Zasady prowadzenia gospodarki samochodowej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i Zarządzie Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2007.4.111

Akt utracił moc

Wersja od: 8 września 2008 r.

ZARZĄDZENIE NR 6

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 10 września 2007 r.

w sprawie zasad prowadzenia gospodarki samochodowej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i Zarządzie Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 21 ust. 6 w związku z art. 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o państwowym zasobie kadrowym i wysokich stanowiskach państwowych (Dz. U. Nr 170, poz. 1217 z późn. zm.²) zarządza się, co następuje:

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady gospodarki samochodowej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej MSZ i Zarządzie Obsługi MSZ, zwanym dalej ZO.

§  2.

1. Do zaspokojenia potrzeb transportowych MSZ i ZO mogą być wykorzystywane:

1) pojazdy służbowe - w tym pojazdy do obsługi kierownictwa MSZ, o którym mowa w § 10 ust. 1, pojazdy do obsługi pracowników spoza kierownictwa MSZ i pojazdy dyżurne;

2) pojazdy stanowiące własność prywatną pracowników MSZ lub ZO;

3) pojazdy stanowiące własność innych osób świadczących odpłatnie usługi transportowe na rzecz MSZ - transport obcy.

2. Nadzór nad gospodarką samochodową w MSZ i ZO sprawuje dyrektor ZO.

3. Dyrektor ZO (na podstawie ważnego prawa jazdy odpowiedniej kategorii) wydaje pracownikom MSZ i ZO, innym niż wykonującym obowiązki kierowcy, zezwolenia na kierowanie pojazdami służbowymi MSZ.

§  3.

1. Komórką organizacyjną ZO właściwą do spraw gospodarki samochodowej jest Dział Transportu, zwany dalej DT.

2. Do zadań DT należy:

1) Zabezpieczenie bieżących potrzeb transportowych MSZ i ZO, w tym:

a) zatrudnianie pracowników na stanowiska kierowców,

b) obsługa transportowa kierownictwa MSZ,

c) obsługa transportowa komórek organizacyjnych MSZ w zakresie ich merytorycznych potrzeb,

d) obsługa transportowa wizyt delegacji zagranicznych w Warszawie i na terenie całego kraju,

e) obsługa transportowa delegacji MSZ na terenie kraju i za granicą,

f) przewóz wyposażenia i poczty dyplomatycznej do polskich placówek zagranicznych;

2) Zarządzanie pojazdami służbowymi przeznaczonymi do zabezpieczenia potrzeb, o których mowa w pkt 1, w tym:

a) utrzymywanie pojazdów we właściwym stanie technicznym poprzez zlecanie, autoryzowanym warsztatom naprawczym, napraw bieżących i okresowych przeglądów technicznych,

b) planowanie i kontrola realizacji zadań oraz generowania kosztów związanych z utrzymaniem, eksploatacją ubezpieczeniem pojazdów;

c) reprezentowanie ZO przed ubezpieczycielem w procesie likwidacji szkód pojazdów uczestniczących w wypadkach drogowych,

d) pozyskiwanie dla potrzeb MSZ pojazdów z placówek i zbywanie wyeksploatowanych.

Rozdział  II

Zasady gospodarki samochodowej w MSZ i ZO

§  4.

1. Pojazdy służbowe użytkowane przez MSZ i ZO tworzą kolumnę transportową, zwaną dalej kolumną.

2. Kolumna składa się ze sprowadzonych do ZO pojazdów wycofanych z eksploatacji w placówkach zagranicznych oraz pojazdów nabytych na rynku krajowym.

§  5.

1. Dział Administracji ZO na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, zatwierdzonego przez dyrektora ZO, lub dokumentu nabycia (faktura VAT), wprowadza pozyskane pojazdy do ewidencji środków trwałych.

2. Pojazdy służbowe zaliczone do kategorii majątku zużytego lub zbędnego w rozumieniu rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. z 2004 r. Nr 191, poz. 1957) podlegają zbyciu.

§  6.

1. Pojazdy służbowe muszą być ubezpieczone w pełnym zakresie, w tym od odpowiedzialności cywilnej, auto casco i następstw nieszczęśliwych wypadków, zarówno dla kierowcy, pasażerów jak i dla osób trzecich.

2. Na terenie MSZ pojazdy służbowe są garażowane lub parkowane w miejscach wyznaczonych przez Dział Transportu lub Dział Ochrony ZO. Dotyczy to również pojazdów służbowych, o których mowa w § 13 ust. 1.

3. Ruch pojazdów służbowych po terenie MSZ i terenach obiektów MSZ odbywa się na zasadach określonych w instrukcji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej w sprawie ruchu osób, pojazdów i składników majątkowych w obiektach MSZ.

§ 7. W przypadku uczestnictwa w wypadku drogowym kierujący pojazdem służbowym MSZ ma obowiązek:

1) powiadomienia policji w przypadku sporu z innymi uczestnikami wypadku dotyczącego przyczyn i określenia stopnia winy uczestników;

2) uzyskania oświadczenia, od winnego spowodowania wypadku, zawierającego jego dane, dane jego pojazdu oraz krótki opis wypadku i uszkodzeń obu pojazdów;

3) wystawienia oświadczenia, o którym mowa w pkt 2 w przypadku, kiedy winnym wypadku jest kierujący pojazdem służbowym MSZ;

4) powiadomienia na piśmie dyrektora ZO o szczegółach wypadku.

§ 8. Przejazdy pojazdami służbowymi dokumentowane są w Książce Kontroli Pracy Pojazdu, której wzór stanowi załącznik Nr 1 do instrukcji.

§  9.

1. Koszty użytkowania pojazdów służbowych rozlicza ZO na podstawie faktur wystawianych za paliwo, ubezpieczenie, naprawy i inne czynności związane z eksploatacją pojazdów służbowych.

2. Koszty użytkowania pojazdów służbowych ponoszone w czasie delegacji służbowych rozlicza komórka organizacyjna MSZ właściwa do spraw administracji i finansów.

3. Konieczne naprawy wynikające z awarii mechanicznych pojazdów służbowych w trakcie delegacji zagranicznej, dokonywane są w kraju zdarzenia za pośrednictwem placówki. Koszty naprawy refunduje ZO po przesłaniu rachunków za wykonaną usługę.

4. W przypadku kiedy pojazd służbowy w trakcie delegacji zagranicznej ulegnie uszkodzeniu na skutek wypadku, ZO każdorazowo dokonuje oceny możliwości oraz opłacalności naprawy w kraju zdarzenia lub w Polsce i podejmuje decyzję o miejscu naprawy uszkodzonego pojazdu służbowego.

§  10.

1. Prawo do korzystania z pojazdów służbowych wraz z kierowcą do celów służbowych, dojazdów do i z pracy oraz prywatnych jazd w granicach administracyjnych miasta stołecznego Warszawy przysługuje kierownictwu MSZ tj.: Ministrowi Spraw Zagranicznych, Sekretarzowi Stanu, Podsekretarzom Stanu i Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej.

2. Osoby wymienione w ust. 1 nie ponoszą kosztów eksploatacji pojazdów służbowych.

§  11.

1. Pracownicy MSZ inni niż wymienieni w § 10 ust. 1 mogą korzystać w celach służbowych z pojazdów kolumny wraz z kierowcą:

1) po uprzednim pisemnym zgłoszeniu do ZO;

2) po zgłoszeniu telefonicznym do dyspozytora transportu DT, w przypadku krótkich wyjazdów w godzinach urzędowania MSZ.

2. Do obsługi transportowej pracowników MSZ, o których mowa w ust. 1, poza godzinami urzędowania służy pojazd dyżurny.

3. Pojazdem dyżurnym dysponuje dyżurny MSZ.

4. Pracownicy udający się w delegację służbową samolotem specjalnym mogą korzystać z pojazdów służbowych z kolumny w celu przejazdu z MSZ na lotnisko.

5. 1 Do obsługi transportowej, w godzinach 16.15 - 22.00, służy dodatkowy pojazd dyżurny. Pojazd przeznaczony jest głównie do obsługi potrzeb transportowych Sekretariatu Ministra.

6. 2 Dodatkowym pojazdem dyżurnym dysponuje dyżurny MSZ.

§  12.

1. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej może przydzielić pojazd służbowy do dyspozycji dyrektorowi departamentu, dyrektorowi komórki równorzędnej lub pracownikowi zajmującemu inne stanowisko.

2. Pracownik, któremu przydzielono do dyspozycji pojazd służbowy jest obowiązany:

1) posiadać pozwolenie dyrektora ZO, o którym mowa w § 2 ust. 3 instrukcji;

2) eksploatować pojazd zgodnie z jego przeznaczeniem i instrukcją obsługi;

3) dbać o właściwe zabezpieczenie pojazdu przed włamaniem lub kradzieżą;

4) osobiście przestrzegać terminów przeglądów okresowych i rejestracyjnych;

5) utrzymywać pojazd w estetycznym stanie;

6) udostępnić pojazd służbowy na każde uzasadnione wezwanie ZO, w miejscu i czasie wskazanym przez ZO;

7) zgłaszać niezwłocznie do DT wszelkie uszkodzenia pojazdu.

3. Pracownik, któremu przydzielono do dyspozycji pojazd służbowy jest obowiązany ponosić następujące koszty związane z eksploatacją pojazdu:

1) koszt zakupu paliwa i oleju silnikowego zalecanego przez producenta pojazdu;

2) koszt zakupu płynu do spryskiwaczy szyb i reflektorów pojazdu;

3) koszt mycia pojazdu, w tym czyszczenia tapicerki wewnątrz pojazdu.

4. Pracownik, któremu przydzielono do dyspozycji pojazd służbowy nie może korzystać z pojazdu dyżurnego i innych pojazdów kolumny MSZ, ani pobierać ryczałtu z tytułu zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy.

5. Zakaz, o którym mowa w ust. 4 dotyczy również sytuacji, o której mowa w § 11 ust. 4.

6. W przypadku delegacji służbowej rozliczenie kosztów nabytego paliwa odbywa się na ogólnie przyjętych zasadach.

7. Pracownik, któremu przydzielono pojazd służbowy odpowiada za utratę, zniszczenie lub inną szkodę powstałą w pojeździe na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Pracy dla odpowiedzialności za mienie pracodawcy powierzone pracownikowi.

8. Podstawą przejęcia przez pracownika pojazdu służbowego jest umowa, której wzór stanowi załącznik Nr 2 do instrukcji.

§  13.

1. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej MSZ na pisemny wniosek pracownika może przyznać mu ryczałt z tytułu korzystania do celów służbowych z pojazdu niebędącego własnością pracodawcy.

2. Pracownik, któremu przyznano ryczałt z tytułu korzystania do celów służbowych z pojazdu niebędącego własnością pracodawcy nie może korzystać z pojazdu dyżurnego i innych pojazdów kolumny MSZ.

3. Wysokość zwrotu kosztów ustalana jest na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. Nr 125, poz. 1371 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 oraz Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 30 listopada 2006 r. (Dz. U. Nr 227, poz. 1661).

4. Limit kilometrów będących podstawą obliczenia wysokości zwrotu kosztów ustala Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej kierując się zakresem obowiązków pracownika.

5. Kwota miesięcznego ryczałtu (brutto) ulega zmniejszeniu w przypadku nie wykorzystywania pojazdu do celów służbowych w związku z nieobecnością w pracy spowodowaną chorobą, urlopem, podróżą służbową trwającą co najmniej 8 godzin. Za każdy dzień nie wykorzystywania pojazdu co celów służbowych potrąca się kwotę stanowiącą wynik ilorazu kwoty ryczałtu i liczby dni kalendarzowych w danym miesiącu.

6. Podstawą zwrotu kosztów jest umowa, której wzór stanowi załącznik Nr 3 do instrukcji.

§  14.

1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dyrektor ZO może wyrazić zgodę na korzystanie przez pracownika MSZ lub ZO z pojazdu służbowego do celów prywatnych. Zgoda wymaga formy pisemnej.

2. Korzystanie z pojazdu służbowego z kierowcą do celów prywatnych może mieć miejsce pod warunkiem, że nie powoduje utrudnień we właściwym funkcjonowaniu kolumny oraz nie stoi w sprzeczności z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców.

3. Korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych bez kierowcy jest możliwe tylko w przypadkach, kiedy pracownik posiada pozwolenie dyrektora ZO, o którym mowa w § 2 ust. 3 instrukcji.

4. Opłata za korzystanie przez pracownika z pojazdu służbowego dla celów prywatnych, ustalana jest na podstawie kalkulacji kosztów sporządzanej przez Dział Księgowości ZO dla danego rodzaju pojazdu (osobowy, ciężarowy).

5. Pracownik korzystający z pojazdu służbowego do celów prywatnych zobowiązany jest uiścić opłatę, o której mowa w ust. 4, w kasie ZO po otrzymaniu noty księgowej.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego ogłoszone zostały w Dz. U. Nr 17, poz. 96 i Nr 249, poz. 1832 oraz z 2007 r. Nr 17, poz. 96, Nr 50, poz. 331, Nr 99, poz. 660 i Nr 123, poz. 848.

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

KSIĄŻKA KONTROLI PRACY POJAZDU

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Umowa użyczenia pracownikowi pojazdu służbowego

Umowa zawarta w dniu ....... w ............

pomiędzy:

Dyrektorem Generalnym Służby Zagranicznej, reprezentowanym przez Dyrektora Zarządu Obsługi MSZ, zwanym dalej w umowie "Pracodawcą"

a

.........(imię, nazwisko, /stanowisko, komórka organizacyjna) ........., zwanym dalej w umowie "Pracownikiem".

Pracodawca i Pracownik zawarli umowę o następującej treści:

§ 1.

Pracodawca przydziela Pracownikowi do celów służbowych pojazd służbowy marka ......, nr nadwozia: ........, nr rejestracyjny ........, rok produkcji .......

§ 2.

Stan techniczny pojazdu służbowego, przebieg kilometrów i dodatkowe wyposażenie określa protokół przekazania - przyjęcia pojazdu służbowego, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej umowy.

§ 3.

Pracownik oświadcza, że zapoznał się z przepisami Kodeksu Pracy dotyczącymi zasad odpowiedzialności za mienie powierzone i zobowiązuję się do:

1) używania pojazdu służbowego do celów służbowych oraz dojazdu z pracy i do pracy;

2) eksploatowania pojazdu służbowego zgodnie z jego przeznaczeniem i instrukcją obsługi;

3) dbania o właściwe zabezpieczenie pojazdu przed włamaniem lub kradzieżą;

4) osobiście przestrzegać terminów przeglądów okresowych i rejestracyjnych;

5) utrzymywania pojazdu służbowego w estetycznym stanie;

6) udostępnienia pojazdu służbowego na każde uzasadnione wezwanie Pracodawcy, w miejscu i czasie wskazanym przez Pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną;

7) niezwłocznego zgłaszania Pracodawcy wszelkich uszkodzeń pojazdu;

8) zwrotu pojazdu służbowego Pracodawcy w przypadkach określonych w niniejszej umowie;

9) ponoszenia następujących kosztów związanych z eksploatacją pojazdu:

a) kosztów zakupu paliwa i oleju silnikowego zalecanego przez producenta pojazdu,

b) kosztów zakupu płynu do spryskiwaczy szyb i reflektorów pojazdu,

c) kosztów mycia pojazdu, w tym czyszczenia tapicerki wewnątrz pojazdu.

§ 4.

W przypadku używania przydzielonego pojazdu służbowego podczas delegacji służbowej rozliczenie kosztów nabytego paliwa odbywa się na ogólnie przyjętych zasadach.

§ 5.

1. Koszty napraw powypadkowych w przypadku, kiedy winnym wypadku jest Pracownik, będą pokrywane przez Pracodawcę do wysokości uznanej w ramach ubezpieczenia pojazdu.

2. Pracownik zobowiązuje się do zwrotu Pracodawcy kosztów wynikłych z likwidacji szkód powstałych w przydzielonym pojeździe służbowym, które nie podlegają uznaniu w ramach ubezpieczenia pojazdu oraz kosztów wynikłych w rezultacie nieprzestrzegania postanowień niniejszej umowy.

§ 6.

1. Pracodawca może wypowiedzieć niniejszą umowę w każdej chwili, przy czym wypowiedzenie jest skuteczne z chwilą otrzymania przez Pracownika pisemnego zawiadomienia o wypowiedzeniu umowy przez Pracodawcę. W zawiadomieniu pracodawca może określić termin zwrotu pojazdu inny niż dzień wypowiedzenia umowy.

2. Umowa wygasa w następujących przypadkach:

1) wypowiedzenia jej przez Pracodawcę lub Pracownika,

2) utraty prawa jazdy przez Pracownika,

3) powierzenia Pracownikowi innego stanowiska niż dotychczas zajmowane.

3. Do wypowiedzenia umowy przez Pracownika stosuje się odpowiednio ust. 1, przy czym Pracownik obowiązany jest zwrócić pojazd Pracodawcy z dniem wypowiedzenia.

§ 7.

1. W przypadku rozwiązania umowy, Pracownik jest obowiązany zwrócić samochód wraz z przekazanym protokolarnie wyposażeniem dodatkowym w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem zwykłego zużycia eksploatacyjnego.

2. Ubytek wartości samochodu ponad zwykłe zużycie eksploatacyjne, oraz braki w wyposażeniu samochodu Pracownik obowiązany jest pokryć przy przekazywaniu samochodu.

3. W razie sporu co do wysokości kwot określonych w ust. 2, podstawę wyceny będzie stanowić ocena techniczna rzeczoznawcy.

§ 8.

Zwrot pojazdu nastąpi w siedzibie Pracodawcy

§ 9.

Zmiany i uzupełnienia postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej.

§ 10.

W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, w szczególności dotyczące umowy użyczenia.

§ 11.

Wszelkie spory mogące wyniknąć z niniejszej umowy rozpatruje sąd właściwy dla siedziby MSZ.

§ 12.

Umowa została zawarta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron.

Pracodawca Pracownik

Załącznik  Nr 1

PROTOKÓŁ

przekazania - przejęcia pojazdu

W dniu ....... przekazuje się Panu/Pani ......................

samochód osobowy o niżej wymienionych cechach:

- Marka ...........................

- Numer rejestracyjny ...........................

- Numer nadwozia ...........................

- Rok produkcji ...........................

- Wskazanie drogomierza ....................... km.

z następującym wyposażeniem:

- fabryczne - koło zapasowe, podnośnik, klucz do koła

zapasowego, trójkąt ostrzegawczy z futerałem, gaśnica

proszkowa z uchwytem, komplet kluczyków.

dodatkowe:

- radioodtwarzacz

- dywaniki szt. 4.

- inne¹ - ............................................

Wraz z pojazdem przekazano:

- Dowód Rejestracyjny ważny do .......

- Potwierdzenie ubezpieczenia OC i AC, "Zielona Karta" na

........... r.

Stan techniczny: gotowy do eksploatacji

- Następny przegląd serwisowy przy stanie licznika ...... km.

Pracodawca Pracownik

______

¹⁾ Np.: urządzenie do zdalnego otwierania bram, śruby zabezpieczające przed kradzieżą kół, itp.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Umowa zwrotu kosztów korzystania do celów służbowych z pojazdu nie będącego własnością pracodawcy

Umowa Zawarta w dniu ............. w Warszawie

pomiędzy:

Dyrektorem Generalnym Służby Zagranicznej, reprezentowanym

przez Dyrektora Zarządu Obsługi MSZ, zwanym dalej w umowie

"Pracodawcą"

a

......................., zwanym dalej w umowie "Pracownikiem".

(imię, nazwisko, stopień

dyplomatyczny/stanowisko,

komórka organizacyjna)

Pracodawca i Pracownik zawarli umowę o następującej treści:

§ 1.

Pracownik zobowiązuje się do używania w celach służbowych prywatnego samochodu osobowego marki ..........., nr rej. ........., o pojemności skokowej silnika ...... cm³.

§ 2.

Ilość kilometrów będących podstawą obliczenia zwrotu kosztów ustala się w wysokości .....

§ 3.

1. Zwrotu kosztów używania pojazdu za jazdy lokalne dokonuje w formie miesięcznego ryczałtu w terminie 7 dni od daty złożenia pisemnego oświadczenia przez pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych.

2. Wzór oświadczenia stanowiącego podstawę zwrotu kosztów za jazdy lokalne przedstawia załącznik Nr 1 do niniejszej umowy.

3. Poza zwrotem kosztów, o jakich mowa w ust. 1, pracownikowi nie przysługują z tytułu używania pojazdu do celów służbowych żadne inne należności.

§ 4.

1. Umowa wygasa w następujących przypadkach

1) wypowiedzenia jej przez pracodawcę lub pracownika;

2) utraty prawa jazdy przez pracownika;

3) powierzenia pracownikowi innego stanowiska niż dotychczas zajmowane.

2. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, dokonanego w formie pisemnej.

§ 6.

Zmiany i uzupełnienia postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej.

§ 7.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Pracodawca Pracownik

Załącznik  Nr 1

OŚWIADCZENIE

Ja, niżej podpisany ..........................................

(imię i nazwisko, stopień dyplomatyczny/stanowisko)

oświadczam, że: w miesiącu .................., w roku ........

używałem do celów służbowych prywatny samochód osobowy marki

........................... nr rej. .........................,

Liczba dni roboczych nieobecności w miejscu pracy z powodu

choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8

godzin wynosi .........,

.................................... .....................

(podpis bezpośredniego przełożonego) (podpis pracownika)

¹ § 11 ust. 5 dodany przez § 1 zarządzenia nr 10 z dnia 8 września 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.5.186) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 8 września 2008 r.

² § 11 ust. 6 dodany przez § 1 zarządzenia nr 10 z dnia 8 września 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.5.186) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 8 września 2008 r.