osoby przez niego upoważnionej;

2) kierownicy placówek oraz wyznaczeni przez nich zastępcy;

3) operatorzy, wyłącznie w sprawach związanych z techniką pracy szyfrowej.

2. W relacji kraj-zagranica osoby pełniące funkcje naczelnych organów administracji państwowej oraz kierujący instytucjami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo państwa korzystają z systemu łączności niejawnej w celu przekazania informacji osobom wykonującym z ich polecenia służbowego określone zadania, za pośrednictwem dyrektorów właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub ich przełożonych.

3. W relacji zagranica-kraj osoby wymienione w ust. 2 niniejszego paragrafu korzystają z systemu łączności niejawnej za pośrednictwem kierowników placówek zagranicznych.

4. W sytuacjach, o jakich mowa w ust. 2 i 3 niniejszego paragrafu, dyrektor komórki organizacyjnej MSZ bądź jego przełożony lub kierownik placówki zagranicznej powinien zaznaczyć w treści szyfrogramu, od kogo pochodzi dana informacja, używając formuły "Od: (pełna lub skrócona nazwa stanowiska, nazwisko)".

5. W sytuacjach uzasadnionych interesem państwa Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej (w kraju) lub kierownik placówki (za granicą) może wyrazić zgodę na korzystanie z systemu łączności niejawnej przez osoby niewymienione w ust 1 i 2 niniejszego paragrafu.

ROZDZIAŁ  II

REDAGOWANIE SZYFROGRAMÓW

§ 3. Podstawowe zasady

1. Przy redagowaniu szyfrogramu należy:

1) przestrzegać zasad postępowania z informacjami niejawnymi, określonymi w Ustawie;

2) nie zamieszczać w szyfrogramie informacji, które zostały lub mogą zostać przekazane w formie jawnej;

3) nie zamieszczać w szyfrogramie tekstów integralnych, cytatów z nich ani tekstów w językach obcych;

4) przestrzegać zasady, że szyfrogramem przesyła się bieżące informacje, opinie, oceny i analizy, które ze względu na pilność nie mogą być przekazane inną drogą (innym kanałem łączności);

5) zachowywać zwięzły styl;

6) przestrzegać zasad poprawności językowej.

2. Szyfrogramy nie powinny zawierać treści odnoszących się do kilku tematów. Nie dotyczy to sytuacji, w której ze względu na szczególny charakter opisywanego wydarzenia wymagane jest połączenie w jednym szyfrogramie kilku wątków tematycznych (na przykład dotyczących przygotowania, przebiegu i rezultatów wizyty zagranicznej).

§ 4. Struktura szyfrogramu

1. Szyfrogram w relacji zagranica-kraj powinien zawierać:

1) oznaczenie adresata głównego lub dwóch adresatów głównych - w sytuacji, o której mowa w § 5 ust. 3;

2) ewentualne oznaczenie adresata lub adresatów "do wiadomości" w MSZ - w sytuacji, o której mowa w § 6 ust. 1;

3) ewentualne oznaczenie adresata lub adresatów "do wiadomości" na innych placówkach - w sytuacji, o której mowa w § 6 ust. 2;

4) hasłowe wprowadzenie do tematu szyfrogramu;

5) źródło informacji;

6) tekst informacji oraz uwagi, komentarze i oceny własne;

7) nazwisko osoby podpisującej;

8) nazwę nadawcy;

9) numer rejestracyjny w DEWD, numer rejestracyjny kancelarii i kolejny numer szyfrogramu;

10) klauzule tajności i pilności;

11) imię i nazwisko technicznego wykonawcy dokumentu.

2. Szyfrogram w relacji kraj-zagranica powinien zawierać oprócz elementów wymienionych w ust. 1 pkt 4-11:

1) oznaczenie adresata lub adresatów głównych na placówkach;

2) ewentualne oznaczenie adresatów "do wiadomości" na innych placówkach - w sytuacji, o której mowa w § 6 ust. 4;

3) ewentualne oznaczenie adresatów "do wiadomości" w MSZ - w sytuacji, o której mowa w § 6 ust. 3.

3. Pełne oznaczenie adresata za granicą powinno zawierać jego stanowisko, imię, nazwisko oraz oznaczenie placówki i nazwę miejscowości. Dopuszcza się przy tym stosowanie oznaczenia skróconego, zawierającego jedynie oznaczenie placówki i nazwę miejscowości (np. A Londyn, KG Nowy Jork, SP UE Bruksela). W takim przypadku osoba odpowiedzialna za ewidencję dokumentów w placówce zagranicznej odbierającej szyfrogram wpisuje dodatkowo na dokumencie oraz w Dzienniku korespondencji stanowisko oraz imię i nazwisko szefa placówki.

4. Pełne oznaczenie adresata w kraju powinno zawierać jego stanowisko, imię, nazwisko oraz dodatkowo - w przypadku dyrektorów komórek organizacyjnych MSZ - nazwę komórki. Dopuszcza się przy tym stosowanie oznaczenia skróconego, zawierającego jedynie skróconą nazwę stanowiska i nazwisko. W takim przypadku osoba odpowiedzialna za ewidencję dokumentów w komórce organizacyjnej odbierającej szyfrogram wpisuje dodatkowo na dokumencie oraz w Dzienniku korespondencji brakujące elementy.

§ 5. Adresat główny szyfrogramu

1. Szyfrogram powinien być kierowany do jednego adresata głównego, z zastrzeżeniem ust. 3 niniejszego paragrafu.

2. Adresatem głównym szyfrogramu w relacji zagranica-kraj jest dyrektor komórki organizacyjnej MSZ właściwej merytorycznie dla spraw poruszonych w szyfrogramie bądź jego przełożony. Jeżeli treść szyfrogramu dotyczy właściwości więcej niż jednej komórki organizacyjnej MSZ, wówczas jako adresata głównego należy wskazać dyrektora tej komórki organizacyjnej, z której działalnością wiąże się najwięcej treści zawartych w szyfrogramie.

3. W wyjątkowych sytuacjach, a także w sytuacjach, o których mowa w § 2 ust. 3 z zastrzeżeniem § 2 ust. 4, w szyfrogramach jako adresata głównego można wskazać Prezydenta RP, Prezesa Rady Ministrów, Marszałków Sejmu i Senatu, członków Rady Ministrów, kierowników urzędów centralnych. Wskazanie tych adresatów musi być uzasadnione nadzwyczajną wagą informacji, względnie jej specjalistycznym charakterem, prośbą władz kraju urzędowania, aby daną wiadomość przekazać bezpośrednio osobie wymienionej z funkcji i nazwiska, lub gdy udziela się odpowiedzi na wcześniejszą korespondencję. W przypadku takiego określenia adresata głównego spoza MSZ, nadawca szyfrogramu obowiązkowo wskazuje również drugiego adresata głównego w Ministerstwie.

4. Adresatem głównym szyfrogramu w relacji kraj-zagranica jest kierownik placówki zagranicznej, przy czym dyrektor komórki organizacyjnej wysyłającej szyfrogram może wskazać większą liczbę kierowników placówek jako adresatów głównych.

5. Odbiorcą szyfrogramu kierowanego w relacji kraj-zagranica jest kierownik placówki zagranicznej albo pracownik, który został przez kierownika placówki upoważniony do odbioru szyfrogramów przychodzących, z wyjątkiem szyfrogramów przeznaczonych do wiadomości wyłącznie kierownika placówki, oznaczonych napisem "do rąk własnych".

§ 6. Adresaci "do wiadomości"

1. W szyfrogramie w relacji zagranica-kraj poza określeniem adresata głównego można wskazać dyrektorów innych komórek organizacyjnych (nie więcej niż dwóch), którzy powinni otrzymać szyfrogram w trybie "do wiadomości".

2. W przypadkach, w których ze względu na treść lub charakter informacji leży ona w zakresie zainteresowania innej placówki zagranicznej, kierownik placówki wysyłającej szyfrogram przesyła go równolegle do innej placówki zagranicznej w trybie "do wiadomości".

3. W szyfrogramie w relacji kraj-zagranica poza określeniem adresata głównego można wskazać jako adresatów "do wiadomości" dyrektorów innych komórek organizacyjnych bądź ich przełożonych, jeżeli treści zawarte w szyfrogramie dotyczą zakresu ich obowiązków.

4. W przypadkach, w których ze względu na treść lub charakter informacji leży ona w zakresie zainteresowania placówek zagranicznych innych niż wskazanych jako adresaci główni, dyrektor komórki organizacyjnej wysyłającej szyfrogram przesyła go równolegle tym placówkom w trybie "do wiadomości".

§ 7. Ocena szyfrogramów

1. Szyfrogramy przychodzące do MSZ monitoruje pod względem poprawności sporządzania komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania informacją.

2. Komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania informacją prowadzi stały nadzór nad prawidłowym stosowaniem przez placówki zagraniczne zasad określonych w § 5 i § 6, zwłaszcza pod względem adekwatności przesyłanych informacji do potrzeb adresata na placówce, celem eliminowania przypadków przesyłania tą drogą informacji zbędnych.

3. Komórki organizacyjne MSZ przekazują do komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania informacją swoje opinie dotyczące prawidłowości działań placówek zagranicznych w zakresie określonym w § 5 i § 6.

4. Adresat główny w Ministerstwie po zapoznaniu się z treścią szyfrogramu zawierającego informacje, opinie, analizy, oceny, prognozy polityczne, nadanego przez kierownika placówki lub wyznaczonego przez niego zastępcę, dokonuje każdorazowo jego oceny według schematu stanowiącego załącznik do instrukcji i przekazuje ją do komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania informacją. Ocena może być dokonana w postaci zapisu w elektronicznym systemie obiegu informacji.

5. Ustala się następujące kryteria oceny, o której mowa w ust. 3:

1) wartość merytoryczna;

2) szybkość reakcji placówki na opisane wydarzenie;

3) jakość źródła informacji;

4) zgodność z zasadami określonymi w instrukcji;

5) prawidłowość adresowania szyfrogramu.

6. Ustala się trzystopniową skalę ocen dla każdego z kryteriów oceny, przy czym poszczególne stopnie skali oznaczają odpowiednio:

"1" - niedostatecznie;

"2" - prawidłowo;

"3" - wyróżniająco.

Jeżeli adresat główny uzna dokonanie oceny według jednego z kryteriów wymienionych w ust. 5 niniejszego paragrafu za nieuasadnione, zamiast oceny wpisuje znak "-", co jest równoznaczne z odstąpieniem od dokonywania oceny według danego kryterium.

7. Komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania informacją analizuje oceny szyfrogramów sporządzane przez adresatów głównych i sporządza na ich podstawie okresowe raporty dotyczące poszczególnych placówek. Raporty są przekazywane kierownikom placówek oraz dyrektorom departamentów nadzorujących dane placówki.

8. Otrzymanie więcej niż 20 % ocen niedostatecznych w okresie objętym raportem upoważnia nadawcę informacji do zwrócenia się z uzasadnionym wnioskiem o weryfikację zasadności otrzymanych ocen do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, za pośrednictwem komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania informacją, który jest obowiązany w takim przypadku przedstawić swoje stanowisko uzgodnione z właściwą komórką do spraw kontroli wewnętrznej.

9. Przepisów niniejszego paragrafu nie stosuje się w przypadku szyfrogramów, o których mowa w § 2 ust 2, 3 i 5.

ROZDZIAŁ  III

ROZDZIELNIK SZYFROGRAMÓW i CECHY PILNOŚCI

§ 8. Podpisywanie szyfrogramów

Szyfrogram przeznaczony do wysłania podpisują:

1) w Ministerstwie - członkowie kierownictwa Ministerstwa i dyrektorzy komórek organizacyjnych lub ich zastępcy;

2) w placówkach - kierownik placówki lub osoba przez niego upoważniona;

3) w innych organach władzy publicznej - kierownicy tych organów lub osoby przez nich upoważnione.

§ 9. Cechy pilności

1. Szyfrogramy są opracowywane i doręczane adresatom:

1) "zwykły" - w godzinach pracy MSZ lub placówki;

2) "pilny" - w pierwszej kolejności (przed materiałem zwykłym) w godzinach pracy Ministerstwa lub placówki;

3) "natychmiast - nie w nocy" - bezzwłocznie z wyłączeniem godzin od 22.00 do 6.00;

4) "natychmiast" - bezzwłocznie bez względu na porę.

2. W zależności od potrzeb osoba podpisująca szyfrogram oznacza go stopniem pilności. Szyfrogram nie oznaczony stopniem pilności traktuje się jako zwykły.

§ 10. Parafowanie szyfrogramów

1. W Ministerstwie szyfrogramy wychodzące, o treści obejmującej kompetencje kilku komórek organizacyjnych, podlegają parafowaniu przez kierowników tych komórek lub ich przełożonych przed wysłaniem do adresata, w trybie "parafy przed".

2. Parafowanie zapewnia wymianę informacji, koordynację działania pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz eliminuje dublowanie informacji.

3. Parafowanie odbywa się w kolejności hierarchicznej struktury Ministerstwa "od dołu do góry".

§ 11. Szyfrogramy "do rąk własnych"

1. Szyfrogram, którego treść jest przeznaczona do wiadomości wyłącznie określonego adresata oznacza się napisem "do rąk własnych ".

2. Kwalifikacja szyfrogramu "do rąk własnych" nie oznacza, iż z jego treścią nie mogą być zapoznane inne osoby poza adresatem, lecz że do zapoznania się z treścią szyfrogramu nie jest uprawniona inna osoba bez zgody adresata.

3. Szyfrogram tak oznaczony przekazywany jest adresatowi w zamkniętej kopercie.

4. Korzystanie z korespondencji szyfrowej oznaczonej napisem "do rąk własnych" może mieć miejsce w wyjątkowych przypadkach, dotyczących:

1) spraw o najwyższej wadze oraz tych spraw, które ze względu na prośbę władz kraju urzędowania lub innych osób powinny być przekazane bezpośrednio osobie wymienionej z funkcji i nazwiska w trybie do rąk własnych lub do wyłącznej wiadomości;

2) spraw kadrowych, szczególnie istotnych dla prawidłowego funkcjonowania placówki i dla wizerunku służby zagranicznej, w szczególności nadużyć lub wykroczeń popełnionych przez członków personelu placówki dyplomatycznej.

5. Adresatem szyfrogramów oznaczonych napisem "do rąk własnych" dotyczących spraw określonych w ust. 4 pkt 2 jest wyłącznie Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej.

6. Adresat szyfrogramu oznaczonego napisem "do rąk własnych" może zmienić jego kwalifikację poprzez zniesienie dopisku "do rąk własnych".

§ 12. Ustalanie rozdzielników

1. W Ministerstwie ustalany jest rozdzielnik wewnętrzny i zewnętrzny szyfrogramów przychodzących. Polega on na ustalaniu dalszych adresatów szyfrogramów w MSZ, ministerstwach oraz innych instytucjach państwowych. Procedura ta należy do właściwości komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania informacją.

2. Rozdzielnik ramowy szyfrogramów, będący dokumentem pomocniczym przy ich rozpisywaniu, opracowuje i okresowo weryfikuje komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania informacją. Rozdzielnik ramowy podlega zatwierdzeniu przez członka kierownictwa Ministerstwa odpowiadającego za problematykę informacyjną. Rozpisywanie szyfrogramów należy do właściwości komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania informacją.

3. Przy nadawaniu rozdzielników szyfrogramom należy:

1) dokonać oceny treści szyfrogramu i jej przydatności dla odbiorcy;

2) stosować zasadę wiedzy niezbędnej na danym stanowisku pracy;

3) uwzględniać rangę i zakres czynności adresata, w przypadku MSZ zakres czynności sekretarza stanu i podsekretarzy stanu oraz porządek zastępstw Ministra SZ.

4. W razie wątpliwości rozdzielnik dla danego szyfrogramu jest uzgadniany z jego adresatem. Rozszerzenie rozdzielnika szyfrogramu już rozesłanego wymaga:

1) w przypadku osoby spoza Ministerstwa - decyzji dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania informacją lub jego przełożonych;

2) w przypadku osoby z Ministerstwa - decyzji adresata szyfrogramu lub jego przełożonych.

5. Komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania informacją zawsze przekazuje jeden z egzemplarzy szyfrogramu dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej ze względu na miejsce siedziby placówki i/lub dyrektorowi komórki organizacyjnej nadzorującemu pracę danej placówki.

6. Szyfrogramom wzbudzającym wątpliwość pod względem merytorycznym i wiarygodności nie nadaje się rozdzielników na osoby spoza Ministerstwa. Identycznie postępuje się z szyfrogramami, których treść dotyczy procesu kształtowania decyzji lub zbierania opinii w danej sprawie. Odbiorcy spoza Ministerstwa otrzymują szyfrogramy tej kategorii tylko wówczas, gdy bezpośrednio uczestniczą w tym procesie.

7. Szyfrogramom oznaczonym napisem "do rąk własnych" rozdzielnik nadaje wyłącznie adresat szyfrogramu, na zasadach określonych w niniejszym paragrafie. Szyfrogramom takim nie nadaje się rozdzielników na osoby spoza Ministerstwa.

§ 13. Retransmisja szyfrogramów

1. Szyfrogramy przychodzące do Ministerstwa, jeśli jest taka potrzeba, powinny być retransmitowane do innych placówek.

2. Szyfrogramy, o których mowa w ust. 1, podpisuje ich adresat główny w Ministerstwie.

3. Prawo do retransmisji szyfrogramu przysługuje również dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania informacją, w uzgodnieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej dla sprawy objętej treścią szyfrogramu, albo z jego przełożonym.

§ 14. Blankiety

Do wykonywania szyfrogramów wprowadza się następujące rodzaje blankietów:

1) blankiet z paskiem koloru czerwonego w lewym górnym rogu, dla wiadomości przeznaczonych do wysłania natychmiast, lub natychmiast - nie w nocy;

2) blankiet z paskiem koloru żółtego w lewym górnym rogu, dla wiadomości oznaczonych jako pilne;

3) blankiet z paskiem koloru zielonego w lewym górnym rogu dla wiadomości w zwykłym trybie.

ROZDZIAŁ  IV

KLASYFIKACJA, OBIEG, PRZECHOWYWANIE, ARCHIWIZACJA I NISZCZENIE SZYFROGRAMÓW

§  15.

1. Szyfrogram oznacza się klauzulą tajności w zależności od zawartych w nim treści na zasadach określonych w ustawie i zapewnia mu się ochronę jak w przypadku innych dokumentów niejawnych.

2. Sposób oznaczania klauzulą tajności szyfrogramów oraz zmiana nadanej klauzuli odbywa się na zasadach określonych w Ustawie i Rozporządzeniu. Zmiana klauzuli tajności szyfrogramu może być dokonana wyłącznie przez osobę, która dokument podpisała lub jej przełożonego. W przypadku kierowników placówek ich przełożonymi są członkowie kierownictwa Ministerstwa i dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa nadzorujący pracę placówki.

3. Szyfrogramy sporządza się, rejestruje, przechowuje i udostępnia w miejscach i na zasadach określonych w Zarządzeniu.

4. W Ministerstwie egzemplarze szyfrogramów roboczych (przychodzących) operator przekazuje za pokwitowaniem do Wydziału Ekspedycji Szyfrogramów, gdzie opracowywana jest jego ostateczna forma oraz dystrybuowane są do adresatów w Ministerstwie i zewnętrznych wg nadanego rozdzielnika.

5. W placówkach zagranicznych szyfrogramy przychodzące operator przekazuje do kancelarii tajnej za pokwitowaniem.

6. W przypadku braku możliwości przekazania adresatowi obowiązującym trybem szyfrogramu przychodzącego do Ministerstwa, z cechą pilności "natychmiast" lub "natychmiast nie w nocy", operator lub dyżurny Wydziału Centrum Operacyjne MSZ powiadamia adresata. Adresat potwierdza pisemnie na blankiecie szyfrogramu fakt zapoznania się z jego treścią i podejmuje decyzje, co do dalszego postępowania. W placówkach zagranicznych, po godzinach pracy kancelarii tajnej, operator powiadamia kierownika placówki, który potwierdza pisemnie na blankiecie szyfrogramu fakt zapoznania się z jego treścią. Dopełnienie obowiązku rejestracji odbywa się w najbliższym możliwym terminie.

7. W przypadku braku możliwości nadania szyfrogramu wychodzącego obowiązującym trybem dopuszcza się bezpośrednie przekazanie szyfrogramu operatorowi. W takiej sytuacji nadawca umieszcza adnotację "wysłać bez rejestracji". Dopełnienie obowiązku rejestracji odbywa się w najbliższym możliwym terminie.

8. W placówkach zagranicznych dopuszcza się dowożenie szyfrogramów do miejsca pobytu adresata wyłącznie w przypadku konieczności zapoznania z jego treścią członków kierownictwa państwa. W takiej sytuacji prowadzący kancelarię tajną, a w przypadku braku takiej możliwości operator, musi być dowieziony do miejsca pobytu adresata samochodem z rejestracją dyplomatyczną w asyście pracownika placówki posiadającego paszport dyplomatyczny.

9. W Ministerstwie szyfrogramy wychodzące sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz przekazywany jest za pokwitowaniem w książce doręczeń do Wydziału Szyfrów komórki organizacyjnej właściwej do spraw łączności. Drugi egzemplarz z potwierdzeniem przyjęcia przez Wydział Szyfrów pozostaje u nadawcy. Kolejne egzemplarze sporządza nadawca w zależności od liczby nadanych adresatów "do wiadomości" w Ministerstwie i przekazuje je tym adresatom.

10. W placówkach zagranicznych szyfrogramy przychodzące i wychodzące sporządza się w jednym egzemplarzu.

11. Do Archiwum MSZ szyfrogramy przekazują:

1) przychodzące - Wydział Ekspedycji Szyfrogramów, który jest dysponentem egzemplarzy aktowych;

2) wychodzące - Wydział Szyfrów, który jest dysponentem egzemplarza pierwszego szyfrogramów wychodzących z Ministerstwa;

3) terminy przekazania określa dyrektor Archiwum.

12. Szyfrogramy, z wyjątkiem egzemplarzy przeznaczonych do archiwizacji, niszczy się komisyjnie:

1) w Ministerstwie - raz na dwa miesiące;

2) w placówce zagranicznej - raz na dwa tygodnie.

W sytuacjach nadzwyczajnych, np. zagrożenia placówki zagranicznej, powyższe terminy nie obowiązują. Odstępstwo od ww. terminów może też stanowić pisemna dyspozycja na szyfrogramie wydana przez odbiorcę lub wytwórcę dot. przedłużenia okresu przechowywania dokumentu lub włączenia do akt sprawy.

13. Egzemplarze szyfrogramów roboczych niszczone są w Wydziale Ekspedycji Szyfrogramów nie później niż po dwóch miesiącach od daty ich otrzymania z Wydziału Szyfrów.

14. Zasady obiegu, przechowywania i niszczenia szyfrogramów technicznych regulują odrębne przepisy dot. organizacji łączności szyfrowej.

15. W uzasadnionych przypadkach adresat może zwrócić się do komórki organizacyjnej właściwej do spraw łączności o powtórzenie szyfrogramu, który został zniszczony w placówce.

ROZDZIAŁ  V

SPORZĄDZANIE I POSTĘPOWANIE Z SZYFROFAKSAMI

§ 16. Sposób postępowania z szyfrofaksami regulują przepisy ustawy oraz Procedury Bezpiecznej Eksploatacji (PBE) opracowane indywidualnie dla każdej sieci szyfrofaksu.

§  17.

1. Szyfrofaks sporządza się na mechanicznych maszynach do pisania, czytelnym pismem odręcznym, lub wydrukiem komputerowym w systemie TI - zgodnie z ustawą.

2. Szyfrofaks powinien zawierać:

1) dane określające adresata i nadawcę;

2) tekst przekazywanej korespondencji i podpis nadawcy;

3) oznaczenie klauzuli tajności i cechy pilności;

4) rozdzielnik;

5) numer rejestracyjny w DEWD, numer rejestracyjny kancelarii tajnej;

6) imię i nazwisko technicznego wykonawcy dokumentu.

3. Dokument nie spełniający wymogów określonych w ust. 2 nie może być wysłany przez operatora szyfrofaksu, z zastrzeżeniem postanowień § 18 ust. 3, odnośnie przepisu § 15 ust. 7.

§  18.

1. Przekazanie szyfrofaksu do przesłania następuje po jego zarejestrowaniu w Dzienniku korespondencji w kancelarii tajnej.

2. Dokument do wysłania przekazuje operatorowi szyfrofaksu kancelista za pokwitowaniem w Książce doręczeń przesyłek miejscowych.

3. Po godzinach pracy kancelarii tajnej dopuszcza się możliwość przyjęcia przez operatora szyfrofaksu dokumentu nie zarejestrowanego w Dzienniku korespondencji i przesłania go do adresata.

4. Dokument, o którym mowa w ust. 3, musi zawierać pisemną dyspozycję "wysłać bez rejestracji" osoby, która go podpisała, poświadczoną czytelnym podpisem i datą.

5. Rejestracja dokumentu, o którym mowa w ust. 4 w kancelarii tajnej następuje po przesłaniu do adresata.

§  19.

1. Operator szyfrofaksu na otrzymanym do wysłania dokumencie potwierdza otrzymanie szyfrofaksu i dokonuje jego rejestracji.

2. Szyfrofaks po wysłaniu jest odbierany przez pracownika kancelarii tajnej za pokwitowaniem.

§  20.

1. Operator szyfrofaksu, przyjmując szyfrofaks, odciska na nim pieczęć wpływu, wypełnia dokumenty określone w Szczegółowych Wymaganiach Bezpieczeństwa, informuje - telefonicznie właściwą kancelarię tajną o konieczności odbioru dokumentu. Dokument przekazuje za pokwitowaniem w Książce doręczeń szyfrofaksów.

2. W przypadku szyfrofaksów natychmiastowych przekazywanych po godzinach pracy urzędu lub placówki przepisy § 15 ust. 6 i 8 stosuje się odpowiednio.

3. Czynność rejestracji szyfrofaksu, o którym mowa w ust. 2, w kancelarii tajnej następuje po wznowieniu pracy urzędu lub placówki.

§  21.

1. Kancelaria tajna rejestruje szyfrofaksy w Dzienniku korespondencji i przekazuje uprawnionemu adresatowi za pokwitowaniem.

2. Przekazanie szyfrofaksu do adresatów zewnętrznych następuje według procedur określonych w Rozporządzeniu.

§ 22. Czynności rejestrowania, udostępniania, wykonywania kopii, wyciągów, odpisów, przechowywania, niszczenia, archiwizacji szyfrofaksów reguluje Zarządzenie.

§ 23. W terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie instrukcji, komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania informacją we współpracy z komórką organizacyjną właściwą do spraw łączności opracuje i wdroży elektroniczny system obiegu ocen szyfrogramów, umożliwiający tworzenie syntetycznych raportów dla zainteresowanych komórek organizacyjnych.

§ 24. Traci moc instrukcja Nr 2 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 26 listopada 2002 r. w sprawie zasad sporządzania i postępowania z szyfrogramami, szyfrofaksami, pilnymi notatkami i notatkami informacyjnymi w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w przedstawicielstwach dyplomatycznych, przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych oraz instytutach polskich, za wyjątkiem przepisów w zakresie nieobjętym niniejszą instrukcją, zwłaszcza dotyczących zasad sporządzania i postępowania z pilnymi notatkami i notatkami informacynymi. Przepisy te pozostają w mocy do czasu zastąpienia ich przez przepisy odrębne.

§ 25. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 3 listopada 2008 r.

______

¹ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 Nr 104 poz. 708, Nr 149 poz. 1078, Nr 104 poz. 711, Nr 220 poz. 1600, Nr 218 poz. 1592 oraz z 2008 r. Nr 171 poz. 1056.

ZAŁĄCZNIK 

Schemat oceny informacji przekazanej szyfrogramem

Nazwa adresata głównego

.....................

Otrzymuje:

Biuro Zarządzania Informacją

Informację przekazaną szyfrogramem o numerze ........ z (nazwa

placówki), zawierającą informacje, opinie, analizy, oceny,

prognozy polityczne, oceniam w następujący sposób:

1) wartość merytoryczna - []

2) szybkość reakcji placówki na opisane wydarzenie - []

3) jakość zewnętrznego źródła informacji - []

4) zgodność z zasadami określonymi w instrukcji - []

5) prawidłowość wskazania adresata bądź adresatów szyfrogramu

- []

...........................

Podpis adresata głównego i data

(pieczątka)