Zasady oznakowania, rejestrowania, serwisowania oraz niszczenia elektronicznych nośników, na których przechowywane są informacje jawne w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2005.11.80

Akt utracił moc

Wersja od: 15 grudnia 2005 r.

DECYZJA Nr 167

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 15 grudnia 2005 r.

w sprawie zasad oznakowania, rejestrowania, serwisowania oraz niszczenia elektronicznych nośników, na których przechowywane są informacje jawne w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§ 1. Decyzja dotyczy zasad oznakowania, rejestrowania, serwisowania oraz niszczenia elektronicznych nośników informacji, na których są przechowywane informacje niesklasyfikowane pod względem tajności w rozumieniu przepisów o ochronie informacji niejawnych, które uzyskane zostały w związku z wykonywaniem czynności służbowych, zwane dalej informacjami jawnymi.

§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) ENI (elektroniczne nośniki informacji) - nośniki do zapisu informacji w postaci cyfrowej i na taśmach magnetycznych, a w szczególności: dyski twarde, dyskietki magnetyczne, dyski optyczne (CD), dyski magnetooptyczne, kasety z taśmami magnetycznymi, ZIP-y, JAZZ-y, pamięci typu flash;

2) jednostka organizacyjna Straży Granicznej - komenda oddziału Straży Granicznej, ośrodek szkolenia Straży Granicznej;

3) graniczna jednostka organizacyjna Straży Granicznej - placówka i dywizjon Straży Granicznej;

4) kancelaria jawna - komórka organizacyjna w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej lub Komendy Głównej Straży Granicznej, odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji dokumentów i materiałów jawnych;

5) nieusuwalna naklejka - naklejka, której próba usunięcia powoduje naruszenie jej pierwotnej struktury i wyglądu przez co niemożliwe jest jej powtórne wykorzystanie.

Rozdział  2

Zasady oznakowania oraz rejestrowania elektronicznych nośników informacji

§ 3. Dla używanych w Straży Granicznej rodzajów ENI, ustala się następujące literowe oznaczenia:

1) dyski twarde - HD;

2) pamięci flashowe typu PENDRIVE, karty SD, SM podłączane przez port USB - PEN;

3) pamięci taśmowe do streamerów - DAT;

4) dyski CD-R - CD-R;

5) dyski CD-RW - CD-RW,

6) płyty DVD - DVD;

7) dyskietki magnetyczne - FDD;

8) zipy - ZIP;

9) jazzy - JAZZ;

10) dyski magnetooptyczne - DMO.

§  4.

1. Ustala się literowe oznaczenia jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej:

1) GK- Gabinet Komendanta Głównego Straży Granicznej;

2) ZG - Zarząd Graniczny;

3) OŚ- Zarząd Operacyjno-Śledczy;

4) KD - Centrum Koordynacji Działań Straży Granicznej;

5) SW- Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej;

6) ŁI - Biuro Łączności i Informatyki;

7) TZ - Biuro Techniki i Zaopatrzenia;

8) BP - Biuro Prawne;

9) FI- Biuro Finansów;

10) KS - Biuro Kadr i Szkolenia;

11) IE - Biuro Współpracy Międzynarodowej;

12) NK- Inspektorat Nadzoru i Kontroli Komendanta Głównego Straży Granicznej;

13) OI - Biuro Ochrony Informacji Niejawnych;

14) LK - Laboratorium Kryminalistyczne Straży Granicznej;

15) AR- Archiwum Straży Granicznej;

16) AW- Zespół Audytu Wewnętrznego;

17) SZAR - Samodzielny Zespół Analizy Ryzyka;

18) SZLO - Samodzielny Zespół ds. Lecznictwa i Orzecznictwa.

2. Dla oznaczania granicznych jednostek organizacyjnych Straży Granicznej, stosuje się literowe oznaczenia nadane przez Zarząd Graniczny Komendy Głównej Straży Granicznej.

§ 5. Ustala się literowe oznaczenia jednostek organizacyjnych Straży Granicznej:

1) NW - Nadwiślański Oddział Straży Granicznej;

2) WM -Warmińsko-Mazurski Oddział Straży Granicznej;

3) PD - Podlaski Oddział Straży Granicznej;

4) NA - Nadbużański Oddział Straży Granicznej;

5) BI - Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej;

6) KA - Karpacki Oddział Straży Granicznej;

7) ŚL - Śląski Oddział Straży Granicznej;

8) SU - Sudecki Oddział Straży Granicznej;

9) ŁU - Łużycki Oddział Straży Granicznej;

10) LB - Lubuski Oddział Straży Granicznej;

11) PM - Pomorski Oddział Straży Granicznej;

12) MO - Morski Oddział Straży Granicznej;

13) CO - Centralny Ośrodek Szkolenia Straży Granicznej;

14) CS - Centrum Szkolenia Straży Granicznej;

15) OT - Ośrodek Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej.

§  6.

1. ENI rejestruje się w rejestrze prowadzonym w formie dziennika ewidencji nośników informacji.

2. Dzienniki ewidencji nośników informacji, prowadzą:

1) dla ENI wymienionych w § 3 pkt 1-3:

a) dla Komendy Głównej Straży Granicznej - kancelaria jawna Nadwiślańskiego Oddziału Straży Granicznej;

b) w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej - kancelarie jawne tych jednostek.

2) dla ENI wymienionych w § 3 pkt 4-10:

a) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - kancelarie jawne jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej;

b) w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej - kancelarie jawne tych jednostek;

c) w granicznych jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej - właściwe kancelarie ogólne bądź osoby upoważnione do wykonywania czynności kancelaryjnych.

3. Dziennik ewidencji nośników informacji zawiera dane o wszystkich nośnikach, na których są przechowywane informacje jawne w Komendzie Głównej Straży Granicznej, jednostce organizacyjnej Straży Granicznej, bądź granicznej jednostce organizacyjnej Straży Granicznej, a w szczególności:

1) liczbę porządkową;

2) numer ewidencyjny nośnika;

3) nazwę rodzaju nośnika;

4) numer fabryczny lub seryjny;

5) datę przyjęcia nośnika na ewidencję;

6) datę zdjęcia nośnika z ewidencji;

7) numer rejestru wydanych dokumentów użytkownika odpowiedzialnego za nośnik.

4. W rubryce, o której mowa w ust. 3 pkt 4, wpisuje się wyraz "brak", gdy nośnik został oznaczony etykietą z pieczątką kancelarii jawnej.

5. Numerację ENI rejestrowanych w dzienniku ewidencji nośników informacji rozpoczyna się w każdym roku kalendarzowym od cyfry 1.

§  7.

1. Numer ewidencyjny zarejestrowanego ENI, zawiera:

1) liczbę porządkową z dziennika ewidencji nośników informacji;

2) oznaczenie roku nadania numeru ewidencyjnego;

3) literowe oznaczenie:

a) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, o którym mowa w § 4 ust. 1,

b) w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej - jednostki organizacyjnej, o którym mowa w § 5,

c) w granicznych jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej - jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, o którym mowa w § 5, oraz po myślniku literowe oznaczenia tej granicznej jednostki organizacyjnej, na zasadach, o których mowa w § 4 ust. 2;

4) literowe oznaczenie rodzaju ENI, o którym mowa w § 3.

2. Numer ewidencyjny raz nadany jest tożsamy z ENI do chwili jego zniszczenia.

3. Wzór oznaczeń elektronicznych nośników informacji rejestrowanych w rejestrze wydanych dokumentów, stanowi załącznik nr 1 do decyzji.

§  8.

1. Nośniki wykorzystywane do przechowywania informacji jawnych pobierane są przez użytkowników z kancelarii jawnej.

2. Osoba odbierająca ENI potwierdza ten fakt własnoręcznym podpisem w rejestrze wydanych dokumentów.

3. Z chwilą złożenia podpisu do momentu zdania ENI funkcjonariusz lub pracownik Straży Granicznej odpowiada za powierzony nośnik.

4. Fakt zdania ENI do kancelarii jawnej potwierdza kierownik lub pracownik kancelarii jawnej własnoręcznym podpisem.

5. Przed zdaniem ENI użytkownik usuwa zawarte na nim informacje, jeżeli rodzaj nośnika lub jego stan techniczny na to pozwala.

6. ENI zdawane do kancelarii jawnej jest zdejmowane z rejestru wydanych dokumentów użytkownika.

7. Dopuszcza się powtórne wydanie ENI innym użytkownikom.

§  9.

1. Wydane funkcjonariuszowi lub pracownikowi Straży Granicznej ENI, na których są przechowywane informacje jawne, ewidencjonuje się w rejestrze wydanych dokumentów.

2. Rejestr wydanych dokumentów zakłada i prowadzi kancelaria jawna jednostki organizacyjnej Straży Granicznej dla obsługiwanych użytkowników.

3. Wzór rejestru wydanych dokumentów, stanowi załącznik nr 2 do decyzji.

§  10.

1. W celu ewidencji rejestru wydanych dokumentów, kancelaria jawna prowadzi wykaz rejestru wydanych dokumentów, który zawiera:

1) numer rejestru wydanych dokumentów;

2) imię i nazwisko funkcjonariusza lub pracownika Straży Granicznej;

3) datę założenia rejestru wydanych dokumentów i podpis jego posiadacza;

4) datę zdjęcia z ewidencji rejestru wydanych dokumentów i podpis pracownika kancelarii.

2. Numer rejestru wydanych dokumentów, zawiera:

1) określenie roku, w którym został założony;

2) kolejny numer rozpoczynając od cyfry 1 w każdym roku kalendarzowym.

3. Numery rejestru wydanych dokumentów przydzielane są kolejno.

§  11.

1. Oznaczenia ENI umieszcza się w sposób widoczny, na obudowie ENI za pomocą naklejki z numerem ewidencyjnym nadanym podczas rejestracji.

2. W przypadku dysków CD oznaczenie wykonuje się bezpośrednio na nośniku optycznym, w sposób utrudniający jego usunięcie (np. pisakiem).Wzór oznaczenia nośnika optycznego, określa załącznik nr 3 do decyzji.

3. ENI nie posiadające w widocznym miejscu numeru fabrycznego, należy dodatkowo oznaczyć nieusuwalną naklejką posiadającą numer seryjny lub etykietą z pieczątką kancelarii jawnej "Do Pakietów".

4. Wzór i przykład wypełnienia etykiety naklejanej na ENI, o której mowa w ust. 3, określa załącznik nr 4 do decyzji.

Rozdział  3

Nakazy i zakazy obowiązujące przy postępowaniu z zarejestrowanymi ENI

§ 12. Zabrania się:

1) wynoszenia poza teren obiektów Straży Granicznej zarejestrowanych ENI;

2) wnoszenia na teren obiektów Straży Granicznej niezarejestrowanych ENI za wyjątkiem nośników, które są:

a) dołączane do pism,

b) wykorzystywane przez firmy prezentujące swoje usługi, produkty na terenie obiektów Straży Granicznej,

c) wykorzystywane do działalności służbowej innej niż przechowywanie informacji jawnych (np. czynności administratora);

3) wykorzystywania zarejestrowanych ENI do celów innych niż te, do których są przeznaczone.

§  13.

1. ENI należy przechowywać w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych.

2. Zbędne dane, które nie są wykorzystywane do bieżącej działalności służbowej i nie podlegają archiwizacji, należy usuwać z ENI.

Rozdział  4

Zasady serwisowania ENI zawierających informacje jawne

§ 14. Prace naprawcze prowadzone są przez serwis znajdujący się w pionie łączności i informatyki jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub Komendy Głównej Straży Granicznej, w obecności osoby odpowiedzialnej za ENI, z zastrzeżeniem § 17.

§ 15. W przypadku ENI, o których mowa w § 3 pkt 1-3 o jego przydatności do dalszego użytku decyduje serwis, o którym mowa w § 14.

§ 16. W przypadku uszkodzenia ENI i konieczności odzyskania danych na nim zawartych, w pierwszej kolejności ENI przekazywany jest do właściwego serwisu, o którym mowa w § 14.

§ 17. W razie konieczności skorzystania z usług firmy zewnętrznej przy odzyskiwaniu danych uczestniczy przedstawiciel Straży Granicznej z pionu łączności i informatyki.

§ 18. Na wykonanie czynności, o których mowa w § 17, wymagana jest zgoda kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub Komendy Głównej Straży Granicznej na pisemnym wniosku funkcjonariusza lub pracownika posiadającego nośnik w użytkowaniu.

Rozdział  5

Zasady niszczenia ENI zawierających informacje jawne

§  19.

1. ENI zawierające informacje jawne, które są uszkodzone, nie dają się odczytać lub są wycofywane z użycia podlegają komisyjnemu zniszczeniu.

2. Niszczenie ENI odbywa się w sposób uniemożliwiający ich odczytanie.

3. ENI zakwalifikowane do wybrakowania uszkadza wstępnie serwis, o którym mowa w § 14, w obecności osoby odpowiedzialnej za ENI (np. przez przedziurawienie lub przecięcie ENI), a następnie funkcjonariusz lub pracownik posiadający nośnik w użytkowaniu, przekazuje do właściwej kancelarii jawnej.

4. Wstępne uszkadzanie, o którym mowa w ust. 3, ENI niezdatnych do dalszej eksploatacji odbywa się bez udziału serwisu, o którym mowa w § 14, jeżeli dotyczy ono ENI o małej wartości materialnej określonych w § 3 pkt 4-10.

5. Do czasu wybrakowania ENI przechowywane są w kancelarii jawnej w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób niepowołanych.

6. Wybrakowania i zniszczenia ENI dokonuje komisja powoływana okresowo przez kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej na podstawie przepisów w sprawie określania zasad gospodarowania mieniem będącym w zarządzie Straży Granicznej.

7. Niszczenie ENI, polega na jego fizycznym uszkodzeniu uniemożliwiającym odczytanie informacji na nim zawartych:

1) nośników wymienionych w § 3 pkt 1 - na wyjęciu krążków nośnika i zeszlifowaniu powierzchni magnetycznej, przy użyciu materiałów ściernych;

2) nośników wymienionych w § 3 pkt 2-10 - na pocięciu ich na kawałki lub spaleniu.

§ 20. W czynnościach opisanych w § 19 ust. 3, jeśli ENI jest na gwarancji, a warunki gwarancji tego wymagają, może uczestniczyć przedstawiciel gwaranta.

Rozdział  6

Przepisy przejściowe i końcowe

§  21.

1. Niezarejestrowane ENI wykorzystywane przed dniem wejścia w życie decyzji do przechowywania informacji jawnych podlegają rejestracji.

2. Zespół odpowiedzialny za oznaczenie i zarejestrowanie ENI, o których mowa w ust. 1, powołuje:

1) w Komendzie Głównej Straży Granicznej - Komendant Główny Straży Granicznej;

2) w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej - komendant oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej:

- w terminie 10 dni od dnia wejścia w życie decyzji.

§ 22. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

WZÓR OZNACZEŃ ELEKTRONICZNYCH NOŚNIKÓW INFORMACJI REJESTROWANYCH W REJESTRZE WYDANYCH DOKUMENTÓW.

1. Wzór numeru ewidencyjnego dysku twardego rejestrowanego w rejestrze wydawanych nośników informacji w Komendzie Głównej Straży Granicznej:

RWNI Nr KG/HD/2004/12

Objaśnienia:

KG - oznaczenie jednostki (Komenda Główna Straży Granicznej),

HD - literowe oznaczenie rodzaju nośnika informacji - dysku twardego,

2004 - rok rejestracji ENI,

12 - pozycja w dzienniku ewidencji nośników informacji.

2. Wzór numeru ewidencyjnego pamięci flashowej typu PENDRIVE, karty SD, SM rejestrowanej w rejestrze wydawanych nośników informacji w Bieszczadzkim Oddziale Straży Granicznej:

RWNI Nr BI/PD/2004/124

Objaśnienia:

BI - oznaczenie literowe Bieszczadzkiego Oddziału Straży Granicznej,

PD - oznaczenie literowe rodzaju nośnika informacji,

2004 - dwie ostatnie cyfry roku rejestracji,

124 - pozycja w dzienniku ewidencji nośników informacji.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

REJESTR WYDANYCH DOKUMENTÓW Nr ............				........................................ (stopień, imię, nazwisko)
				........................................ (nazwa komórki organfeacyjnej)
Lp.	Numer ewidenc. dokum.	Nazwa dokumentu lub stopień i nazwisko wykonawcy *	Ilość ark. lub nr egz.	Data i pokwitowanie wykonawcy	Data i pokwitowanie kancelarii	Adnotacje o zniszczeniu lub ujęciu z ewidencji
1	2	3	4	5	6	7
1	234/2004/ IO/CD-RW	CD-RW 700 Dysan ID01120400137734	3	14.04.2004 Kowalski
2	15/2004/ IO/FDD	Dyskietka 1,44' Verbatim	1	14.04.2004 Kowalski	16.04.2004 Kancelaria	Nośnik zniszczony komisyjnie w dniu 16.04.2004
3	7/2004/ŁI/ HD	SAMSUNG SV2042H 0270J1ENB16623	1	16.04.2004 Kowalski

.................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

.................................................

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

WZÓR OZNACZENIA NOŚNIKA OPTYCZNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

WZÓR I PRZYKŁAD WYPEŁNIENIA ETYKIETY NAKLEJANEJ NA ENI

grafika