Zasady postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym czynności wspomagających pracę administracyjną w systemie EZD w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGPSP.2022.8

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 stycznia 2023 r.

DECYZJA Nr 32

KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

z dnia 8 kwietnia 2022 r.

w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym czynności wspomagających pracę administracyjną w systemie EZD w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 i 16 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. 2021 r. poz. 1940, z późn. zm.) oraz § 3 ust. 2 i 4 Instrukcji kancelaryjnej Państwowej Straży Pożarnej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2022 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. MSWiA poz. 1) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej "Komendą", jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, zwany dalej "EZD".

2. Szczegółowe zasady, sposób i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Komendzie oraz postępowanie w tym zakresie z dokumentacją jawną określa Instrukcja kancelaryjna Państwowej Straży Pożarnej, zwana dalej "Instrukcją kancelaryjną", stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2022 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. MSWiA poz. 1).

3. Dokumentacja powstająca i wpływająca do Komendy jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Państwowej Straży Pożarnej, zwanego dalej "JRWA", stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 1 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2022 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej.

4. Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, zwany dalej "Komendantem", w załączniku nr 1 do niniejszej decyzji zatwierdza katalog klas z JRWA, które stanowią wyjątki od podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Komedzie i prowadzone są w systemie tradycyjnym (akta papierowe). Pozostałe symbole klasyfikacyjne JRWA będą prowadzone w systemie EZD elektronicznie.

5. Organizację i zakres działania archiwum Komendy określa decyzja nr 17 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 kwietnia 2009 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KGPSP poz. 13 oraz z 2018 r. poz. 11).

6. Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Komendzie reguluje decyzja nr 26 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 czerwca 2018 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KGPSP poz. 11).

7. W systemie EZD nie mogą być tworzone, przetwarzane lub przechowywane dokumenty niejawne.

8. EZD służy do realizowania czynności kancelaryjnych, w szczególności:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących;

2) zakładania spraw;

3) prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z EZD będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych;

4) przygotowywania projektów pism;

5) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Komendy oraz wysyłania pism na zewnątrz z wykorzystaniem skrzynki ePUAP oraz poczty elektronicznej, spełniając wymagania przepisów prawa określone w Kodeksie postępowania administracyjnego;

6) prowadzenia metryk spraw;

7) gromadzenia i przetwarzania obiektów przydatnych w toku sprawy, ale niestanowiących akt sprawy.

§  2. 

1. Funkcję koordynatorów czynności kancelaryjnych pełnią odpowiednio kierownik Kancelarii Ogólnej Komendy oraz wyznaczony pracownik Komendy realizujący zadania w zakresie spraw archiwalnych całej jednostki organizacyjnej.

2. Do zadań koordynatorów czynności kancelaryjnych należy w szczególności:

1) nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z JRWA do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;

2) udzielanie instruktażu funkcjonariuszom Państwowej Straży Pożarnej i pracownikom, o których mowa w § 3, w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Komendzie;

3) informowanie kierownika komórki organizacyjnej właściwej do administrowania systemem EZD o wszelkich ujawnionych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w Komendzie;

4) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Komendzie, w tym merytoryczne administrowanie systemem.

3. Pracownik komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie spraw archiwalnych pełni nadzór nad modułem "Archiwum Zakładowe" w EZD.

4. Administratorami EZD w zakresie bieżącej obsługi systemu są wyznaczeni pracownicy Biura Bezpieczeństwa Informacji, zwanego dalej "BBI", do zadań których należy w szczególności:

1) zapewnienie ciągłości działania systemu (kopie zapasowe, obsługa awarii systemu);

2) wprowadzanie i usuwanie kont użytkowników;

3) ustawianie uprawnień, w tym wprowadzanie rejestrów i szablonów, konfiguracja raportów oraz nadzór nad nimi;

4) wdrażanie nowych modułów i wersji;

5) aktualizacja struktury organizacyjnej.

5. W celu usprawnienia procesu rozwiązywania problemów z systemem EZD lub zgłaszania uwag do funkcjonalności tego systemu wykorzystywana zostaje do komunikacji zakładka w aplikacji nVision.

6. BBI może samodzielnie wprowadzać usprawnienia w systemie EZD.

7. Komórki organizacyjne Komendy mają obowiązek zgłaszania do BBI wszelkich zmian kadrowych, wraz ze wskazaniem typu użytkownika, celem nadania lub zmiany uprawnień w EZD. Zgłoszenie realizowane jest w EZD przez kierownika komórki organizacyjnej Komendy lub jego zastępcę.

§ 3. W poszczególnych komórkach organizacyjnych Komendy sprawy prowadzone w EZD koordynują naczelnicy wydziałów, kierownicy sekcji (lub wyznaczone osoby zastępujące) oraz pracownicy samodzielnych stanowisk pod nadzorem kierownika komórki organizacyjnej lub jego zastępcy (zastępców), a w szczególności:

1) biorą udział w spotkaniach roboczych inicjowanych przez koordynatorów czynności kancelaryjnych;

2) udzielają instruktażu podległym pracownikom w zakresie obsługi EZD oraz obowiązujących procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją;

3) informują koordynatorów czynności kancelaryjnych o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w komórkach lub podczas realizacji czynności kancelaryjnych pomiędzy komórkami w Komendzie;

4) wykonują w EZD samodzielnie lub przez wyznaczonego pracownika okresowe raporty sprawdzające realizację czynności kancelaryjnych oraz dokumentowanie spraw przez pracowników, w szczególności w zakresie kontroli czy wszystkie dokumenty posiadające numer rejestru przesyłek wpływających (RPW) w EZD mają założoną sprawę lub zostały dołączone do sprawy;

5) współpracują z koordynatorami czynności kancelaryjnych w zakresie wyjaśnienia oraz usunięcia w wyznaczonym terminie ujawnionych nieprawidłowości dotyczących wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania spraw przez koordynatorów;

6) współpracują z koordynatorami czynności kancelaryjnych w zakresie udzielania niezbędnych informacji i przekazywania danych przetwarzanych w EZD.

§  4. 

1. Przesyłki adresowane do Komendy podlegają rejestracji w EZD zgodnie z zasadami określonymi w § 18-25 Instrukcji kancelaryjnej.

2. Przesyłki na nośniku papierowym po zarejestrowaniu w systemie EZD są skanowane w całości, z zastrzeżeniem ust. 3-5.

3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego przesyłek papierowych ze względu na:

1) rozmiar strony większy niż A4;

2) liczbę stron większą niż 50;

3) nieczytelną treść;

4) postać inną niż papierowa;

5) postać lub formę niemożliwą do skanowania, np. dokument zbindowany, klejony, książeczka lub legitymacja uprawniająca do wykonywania czynności, nośnik danych.

4. Kancelaria Ogólna Komendy oraz wyznaczone punkty kancelaryjne nie odwzorowują także w systemie EZD niżej wymienionych przesyłek wpływających do Komendy:

1) akt spraw sądowych i korespondencji z sądami;

2) akt spraw dyscyplinarnych;

3) akt osobowych strażaków i pracowników;

4) raportów o zwolnienie ze służby;

5) dokumentów dotyczących przeniesienia, oddelegowania lub wyznaczenia funkcjonariuszy;

6) wniosków o emeryturę;

7) wniosków weryfikacyjnych;

8) wniosków dotyczących stopni służbowych i awansów;

9) wniosków o nadanie orderów, odznaczeń, wyróżnień i dyplomów;

10) wniosków o przyznanie dopłaty do wypoczynku;

11) wniosków socjalnych, w tym wniosków emerytów i rencistów Państwowej Straży Pożarnej;

12) wniosków o wypłacenie równoważnika pieniężnego za niewykorzystany przejazd;

13) oświadczeń mieszkaniowych;

14) oświadczeń majątkowych;

15) dokumentacji finansowo-księgowej, w szczególności faktur, rachunków, not księgowych, potwierdzeń sald i sprawozdań finansowych;

16) 1  (skreślony);

17) akt prawnych i projektów aktów prawnych, opini prawnych, porad prawnych oraz korespondencji z organami administracji oraz związkami zawodowymi w tym zakresie;

18) dokumentów dotyczących audytu oraz spełniających funkcje kontroli, lustracji, wizytacji, inspekcji lub urzędowego badania, przeprowadzonych przez organy uprawnione do tych kontroli oraz organy Państwowej Straży Pożarnej;

19) ofert związanych z postępowaniem w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego;

20) przesyłanych do opiniowania planów obrony cywilnej, planów reagowania kryzysowego i planów ochrony zabytków;

21) planów zabezpieczeń operacyjnych oraz dyspozycji użycia sił i środków krajowego systemu ratowniczo- gaśniczego;

22) załączników bez pisma przewodniego;

23) potwierdzeń odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

24) umów cywilnoprawnych;

25) innych dokumentów, które nie mogą być przetwarzane na postać elektroniczną z uwagi na odrębne przepisy.

5. Kancelaria Ogólna Komendy oraz wyznaczone punkty kancelaryjne nie rejestrują (nie nadają numeru RPW) i nie odwzorowują w EZD niżej wymienionych przesyłek wpływających do Komendy:

1) korespondencji wpływającej w postaci papierowej niemającej charakteru dokumentu, w szczególności: książki, czasopisma, gazety, broszury informacyjne, materiały reklamowe, katalogi, afisze i ogłoszenia;

2) niezamawianych przez podmiot reklam, ofert i ulotek informacyjnych;

3) zaproszeń, życzeń, podziękowań i kondolencji.

6. W uzasadnionym przypadku, o indywidualnym odwzorowaniu lub zarejestrowaniu w systemie EZD dokumentów wymienionych w ust. 4 i 5 decyduje Komendant lub jego zastępcy oraz kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca realizujący daną sprawę.

7. W odniesieniu do dokumentów wymienionych w ust. 4, do systemu EZD wprowadza się koszulkę ze zwięzłym opisem dokumentów na podstawie danych zawartych na kopercie lub piśmie przewodnim wraz z ewentualnym pismem przewodnim, jeśli jest załączone.

8. Rejestracja przesyłek wpływających polega na nadaniu przesyłce unikatowego numeru z RPW wygenerowanego automatycznie w systemie EZD oraz uzupełnieniu podstawowych metadanych opisujących tę przesyłkę.

9. Wszystkich użytkowników systemu obowiązuje zachowanie tajemnicy informacji określonej w odrębnych przepisach, w tym danych i informacji wynikających z dokumentacji zamieszczonej w EZD.

10. Wprowadza się do stosowania w Komendzie Zalecenia do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, które stanowią załącznik nr 2 do niniejszej decyzji.

§ 5. Traci moc decyzja nr 13 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 25 stycznia 2022 r. w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KGPSP poz. 3).

§ 6. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1  ²  

L.p.	Symbol klasyfikacyjny JRWA	Hasło klasyfikacyjne zgodnie z JRWA
1	004	Komisje, zespoły doradcze kierownictwa PSP, rejestry
2	0060	Komisja dyscyplinarna I instancji
3	0061	Komisja dyscyplinarna II instancji
4	0062	Postępowanie dyscyplinarne
5	0065	Ewidencja prowadzonych postępowań
6	0125	Rozliczenie dotacji (dofinansowania) dla jednostek ochrony ppoż.
7	0138	Rozliczenie dotacji (dofinansowania) dla jednostek ochrony ppoż. włączonych do ksrg
8	0139	Włączenie/wyłączenie jednostek organizacyjnych ochrony ppoż. do/z ksrg
9	0152	Ewidencja pieczęci, stempli
10	0154	Protokoły przekazania pieczęci i stempli
11	0155	Protokoły zniszczeń pieczęci i stempli
12	0161	Gromadzenie zasobu archiwalnego
13	01630	Udostępnianie akt jawnych
14	01631	Udostępnianie akt niejawnych
15	0180	Podstawowe zasady polityki ochronnej
16	0181	Akta postępowań sprawdzających
17	0182	Udostępnianie dokumentacji niejawnej w trybie szczególnym
18	01830	Zmiana klauzuli tajności dokumentów - decyzje własne
19	01831	Zmiana klauzuli tajności dokumentów - decyzje innych podmiotów
20	0184	Analiza zagrożeń i środki ochrony fizycznej
21	0210	Akty normatywne i akty kierownictwa wewnętrznego KG PSP, rejestry - zarządzenia
22	0211	Akty normatywne i akty kierownictwa wewnętrznego KG PSP, rejestry - decyzje
23	0212	Akty normatywne i akty kierownictwa wewnętrznego KG PSP, rejestry - rozkazy
24	0240	Akty normatywne Szefa OCK, rejestry - zarządzenia
25	0241	Akty normatywne Szefa OCK, rejestry - wytyczne i instrukcje
26	0242	Akty normatywne Szefa OCK, rejestry - regulaminy
27	0270	Dokumentacja niebędąca aktami normatywnymi, rejestry - umowy
28	0290	Sprawy sądowe z powództwa cywilnego
29	0291	Inne sprawy sądowe
30	0292	Sprawy sądowe - informacje
31	0312	Prognozy i plany perspektywiczne jednostek nadrzędnych
32	0313	Prognozy i plany perspektywiczne jednostek podległych lub nadzorowanych
33	07920	Dokumentacja okolicznościowego Honorowego Medalu im. J. Tuliszkowskiego - wnioski rozpatrzone pozytywnie wraz z dokumentacją dotyczącą nadania medalu
34	07921	Dokumentacja okolicznościowego Honorowego Medalu im. J. Tuliszkowskiego - korespondencja, wnioski rozpatrzone negatywnie lub nierozpatrzone
35	0840	Obsługa służbowych wyjazdów zagranicznych
36	0850	Obsługa delegacji zagranicznych
37	091	Kontrole wewnętrzne w komórkach organizacyjnych
38	092	Kontrole w jednostkach organizacyjnych PSP
39	1000	Podstawowe zasady - polityka ochrony danych, procedury, instrukcje, zasady
40	1001	Podstawowe zasady - materiały pomocnicze
41	1010	Dokumentacja dotycząca czynności przetwarzania administratora oraz kategorii czynności podmiotu przetwarzającego
42	1011	Udostępnienie danych osobowych i ich powierzanie oraz współadministrowanie danymi osobowymi
43	1012	Szacowania i analizy ryzyka oraz ocena skutków dla ochrony danych
44	1013	Dokumentacja naruszeń danych osobowych
45	1014	Realizacja praw osób, których dane dotyczą
46	1015	Szkolenia z ochrony danych osobowych
47	1020	Opiniowanie, informowanie i doradzanie w sprawach ochrony danych osobowych
48	1021	Monitorowanie przestrzegania przepisów i zasad ochrony danych osobowych
49	1022	Współpraca z organem nadzorczym
50	1101	Weryfikacja strażaków przez Inspektora Nadzoru Wewnętrznego MSWiA
51	1110	Nabór do służby/pracy
52	1111	Mianowanie, powołanie, umowy o pracę
53	1112	Zwalnianie ze służby/pracy
54	1113	Świadectwo służby/pracy
55	11141	Nieaktualne legitymacje służbowe i karty identyfikacyjne pracowników
56	112	Staże i praktyki zawodowe
57	1160	Służba przygotowawcza
58	1161	Opis i wartościowanie stanowisk
59	117	Oświadczenia o stanie majątkowym
60	118	Akta postepowania administacyjnego lub sądowo-administracyjnego w sprawach ze stosunku służbowego funkcjonariuszy
61	119	Akta postępowania cywilnego w sprawach ze stosunku pracy pracowników cywilnych
62	1200	Akta osobowe funkcjonariuszy
63	1201	Akta osobowe pracowników cywilnych przyjętych do pracy do 31 grudnia 2018 r.
64	1202	Akta osobowe pracowników cywilnych przyjętych do pracy od 1 stycznia 2019 r.
65	1230	Awans w stopniu - korespondencja i wnioski
66	1231	Awans w stopniu - rozkazy personalne
67	124	Odznaczenia, medale, odznaki
68	1250	Nagrody, wyróznienia, zapomogi i inne - korespondencja i wnioski
69	1251	Nagrody, wyróznienia, zapomogi i inne - decyzje i rozkazy personalne
70	1260	Postępowanie dyscyplinarne
71	1261	Odpowiedzialność porządkowa pracowników
72	1262	Dokumentacja dotycząca postepowań w sprawach dyskryminacji, mobbingu i molestowania pracowników
73	128	Opinie i oceny pracowników cywilnych/funkcjonariuszy
74	1290	Sprawy kadrowe wojskowej ochrony przeciwpożarowej
75	1291	Utrata i przywracanie stopni
76	1293	Odstępstwa kwalifikacyjne
77	1294	Rozdział absolwentów szkół PSP
78	1295	Przeniesienia i delegowania do pełnienia służby w innej jednostce organizacyjnej PSP oraz oddelegowanie poza jednostki organizacyjne PSP
79	1296	Pozostałe sprawy osobowe
80	1300	Przeglądy, rejestry, oceny stanu BHP
81	1301	Protokoły z posiedzeń komisji BHP
82	1302	Procedury BHP
83	1310	Wypadki w służbie/pracy
84	1311	Wypadki w drodze do/ze służby/pracy
85	1312	Wypadki śmiertelne, zbiorowe i powodujące trwałe kalectwo
86	132	Choroby związane ze służbą, pracą w PSP
87	1330	Badania profilaktyczne funkcjonariuszy i pracowników cywilnych
88	1331	Ocena zdolności do służby strażaka PSP
89	1332	Badania specjalistyczne
90	1350	Dokumentacja dot. stanowisk pracy w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia - badania, pomiary środowiska
91	1351	Oceny, analizy dot. pracy w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia
92	1352	Wnioski, decyzje dot. przyznania ekwiwalentu związanego z warunkami pracy, służby, rejestry
93	160	Dokumentacja obecności w pracy
94	172	Dopłata do wypoczynku, równoważnik za niewykorzystany przejazd
95	173	Sanatoria - obozy kondycyjne
96	1740	Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
97	1741	Fundusz Socjalny Emerytów i Rencistów PSP
98	180	Interpretacja przepisów ubezpieczeniowych
99	181	Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
100	183	Emerytury i renty
101	185	Deklaracje rozliczeniowe ZUS
102	186	Pracownicze Plany Kapitałowe
103	201	Gospodarka środkami trwałymi i pozostałymi środkami trwałymi
104	212	Wykonawstwo inwestycyjne
105	215	Remonty
106	2220	Przydział/zwalnianie lokali mieszkalnych
107	2221	Przydział/zwalnianie kwater tymczasowych
108	2230	Pomoc finansowa na uzyskanie lokalu mieszkalnego
109	2231	Równoważnik za brak lokalu mieszkalnego
110	2232	Równoważnik za remont mieszkania
111	224	Akta mieszkaniowe strazaka/emeryta
112	2315	Gospodarka magazynowa
113	2370	Dokumentacja zamówień publicznych
114	2371	Dokumentacja zamówień publicznych dot. funduszy europejskich
115	2372	Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych
116	2373	Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych dot. funduszy europejskich
117	2374	Rejestr zamowień publicznych
118	2402	Upoważnienia do prowadzenia pojazdów służbowych
119	320	Dowody księgowe własne i obce
120	3300	Płace komendantów
121	3301	Płace pozostałych funkcjonariuszy PSP
122	3302	Płace pracowników cywilnych
123	3303	Płace pracowników innych kategorii zatrudnienia
124	332	Listy płac, premii i nagród
125	333	Kartoteki wynagrodzeń
126	336	Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa
127	35	Inwentaryzacja składników majątkowych
128	5200	Nadzór nad działalnością rzeczoznawców ds. zabezpieczeń przeciwpożarowych
129	5201	Nadawanie uprawnień rzeczoznawcom
130	5202	Ewidencja wydanych uprawnień
131	5203	Dokumentacja osobowa rzeczoznawców
132	5204	Protokoły komisji
133	5290	Postępowanie odwoławcze i zażaleniowe prowadzone przez organy wyższego stopnia w sprawach dotyczących ochrony przeciwpożarowej
134	5291	Postępowania w trybie nadzoru prowadzone przez organy wyższego stopnia w sprawach dotyczących ochrony przeciwpożarowej
135	710	Dokumentacja dotyczaca funkcjonowania kontroli zarządczej
136	711	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej - własne
137	712	Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej - jednostek podległych i nadzorowanych

ZAŁĄCZNIK Nr  2

ZALECENIA DO OBSŁUGI ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓWW KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

1. Korespondencja wpływająca do Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej "Komendą", niezależnie od formy (dokument papierowy, dokument elektroniczny, dokument na informatycznym nośniku danych) oraz sposobu wpływu (przesyłka pocztowa, faks, wiadomość elektroniczna, przesyłka EZD, e-PUAP, dostarczenie osobiste), podlega rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających (RPW) systemu EZD, z zastrzeżeniem korespondencji niepodlegającej rejestracji.

2. Wykaz dokumentów, które nie podlegają rejestracji i/lub odwzorowaniu w systemie EZD, znajduje się w Instrukcji kancelaryjnej Państwowej Straży Pożarnej oraz szczegółowo w decyzji Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym czynności wspomagających pracę administracyjną w systemie EZD w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

3. Zarejestrowaną oraz zweryfikowaną korespondencję Kancelaria Ogólna Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwana dalej "Kancelarią Ogólną" lub wyznaczony punkt kancelaryjny przekazuje do właściwego merytorycznie biura. W przypadku braku możliwości wskazania właściwego biura, Kancelaria Ogólna przekazuje korespondencję do sekretariatu Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, zwanego dalej "Komendantem", lub jego zastępców, celem dokonania odpowiedniej dekretacji.

4. Przesyłki imienne, które wpłynęły do Kancelarii Ogólnej i została założona do nich koszulka, powinny zostać z niej odebrane i otworzone zgodnie z ustaleniami wypracowanymi w każdym Biurze. Jeżeli po otwarciu stwierdza się, że jest to sprawa służbowa, należy zeskanować dokument i dodać do koszulki. W przypadku, gdy zarejestrujemy koszulkę w sprawie prowadzonej elektronicznie, dokument z tej koperty powinien zostać przekazany do Kancelarii Ogólnej, która dokona rejestracji w składzie chronologicznym. Jeżeli koszulkę zarejestrujemy w sprawie prowadzonej papierowo - dokument zostaje w dokumentacji Biura.

5. Kancelaria Ogólna, sekretariat zastępców Komendanta (lub sekretariat Komendanta) uzupełnia metadane do dokumentacji lub korespondencji umieszczanej w EZD w następującym zakresie:

1) nazwa i adres nadawcy;

2) data nadania przesyłki w placówce pocztowej doręczyciela;

3) rodzaj przesyłki;

4) numer R w przypadku przesyłek poleconych lub innych rejestrowanych (paczki, przesyłki kurierskie);

5) liczba załączników.

6. Pracownicy sekretariatów dokonują pierwszej kontroli poprawności wpisania i uzupełnienia pozostałych metadanych przed przekazaniem korespondencji do dekretacji.

7. Sprawy zakłada się i prowadzi wyłącznie w komórce merytorycznej. Otrzymane pismo (dokument) może wszczynać nową sprawę, stanowić kolejny element w sprawie już prowadzonej, bądź też stanowić dokument nietworzący akt sprawy.

8. Pracownicy merytoryczni po otrzymaniu korespondencji zakładają nową sprawę lub dołączają wpływ do sprawy już istniejącej poprzez powiązanie. Inicjowanie spraw przez pracownika merytorycznego na podstawie własnego pisma odbywa się poprzez "Nową koszulkę". W trakcie prowadzenia sprawy pracownicy mają możliwość weryfikacji metadanych, w tym nazwy koszulki. Załatwiając sprawę, można dodawać do akt sprawy w systemie EZD notatki, załączniki, opinie i tworzyć nowe pisma w sprawie. Prowadzoną sprawę można zawiesić. Po zakończeniu sprawy istnieje możliwość jej wznowienia.

9. Wszystkie koszulki z nadanym numerem RPW powinny być dołączone do sprawy lub powinno się założyć na ich podstawie nową sprawę, nie należy pozostawiać ich bez rejestracji.

10. Korespondencję e-mailową wpływającą do komórek organizacyjnych Komendy rejestruje (poprzez założenie nowej koszulki i nadanie numeru RPW) właściwy sekretariat lub referent, nie należy wysyłać próśb do Kancelarii Ogólnej dotyczących rejestracji otrzymanych dokumentów elektronicznych (założenia nowej koszulki i nadanie numeru RPW).

11. Pracownik merytoryczny realizujący sprawę zobowiązany jest do zaakceptowania wytworzonego przez siebie dokumentu, a następnie przekazania go bezpośredniemu przełożonemu celem dalszej akceptacji lub podpisania. Po uzyskaniu akceptacji, dokument jest przesyłany do podpisu elektronicznego do właściwego merytorycznie kierownika komórki organizacyjnej (lub jego zastępcy) oraz, jeżeli tego wymaga sprawa, do Komendanta lub jego zastępcy.

12. Przekazywanie pism odbywa się za pośrednictwem kierowników komórek organizacyjnych lub ich zastępców albo bezpośrednio pomiędzy stanowiskami pracy.

13. W przypadku korespondencji wewnętrznej zakładanie spraw odbywa się wyłącznie w jednym wydziale będącym komórką merytoryczną. Nie rejestrujemy w komórce obiektów (dokumentów) udostępnionych przez inne komórki, które prowadzą sprawę, poza przypadkami, kiedy wymaga to na poziomie własnej komórki wszczęcia osobnej sprawy. Pisma kierowane do komórki merytorycznej z innych komórek organizacyjnych, nie posiadają znaku sprawy, bowiem jej wszczęcia i założenia w systemie EZD dokona pracownik właściwej komórki organizacyjnej, do której pismo zostało skierowane.

14. Udostępnianie pism może dotyczyć sytuacji, w której dokument z jednej komórki organizacyjnej jest kierowany do innej (innych) w celu zasięgnięcia opinii, uzyskania informacji, zgromadzenia pewnych danych itd., czyli pozyskania tzw. wkładu własnego, bądź też może być udostępniany w celu zapoznania z jego treścią, czyli do wiadomości.

15. Pracownik przygotowujący wkład własny w odpowiedzi na dokument udostępniony, dołącza jego projekt do koszulki zawierającej ten dokument, a następnie przekazuje ją do akceptacji (funkcja "Przekaż"). Po otrzymaniu podpisanej odpowiedzi, zapisuje metadane w dokumencie stanowiącym wkład i zatwierdza (funkcja "Zatwierdź"), po czym zakańcza koszulkę zawierającą dokument udostępniony wraz z odpowiedzią.

Po wykonaniu tych czynności, wkład własny przygotowany przez komórkę wspierającą zostanie uwidoczniony w koszulce sprawy prowadzonej przez komórkę merytoryczną, a także zachowany w komórce wspierającej (u autora wkładu) w folderze "Wkłady własne".

16. Dokument udostępniony do wiadomości, po zapoznaniu się z jego treścią, należy zakończyć, co spowoduje przeniesienie i zachowanie go w folderze "Do wiadomości".

17. Kopiowanie pism (kopia wewnętrzna) w systemie wykonuje się w przypadku otrzymania z zewnątrz dokumentu dotyczącego kilku spraw należących do właściwości różnych komórek organizacyjnych. Po zadekretowaniu takiego dokumentu do kilku biur Komendy zostaje on przekazany do tej komórki organizacyjnej, która została wskazana w dekretacji jako pierwsza. Tam należy go skopiować, a następnie przekazać na konta pozostałych adresatów wskazanych w dekretacji.

18. W przypadku przygotowania pisma z szablonu zawierającego podpis elektroniczny kierownika komórki organizacyjnej lub Komendanta, pracownik merytoryczny modyfikuje tylko obszar dokumentu przeznaczony do zmiany treści. Wszelkie inne zmiany w układzie dokumentu z szablonu mogą doprowadzić do powstania błędów.

19. W przypadku spraw prowadzonych papierowo, akceptowanie projektów pism odbywa się na dokumentach elektronicznie (możliwe akceptowanie również w papierze). Parafowanie projektów pism na kolejnych szczeblach akceptacji następuje przez złożenie przez osobę akceptującą podpisu elektronicznego (oraz tradycyjnego w przypadku określenia przez kierownika komórki organizacyjnej takiej potrzeby po rozpoczęciu sprawy).

20. Komórki organizacyjne realizujące zadania obejmujące obsługę i realizację umów cywilnoprawnych, w przypadku potrzeby uzyskania parafy radcy prawnego w przedmiocie umowy "szablonowej" (stała treść, zmiana danych stron) przekazuje do Biura Prawnego dokument w wersji papierowej z jednoczesnym przekazaniem koszulki z notatką informacyjną. Nowa umowa (nowy dokument lub zmiana treści dokumentu) wymaga przekazania sprawy do Biura Prawnego zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (z załącznikiem umowy w formie elektronicznej) celem otrzymania ewentualnych uwag lub akceptacji od Biura Prawnego.

21. W razie konieczności sporządzenia w sprawie prowadzonej papierowo dokumentu elektronicznego, należy przygotować pismo w postaci elektronicznej i przekazać do akceptacji (także wielostopniowej), a po jego podpisaniu podpisem elektronicznym (i wysłaniu) należy wydrukować dokument, opatrzyć go podpisem odręcznym przez osobę upoważnioną i dołączyć do sprawy.

22. W przypadku konieczności udzielania na zewnątrz odpowiedzi przez Biuro w postaci wiadomości e-mail, korespondencja powinna zostać wysłana z sekretariatu Biura prowadzącego sprawę. Przedmiotowe ograniczenie wysyłania e-mail nie dotyczy Rzecznika Prasowego Komendanta oraz spraw bieżących poszczególnych wydziałów i sekcji, po uzgodnieniu z Dyrektorem Biura. Nie wysyłamy wiadomości e-mail do Kancelarii Ogólnej z prośbą o ich wysyłkę na zewnątrz (nie dotyczy informacji publicznej). Nie powinno się także takich odpowiedzi wysyłać z imiennych skrzynek poczty elektronicznej pracowników.

23. Przed przekazaniem pisma do wysyłki pracownik merytorycznie prowadzący sprawę skanuje dokument, weryfikuje poprawność etykiety adresowej (ewentualnie ZPO) oraz określa w EZD sposób wysłania listu.

24. Pracownik merytoryczny przesyłający duże pliki za pośrednictwem EZD powinien przekazywać poszczególne pliki do każdego adresata osobno (nie wysyłamy dużych plików zbiorowo).

25. Przygotowanie przesyłek w formie paczek, wraz z dokumentem nadania, leży w gestii pracowników komórek organizacyjnych nadających paczkę. Kancelaria Ogólna przekazuje przygotowaną przez pracownika paczkę przedstawicielowi Poczty Polskiej. Paczka powinna być zabezpieczona zgodnie z wymaganiami Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej.

26. Korespondencję tradycyjną do wysyłki (korespondencję wychodzącą) referenci lub przedstawiciele sekretariatów Biur składają w Kancelarii Ogólnej najpóźniej do godz. 10:15 (korespondencja dostarczona po wskazanej godzinie będzie wysyłana następnego dnia roboczego). W godzinach 10:15-13:00 Kancelaria Ogólna rejestruje korespondencję w systemie EZD oraz zajmuje się bieżącą jej ekspedycją, realizuje także korespondencję z MSWiA i jest niedostępna dla pracowników i funkcjonariuszy Komendy. W godzinach 13:00-15:00 Kancelaria Ogólna wydaje zamówienia ze składu chronologicznego.

27. Zwroty potwierdzeń odbioru (wydrukowane z EZD) Kancelaria Ogólna odnotowuje w systemie w module "Zwrotki/Zwroty" poprzez sczytanie kodu kreskowego ze zwrotki i uzupełnienie informacji dotyczącej daty odbioru przesyłki oraz danych osoby potwierdzającej odbiór przesyłki, natomiast nieodebrane przesyłki odnotowuje się w module "Zwrotki/Zwroty" z informacją o dacie i przyczynie nieodebrania przesyłki.

28. Zwrotki ZPO są rejestrowane i przekazywane właściwym komórkom organizacyjnym Komendy razem z korespondencją podlegającą przekazaniu w postaci papierowej.

¹ § 4 ust. 4 pkt 16 skreślony przez § 1 pkt 1 decyzji nr 82 z dnia 29 grudnia 2022 r. (Dz.Urz.KGPSP.2023.2) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2023 r.

² Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 decyzji nr 82 z dnia 29 grudnia 2022 r. (Dz.Urz.KGPSP.2023.2) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2023 r.