Zasady postępowania przy udzielaniu dotacji na ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych, zachowanie i rozwój języka regionalnego oraz integrację obywatelską mniejszości romskiej.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MAiC.2012.4
Akt obowiązujący Wersja od: 3 kwietnia 2015 r.
ZARZĄDZENIE Nr 4
MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI 1
z dnia 27 grudnia 2011 r.
w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu dotacji na ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych, zachowanie i rozwój języka regionalnego oraz integrację obywatelską mniejszości romskiej
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.) w związku z art. 18 ust. 3 oraz art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym (Dz. U. Nr 17, poz. 141, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Zarządzenie określa zasady postępowania przy udzielaniu i rozliczaniu przez Ministra Administracji i Cyfryzacji dotacji na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 ustawy o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym, w trybie o którym mowa w art. 18 ust. 3 tej ustawy.§ 2.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:1)
ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym;2)
Programie - należy przez to rozumieć Program na rzecz społeczności romskiej w Polsce, ustanowiony uchwałą Nr 209/2003 Rady Ministrów z dnia 19 sierpnia 2003 r., który jest programem, o którym mowa w art. 18 ust. 2 pkt 10 ustawy;3)
Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Administracji i Cyfryzacji, Sekretarza Stanu lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji;4)
Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji;5)
Departamencie - należy przez to rozumieć Departament Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.§ 3.
Minister, w terminie do dnia 15 lipca każdego roku, ogłasza w formie informacji:1)
szczegółowe zasady postępowania w sprawach udzielania dotacji na realizację zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, w tym:a)
tryb przedkładania wniosków oraz przekazywania środków na realizację zadań,b)
wzór wniosku o udzielenie dotacji,c)
ramowy wzór umowy,d)
wzór oświadczenia o zgodności złożonych wcześniej dokumentów oraz umocowania osób reprezentujących wnioskodawcę ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania umowy,e)
wzór sprawozdania,f)
wzór korekty sprawozdania z wykonania zadania;2)
zasady postępowania w sprawach dotyczących udzielania dotacji na realizację zadań objętych Programem, w tym:a)
mechanizm przedkładania wniosków, procedury wyboru zadań do realizacji oraz przekazywania środków na realizację zadań objętych Programem,b)
wzór wniosku w sprawie realizacji zadań objętych Programem,c)
ramowy wzór umowy,d)
wzór oświadczenia o zgodności złożonych wcześniej dokumentów oraz umocowania osób reprezentujących wnioskodawcę ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania umowy,e)
wzór sprawozdania,f)
wzór korekty sprawozdania z wykonania zadania.§ 4.
1.
Informacje, o których mowa w § 3, przygotowuje Departament po zasięgnięciu opinii Departamentu Budżetu i Finansów w zakresie wzorów zamieszczonych w tych informacjach i do dnia 30 czerwca każdego roku przedkłada Ministrowi do zatwierdzenia.2.
Departament Budżetu i Finansów przekazuje opinię, o której mowa w ust. 1, w terminie 7 dni od daty otrzymania wzorów do zaopiniowania.§ 5.
Informacje, o których mowa w § 3, komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach prowadzenia w Biuletynie Informacji Publicznej strony podmiotowej Ministra zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Ministerstwa - z zachowaniem terminu, o którym mowa w § 3.§ 6.
Departament może zwrócić się do wnioskodawcy o dostarczenie dodatkowych dokumentów lub informacji niezbędnych do oceny wniosku albo o korektę wniosku.§ 7.
1.
Dyrektor Departamentu powołuje komisję, która rozpatruje wnioski na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1-9 ustawy.2.
W skład komisji, o której mowa w ust. 1, wchodzi co najmniej trzech członków, w tym jako Przewodniczący komisji Dyrektor albo Zastępca Dyrektora Departamentu.§ 8.
1.
Oceniając złożone wnioski komisja, o której mowa w § 7, bada:1)
zgodność wniosków z celami, o których mowa w art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 2 ustawy;2)
zgodność wniosków z zadaniami, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1-9 ustawy;3)
stronę formalną wniosków.2.
W przypadku wniosków o dotacje podmiotowe komisja bada również, czy podmiot ubiegający się o dotację podmiotową jest podmiotem uprawnionym do jej otrzymania, wymienionym w art. 18 ust. 5 ustawy.3.
Komisja może uzgadniać z wnioskodawcami szczegółowy zakres zadania oraz kosztorys jego realizacji.4.
Oceniając złożone wnioski komisja w szczególności bierze pod uwagę:1)
zasięg realizowanego zadania (liczbę osób należących do mniejszości narodowych i etnicznych oraz posługujących się językiem regionalnym objętych zadaniem);2)
siłę oddziaływania realizowanego zadania (stopień oddziaływania zadania na osoby należące do mniejszości narodowych i etnicznych oraz osoby posługujące się językiem regionalnym w celu zachowania ich tożsamości i języka);3)
efektywność realizowanego zadania (spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów);4)
dotychczasowe doświadczenia oraz wcześniejszy sposób realizacji przez wnioskodawców podobnych zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 ustawy;5)
współpracę wnioskodawców przy realizacji zadania z innymi partnerami oraz wielkość środków pozyskanych ze źródeł innych niż budżet państwa;6)
długofalowe efekty realizowanego zadania (w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły).§ 9.
1.
Komisja dokonuje wyboru wniosków zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego.2.
Z każdego posiedzenia komisja sporządza protokół.§ 10.
1.
Na podstawie protokołów z posiedzeń komisji Departament przygotowuje propozycję podziału dotacji na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1-9 ustawy i przedkłada ją do zatwierdzenia Ministrowi.2.
Minister zatwierdza podział dotacji, o którym mowa w ust. 1.§ 11.
1.
Departament przygotowuje propozycję podziału dotacji na realizację zadań objętych Programem, o którym mowa w art. 18 ust. 2 pkt 10 ustawy, i przedkłada j ą do zatwierdzenia Ministrowi.2.
Minister zatwierdza podział dotacji, o którym mowa w ust. 1.§ 12.
1.
Departament sporządza projekt umowy o finansowanie/dofinansowanie działalności zmierzającej do ochrony, zachowania i rozwoju tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowania i rozwoju języka regionalnego lub projekt umowy o dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji służących zachowaniu tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowaniu i rozwojowi języka regionalnego.2.
Umowę z wnioskodawcą podpisują Dyrektor albo Zastępca Dyrektora Departamentu, na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa ogólnego, udzielonego przez Ministra.3.
Oryginał umowy Departament przekazuje Departamentowi Budżetu i Finansów w terminie 3 dni roboczych od dnia jej zawarcia.§ 13.
W przypadku wystąpienia przez podmiot realizujący zadanie z pisemnym wnioskiem o zmianę umowy Dyrektor Departamentu lub Zastępca Dyrektora Departamentu rozpatruje zasadność zmian umowy i przekazuje swoje stanowisko podmiotowi realizującemu zadanie w terminie 30 dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku o zmianę umowy, nie później jednak, niż do dnia poprzedzającego termin zakończenia zadania.§ 14.
1.
Sprawozdanie z wykonania zadania przyjmowane jest w Departamencie. W przypadku stwierdzenia przez Departament w sprawozdaniach z wykonania zadania uchybień natury formalnej, Departament niezwłocznie występuje o ich usunięcie do podmiotu realizującego zadanie.2.
Departament niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania poprawnego pod względem formalnym sprawozdania z wykonania zadania, przekazuje je Departamentowi Budżetu i Finansów oraz Departamentowi Kontroli, Skarg i Wniosków.3.
Departament ocenia wykonanie zadania pod względem merytorycznym i sporządza opinię w sprawie realizacji zadania w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania poprawnego pod względem formalnym sprawozdania z wykonania zadania. Dokonując oceny wykonania zadania Departament bierze pod uwagę w szczególności informacje zawarte w opisie wykonania zadania.4.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sprawozdaniu z wykonania zadania Departament podejmuje niezwłocznie, nie później jednak, niż w terminie określonym w ust. 3, działania zmierzające do ich wyjaśnienia, po czym w terminie 5 dni roboczych od dnia ich otrzymania, ocenia wykonanie zadania pod względem merytorycznym.§ 15.
1.
Departament Budżetu i Finansów ocenia wykonanie zadania pod względem finansowym i przekazuje opinię w sprawie sprawozdania z wykonania zadania Departamentowi w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania kopii sprawozdania z wykonania zadania. Dokonując oceny wykonania zadania, Departament Budżetu i Finansów bierze pod uwagę w szczególności informacje zawarte w części finansowej sprawozdania.2.
Departament Budżetu i Finansów, w przypadku stwierdzenia w sprawozdaniu z wykonania zadania nieprawidłowości wymagających prowadzenia korespondencji z podmiotem realizującym zadanie, przekazuje do Departamentu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania kopii sprawozdania z wykonania zadania, informację dotyczącą kwestii wymagających wyjaśnienia.3.
Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 2, Departament niezwłoczne wzywa podmiot realizujący zadanie do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w części finansowej sprawozdania z wykonania zadania Departament wskazuje w piśmie, jako właściwy do otrzymania wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, Departament Budżetu i Finansów.4.
Departament Budżetu i Finansów w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, przekazuje Departamentowi opinię dotyczącą skorygowanego sprawozdania z wykonania zadania.§ 16.
1.
Departament Kontroli, Skarg i Wniosków może przeprowadzić kontrolę wykonania jednego zadania lub kontrolę obejmującą kilka zadań u jednego lub wielu podmiotów:1)
na uzasadniony wniosek Departamentu lub2)
z własnej inicjatywy.2.
Kontrola dokonywana jest w trybie określonym w postanowieniach umowy.3.
Do wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, Departament załącza wszelkie dokumenty, które mogą być pomocne podczas kontroli.4.
Departament Kontroli, Skarg i Wniosków po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, niezwłocznie przeprowadza kontrolę, a następnie, w terminie 21 dni od dnia otrzymania z Departamentu wspomnianego wniosku, przekazuje Departamentowi oraz Departamentowi Budżetu i Finansów kopię ostatecznego dokumentu z kontroli.5.
Departament Kontroli, Skarg i Wniosków informuje Departament o zamiarze przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 2, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania kopii sprawozdania z wykonania zadania.6.
Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 5, Departament niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni roboczych, przekazuje Departamentowi Kontroli, Skarg i Wniosków wszelkie dokumenty, które mogą być pomocne podczas kontroli.7.
Po zakończeniu kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 2, Departament Kontroli, Skarg i Wniosków przekazuje kopię ostatecznego dokumentu z kontroli Departamentowi oraz Departamentowi Budżetu i Finansów, w terminie 21 dni od dnia otrzymania z Departamentu kopii sprawozdania z wykonania zadania.8.
W przypadku kontroli prowadzonej w toku realizacji zadania Departament Kontroli, Skarg i Wniosków przekazuje kopię ostatecznego dokumentu z kontroli Departamentowi Budżetu i Finansów i Departamentowi.§ 17.
1. 2
Departament w terminie 7 dni od dnia otrzymania opinii, o której mowa w § 15 ust. 1 oraz kopii ostatecznych dokumentów z kontroli, o których mowa odpowiednio w § 16 ust. 4, 7 i 8, przedkłada Ministrowi dwa egzemplarze informacji dotyczącej realizacji zadania w celu zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym.2.
Podstawą opracowania informacji, o której mowa w ust. 1, są w szczególności:1)
opinia, o której mowa w § 14 ust. 3;2)
opinia, o której mowa w § 15 ust. 1;3)
kopie ostatecznych dokumentów z kontroli, o których mowa odpowiednio w § 16 ust. 4, 7 i 8.3. 3
Departament, w terminie 5 dni od dnia zatwierdzenia przez Ministra rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym, przekazuje jeden oryginał zatwierdzonej przez Ministra informacji, o której mowa w ust. 1, do Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji oraz poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię informacji, o której mowa w ust. 1, do Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.4.
Departament w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku przedkłada Departamentowi Prawnemu projekt obwieszczenia o dotacjach udzielonych w roku ubiegłym, w celu wykonania przez Ministra obowiązku wynikającego z art. 122 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240, z późn. zm.).5.
Departament Prawny przekazuje Ministrowi projekt obwieszczenia, o którym mowa w ust. 4, po jego uzgodnieniu w ramach uzgodnień międzyresortowych.§ 18.
1.
Przepisy § 2 pkt 1, § 8-11 i 15 ust. 2 i 3 zarządzenia Nr 87 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 grudnia 2008 r. w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. z 2009 r. Nr 1, poz. 3, Nr 8, poz. 45 oraz z 2011 r. Nr 1, poz. 5), zmienionego zarządzeniem Nr 32 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 listopada 2011 r. oraz załączniki, o których mowa w tych przepisach, stosuje się do:1)
rozliczania dotacji udzielonych na rok 2011;2)
oceny, rozpatrzenia i wyboru wniosków oraz podziału dotacji na realizację w 2012 r. zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1-9 ustawy.2.
Ilekroć w przepisach, o których mowa w ust. 1, mowa jest o Departamencie - należy przez to rozumieć Departament Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.§ 19.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą od dnia 18 listopada 2011 r. 4 1 Minister Administracji i Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej - wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne na podstawie § 1 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Administracji i Cyfryzacji (Dz. U. Nr 248, poz. 1479).
2 § 17 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 15 z dnia 1 kwietnia 2015 r. (Dz.Urz.MAiC.2015.21) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 kwietnia 2015 r.
3 § 17 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 15 z dnia 1 kwietnia 2015 r. (Dz.Urz.MAiC.2015.21) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 kwietnia 2015 r.
4 Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem Nr 87 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 grudnia 2008 r. w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. z 2009 r. Nr 1, poz. 3, Nr 8, poz. 45 oraz z 2011 r. Nr 1, poz. 5), zmienionym zarządzeniem Nr 32 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 listopada 2011 r.